Ръководството на Мокапен

Google Drive

Свържете Google Drive с Mokapen, за да прикачвате файлове от CRM записи (контакти, сделки, тикети, проекти…) и, ако желаете, да запазвате в облака файлове, качени от компютъра ви, вместо да ги съхранявате само на сървъра на Mokapen.

Общ преглед: Интеграции.

Изисквания

• Google акаунт с налично пространство в Drive.
• Разрешение Mokapen да достъпва файловете, които приложението създава или отваря в Drive (не цялото съдържание на диска ви).

Свързване на Google Drive

1. Потребителско меню → Интеграции → Google Drive.
2. Кликнете Синхронизирай Google Drive.
3. Влезте в Google и Разрешете достъп до файловете, управлявани от Mokapen.
4. Конфигурирайте предпочитания и споделяне (само потребителят, който е свързал, вижда тези секции).
5. Кликнете Синхронизирай в долната част на страницата.

Ако не приемете, няма да можете да прикачвате файлове от Drive, нито да запазвате качванията в облака.

Какво Mokapen иска от Google

Mokapen иска достъп до файловете, които създава или отваря чрез интеграцията — не четене на целия ви личен Drive. Това е нужно за специалната папка, качванията и отварянето на прикачени файлове от CRM записи.

Предпочитания

• Запази файловете от компютъра в облака (превключвател включен): файловете, качени от вашия PC, отиват и в Google Drive, не само в Mokapen.
• Специална папка: Mokapen създава или използва отново папка с име Име на приложението – Име на организацията и поставя свързаните файлове там, за да ги намирате групирани в Google.

Споделяне с екипа

• Активирай за други потребители — колеги или цялата организация могат да използват вашата връзка към Drive за прикачване на файлове без повторно влизане. Полезно за фирмен Drive, управляван от едно лице за контакт.
• Сподели всички файлове от Drive с членовете — когато е включено, файловете на Mokapen в Drive са достъпни чрез споделена връзка с членовете на org; когато е изключено, разрешенията са по-ограничителни.

След всяка промяна кликнете Синхронизирай.

Ежедневна употреба — прикачване на файлове от запис

Отворете запис (контакт, сделка, тикет, проект…), кликнете кламера (Прикачени файлове) и изберете източника. При свързан Google Drive се появяват два различни режима:

1. От компютъра ви (към Google Drive)

Елемент от менюто: Вашият компютър в Google Drive.

1. Изберете файла на PC (или го плъзнете в зоната за качване, където е налична).
2. Mokapen го качва в Google Drive акаунта, свързан с интеграцията — не само в хранилището на Mokapen.
3. Ако сте активирали специалната папка в Интеграции, Mokapen създава (или използва отново) папката Име на приложението – Име на организацията и поставя файла там.
4. Файлът се прикачва към записа с връзка, която отваря документа в Google Drive.

Предимства: документът остава в Drive на организацията (или в акаунта, споделен с екипа); не използвате хранилището за прикачени файлове на Mokapen; архивирането и споделянето в Google остават налични извън CRM. Идеално за договори, PDF и нови файлове, създадени на компютъра ви.

2. Google Drive онлайн — избор на файл

Елемент от менюто: Google Drive онлайн.

1. Отваря се Google picker (прозорец на Drive).
2. Изберете един или повече файлове, вече в Drive, или папка.
3. Mokapen не качва отново файла от PC: свързва записа с файла (или файловете) в Drive с връзка за отваряне.

Предимства: без дублирано качване; използвате документи, вече организирани в папки на Drive; полезно за шаблони, презентации или споделени папки, които екипът поддържа в Google. Файлът остава там, където сте го поставили в Drive — Mokapen само добавя връзката в CRM.

Кое да изберете?

• Нов файл от PC → «Вашият компютър в Google Drive».
• Файл, вече в Drive → «Google Drive онлайн».

Ако интеграцията Drive е споделена с колеги, и двете опции използват активната връзка за org (вашата или споделената), така че прикачените файлове сочат към същия фирмен архив.

Премахването на прикачен файл от записа в Mokapen не изтрива файла в Google Drive. Ако файл изчезне от Drive, връзката в Mokapen може да спре да работи — в този случай прекъснете и свържете отново интеграцията или заменете прикачения файл.

Общи подробности за прикачените файлове: Ръководство за прикачени файлове.

Чести проблеми

• Грешка при качване — файлът е твърде голям, неподдържан формат, пълно хранилище в Drive или отнето разрешение. Свържете отново интеграцията.
• Колегата не вижда настройките — само потребителят, който е създал връзката, може да променя предпочитания и споделяне; другите използват споделения акаунт, ако е активиран.

Прекъсване

Кликнете Прекъсни и потвърдете с въвеждане на исканата дума. В прозореца можете да изберете какво да направите със съществуващите връзки към прикачени файлове от Drive в Mokapen.

Опции в Mokapen:

• Стандартно прекъсване (превключвател «Премахни всички връзки…» изключен) — само отменяте връзката с акаунта. Прикачените файлове с връзки към Drive остават върху записите в Mokapen, но без активна интеграция връзките може да спрат да работят, докато не свържете отново или не замените прикачените файлове.
• Премахни всички връзки към файлове от Google Drive в Mokapen (превключвател включен) — Mokapen премахва от org препратките към прикачени файлове от Drive (записи, свързани с тази синхронизация). Файловете не се изтриват в Google Drive: остават в облака; изчезват само връзките в CRM.

Във всеки случай документите във външния Drive не се унищожават автоматично от Mokapen. За освобождаване на място или затваряне на архив действайте директно в Google Drive.

Подробности за прикачените файлове: Ръководство за прикачени файлове.