Ръководството на Мокапен

Полета

Полетата са речникът на данните за всеки модул: име, тип, задължителност, стойност по подразбиране и кой може да ги вижда или редактира. Тук създавате персонализирани полета и адаптирате вече наличните. Механизмът е един и същ за Контакти, Фирми, Задачи, Проекти, Срещи, Сделки, Оферти, Поръчки, Продукти, Услуги и Тикети.

Това ръководство обхваща само Полета. За поставяне върху формата вижте Карта; за показване в таблица вижте Списък и колони.

Промените са на ниво организация (важат за всички членове), не лични предпочитания.

За какво служат

• Стандартизация — еднакви етикети и типове за целия екип.
• Разширяване на Mokapen — данни, които продуктът няма по подразбиране (Отрасъл, Код на клиент, Марж…).
• Управление — задължителност, стойност по подразбиране, видимост и права за редактиране само за определени потребители/екипи.
• Хранене на останалото — карта, списък, филтри, импорт, автоматизации и (където е налично) диаграми в отчети.

Къде да ги намерите

1. Настройки на организацията → hub област (Адресна книга, Дейности, Продажби, Тикети, …).
2. Настройки на обекта (напр. Контакти) → карта Полета.

Конфигурацията е по обект. Нужна е поне роля Member. Създаването на персонализирано поле изисква Premium план с Custom fields; промяна на оформление/съществуващи полета изисква подходящ Premium план. Проверете наличността на вашия план.

Създаване на персонализирано поле

1. Добави поле → модал Ново поле.
2. Етикет — видимо име.
3. Вътрешно заглавие — автоматично генериран slug (импорт, API, система).
4. Тип — изберете типа (списък по-долу). Често не може да се сменя след запазване.
5. Опции на типа (падащо меню, единичен/множествен избор, …).
6. Това поле е задължително (по избор).
7. Стойност по подразбиране (по избор) — начална стойност при нови карти.
8. Редактируемо само от потребители/екипи и/или Видимо само за потребители/екипи (по избор).
9. Запази — след това поставете полето на Картата и при нужда в Списък и колони.

Типове полета (един по един)

При създаване изберете един от тези типове. За всеки: за какво служи и кога да го използвате.

Текст

Кратко текстово поле на един ред (кодове, кратки заглавия, референции). Идеално, когато отговорът е свободен, но кратък. Ако стойностите се повтарят и трябва да се филтрират, предпочитайте Падащо меню.

Дълъг текст

Многоредова текстова област за бележки, описания, инструкции. Не използвайте за структурирани данни (статуси, категории): затруднява филтрите и отчетите.

Падащо меню

Списък от опции, които дефинирате (Добави опция): потребителят избира една. Перфектно за вътрешни статуси, отрасли, нива, източници. Позволява последователни филтри и диаграми. Дефинирайте опциите преди употреба в production и избягвайте дублирани синоними.

Падащо меню с множествен избор

Като падащото меню, но може да се изберат няколко опции наведнъж (напр. етикети на интерес, активни канали). Полезно, когато запис принадлежи към няколко категории едновременно.

Дата

Избор на дата (крайни срокове, начало на договор, дата на търговска среща). Предпочитайте го пред свободен текст за сортиране и филтриране по период.

Час

Час от деня или времева стойност (слот, час за обратно обаждане). Използвайте, когато часът има значение, не само денят (за деня използвайте Дата).

Число

Обща числова стойност (количество, резултат, бройки). Не е парична сума: за пари използвайте Сума.

Сума

Парична сума (бюджет, разход, марж в валута). Предназначена за финансови стойности; в отчети и списъци се държи като парична мярка.

Процент

Процентна стойност (вероятност, отстъпка, напредък). По-добре от общо число, когато значението е «от 100».

Превключвател

Да/не превключване (вкл./изкл.). Идеално за двоични флагове: «VIP клиент», «Да се обади», «Платимо». По-ясно от checkbox, когато действието е незабавно вкл./изкл.

Checkbox

Checkbox за потвърждения или булеви опции («Приета поверителност», «Получени документи»). Подобен на превключвателя по смисъл; изберете стила, който е най-естествен за контекста на формата.

Radio бутон

Изключителен избор между няколко опции, показани в списък (не в затворено меню). Полезно с 2–5 високо видими алтернативи (напр. Да / Не / Не знам).

Потребител

Избор на потребител от организацията (вътрешен контакт, одобряващ, специалист). Различно от системния stakeholder/собственик: допълнително поле, което вие дефинирате.

Екип

Избор на екип от организацията (отговорен отдел, клетка поддръжка). Полезно за групови възложения освен един потребител.

Hyperlink

Кликваем URL (уеб страница на продукт, споделен диск, външен тикет). По-добре от свободен текст, когато трябва да се отвори с един клик.

Email

Допълнителен имейл адрес (сертифицирана поща, оперативен имейл, alias). Използвайте отделния тип, за да останат валидацията и употребата в потоци последователни спрямо общ текст.

Телефон

Допълнителен телефонен номер (втори мобилен, централа). Същата логика като email: отделен тип, не свободен текст.

Адрес

Структуриран адрес (втори обект, склад, обект на работа). Предпочитайте го пред един ред текст, ако ви трябва в документи или карти.

Държави по света

Избор от списък с държави. Можете да зададете Единичен избор или Множествен избор. Идеално за целев пазар, държава на доставка, географска зона без ръчно въвеждане.

Референция към друг обект

Свързва записа с друг Mokapen обект (напр. на Задача поле «Клиент» от тип Контакт). При създаване се появява опция за всеки системен обект (Task, Project, Contact, Company, Ticket, Booking, Product, Service, Opportunity, Quote, Order, Appointment, Document, … според активното). И тук: Единичен избор или Множествен избор.

Използвайте, когато отношението трябва да е структурирано (не бележка «виж Mario»). Така филтрите, връзките и навигацията остават надеждни.

Стойност по подразбиране

В модала полето Стойност по подразбиране задава началната стойност при създаване на нова карта (където типът позволява).

• За какво служи — намалява повторени кликове (Държава = България, Вътрешен статус = Нов, VIP превключвател = изкл.).
• Падащо меню — стойността по подразбиране трябва да съвпада с една от съществуващите опции.
• Число / Сума / Процент — въведете числова стойност, съответна на типа.
• Текст — начален низ (пестливо: може да «замърси» данни, ако потребителите не го сменят).
• Задължително + стойност по подразбиране — картата вече е валидна за това поле при създаване; потребителят може да я смени (ако има право за редактиране).
• Не замества — правила Видимо/Редактируемо: стойност по подразбиране не прави полето видимо за тези, които не трябва да го виждат.

Ако оставите празно, новите карти започват без стойност на това поле (освен ако обектът няма системна логика).

Условна видимост и редактиране (потребители / екипи)

Освен задължителност можете да ограничите кой вижда и кой редактира полето. В модала има два отделни контрола:

• Видимо само за потребители/екипи — включете checkbox, после изберете един или повече потребители и/или екипи. Само те виждат полето на картата (и в контексти, които спазват това правило). Който не е в списъка, не го вижда.
• Редактируемо само от потребители/екипи — същата логика, но за редактиране: другите може да го виждат (ако е видимо), но не да го променят, или изобщо да не го виждат, ако комбинирате и двете ограничения.

Как се комбинират

• Само ограничено Видимо → полето е скрито от другите; избраните го виждат и (освен ако е друго) го редактират.
• Само ограничено Редактируемо → всички (с достъп до картата) могат да го виждат; само избраните го редактират.
• И двете ограничени → типично за чувствителни данни (марж, правни бележки, вътрешна заплата): малко хора го виждат и същите (или подмножество) го редактират.
• Без checkbox → полето е отворено за всички, които могат да отворят картата (с оглед на поверителност/stakeholders на обекта).

Екип срещу потребител — можете да смесвате: напр. екип «Продажби» + именуван админ. Кой влезе или излезе от екипа печели/губи достъп според членството.

Типични случаи

• Марж % по Сделки — видимо/редактируемо само за старши екип продажби.
• HR бележки по вътрешни Контакти — само екип HR.
• Поле «Разход доставчик» по Продукти — редактируемо от Закупуване, видимо и за Продажби само за четене (широко Видимо, тясно Редактируемо).

Внимание — не бъркайте тези правила с поверителност на картата (stakeholders) или с персонализация на Начало: тук ограничавате единичното поле.

Задължителност

Отметнете Това поле е задължително, ако запазването на картата изисква стойност. Използвайте пестливо: твърде много задължителни полета забавят въвеждането. Често комбинирайте с разумна Стойност по подразбиране, за да не блокирате бързи създавания.

Редактиране, възстановяване, изтриване

Кликнете името на полето в таблицата.

• Системно — не се редактира (или почти); не може да се изтрие.
• Частично редактируемо — етикет/задължителност и т.н.; типът често е заключен.
• Персонализирано — актуализирате опции, стойност по подразбиране, видимост; можете Изтрий.
• Възстанови — при някои стандартни полета, персонализирани от org, връща стойността по подразбиране на Mokapen за това поле.

Практични съвети

• Ред на работа: Полета → Карта → Колони (и при Сделки/Задачи/Проекти Диаграми).
• Падащо меню / обект вместо свободен текст, когато трябва сравнение и филтри.
• Стабилни етикети: честото преименуване обърква екипа и запазените филтри.
• Преди изтриване: импорт, автоматизации, отчети, колони.
• Чувствителни данни: използвайте Видимо/Редактируемо, не разчитайте само на «никой няма да погледне».

Примери за употреба

• Отрасъл + оборот по Контакти — падащо меню Отрасъл + Сума; празна стойност по подразбиране за Отрасъл; и двете на Карта и Колони.
• Тикети с тежест — задължително меню P1–P3, стойност по подразбиране P3.
• Резервиран марж по Сделки — Процент или Сума с Видимо и Редактируемо само за старши екип продажби.
• Задача, свързана с клиент — поле обект Контакт (единичен избор).
• Продукт: връзка към страница на доставчик — Hyperlink + текстов код; видимо за всички, редактируемо само от Закупуване.
• Флаг «Да се обади» — Превключвател със стойност по подразбиране изкл.; колона в списъка Контакти.

Често задавани въпроси

В: Създадох полето, но не го виждам на картата.

О: Създаването не го поставя на формата. Отворете Карта и го плъзнете в preview. Ако сте ограничили Видимост, проверете дали сте сред разрешените потребители/екипи.

В: Стойността по подразбиране важи ли и за съществуващи карти?

О: Не: обикновено важи за нови карти. Вече създадените записи запазват стойностите си.

В: Ако огранича Видимост, изчезва ли полето и от колоните в списъка?

О: Правилата за видимост защитават достъпа до данните на картата според конфигурацията на полето. За мрежата все пак използвайте Списък и колони; не показвайте в списъка данни, които искате да останат частни.

В: Мога ли да сменя типа след запазване?

О: Често не. По-добре създайте ново поле с правилния тип.

В: Разлика между Видимо и Редактируемо?

О: Видимо = кой го вижда. Редактируемо = кой може да промени стойността. Заедно за «само за четене» или «скрито от всички освен…».

В: Защо не виждам Добави поле?

О: Липсва Premium план с Custom fields или недостатъчни права.