De Mokapen-gids

Velden

De Velden zijn het datwoordenboek van elke module: naam, type, verplicht status, standaardwaarde en wie ze mag zien of bewerken. Hier maak je aangepaste velden aan en pas je bestaande velden aan. Mechanisme is hetzelfde op Contacten, Bedrijven, Taken, Projecten, Afspraken, Opportunities, Offertes, Orders, Producten, Services en Tickets.

Deze gids behandelt alleen Velden. Om ze op het formulier te plaatsen zie Kaart; om ze in tabel te tonen zie Lijst & Kolommen.

Wijzigingen zijn organisatiebreed (gelden voor alle leden), geen persoonlijke voorkeuren.

Waarvoor ze dienen

• Standardiseren — dezelfde labels en types voor heel team.
• Mokapen uitbreiden — data die product standaard niet heeft (Branche, Klantcode, Marge…).
• Beheren — verplicht status, default, zichtbaarheid en bewerkrechten alleen voor bepaalde gebruikers/teams.
• Rest voeden — kaart, lijst, filters, import, automatiseringen en (waar beschikbaar) rapportgrafieken.

Waar je ze vindt

1. Organisatie-instellingen → area hub (Adresboek, Activiteiten, Sales, Tickets, …).
2. Entiteitsinstellingen (bijv. Contacten) → kaart Velden.

Configuratie is per entiteit. Je hebt minstens rol Lid nodig. Aangepast veld aanmaken vereist Premium-plan met Aangepaste velden; lay-out/bestaande velden wijzigen vereist passend Premium-plan. Controleer beschikbaarheid op je plan.

Aangepast veld aanmaken

1. Veld toevoegen → modal Nieuw veld.
2. Label — zichtbare naam.
3. Interne titel — auto-gegenereerde slug (import, API, systeem).
4. Type — kies type (lijst hieronder). Vaak niet wijzigbaar na opslaan.
5. Type-opties (dropdownmenu, enkelvoudige/meervoudige selectie, …).
6. Dit veld is verplicht (optioneel).
7. Standaard (optioneel) — beginwaarde op nieuwe dossiers.
8. Alleen bewerkbaar door gebruikers/teams en/of Alleen zichtbaar voor gebruikers/teams (optioneel).
9. Opslaan — plaats veld daarna op Kaart en, indien nodig, in Lijst & Kolommen.

Veldtypes (één voor één)

Bij aanmaak kies je één van deze types. Per type: waarvoor het dient en wanneer te gebruiken.

Tekst

Kort enkelregelig tekstveld (codes, korte titels, referenties). Ideaal wanneer antwoord vrij is maar kort. Herhalen waarden en moeten filterbaar zijn, kies Dropdownmenu.

Lange tekst

Meerregelig tekstgebied voor notities, beschrijvingen, instructies. Gebruik niet voor gestructureerde data (statussen, categorieën): maakt filters en rapporten moeilijker.

Dropdownmenu

Lijst opties die je definieert (Optie toevoegen): gebruiker kiest één. Perfect voor interne statussen, branches, niveaus, bronnen. Maakt consistente filters en grafieken mogelijk. Definieer opties vóór productiegebruik en vermijd dubbele synoniemen.

Meerkeuze-dropdownmenu

Zoals dropdownmenu, maar je kunt meerdere opties tegelijk selecteren (bijv. interessetags, actieve kanalen). Nuttig wanneer dossier tegelijk bij meerdere categorieën hoort.

Datum

Selecteer datum (deadlines, contractstart, salesafspraakdatum). Geef voorkeur boven vrije tekst om te sorteren en filteren op periode.

Tijd

Tijd van dag of temporele waarde (slot, terugbelmoment). Gebruik wanneer uur telt, niet alleen dag (voor dag gebruik Datum).

Nummer

Generieke numerieke waarde (hoeveelheid, score, stuks). Geen geldbedrag: voor geld gebruik Bedrag.

Bedrag

Geldbedrag (budget, kosten, marge in valuta). Ontworpen voor financiële waarden; in rapporten en lijsten gedraagt het zich als geldmaat.

Percentage

Percentagewaarde (kans, korting, voortgang). Beter dan generiek nummer wanneer betekenis «uit 100» is.

Schakelaar

Ja/nee-toggle (aan/uit). Ideaal voor binaire vlaggen: «VIP-klant», «Terugbellen», «Factureerbaar». Duidelijker dan checkbox bij onmiddellijke aan/uit-actie.

Checkbox

Checkbox voor bevestigingen of booleaanse opties («Privacy geaccepteerd», «Documenten ontvangen»). Vergelijkbaar met schakelaar in betekenis; kies stijl die natuurlijk voelt in formuliercontext.

Radioknop

Exclusieve keuze uit enkele opties allemaal in lijst getoond (niet in gesloten menu). Nuttig met 2–5 zeer zichtbare alternatieven (bijv. Ja / Nee / Weet niet).

Gebruiker

Selecteer gebruiker van organisatie (intern contact, goedkeurder, specialist). Anders dan systeem-belanghebbende/eigenaar: extra veld dat je definieert.

Team

Selecteer team van organisatie (verantwoordelijke afdeling, supportcel). Nuttig voor groepstoewijzingen naast enkele gebruiker.

Hyperlink

Klikbare URL (webproductpagina, gedeelde drive, extern ticket). Beter dan vrije tekst wanneer het met één klik moet openen.

E-mail

Extra e-mailadres (certified mail, operationele e-mail, alias). Gebruik dedicated type zodat validatie en gebruik in flows consistent blijven t.o.v. generieke tekst.

Telefoon

Extra telefoonnummer (secundaire mobiel, centrale). Zelfde redenering als e-mail: dedicated type, geen vrije tekst.

Adres

Gestructureerd adres (secundaire site, magazijn, werklocatie). Geef voorkeur boven enkele tekstregel als je het in documenten of kaarten nodig hebt.

Wereldlanden

Keuze uit landenlijst. Je kunt Enkelvoudige selectie of Meervoudige selectie instellen. Ideaal voor doelmarkt, verzendland, geografisch gebied zonder handmatig typen.

Referentie naar andere entiteit

Koppel dossier aan andere Mokapen-entiteit (bijv. op Taak veld «Klant» van type Contact). Bij aanmaak verschijnt optie per systeementiteit (Taak, Project, Contact, Bedrijf, Ticket, Booking, Product, Service, Opportunity, Offerte, Order, Afspraak, Document, … afhankelijk van wat actief is). Ook hier: Enkelvoudige selectie of Meervoudige selectie.

Gebruik wanneer relatie gestructureerd moet zijn (geen notitie «zie Mario»). Zo blijven filters, koppelingen en navigatie betrouwbaar.

Standaardwaarde

In modal stelt veld Standaard beginwaarde in wanneer nieuw dossier wordt aangemaakt (waar type het toelaat).

• Waarvoor — minder herhaalde klikken (Land = Nederland, Interne status = Nieuw, VIP-schakelaar = uit).
• Dropdownmenu — standaard moet overeenkomen met bestaande optie.
• Nummer / Bedrag / Percentage — voer numerieke waarde consistent met type in.
• Tekst — beginstring (spaarzaam gebruiken: kan data «vervuilen» als gebruikers het niet wijzigen).
• Verplicht + standaard — dossier is al geldig op dat veld bij aanmaak; gebruiker kan nog wijzigen (indien bewerkrecht).
• Vervangt niet — Zichtbaar/Bewerkbaar-regels: standaard maakt veld niet zichtbaar voor wie het niet mag zien.

Laat je Standaard leeg, starten nieuwe dossiers zonder waarde op dat veld (tenzij entiteit systeemlogica heeft).

Voorwaardelijke zichtbaarheid en bewerken (gebruikers / teams)

Naast verplicht status kun je beperken wie ziet en wie bewerkt het veld. Twee aparte controls in modal:

• Alleen zichtbaar voor gebruikers/teams — schakel checkbox in, kies een of meer gebruikers en/of teams. Alleen zij zien veld op kaart (en in contexten die regel respecteren). Wie niet op lijst staat, ziet het niet.
• Alleen bewerkbaar door gebruikers/teams — zelfde logica, maar voor bewerken: andere gebruikers zien het mogelijk (indien zichtbaar) maar kunnen het niet wijzigen, of zien het helemaal niet bij combinatie beide restricties.

Hoe ze combineren

• Alleen Zichtbaar beperkt → veld verborgen voor anderen; wie op lijst staat ziet het en (tenzij anders) bewerkt het.
• Alleen Bewerkbaar beperkt → iedereen (met toegang tot dossier) kan het zien; alleen geselecteerden bewerken.
• Beide beperkt → typisch voor gevoelige data (marge, juridische notities, intern salaris): weinigen zien en dezelfden (of subset) bewerken.
• Geen checkbox → veld open voor iedereen die dossier kan openen (met respect voor privacy/belanghebbenden van entiteit).

Team vs gebruiker — je kunt mixen: bijv. team «Sales» + genoemde admin. Wie team joint/verlaat, wint/verliest toegang op basis van teamlidmaatschap.

Typische gevallen

• Marge % op Opportunities — alleen zichtbaar/bewerkbaar voor senior salesteam.
• HR-notities op interne Contacten — alleen HR-team.
• Veld «Inkoopprijs» op Producten — bewerkbaar door Inkoop, ook zichtbaar voor Sales als alleen-lezen (breed Zichtbaar, smal Bewerkbaar).

Let op — verwar deze regels niet met kaartprivacy (belanghebbenden) of Home-customisatie: hier beperk je het enkele veld.

Verplicht status

Vink Dit veld is verplicht aan als opslaan dossier waarde moet vereisen. Spaarzaam gebruiken: te veel verplichte velden vertragen invoer. Combineer vaak met zinnige Standaard zodat snelle aanmaak niet blokkeert.

Bewerken, herstellen, verwijderen

Klik veldnaam in tabel.

• Systeem — niet bewerkbaar (of bijna); niet verwijderbaar.
• Gedeeltelijk bewerkbaar — label/verplicht/enz.; type vaak vergrendeld.
• Aangepast — je werkt opties, standaard, zichtbaarheid bij; je kunt Verwijderen.
• Herstellen — op sommige standaardvelden aangepast door org, terug naar Mokapen-default voor dat veld.

Praktische tips

• Werkvolgorde: Velden → Kaart → Kolommen (en, op Opportunities/Taken/Projecten, Grafieken).
• Dropdown / entiteit i.p.v. vrije tekst wanneer je moet vergelijken en filteren.
• Stabiele labels: hernoemen verwart team en opgeslagen filters vaak.
• Vóór verwijderen: import, automatiseringen, rapporten, kolommen.
• Gevoelige data: gebruik Zichtbaar/Bewerkbaar, vertrouw niet alleen op «niemand kijkt ernaar».

Use cases

• Branche + omzet op Contacten — Branche-dropdown + Bedrag; lege Branche-standaard; beide op Kaart en Kolommen.
• Tickets met ernst — verplicht P1–P3-menu, Standaard P3.
• Gereserveerde marge op Opportunities — Percentage of Bedrag met Zichtbaar en Bewerkbaar alleen voor senior salesteam.
• Taak gekoppeld aan klant — Contact-entiteitsveld (enkelvoudige selectie).
• Product: leverancierspagina-link — Hyperlink + Tekstcode; Zichtbaar voor iedereen, Bewerkbaar alleen Inkoop.
• Vlag «Terugbellen» — Schakelaar met Standaard uit; kolom in Contactenlijst.

Veelgestelde vragen

V: Ik maakte veld aan maar zie het niet op kaart.

A: Aanmaken zet het niet op formulier. Open Kaart en sleep het in preview. Beperkte je Zichtbaarheid, controleer of je bij toegestane gebruikers/teams hoort.

V: Geldt Standaard ook voor bestaande dossiers?

A: Nee: geldt typisch voor nieuwe dossiers. Bestaande dossiers behouden waarden die ze hadden.

V: Verdwijnt veld ook uit kolommenlijst als ik Zichtbaarheid beperk?

A: Zichtbaarheidsregels beschermen toegang tot data op kaart volgens veldconfiguratie. Voor raster gebruik je nog Lijst & Kolommen; zet geen data in lijst die privé moet blijven.

V: Kan ik type wijzigen na opslaan?

A: Vaak niet. Beter nieuw veld van juist type aanmaken.

V: Verschil tussen Zichtbaar en Bewerkbaar?

A: Zichtbaar = wie het ziet. Bewerkbaar = wie waarde mag wijzigen. Samen gebruikt voor «alleen-lezen» of «verborgen voor iedereen behalve…».

V: Waarom zie ik Veld toevoegen niet?

A: Ontbrekend Premium-plan met Aangepaste velden, of onvoldoende rechten.