De Mokapen-gids

Feed

De Feed is de plek waar de organisatie posts publiceert voor het team en, als dat nodig is, voor klanten op hun portals. Het is het interne prikbord van Mokapen: een tijdsgeordende stroom updates om in één oogopslag te lezen, te becommentariëren en — wanneer je wilt — ook buiten de CRM te tonen, op de startpagina van het klantenportaal.

Het grote voordeel: in plaats van hetzelfde bericht via chat, e-mail en telefoon te sturen (en daarna niet te weten wie het heeft gezien), heb je één plek die iedereen kan zien, en kies je wie het ziet: alleen het team, alleen bepaalde portals, of beide.

Een post is een bericht met opgemaakte tekst, optioneel een afbeelding en een bestemming. Het is geen dossier om af te sluiten, geen document om te ondertekenen, geen ads-campagne: het is dagelijkse communicatie — het soort dat nu vaak op WhatsApp leeft en verloren gaat.

Waarvoor het dient en waarom het loont

In een team zijn de berichten “iedereen moet dit weten” constant: openingstijden, sluitingen, een nieuwe prijslijst, een leveringsvertraging, de maandagbriefing, een melding voor één specifieke klant. In de chat mist wie offline was ze; in de e-mail mengen ze zich met de rest. Met de Feed in Mokapen:

• Eén leespunt voor iedereen — open Marketing → Feed en zie de laatste teamposts, zonder op drie kanalen te vragen “heb je het gezien?”.
• Hetzelfde bericht, andere bestemmingen — een melding kan intern blijven (alleen CRM) of op de startpagina van één of meer klantenportals verschijnen, zonder het te herschrijven.
• Wie moet publiceren, publiceert — niet iedereen hoeft op het prikbord te schrijven. Jij kiest de auteurs (marketing, eigenaar, receptie); de rest van het team leest, reageert en geeft een reactie.
• De klant ziet alleen wat voor hem is — op het portaal verschijnen de posts die op dat portaal zijn gepubliceerd, niet het hele interne leven van het bedrijf.
• Geheugen in de tijd — posts blijven in de lijst, zijn te zoeken en te filteren. Ze verdwijnen niet in de scroll van een chat.

Kortom: je gebruikt de Feed om het team en klanten op de hoogte te brengen; de rest van Mokapen om het werk te doen (taken, kansen, tickets).

Hoe je toegang krijgt

• Hoofdmenu → Marketing → Feed.
• Nodig: de toepassing Feed actief voor de organisatie (Instellingen → Toepassingen) en het plan Premium Medium (of hoger). Als het plan het niet bevat, verschijnt in het menu het medaille-icoon.
• Op de startpagina kun je een Feed-kaart toevoegen (Home personaliseren): die toont de laatste posts zonder de volledige pagina te openen — handig voor eigenaar en receptie die bij het inloggen een blik willen.

Hoe je de Feed-pagina gebruikt

De pagina is een stroom, geen tabel: de nieuwste posts staan bovenaan. Elke post toont wie hem heeft gepubliceerd, de tekst, de afbeelding indien aanwezig, waar hij zichtbaar is (Feed en/of portalnamen) en eronder opmerkingen en reacties.

Bovenaan vind je:

• Zoeken — filter op woorden in de tekst of het type (bijv. “gesloten”, “prijslijst”, “evenement”).
• Bestemmingsfilters — als je portals hebt: Alle (alles wat je ziet), Feed (alleen intern), daarna een item per portal. Zo beantwoord je “wat ziet klant Rossi nu?”.
• + Post — alleen als je auteur bent (of de eigenaar).
• Instellingen — wie mag publiceren (alleen de organisatie-eigenaar).
• Rapporten — grafieken over volume en bestemmingen.

Via het menu van de post kun je bewerken, verwijderen of de link kopiëren om naar een collega te sturen (“kijk dit bericht”).

Een post schrijven

Druk op + Post. Er is geen titel in te vullen: de post is de tekst. Schrijf zoals op een fysiek prikbord — duidelijk, zichtbaar, met vet, lijsten en links als dat helpt.

Je kunt toevoegen:

• Een afbeelding — een foto, een flyer, een screenshot van de prijslijst. Houd het bestand liever licht (tot 1 MB).
• Type en subtype — labels om posts later terug te vinden (bijv. Bericht, Evenement, Prijslijst, Sluiting). Je maakt ze ter plekke aan en hergebruikt ze. Ze dienen voor filters en rapporten, niet als titel.

Voor je publiceert, kies je waar het moet verschijnen (zie hieronder). Een intern bericht dat een klant per ongeluk ziet, is de klassieke fout: controleer de vinkjes.

Publiceren op: team, portals, of beide

Elke post heeft een bestemming. Dat is de kern van de Feed, omdat het bepaalt wie het publiek is.

• Feed — zichtbaar voor mensen van de organisatie in de CRM. Dat is de standaard: interne briefings, proceswijzigingen, berichten aan het team.
• Portals — één vinkje per klantenportaal. De post verschijnt op de startpagina van dat portaal, voor klanten die daar inloggen.

Typische combinaties:

• Alleen Feed — “vanaf maandag nieuwe kantoortijden”: collega’s moeten het weten, klanten niet.
• Alleen één of meer portals — “jullie bestelling gaat donderdag de deur uit” op het portaal van die klant; de rest van het team hoeft het misschien niet in de interne stroom — of wel: jij beslist.
• Feed + portals — “gesloten 15 augustus”: hetzelfde bericht aan team en klanten, één publicatie.

Als je geen portal aanvinkt, blijft de post alleen in de CRM. Hij “gaat” niet vanzelf naar het portaal.

Wie mag publiceren

Dit is geen groeps-chat waar iedereen schrijft. De organisatie-eigenaar opent de Feed-instellingen (tandwiel) en kiest de auteurs: meestal marketing, de eigenaar, wie de klanten beheert of de receptie.

Als de auteurslijst leeg is, mag alleen de eigenaar publiceren. Dat is de veiligste start: zet de Feed aan, publiceer zelf de eerste berichten en breid daarna uit naar twee of drie vertrouwde personen.

Wie geen auteur is, ziet de stroom toch en kan reageren en een reactie geven. Sales kan onder de post “ok, klant X ingelicht” schrijven zonder auteur te worden.

Opmerkingen en reacties

Onder elke post kan het team een opmerking schrijven of een reactie achterlaten. Dat sluit de lus zonder een ticket te openen: “gelezen”, “al naar de klant gestuurd”, “tijden bevestigd bij de receptie”.

Op de home-kaart staan geen like-tellers: het doel is het laatste bericht te lezen, niet te rangschikken. Voor volumes (hoeveel posts, hoeveel opmerkingen) gebruik je rapporten.

Feed-rapporten

Vanaf de Feed-pagina (grafiek-icoon) of Rapporten → Marketing → Feed zie je of de communicatie leeft en waarheen die gaat:

• aantal posts in totaal en in de maand, aantal opmerkingen;
• verloop van de laatste 12 maanden — als jullie in juli niets hebben gepubliceerd, zie je dat;
• verdeling per type (hoeveel berichten, evenementen, …);
• hoeveel intern bleef en hoeveel naar portals ging (Feed, portals, of beide).

Handig bij maandafsluiting: “hebben we klanten ingelicht, of alleen intern gesproken?”.

Grenzen om te kennen

• Een post is geen dossier — het vervangt geen taak, ticket of kans. Als het bericht werk oplevert (“klanten van portal X bellen”), maak daar de activiteiten.
• Het portaal raadt niet — zonder vinkje bij het portaal ziet de klant niets. Controleer altijd Publiceren op.
• Weinig auteurs — als iedereen mag publiceren, wordt het prikbord ruis. Begin bij de eigenaar, breid daarna uit.
• Plan en app — Premium Medium (of hoger) en Feed-toepassing aan in Instellingen.

Gebruikssituaties

• Maandagbriefing voor het team — elke week één post alleen in Feed: prioriteiten van de week, wie er vrij is, wat niet mag ontsnappen. Wie te laat komt, vindt het nog; niemand hoeft de zaterdagchat te scrollen.
• Sluiting of nieuwe tijden (intern + klanten) — “gesloten 15 augustus, 9–13”. Vink Feed en alle klantenportals aan: één publicatie, twee publieken. Receptie en klanten zien dezelfde tekst.
• Bericht aan één klant — leveringsvertraging, verplaatste afspraak, een bestand om te downloaden. Je publiceert alleen op het portaal van die klant. Andere klanten zien geen zaken die hen niet aangaan; het team kan het in de Feed zien als je ook de CRM aanvinkt.
• Nieuwe prijslijst of actie — post met flyerafbeelding op de portals van de betrokken klanten (of allemaal). Intern laat je hem in de Feed zodat verkoop en balie weten wat al naar buiten is.
• Studio / bureau met meerdere opdrachtgevers — elke klant heeft een portaal. Filter de Feed op het portaal “Rossi” en check in 10 seconden wat de klant ziet voor een call.
• Winkel of werkplaats met afhalen — “vandaag afhalen tot 18 uur”, “werkplaats gesloten wegens inventaris”. Op het portaal lezen klanten het op de startpagina; in de Feed is het vloerpersoneel afgestemd.
• Onboarding van een nieuwe collega — dit is geen cursus: het is “waar je leest wat er in het bedrijf speelt”. De nieuwe opent Marketing → Feed en haalt de laatste berichten in zonder iedereen te vragen.
• Home-kaart voor de eigenaar — bij het openen van Mokapen zie je de laatste posts (pijlen als er meerdere zijn) en weet je of er een urgent bericht is zonder de module in te gaan.
• Operationele opmerking onder de post — de auteur publiceert “klanten met afspraak maandag bellen”. Sales reageert “gedaan, Rossi ok / Bianchi neemt niet op”. Het bericht blijft het referentiepunt; de opmerkingen zijn de status.
• Rapport einde maand — in Rapporten → Feed zie je of jullie met klanten hebben gecommuniceerd (posts op portals) of alleen intern, en welke types jullie het meest gebruiken (te veel “berichten” en nul “evenementen”?).

Veelgestelde vragen

V: Waarvoor dient de Feed?

A: Om updates te publiceren voor het team en, als je wilt, voor klanten op portals — op één zichtbare, doorzoekbare plek, in plaats van verspreid over chat en e-mail.

V: Zien klanten alle teamposts?

A: Nee. Op het portaal verschijnt alleen wat je voor dat portaal hebt aangevinkt. Posts alleen in Feed blijven intern.

V: Moet ik een titel schrijven?

A: Nee. De post is de tekst. Als je hem wilt indelen (bericht, evenement, prijslijst), gebruik type en subtype.

V: Wie mag publiceren?

A: De auteurs die je in de instellingen kiest. Kies je niemand, alleen de organisatie-eigenaar. Alle collega’s kunnen toch lezen, reageren en een reactie geven.

V: Welk plan bevat de Feed?

A: Premium Medium en hoger. Zet daarna de toepassing aan in Instellingen → Toepassingen.

V: Hoe zie ik wat een klant ziet?

A: Op de Feed-pagina gebruik je het filter met de naam van dat portaal. Alleen de daar gepubliceerde posts blijven zichtbaar.

V: Kan ik de Feed in plaats van taken gebruiken?

A: Nee. De Feed informeert. Als het bericht werk vraagt (gesprekken, deadlines, opdrachten), maak je activiteiten of tickets zoals gewoonlijk.

V: Waar zijn de grafieken?

A: Rapport-icoon op de Feed-pagina, of Rapporten → Marketing → Feed: volumes, types en hoeveel naar portals ging.