Mokapenin opas

Feed

Feed on paikka, jossa organisaatio julkaisee julkaisuja tiimille ja tarvittaessa asiakkaille heidän portaaleissaan. Se on Mokapenin sisäinen ilmoitustaulu: aikajärjestyksessä etenevä päivitysvirta, joka luetaan yhdellä silmäyksellä, johon voi kommentoida ja — kun haluat — näyttää myös CRM:n ulkopuolella, asiakasportaalin etusivulla.

Tärkein etu: sen sijaan, että lähettäisit saman ilmoituksen chattiin, sähköpostiin ja puhelimeen (etkä sitten tietäisi, kuka sen näki), sinulla on yksi paikka, jonka kaikki näkevät, ja valitset kuka sen näkee: vain tiimi, vain tietyt portaalit tai molemmat.

Julkaisu on viesti muotoillulla tekstillä, valinnaisella kuvalla ja kohteella. Se ei ole suljettava asia, ei allekirjoitettava asiakirja, ei ads-kampanja: se on päivittäistä viestintää — sellaista, joka nykyään elää usein WhatsAppissa ja katoaa.

Mihin se on ja miksi se kannattaa

Tiimissä „kaikkien pitäisi tietää“ -viestit ovat jatkuvia: aukioloajat, sulkemiset, uusi hinnasto, toimitusviive, maanantain briefing, ilmoitus yhdelle asiakkaalle. Chatissa ne jäävät näkemättä siltä, joka oli offline; sähköpostissa ne sekoittuvat muuhun. Feedillä Mokapenissa:

• Yksi lukupiste kaikille — avaa Markkinointi → Feed ja näe tiimin uusimmat julkaisut kysymättä „näitkö?“ kolmessa kanavassa.
• Sama viesti, eri yleisöt — ilmoitus voi jäädä sisäiseksi (vain CRM) tai näkyä yhden tai useamman asiakasportaalin etusivulla ilman uudelleenkirjoitusta.
• Julkaisee se, jonka kuuluu — kaikkien ei tarvitse kirjoittaa taululle. Valitset kirjoittajat (markkinointi, omistaja, vastaanotto); muu tiimi lukee, kommentoi ja reagoi.
• Asiakas näkee vain sen, mikä hänelle kuuluu — portaalissa näkyvät julkaisut, jotka on julkaistu siihen portaaliin, ei koko yrityksen sisäistä elämää.
• Muisti ajassa — julkaisut jäävät listaan, niitä voi hakea ja suodattaa. Ne eivät katoa chatin scrollaukseen.

Lyhyesti: Feedillä tiedotat tiimille ja asiakkaille; muulla Mokapenilla teet työn (tehtävät, mahdollisuudet, tiketit).

Miten pääset sinne

• Päävalikko → Markkinointi → Feed.
• Tarvitset: Feed-sovelluksen päällä organisaatiolle (Asetukset → Sovellukset) ja Premium Medium -suunnitelman (tai korkeamman). Jos suunnitelma ei sisällä sitä, valikossa näkyy mitalikuvake.
• Etusivulle voit lisätä Feed-kortin (Kodin mukautus): se näyttää uusimmat julkaisut avaamatta koko sivua — hyödyllinen omistajalle ja vastaanotolle, jotka haluavat vilkaisun kirjautuessa.

Miten käytät Feed-sivua

Sivu on virta, ei taulukko: uusimmat julkaisut ylhäällä. Jokainen julkaisu näyttää, kuka sen julkaisi, tekstin, kuvan jos on, missä se näkyy (Feed ja/tai portaalien nimet) sekä alla kommentit ja reaktiot.

Ylhäältä löydät:

• Haku — suodata sanoilla tekstissä tai tyypissä (esim. „suljettu“, „hinnasto“, „tapahtuma“).
• Kohdesuodattimet — jos sinulla on portaaleja: Kaikki (kaikki mitä näet), Feed (vain sisäiset), sitten kohta per portaali. Näin vastaat kysymykseen „mitä asiakas Rossi näkee juuri nyt?“.
• + Julkaisu — vain jos olet kirjoittaja (tai omistaja).
• Asetukset — kuka saa julkaista (vain organisaation omistaja).
• Raportit — kaaviot volyymista ja kohteista.

Julkaisun valikosta voit muokata, poistaa tai kopioida linkin ja lähettää sen kollegalle („katso tämä ilmoitus“).

Julkaisun kirjoittaminen

Paina + Julkaisu. Otsikkoa ei täytetä: julkaisu on teksti. Kirjoita kuin fyysiselle ilmoitustaululle — selkeästi, näkyvästi, lihavoinnein, listoin ja linkein, jos se auttaa.

Voit lisätä:

• Kuvan — valokuvan, flyerin, hinnaston kuvakaappauksen. Tiedosto mieluiten kevyt (enintään 1 Mt).
• Tyyppi ja alatyyppi — tarrat, jotta löydät julkaisut myöhemmin (esim. Ilmoitus, Tapahtuma, Hinnasto, Sulkeminen). Luot ne lennossa ja käytät uudelleen. Ne palvelevat suodattimia ja raportteja, eivät otsikkoa.

Ennen julkaisua valitse missä sen pitää näkyä (katso alla). Sisäinen julkaisu, jonka asiakas näkee vahingossa, on klassinen virhe: tarkista rastit.

Julkaise: tiimi, portaalit tai molemmat

Jokaisella julkaisulla on kohde. Se on Feedin ydin, koska se päättää, kuka yleisö on.

• Feed — näkyy organisaation henkilöille CRM:ssä. Tämä on oletus: sisäiset briefingit, prosessimuutokset, tiimin ilmoitukset.
• Portaalit — yksi rasti per asiakasportaali. Julkaisu näkyy sen portaalin etusivulla asiakkaille, jotka kirjautuvat sinne.

Tyypilliset yhdistelmät:

• Vain Feed — „maanantaista uudet toimistoajat“: kollegoiden pitää tietää, asiakkaiden ei.
• Vain yksi tai useampi portaali — „tilauksenne lähtee torstaina“ sen asiakkaan portaalissa; muun tiimin ei ehkä tarvitse nähdä sitä sisäisessä virrassa — tai tarvitsee: sinä päätät.
• Feed + portaalit — „suljettu 15. elokuuta“: sama ilmoitus tiimille ja asiakkaille, yksi julkaisu.

Jos et rastita portaalia, julkaisu jää vain CRM:ään. Se ei „mene“ portaaliin itsestään.

Kuka saa julkaista

Tämä ei ole ryhmächat, jossa kuka tahansa kirjoittaa. Organisaation omistaja avaa Feedin asetukset (hammasratas) ja valitsee kirjoittajat: yleensä markkinointi, omistaja, asiakkaista vastaava tai vastaanotto.

Jos kirjoittajalista on tyhjä, vain omistaja voi julkaista. Se on turvallisin alku: kytke Feed päälle, julkaise ensimmäiset ilmoitukset itse, lisää sitten kaksi–kolme luotettua henkilöä.

Joka ei ole kirjoittaja näkee silti virran ja voi kommentoida ja reagoida. Myynti voi kirjoittaa julkaisun alle „ok, asiakas X ilmoitettu“ ilman että hänestä tulee kirjoittaja.

Kommentit ja reaktiot

Jokaisen julkaisun alla tiimi voi kirjoittaa kommentin tai jättää reaktion. Se sulkee silmukan ilman tikettiä: „luettu“, „jo lähetetty asiakkaalle“, „ajat vahvistettu vastaanotossa“.

Etusivun kortissa ei ole tykkäyslaskureita: tarkoitus on lukea viimeisin ilmoitus, ei tehdä sijoitusta. Volyymit (montako julkaisua, montako kommenttia) näet raporteista.

Feed-raportit

Feed-sivulta (kaaviokuvake) tai Raportit → Markkinointi → Feed näet, elääkö viestintä ja minne se menee:

• julkaisujen määrä yhteensä ja kuukaudessa, kommentit;
• trendi viimeisten 12 kuukauden ajalta — jos heinäkuussa ei julkaistu mitään, se näkyy;
• jako tyypin mukaan (montako ilmoitusta, tapahtumaa, …);
• kuinka paljon jäi sisäiseksi ja kuinka paljon meni portaaleihin (Feed, portaalit tai molemmat).

Hyödyllinen kuukauden päätöksessä: „ilmoitimmeko asiakkaille vai puhuimmeko vain keskenämme?“.

Rajat, jotka kannattaa tuntea

• Julkaisu ei ole asia — se ei korvaa tehtävää, tikettiä tai mahdollisuutta. Jos ilmoitus synnyttää työtä („soita portaalin X asiakkaille“), luo aktiviteetit sieltä.
• Portaali ei arvaa — ilman portaalin rastia asiakas ei näe mitään. Tarkista aina Julkaise.
• Vähän kirjoittajia — jos kaikki saavat julkaista, taulusta tulee hälyä. Aloita omistajasta, laajenna sitten.
• Suunnitelma ja sovellus — Premium Medium (tai korkeampi) ja Feed-sovellus päällä Asetuksissa.

Käyttötapaukset

• Maanantain briefing tiimille — joka viikko yksi julkaisu vain Feedissä: viikon prioriteetit, kuka on lomalla, mitä ei saa lipsua. Myöhässä tuleva löytää sen yhä; lauantain chattia ei tarvitse selata.
• Sulkeminen tai uudet ajat (sisäinen + asiakkaat) — „suljettu 15. elokuuta, 9–13“. Rastita Feed ja kaikki asiakasportaalit: yksi julkaisu, kaksi yleisöä. Vastaanotto ja asiakkaat näkevät saman tekstin.
• Ilmoitus yhdelle asiakkaalle — toimitusviive, siirretty tapaaminen, ladattava tiedosto. Julkaiset vain sen asiakkaan portaalissa. Muut eivät näe heitä koskemattomia asioita; tiimi voi nähdä sen Feedissä, jos rastitat myös CRM:n.
• Uusi hinnasto tai kampanja — julkaisu flyerikuvalla asianomaisten (tai kaikkien) asiakasportaaleissa. Sisäisesti jätät sen Feedin, jotta myynti ja tiski tietävät, mikä on jo ulkona.
• Studio / toimisto useilla toimeksiantajilla — jokaisella asiakkaalla on portaali. Suodata Feed portaalille „Rossi“ ja tarkista kymmenessä sekunnissa ennen puhelua, mitä asiakas näkee.
• Kauppa tai verstas noudolla — „tänään nouto klo 18 asti“, „verstas kiinni inventaarin takia“. Portaalissa asiakkaat lukevat sen etusivulta; Feedissä salihenkilökunta on linjassa.
• Uuden kollegan perehdytys — tämä ei ole kurssi: se on „mistä luetaan, mitä yrityksessä tapahtuu“. Uusi avaa Markkinointi → Feedin ja kuroo umpeen viimeisimmät ilmoitukset kysymättä kaikilta.
• Etusivun kortti omistajalle — Mokapenin avautuessa näet uusimmat julkaisut (nuolet, jos niitä on useita) ja tiedät, onko kiireellinen ilmoitus, ilman että menet moduuliin.
• Operatiivinen kommentti julkaisun alla — kirjoittaja julkaisee „soita maanantain tapaamisen asiakkaille“. Myynti kommentoi „tehty, Rossi ok / Bianchi ei vastaa“. Ilmoitus jää viitteeksi; kommentit ovat tila.
• Kuun lopun raportti — Raportit → Feed näyttää, kommunikoitteko asiakkaiden kanssa (portaalin julkaisut) vai vain sisäisesti, ja mitä tyyppejä käytätte eniten (liikaa „ilmoituksia“ ja nolla „tapahtumaa“?).

Usein kysytyt kysymykset

K: Mihin Feed on?

V: Julkaisemaan päivityksiä tiimille ja halutessasi asiakkaille portaaleissa — yhdessä näkyvässä, haettavassa paikassa chatin ja sähköpostin sijaan.

K: Näkevätkö asiakkaat kaikki tiimin julkaisut?

V: Eivät. Portaalissa näkyy vain se, minkä rastitit sille portaalille. Vain Feed -julkaisut jäävät sisäisiksi.

K: Pitääkö kirjoittaa otsikko?

V: Ei. Julkaisu on teksti. Jos se pitää luokitella (ilmoitus, tapahtuma, hinnasto), käytä tyyppiä ja alatyyppiä.

K: Kuka saa julkaista?

V: Asetuksissa valitut kirjoittajat. Jos et valitse ketään, vain organisaation omistaja. Kaikki kollegat voivat silti lukea, kommentoida ja reagoida.

K: Mikä suunnitelma sisältää Feedin?

V: Premium Medium ja sitä korkeammat. Ota sitten sovellus käyttöön: Asetukset → Sovellukset.

K: Miten näen, mitä asiakas näkee?

V: Feed-sivulla käytä suodatinta sen portaalin nimellä. Jäljelle jäävät vain siellä julkaistut.

K: Voinko käyttää Feedin tehtävien sijaan?

V: Et. Feed tiedottaa. Jos ilmoitus vaatii työtä (soitot, määräajat, toimeksiannot), luo aktiviteetit tai tiketit kuten tavallisesti.

K: Missä kaaviot ovat?

V: Raporttikuvake Feed-sivulla tai Raportit → Markkinointi → Feed: volyymit, tyypit ja kuinka paljon meni portaaleihin.