Mokapenin opas

Appointments-opas

Appointments-alue on Mokapenin kalenteri kokousten, asiakaspuheluiden, paikan päällä tapahtuvien käyntien, tuotedemojen ja sisäisten tiimitapaamisten suunnitteluun. Jokaisella tapaamisella on päivämäärä ja kellonaika, organizer, osallistujat, sijainti tai videoneuvottelu, open/closed-tila ja linkit muuhun CRM:ään (yhteystiedot, diilit, liput, tehtävät).

Pääset Activities → Appointments -valikosta tai Appointments-sivulta. Oletusnäkymä on Calendar. Appointments-moduuli on saatavilla Small-suunnitelmalla ja vaatii oikeat oikeudet organisaatiossasi.

Rooli CRM:ssä ja prosesseissa

Tapaaminen Mokapenissa ei ole pelkkä kalenteritapahtuma: se on linkitetty tietue, yhteydessä muuhun järjestelmään.

• Myynti: kvalifiointipuhelut, demot, neuvottelut — linkitetty yhteystietoon, yritykseen ja diiliin.
• Toimitus: projektin kick-off, viikoittainen review — yhteydet projektiin ja seurantatehtäviin.
• Tuki: paikan päällä tapaaminen tai puhelu linkitettynä lippuun.
• Sisäinen tiimi: stand-upit, one-to-one, osastokokoukset Mokapen-kollegoiden kanssa.

Käytännön sääntö: jokaisella asiakas- tai prospektitapaamisella pitää olla vähintään yksi contact participant tai connection yhteystietoon, yritykseen tai diiliin — jotta historia pysyy näkyvissä asiakastietueella.

Osallistujat, collaborators ja henkilökohtainen kalenteri

Tapaamisilla on kaksi erillistä tapaa ottaa ihmisiä mukaan. Ero «kuka osallistuu kokoukseen» ja «kuka tarvitsee vain nähdä tapaamisen Mokapenissa» vähentää sekaannusta.

Participants — kuka osallistuu kokoukseen

Participants ovat kokoukseen osallistuvat henkilöt. Lisäät heidät tietueen Data-välilehdellä Participants-kenttään. Voit syöttää kolme tyyppiä:

• Mokapen users — tiimin kollegat, joilla on tili alustalla (myynti, projektipäälliköt, tuki…). He näkevät tapaamisen kalenterissaan, jos he ovat organizers tai participants.
• Contacts — CRM-osoitekirjan henkilöt (asiakkaat, prospektit, toimittajat). Voit hakea nimellä tai sähköpostilla. Jos syötät sähköpostin, jota ei vielä ole osoitekirjassa, Mokapen voi luoda automaattisesti uuden yhteystiedon.
• Companies — kokoukseen linkitetyt yritykset (esim. asiakkaan toimisto). Hyödyllinen, kun kokous koskee koko organisaatiota, ei yhtä henkilöä.

Vain tapaamisen organizer voi poistaa osallistujan (valikko osallistujakortilla → Remove). Luonnissa, muokkauksessa tai poistossa Mokapen voi kysyä, lähetetäänkö sähköposti osallistujille päivitetyillä tiedoilla — hyödyllinen ulkoisten asiakkaiden ilmoittamiseen uudelleenajoituksesta tai peruutuksesta.

Collaborators — kenen pitää nähdä tapaaminen osallistumatta

Collaborators (Collaborators-kenttä Data-välilehdellä, jos käytössä organisaatiossasi) ovat Mokapen-käyttäjiä tai tiimejä, joilla pitää olla näkyvyys tapaamiseen, mutta he eivät välttämättä osallistu kokoukseen. Esimerkkejä: myyntipäällikkö seuraa diiliä mutta ei liity puheluun; assistentti valmistelee materiaaleja; manageri seuraa tiimin aktiviteettia.

Yhteenveto:

• Participant = kokoukseen läsnä (tai kutsuttu); saa sähköposti-ilmoituksia, jos lähetät; näkyy osallistujana tietueella.
• Collaborator = tiimin jäsen, joka tarvitsee nähdä ja seurata tapaamista Mokapenissa ilman, että on välttämättä kokouksen osallistujien joukossa.

Private privacy -tilassa (lukko action barissa) tapaaminen näkyy vain organizerille, nimetyille collaboratorsille ja mukana oleville Mokapen-käyttäjäosallistujille — ei kaikille organisaation jäsenille.

Tapaamiset organisaatioiden välillä — henkilökohtainen kalenterisi

Toisin kuin tehtävät, yhteystiedot tai diilit, tapaamiset sidotaan ensisijaisesti henkilöön, ei vain siihen organisaatioon, jossa työskentelet juuri sillä hetkellä. Jos osallistut tapaamiseen, joka luotiin toisessa Mokapen-organisaatiossa (tai olet organizer), näet sen silti omassa kalenterissasi vaihtamatta organisaatiota.

Oletuksena Appointments-sivu näyttää kokoukset, joissa sinä olet organizer tai user participant — vaikka ne kuuluisivat eri organisaatioihin. Yläpalkin Users / Teams -valitsimella voit vaihtaa kollegan tai tiimin kalenteriin (jos oikeudet riittävät) ja nähdä, miten toisen jäsenen viikko on järjestetty.

Jokainen tapaaminen pysyy linkitettynä sen luoneeseen organisaatioon (yhteystiedot, yhteydet ja asetukset seuraavat sitä organisaatiota). Hyöty sinulle: yksi paikka kaikille sitoumuksille, vaikka työskentelisit useassa Mokapen-organisaatiossa.

Käyttötapaukset

• Myynti: «Product demo — Acme Ltd» päätöksentekijä-yhteystiedolla, videoneuvottelulinkillä, yhteys putken diiliin.
• Toimisto: kuukausittainen asiakaskatsaus useilla osallistujilla ja liitetty raportti.
• Konsultointi: paikan päällä tapaaminen fyysisellä osoitteella ja linkitetty käynnin jälkeinen tehtävä.
• Sisäinen: tiimikokous ilman ulkoisia yhteystietoja; public tai private privacy rajoittamaan, kuka näkee tapaamisen.
• Toisesta tietueesta: pikaluoonti Create and connect -toiminnolla yhteystiedosta, diilistä tai lipusta — tapaaminen luodaan jo linkitettynä.

Appointments-sivu — yläpalkki

Pääsivulla kaksi näkymää: Calendar ja List. Yläpalkki:

• Filters (Large plan): avaa paneelin rajataksesi tapaamisia jaksolla, organizerilla, tunnisteilla, tapaamistyypillä, osallistujilla ja muilla konfiguroiduilla kentillä. Hyödyllinen, kun kalenteri on täynnä ja tarvitset vain kuukauden demot tai tietyn asiakkaan kokoukset.
• Actions: vie valitut tapaamiset tiedostoon (List-näkymästä).
• Views: vaihda Calendar (oletus) ja List (Small plan) — lajiteltava taulukko mukautettavilla sarakkeilla.
• Users / Teams: näytä kollegan tai koko tiimin kalenteri omasi sijaan. Oletuksena näet omat tapaamisesi (organizer tai participant).
• + Appointment: avaa luontimodaalin.

List view -näkymässä rivien valinta valintaruuduilla näyttää action barin: Clone, Archive, Delete. Erillistä massamuokkausta ei ole: yksittäiset kentät päivitetään tapaamistietueelta.

Tapaamistietue

Klikkaa kalenteritapahtumaa tai listan otsikkoa avataksesi sivupaneelin. Small-suunnitelmalla voit avata full page -näkymän (laajennusnuolet): sama sisältö, enemmän tilaa ja kiinteä Save-painike ylhäällä.

Header: inline-muokattava otsikko, Archived-badge tarvittaessa. Jos tapaaminen on roskakorissa, punainen banneri Restore ja Delete permanently (Medium plan).

Action bar

• Status (dropdown): Open tai Closed — merkitsee, onko tapaaminen yhä aktiivinen vai päättynyt (eri asia kuin tehtävä valmis-valintaruudulla).
• Priority (lippu): Normal tai Urgent.
• Privacy (lukko): Public (näkyy organisaation jäsenille) tai Private (vain organizer, collaborators ja nimetyt user participants).
• Labels, Color otsikko/tietueen tausta, Attachments, Sticky notes (Small plan).
• Full page, Copy link.
• + Create and connect: tehtävät, liput, diilit… jo linkitettynä tapaamiseen.

Options-valikko (kolme pistettä)

• Clone: monista tapaaminen; modaali valintaan kopioidaanko attachments, connections, comments, updates.
• Archive / Restore (Medium plan): piilota operatiivisista näkymistä tai palaa kalenteriin/listaan.
• Edit record (valtuutetut jäsenet): avaa tapaamiskenttien asetteluasetukset.
• Delete / Restore (punainen kohta): siirrä roskakoriin (Medium plan) tai suora poisto (perussuunnitelma).

Tietueen välilehdet

• Data: organizer, participants, collaborators, dates, type, video conference, location — katso Data tab ja Participants and collaborators.
• Connections, Time: katso Related sections.
• Lisävalikko: Marketing, Sync (Google Calendar / Outlook), Updates (tietuehistoria).

Data-välilehti — pääkentät

Kentät muokattavissa inline (kynäkuvake) tai tietueen muokkaustilassa:

• Organizer: Mokapen-käyttäjä, joka vastaa tapaamisesta; oletuksena luoja. Kokouksen pääyhteyshenkilö.
• Participants: katso Participants and collaborators -osio.
• Collaborators: käyttäjät tai tiimit, joilla on näkyvyys tapaamiseen ilman, että osallistuvat kokoukseen — katso Participants and collaborators.
• Start date / End date: aikaväli; kalenterissa tapahtuma täyttää vastaavan slotin. Yhden päivän tapaamisissa aseta sama päivä alku- ja loppuajalla.
• Type: luokittelee tapaamisen (call, visit, demo…) — hyödyllinen suodattimissa ja raporteissa.
• Video conference: luotu tai valittu linkki — Google Meet (Google Calendar ja Meet -integraatio aktiivinen) tai Microsoft Teams (Outlook Calendar -integraatio). Linkki on klikattavissa tietueelta.
• Location: fyysinen osoite tai vapaa teksti paikan päällä tapahtuville tapaamisille.
• Description (muotoiltu teksti, @-maininnat kollegoiden merkitsemiseen).

Mukautetuilla kentillä (Medium plan) Data-välilehti noudattaa asetuksissa määriteltyjä näkyvyys- ja pakollisuussääntöjä. Liitteet ja kommentit täydentävät tietueen välilehden alaosassa.

Liittyvät osiot

• Connections — linkitä diilit, tehtävät, liput, projektit, muut yhteystiedot; yhteystiedon avaaminen näyttää linkitetyt tapaamiset.
• Time — kirjaa tapaamiseen käytetyt tunnit (valmistelu, puhelu, debrief).
• Sync — yhteystila Google Calendarin tai Outlookin kanssa (jos integraatiot aktiivisia).
• Labels ja Attachments — kuten muilla Mokapen-entiteeteillä.

Tapaamisilla ei ole natiivia Checklist-välilehteä: seurantatoimintoihin luo linkitetty task Create and connect -toiminnolla tai Connections-välilehdeltä.

Tapaamisen luonti

Menettely

1. Avaa Appointments-sivu (Calendar tai List).
2. Klikkaa + Appointment (tai tyhjää kalenterislotia, jos saatavilla).
3. Syötä title (pakollinen).
4. Data-välilehti: aseta organizer, participants, collaborators tarvittaessa, date/time, type, video conference tai location.
5. Valinnainen: Connections-välilehti linkittääksesi yhteystiedon tai diilin ennen tallennusta.
6. Save; jos kehotetaan, vahvista sähköpostin lähetys osallistujille.

Voit luoda tapaamisia myös Create and connect -toiminnolla toisella tietueella tai yhteyksistä yhteystiedossa, yrityksessä tai diilissä.

Tapaamisen muokkaus

Yksittäinen muokkaus (tietue)

1. Avaa tapaamistietue.
2. Muokkaa inline: otsikko headerissa, Data-välilehden kentät (kynä), participants, dates.
3. Päivitä Status (Open/Closed), priority, labels, privacy action barista.
4. Calendar-näkymässä vedä tapahtumaa nopeaan päivämäärän ja kellonajan muutokseen.
5. Save; päivämääriä tai osallistujia muokatessa saatat saada kehotuksen lähettää päivityssähköpostit.

Tapaamisen sulkeminen

Action barin Status-valikosta valitse Closed, kun kokous on ohi. Tapaaminen jää historiaan ja raportteihin; se ei katoa kalenterista, ellei arkistoida tai poisteta.

Tapaamisen poisto

Poista vahingossa luodut tai testikaksoiskappaleet. Suosi Archive, jos kokous on ohi ja haluat säilyttää historian ja yhteydet täyttämättä kalenteria ja listaa.

Yksittäinen poisto

1. Avaa tietue → Options → Delete (punainen kohta).
2. Vahvista modaalissa; valinnainen sähköposti osallistujille.

Large plan -suunnitelmalla tapaaminen menee organisaation trash-koriin (Appointments-sivu → Actions → Appointment trash). Sieltä voit Restore tai Delete permanently. Jos avaat jo roskakorissa olevan tapaamisen, Restore / Delete permanently -banneri näkyy.

Free-suunnitelmalla (ilman Large plan) poisto on yleensä pysyvä heti vahvistuksen jälkeen, ilman roskakoria — tarkista organisaatiosi oikeudet.

Massapoisto

1. List-näkymä → valitse valintaruuduilla.
2. Klikkaa Delete (punainen painike) → vahvista.

Tapaamisen arkistointi

Arkistointi on valmiille tapaamisille, jotka eivät enää näy operatiivisessa kalenterissa ja listassa, säilyttäen yhteydet ja historian.

Arkistoi yksi tapaaminen

1. Tietue → Options → Archive (Medium plan) → vahvista.

Arkistoi useita tapaamisia / palauta

• Bulk: List-näkymä → valitse → Archive action barissa.
• Restore: avaa tietue (esim. Connections-välilehdeltä linkitettyyn yhteystietoon) → Options → Restore arkistosta. Arkistoidut tapaamiset eivät näy tavallisissa kalenteri- ja listanäkymissä.

Tapaamisen kloonaus

Hyödyllinen toistuville kokouksille samalla rakenteella (samat liitteet, samat CRM-yhteydet).

Yksittäinen klooni

1. Tietue → Options → Clone.
2. Modaali: title («copy»-pääte), valinta kopioida Attachments, Connections, Comments, Updates.
3. Vahvista; päivitä dates ja participants uudella tapaamisella.

Massakloonaus

1. List → valitse → Clone → vaihtoehdot → vahvista.

Tapaamisnäkymät

Calendar (oletus)

Ruudukkonäkymä day, week tai month: jokainen tapaaminen näkyy päivämäärän ja kellonajan slottissa. Klikkaa tapahtumaa avataksesi tietueen. Ihanteellinen viikon järjestyksen ja päällekkäisten kokousten näkemiseen. Voit drag tapahtumaa siirtääksesi sen toiseen päivään tai aikaan. Suodattimet ja Users/Teams-valitsin pysyvät aktiivisina: oletuksena näet omat tapaamisesi, vaikka ne olisi luotu eri organisaatioissa.

List (Small plan)

Taulukkolista mukautettavilla sarakkeilla (title, dates, organizer, type, labels…). Voit hakea ja lajitella sarakkeittain, valita useita rivejä ja käyttää Clone-, Archive-, Delete-toimintoja. Vie data Actions-valikosta.

Filters

• Advanced filters (Small plan): rajaa jaksolla (start/end dates), organizerilla, labels, appointment type, participants ja mukautetuilla kentillä. Esimerkki: «kaikki neljännesdemot Sales-tunnisteella».
• Users / Teams: vaihda omasta kalenterista kollegan tai koko tiimin kalenteriin, jos valtuutettu.

Appointments-asetukset

Appointments settings -kohdasta (valtuutetut organisaation jäsenet):

• Fields: vakiokenttien ja mukautettujen kenttien lista (Medium plan).
• Record: kenttien järjestys ja näkyvyys tietueella ja luontimodaalissa.
• List and columns: oletussarakkeet List-näkymälle.

Sovita tapaamistyyppi ja pakolliset kentät ennen kaupallista käyttöönottoa (esim. pakollinen type raportteja varten).

Tapaamisraportit

Appointment Reports -osio (Large plan) tiivistää tapaamiset, joihin sinulla on pääsy roolin ja organisaation oikeuksien mukaan: näet vain valtuutetut tietueet ja kentät. Käytä kokouskuorman, myyntipuheluiden analyysiin ja vientiin — päivittäiseen suunnitteluun Calendar ja List.

• Dashboard: kaaviot tunnisteiden, tyypin, organizerin, collaborators, open/closed-tilan, määräaikojen, tuntien mukaan.
• Report list: analyysitaulukko suodattimilla ja viennillä.
• Gantt chart: aikajana jaksolla ja organizerilla.

Käytä raportteja mittaamaan myyntipuheluita osastoittain, valmiita vs avoimia tapaamisia ja kokouskuormaa viikoittain.

 

Suositellut prosessit

• Pre-sales: demo-tapaaminen → diili- ja yhteystietoyhteys → seurantatehtävä 24 tunnin sisällä.
• Client kick-off: kick-off asiakasosallistujilla → linkitetyt projektin tarkistuslistatehtävät.
• Calendar sync: yhdistä Google tai Outlook ja tarkista Sync-välilehti; vältä tuplavarauksia.
• Monthly cleanup: arkistoi yli 90 päivää sitten suljetut tapaamiset; poista kaksoisluonnokset.
• Notifications: lähetä aina päivityssähköposti uudelleenajoituksesta tai peruutuksesta ulkoisille yhteystiedoille.

Yhdistä tapaamiset Contacts-, Deals- ja Tasks -oppaiden kanssa johdonmukaiseen myynti- ja operatiiviseen työnkulkuun.