Mokapenin opas

Päivitykset

Päivitykset-välilehti on jokaisen Mokapen-tietueen toiminnan historia: kuka teki mitä, milloin ja millä kentällä. Se ei ole yleinen tiimichat (siihen käytä Kommentteja Tiedot-välilehdellä): se on muutosten, luotujen yhteyksien, asiakkaalle lähetettyjen sähköpostien ja — yhteystiedoissa ja yrityksissä — linkitettyjen viestien ja markkinointi-tapahtumien loki.

Päivitykset-välilehden avaaminen kertoo heti tehtävän, mahdollisuuden tai yhteystiedon kehityksen ilman, että sinun tarvitsee kysyä kollegoilta tai etsiä sähköposteista.

Rooli CRM:ssä

Välilehti palvelee:

• Jäljitettävyyttä: jokainen hinta-, tila-, omistaja- tai putken vaiheen muutos tallentuu tekijällä ja päivämäärällä.
• Yhteistyötä: näet tiimin kommentit ja maininnat tietueeseen (suodatettavissa erikseen).
• Viestintää asiakkaalle: tapaamisissa, tiketeissä ja muissa entiteeteissä näet, milloin Mokapen lähetti sähköpostin vastaanottajille (esim. siirretty tapaaminen, tiketti-ilmoitus).
• Kaupallista kontekstia (yhteystiedot/yritykset): laskeutumislomakkeet, kampanjatilaukset ja tietueeseen linkitetyt viestit näkyvät muutosten rinnalla.
• Auditointia: hyödyllinen sisäisissä katsauksissa, luovutuksissa ja riidoissa («kuka muutti diilin todennäköisyyttä?»).

Mistä löydät sen

Päivitykset-välilehti (kello-kuvake) lähes jokaisessa Mokapen-tietueessa — sivupaneelissa tai koko sivulla. Se on usein pudotusvalikossa (nuoli) muiden välilehtien vieressä yhdessä Markkinoinnin tai Synkronoinnin kanssa tarvittaessa.

Saatavilla kaikissa pää-CRM-alueissa: Aktiviteetit, Hakemisto, Myynti, Tuki ja muissa moduuleissa, joissa on jäsenneltyjä tietueita (katalogi, tarjoukset, tilaukset, asiakirjat, varaukset…). Entiteettikohtaista listaa ei tarvita: jos avaat tietueen, jossa on Tiedot- ja Yhteydet-välilehdet, löydät lähes aina Päivitykset-saman logiikan kanssa.

Sama sisältö sivupaneelissa ja koko sivulla (page task, page deal, page document…): koko sivulla on enemmän tilaa pitkille aikajanalle.

Suodatin ylhäällä

Välilehden yläosassa on Suodattimet-valikko aikajanan kaventamiseen:

• Päivitykset: vain kenttämuutokset ja järjestelmätoiminnot (luonti, sulkeminen, yhteydet…).
• Kommentit: tiimin tietueelle jättämät tekstiviestit (erillään automaattisista kenttämuutoksista).
• Viestit (vain yhteystiedot ja yritykset): lähetykset laskeutumislomakkeista tai sivuilta, jotka on linkitetty yhteystiedon sähköpostiin.
• Markkinointi (vain yhteystiedot ja yritykset): kampanjatapahtumat, listatilaukset, seuratut interaktiot.
• Entiteettityypin mukaan (esim. Tehtävä, Mahdollisuus, Tiketti…): näytä vain merkinnät, joissa kyseinen entiteetti linkitettiin tai luotiin tästä tietueesta.

Ilman suodatinta näet koko kulun aikajärjestyksessä (uusin ylhäällä). Vieritä ladataksesi aiempia merkintöjä, jos lista on pitkä.

Kenttämuutokset

Yleisin merkintä: «Marco muutti Hinta-kentän arvoksi: 120 €», «Laura päivitti tilan», «Järjestelmä loi tehtävän».

• Tekijä: Mokapen-käyttäjän kuva ja nimi (tai organisaatio, jos toiminto tulee integraatiosta/portaalista).
• Muutettu kenttä: luettava nimi (Hinta, Vaihe, Omistaja, Eräpäivä… mukaan lukien mukautetut kentät).
• Uusi arvo: korostettuna lihavoituna; summat ja päivämäärät organisaation asetusten mukaan.
• Näytä alkuperäinen: jos aiempi arvo oli olemassa, linkki ennen/jälkeen-vertailuun — hyödyllinen kuvauksissa tai neuvotelluissa summissa.
• Suhteellinen päivämäärä: «2 tuntia sitten», «eilen»; vie hiiri päälle nähdäksesi tarkan päivämäärän ja kellonajan.

Tallennetaan myös: liite lisätty, tehtävä suljettu/avattu uudelleen, entiteetti linkitetty, osallistujille lähetetty sähköposti.

Kommentit

Kommentit, jotka kirjoitat Tiedot-välilehden alaosaan (tai tietueen kommenttiosioon), näkyvät täällä suodattaessa Kommentit. Ne ovat tiimikeskusteluja: @kollega-maininnat, operatiiviset muistiinpanot, selvennys pyynnöt. Ne eivät korvaa kenttämuutoksia — jos muutat tuotteen hintaa, näet automaattisen päivityksen Päivityksissä; jos kirjoitat «10 % alennus sovittu asiakkaan kanssa», se on kommentti.

Sähköpostit ja viestintä yhteystiedoille

Kun Mokapen lähettää tietueeseen linkitettyjä sähköposteja (esim. siirretty tapaaminen, tiketin vastaus asiakkaalle, asiakirjan lähetys), ilmestyy merkintä kuten «lähetti tapaamisen sähköpostitse …» vastaanottajineen. Näet siis, onko asiakas ilmoitettu poistumatta CRM:stä.

Yhteystiedoissa ja yrityksissä, aktiivisella sähköposti-integraatiolla, synkronoidut keskustelujäljet voivat myös näkyä — suodata Viestit tai katso yhteystiedon oma Sähköposti-välilehti.

Yhteydet ja linkitetyt luonnit

Jos luot tuotteesta mahdollisuuden + Luo ja yhdistä -toiminnolla tai linkität tiketin yhteystietoon, toiminto näkyy Päivityksissä: «yhdisti mahdollisuuden …» napsautettavalla linkillä. Suodattamalla entiteettityypin mukaan löydät nopeasti kaikki diilistä syntyneet tehtävät tai yritykseen linkitetyt mahdollisuudet.

Täydentää Yhteydet-välilehteä (jäsennelty näkymä suhteista): Päivitykset on aikajana siitä, mitä on tapahtunut ajan myötä.

Viestit ja lomakkeet (yhteystiedot ja yritykset)

Yhteystieto- tai Yritys-tietueilla Viestit-suodatin näyttää lähetykset sivuston lomakkeista, Mokapen-laskeutumissivuista tai webhook:eista, jotka on linkitetty yhteystiedon sähköpostiin: lomakkeen otsikko, päivämäärä, lähde. Hyödyllinen ymmärtämään, mistä kampanjasta liidi tuli ja mitä he kirjoittivat, rinnalla myyntiin tekemät perustietomuutokset.

Markkinointitapahtumat (yhteystiedot ja yritykset)

Markkinointi-suodattimella näet kampanjatilaukset, seuratut tapahtumat (avaus, konversiot markkinointilomakkeista) linkitettynä yhteystietoon. Täydentää tietueen Markkinointi-välilehteä kosketuspisteiden aikajananäkymässä ennen diiliä.

Sivupaneeli ja koko sivu

Päivitykset-välilehti on identtinen modaalissa ja koko sivulla (page task, page deal, page product…). Koko sivulla on enemmän korkeutta pitkien aikajanojen vierittämiseen ja voit pitää tietueen auki samalla kun työskentelet muissa välilehdissä. Avaa koko sivu toimintopalkin laajennusnuoli-kuvakkeesta (Premium).

Kloonaus ja historia

Kloonatessasi entiteettiä (tehtävä, mahdollisuus, tuote, palvelu, yhteystieto…) voit valita Kloonaa-modaalissa, kopioidaanko kommentit ja päivitykset. Oletuksena uusi tietue alkaa puhtaalla aikajanalla; Päivitysten mukaan ottaminen tarvitaan harvoin (esim. auditointi malleissa). Katso kloonausmenettely kunkin entiteetin oppaasta.

Suositellut prosessit

• Myynnin luovutus: ennen keskeytyneen diilin jatkamista lue Päivitykset viimeisimmistä vaihemuutoksista ja edellisen kollegan kommenteista.
• L2-tuki: eskaloidussa tiketissä suodata Kommentit + Päivitykset rekonstruoidaksesi mitä L1 jo teki.
• Katalogin tarkistus: tuotteessa tai palvelussa tarkista kuka nosti hintoja tai poisti verkkokaupan ennen hinnastoriitaa.
• Liidin kvalifiointi: uudella yhteystiedolla Viestit + Markkinointi + ensimmäiset perustietomuutokset kertovat liidin matkan yhdellä välilehdellä.
• Compliance: vie tai kuvaa merkinnät tietosuostamuksista ja lähetetyistä viesteistä (yhteystiedot).

Yhdistä Päivitykset Yhteyksiin, Tarkistuslistaan ja Tunnisteisiin saadaksesi täyden kuvan jokaisesta CRM-tietueesta.