Průvodce Mokapenem

Aktualizace

Záložka Aktualizace je provozní historie každého záznamu v Mokapenu: kdo co udělal, kdy a na kterém poli. Není to obecný týmový chat (pro to používejte Komentáře na záložce Data): je to log změn, vytvořených propojení, odeslaných e-mailů zákazníkovi a — u kontaktů a společností — propojených zpráv a marketingových událostí.

Otevřením Aktualizací okamžitě pochopíte vývoj úkolu, obchodu nebo kontaktu, aniž byste se ptali kolegů nebo prohledávali e-maily.

Role v CRM

Záložka slouží k:

• Sledovatelnosti: každá změna ceny, stavu, odpovědné osoby, fáze pipeline… je zaznamenána s autorem a datem.
• Spolupráci: vidět týmové komentáře a zmínky propojené se záznamem (filtrovatelné zvlášť).
• Komunikaci se zákazníkem: u schůzek, ticketů a dalších entit vidět, kdy Mokapen odeslal e-mail příjemcům (např. přesunutá schůzka, notifikace ticketu).
• Obchodnímu kontextu (kontakty/společnosti): formuláře z landing page, odběry kampaní a propojené zprávy se objevují zde vedle změn master dat.
• Auditu: užitečné při interních revizích, předáních a sporech («kdo změnil pravděpodobnost obchodu?»).

Kde ho najdete

Záložka Aktualizace (ikona zvonku) u téměř každého záznamu v Mokapenu — boční panel nebo celá stránka. Často je v rozbalovacím menu (šipka) vedle dalších záložek, spolu s Marketing nebo Sync, kde je to relevantní.

Dostupné ve všech hlavních CRM oblastech: Aktivity, Adresář, Prodej, Podpora a další moduly se strukturovanými záznamy (katalog, nabídky, objednávky, dokumenty, rezervace…). Není potřeba seznam entita po entitě: pokud otevřete záznam se záložkami Data a Propojení, téměř vždy najdete Aktualizace se stejnou logikou všude.

Stejný obsah v bočním panelu a na celé stránce (stránka úkolu, stránka obchodu, stránka dokumentu…): na celé stránce máte více místa pro dlouhé časové osy.

Filtr nahoře

Nahoře na záložce najdete menu Filtry pro zúžení časové osy:

• Aktualizace: pouze změny polí a systémové akce (vytvoření, uzavření, propojení…).
• Komentáře: textové zprávy týmu u záznamu (oddělené od automatických změn polí).
• Zprávy (pouze kontakty a společnosti): odeslání z landing formulářů nebo stránek propojených s e-mailem kontaktu.
• Marketing (pouze kontakty a společnosti): události kampaní, odběry seznamů, sledované interakce.
• Podle typu entity (např. Úkol, Obchod, Ticket…): zobrazit pouze záznamy, kde byla daná entita propojena nebo vytvořena z tohoto záznamu.

Bez filtru vidíte celý tok v chronologickém pořadí (nejnovější nahoře). Posuňte pro načtení starších záznamů, pokud je seznam dlouhý.

Změny polí

Nejčastější záznam: «Marco změnil pole Cena na: 120 €», «Laura aktualizovala stav», «Systém vytvořil úkol».

• Autor: fotka a jméno uživatele Mokapen (nebo organizace, pokud akce pochází z integrace/portálu).
• Změněné pole: čitelný název (Cena, Fáze, Odpovědná osoba, Termín… včetně vlastních polí).
• Nová hodnota: zvýrazněná tučně; u částek a dat formát podle nastavení organizace.
• Zobrazit původní: pokud existovala předchozí hodnota, odkaz pro rozbalení srovnání před/po — užitečné u popisů nebo vyjednaných částek.
• Relativní datum: «před 2 hodinami», «včera»; najetím myší přesné datum a čas.

Zaznamenává se také: přidání přílohy, uzavření/znovuotevření úkolu, propojení entity, e-mail odeslaný účastníkům.

Komentáře

Komentáře, které píšete dole na záložce Data (nebo v sekci komentářů záznamu), se zde také objeví při filtrování podle Komentáře. Jsou to týmové konverzace: @zmínky kolegů, provozní poznámky, žádosti o upřesnění. Nenahrazují změny polí — pokud změníte cenu produktu, uvidíte automatickou aktualizaci v Aktualizacích; pokud napíšete «10% sleva dohodnuta se zákazníkem», je to komentář.

E-maily a komunikace s kontakty

Když Mokapen odešle e-maily propojené se záznamem (např. notifikace o přesunuté schůzce, odpověď na ticket zákazníkovi, odeslání dokumentu), objeví se záznam typu «odeslal schůzku e-mailem na …» s příjemci. Víte tedy, zda byl zákazník informován, aniž byste opustili CRM.

U kontaktů a společností s aktivní e-mailovou integrací se mohou objevit také stopy synchronizovaných konverzací — filtrujte pomocí Zprávy nebo konzultujte vyhrazenou záložku E-mail u záznamu kontaktu.

Propojení a propojená vytvoření

Pokud z produktu vytvoříte obchod pomocí + Vytvořit a propojit, nebo propojíte ticket s kontaktem, akce se objeví v Aktualizacích: «propojil obchod …» s klikatelným odkazem na propojený záznam. Filtrováním podle typu entity rychle najdete všechny úkoly vzniklé z daného obchodu nebo všechny obchody propojené s danou společností.

Doplňuje záložku Propojení (strukturovaný pohled na vztahy): Aktualizace jsou časová osa toho, co se dělo v čase.

Zprávy a formuláře (kontakty a společnosti)

U záznamů Kontakt nebo Společnost filtr Zprávy zobrazuje odeslání z formulářů webu, landing stránek Mokapen nebo webhooků propojených s e-mailem kontaktu: název formuláře, datum, zdroj. Užitečné pro pochopení, ze které kampaně lead přišel a co napsal, vedle změn master dat provedených prodejem.

Marketingové události (kontakty a společnosti)

S filtrem Marketing vidíte odběry kampaní, sledované události (otevření, konverze z marketingových formulářů) propojené s kontaktem. Doplňuje záložku Marketing u záznamu pro chronologický pohled na touchpointy před obchodem.

Boční panel a celá stránka

Záložka Aktualizace je identická v modálu a na celé stránce (stránka úkolu, stránka obchodu, stránka produktu…). Na celé stránce máte více výšky pro posouvání dlouhých časových os a můžete nechat záznam otevřený při práci v jiných záložkách prohlížeče. Celou stránku otevřete z ikony rozbalovacích šipek v akční liště (Premium).

Klonování a historie

Při klonování entity (úkol, obchod, produkt, služba, kontakt…) můžete v modálu Klonovat zvolit, zda kopírovat i komentáře a aktualizace. Ve výchozím stavu nový záznam začíná s čistou časovou osou; zahrnutí Aktualizací je zřídka potřeba (např. audit u šablon). Postup Klonovat viz v příručkách jednotlivých entit.

Doporučené postupy

• Předání prodeje: před obnovením pozastaveného obchodu přečtěte Aktualizace pro poslední změny fáze a komentáře předchozího kolegy.
• Podpora L2: u eskalovaného ticketu filtrujte Komentáře + Aktualizace a rekonstruujte, co už udělala L1.
• Revize katalogu: u produktu nebo služby zkontrolujte, kdo zvýšil ceny nebo vypnul e-commerce, než zpochybníte ceník.
• Kvalifikace leadu: u nového kontaktu Zprávy + Marketing + první změny master dat vyprávějí cestu leadu v jedné záložce.
• Compliance: export nebo screenshot záznamů o souhlasech se zpracováním údajů a odeslaných komunikacích (kontakty).

Kombinujte Aktualizace s Propojeními, Kontrolním seznamem a Štítky pro kompletní obraz každého CRM záznamu.