Průvodce Mokapenem

Štítky

Štítky jsou barevné popisky sdílené na úrovni organizace. Klasifikují úkoly, projekty, kontakty, tickety, obchody, schůzky a další entity s okamžitou vizuální sémantikou: naléhavost, pracovní oblast, fáze prodeje, kanál, typ zákazníka. Na rozdíl od strukturovaných polí jsou štítky lehké na aplikaci a ideální pro filtrování, seskupování v Kanbanu a sladění týmu na společnou terminologii.

Co jsou a proč je v CRM používat

Štítek nenahrazuje propojení ani povinná pole: doplňuje je. Příklady:

• Naléhavost: «Urgentní», «Blokující», «Nízká priorita».
• Fáze nebo oblast: «Kick-off klienta», «Obnova», «Bug», «Požadavek na funkci».
• Kanál nebo kampaň: «LinkedIn», «Webinář Q2», «Doporučení».
• Segmentace zákazníků: «Enterprise», «SMB», «Partner».

Se štítky vytváříte osobní pohledy bez duplikace entit: stejný seznam úkolů, filtrovaný podle «Urgentní» na denním stand-upu, nebo seskupený podle štítku v Kanbanu pro přehled vytížení podle oblasti.

Globální štítky nebo věnované oblasti

Každý štítek lze použít dvěma způsoby:

• Globální (všechny entity) — pokud neomezíte viditelnost, štítek se objeví v menu všech typů záznamů organizace: úkoly, projekty, kontakty, tickety, obchody, schůzky a další entity podporující štítky. Ideální pro průřezové klasifikace («Urgentní», «Enterprise», «Zavolat zpět»), které mají platit všude.
• Věnované jedné nebo více oblastem — můžete omezit štítek na určité entity (pouze úkoly, pouze tickety, pouze obchody…). Menu štítků zůstane v každé oblasti čisté: např. «Level 1 / Level 2 / Level 3» pouze u ticketů, nebo «Design / Vývoj / QA» pouze u úkolů, bez zahlcení adresáře kontaktů.

Volba se nastavuje na stránce nastavení Štítky (viz níže) nebo při úpravě štítku: pole Viditelné na. Ponechte prázdné = globální štítek; vyberte jednu nebo více entit = štítek věnovaný těmto oblastem.

Návrh systému štítků

Než vytvoříte desítky štítků, definujte s týmem taxonomii:

• Několik víceúčelových štítků (5–15) má větší hodnotu než stovky unikátních popisků.
• Konzistentní barvy: červená = naléhavost, modrá = čekání na klienta, zelená = interně dokončeno.
• Zdokumentujte význam (např. na interní stránce nebo v týmové příručce): čím se liší «Probíhá» od «V revizi»?
• Používejte globální štítky pro to, co je potřeba všude; věnované štítky pro slovník specifický pro oddělení nebo modul.

Přiřazení štítku entitě

1. Otevřete záznam (modál nebo celá stránka).
2. V horní liště klikněte na ikonu štítku.
3. Otevře se menu se seznamem štítků dostupných pro danou entitu a vyhledávacím polem.
4. Klikněte na požadovaný štítek: objeví se jako barevný odznak pod nadpisem (záložka Data) a zůstane viditelný v Kanbanu a seznamech, kde je podporován.
5. Ke stejné entitě můžete přiřadit více štítků.

Pro odebrání štítku ze záznamu klikněte na X na odznaku — štítek zůstane dostupný pro ostatní záznamy.

Vytvoření nového štítku ze záznamu

Vyžaduje oprávnění člena organizace.

1. Ikona štítku → do vyhledávacího pole zadejte název, který ještě není v seznamu.
2. Objeví se možnost Nový štítek «…»: otevřete podmenu a vyberte barvu z palety (pozadí, text a okraj se aktualizují v náhledu).
3. Potvrďte: štítek se vytvoří pro organizaci a okamžitě se aplikuje na aktuální entitu. Ve výchozím stavu je globální (viditelný na všech entitách); pro omezení na oblast použijte stránku nastavení popsanou níže.

Štítky, které vytvoříte, jsou okamžitě viditelné kolegům v menu štítků na jejich záznamech (respektuje globální nebo věnovaný rozsah).

Stránka nastavení Štítky

Pro správu všech štítků organizace na jednom místě — název, barva, viditelnost podle entity a pořadí v menu — otevřete vyhrazenou stránku:

• Nastavení → Adresář → záložka/karta Štítky, nebo
• z nastavení oblasti Úkoly, Tickety, Prodej a dalších, kde je stejná záložka Štítky, nebo
• z postranní lišty organizace, položka menu Štítky (pokud je ve vašem profilu dostupná).

Stránka zobrazuje tabulku všech štítků: náhled barvy, sloupec Viditelné na («Všechny entity» nebo seznam věnovaných oblastí), autor a datum vytvoření.

Řazení štítků

Přetáhněte řádky pomocí ikony pruhů vlevo a nastavte pořadí, v jakém se štítky zobrazují v menu při přiřazování. Nejčastěji používané dejte nahoru. Po dokončení klikněte na Uložit dole na stránce: pořadí platí pro celou organizaci.

Úprava štítku ze stránky

Klikněte na řádek tabulky: otevře se modál úprav. Můžete změnit:

• Název štítku (aktualizuje se u všech záznamů, které ho používají).
• Barvu z palety.
• Viditelné na: ponechte prázdné pro globální štítek, nebo vyberte jednu či více entit pro omezení na danou pracovní oblast.

Uložte v modálu. Pro smazání štítku použijte červené tlačítko v modálu: štítek zmizí ze všech záznamů, které ho používaly (vyžaduje potvrzení).

Úprava nebo smazání z ikony tužky v menu

Z menu štítků u záznamu entity vidí oprávnění členové ikonu tužky vedle každého existujícího štítku:

• Upravit: otevře stejný modál jako stránka nastavení (název, barva, viditelnost). Změna se šíří na všechny entity, které štítek používají.
• Smazat: odstraní štítek z organizace. U historických štítků postupujte opatrně.

Filtrování a seskupování

• Kanban úkolů / projektů (Large plán): menu Seskupit podle → Štítek — každý sloupec je štítek, ideální pro boardy podle oblasti nebo priority. Viz příručka Úkoly → Zobrazení.
• Pokročilé filtry (Large plán): podmínka na pole Štítek s jednou nebo více hodnotami — např. všechny tickety se štítky «Bug» a «Produkce».
• Seznamy a uložená zobrazení: kombinujte štítky s odpovědnou osobou, termínem nebo propojeními pro provozní pohledy (např. «Moje urgentní úkoly pro zákazníka X»).

Postupy a osvědčené postupy

• Triage ticketů: štítky «Level 1 / Level 2 / Level 3» pouze u ticketů; Kanban seskupený podle štítku pro rozdělení vytížení.
• Prodejní pipeline: štítky «Hot / Warm / Cold» u obchodů, navíc k fázi; filtry pro týdenní hovory.
• Dodávka projektu: štítky «Design / Vývoj / QA» pouze u úkolů; stand-up filtrovaný podle štítku pro váš stream.
• Pravidelný úklid: revize duplicitních nebo nepoužívaných štítků ze stránky nastavení; sladění barev po rebrandingu.

Štítky popisují jak klasifikovat; Propojení popisují kdo a co je propojeno. Používejte je společně pro čitelné a filtrovatelné CRM.