Průvodce Mokapenem

Propojení

Propojení jsou spojovací tkáň CRM Mokapen: propojují úkoly, projekty, kontakty, společnosti, obchody, tickety, nabídky, objednávky, schůzky a další entity v procházitelné síti. Na rozdíl od prostého textového pole každé propojení vytváří obousměrnou vazbu: otevřete záznam kontaktu a uvidíte vše propojené s ním, a naopak. Bez propojení zůstane CRM seznamem izolovaných záznamů; s propojeními se stává skutečným XRM, kde každá aktivita, prodej nebo požadavek podpory má kontext, historii a vztahy.

Povaha propojení

Propojení neduplikuje data: zaznamenává asociaci mezi dvěma záznamy již přítomnými (nebo právě vytvořenými) ve vaší organizaci. Můžete propojit více entit stejného typu (např. tři kontakty s obchodem) a různé typy na stejném záznamu (např. ticket propojený se společností, kontaktem a následným úkolem).

Propojení žijí v relační tabulce systému a jsou viditelná:

• v záložce Propojení záznamu (modál nebo celá stránka);
• v propojených polích na záložce Data (např. Kontakty, Společnosti, Propojené úkoly…), kde můžete vyhledávat, přidávat nebo odebírat vazby jako u jiných polí;
• v pokročilých filtrech seznamu (Small plán), s poli jako Propojený kontakt, Propojený obchod atd.;
• v tocích klonování, kde můžete zvolit, zda kopírovat existující propojení.

Odebrání propojení Nesmaže dotčené entity: pouze odstraní vazbu.

Kdy je používat

Propojení používejte vždy, když entita má provozní reference na jiné CRM záznamy:

• Prodej: obchod propojený se společností, rozhodovacím kontaktem, odeslanou nabídkou, následným úkolem a předprodejním ticketem.
• Podpora: ticket propojený s klientem (kontakt/společnost), interním úkolem řešení a onboardingovým projektem.
• Projekty: projekt propojený s klientem, provozními úkoly, revizními schůzkami a smluvními dokumenty.
• Marketing / kontakty: kontakt propojený s kampaněmi, otevřenými obchody, historickými tickety a nurturing úkoly.

Praktické pravidlo: pokud na schůzce řeknete «tento úkol je o klientovi X a obchodu Y», tyto vztahy patří do propojení — kdokoli otevře záznam, pochopí kontext bez hledání v chatu nebo e-mailu.

Kde je najdete

V modálním záznamu (otevřeném z Kanbanu, seznamu nebo odkazu): vyhrazená záložka Propojení s počítadlem na horních záložkách. Každá sekce (Kontakty, Společnosti, Úkoly, Obchody, Tickety…) ukazuje aktivní vazby daného typu.

Na celé stránce entity (např. úkol na celou obrazovku): karta Propojení se objeví v levém sloupci pod kartou Data — stejná pole, stejná logika jako záložka Propojení.

V obou případech vpravo nahoře v akční liště najdete zelené tlačítko + pro Vytvořit a propojit (viz níže).

Propojení existující entity

1. Otevřete záznam zdrojové entity (např. úkol).
2. Přejděte na záložku Propojení (modál) nebo kartu Propojení (celá stránka).
3. Najděte sekci pro potřebný typ (např. Kontakty) a klikněte na ikonu úpravy (tužka) vedle pole.
4. Vyhledejte v selektoru: zadejte jméno, e-mail nebo název. Můžete vybrat více hodnot, pokud to entita umožňuje.
5. Uložte záznam: odznaky/odkazy se objeví v poli a propojení je aktivní i na propojeném záznamu.

Stejnou operaci lze provést přímo na záložce Data, kde jsou propojovací pole (Kontakty, Společnosti, Propojené úkoly…) editovatelná inline jako ostatní pole záznamu.

Vytvořit a propojit

Zelené tlačítko + nahoře (Vytvořit a propojit) otevře rychlé menu pro vytvoření nové entity již propojené s tou, kterou prohlížíte: úkol, projekt, schůzka, obchod, ticket, kontakt, nabídka, objednávka a další entity povolené vaším plánem.

Použijte ho, když pracujete na kontaktu a potřebujete otevřít ticket, nebo na obchodu, když je potřeba následný úkol: vyhnete se vytvoření «sirotčího» záznamu a pak ručnímu propojování.

Propojení na záložce Data

Na záložce Data najdete relační pole seskupená podle typu (Kontakty, Společnosti, Propojené úkoly, Obchody…). Jsou to stejné informace jako na záložce Propojení, prezentované v kontextu ostatních profilových dat.

S vlastními poli (Medium plán) lze některá propojení učinit povinnými nebo skrýt pravidly viditelnosti: užitečné pro vynucení, že každý ticket má alespoň jeden propojený kontakt.

Na záložce Data lze také použít Klonovat z menu Možnosti (tři tečky): v okně klonování zaškrtněte nebo zrušte Propojení úkolu/projektu/kontaktu… pro kopii entity se zachováním nebo bez všech existujících vazeb. Klonujete-li do jiné organizace, možnost propojení je vypnutá (propojené záznamy patří zdrojové organizaci).

Filtrování podle propojení

V pokročilých filtrech seznamu (Small plán) u úkolů, projektů, kontaktů, ticketů, obchodů atd. najdete pole connected_* — např. «Propojený kontakt», «Propojená společnost», «Propojený obchod».

• Vyhledejte a vyberte jeden nebo více záznamů: seznam ukáže pouze entity propojené s daným kontaktem/obchodem/ticketem.
• Možnosti Bez hodnoty / Jakákoli hodnota: najděte záznamy bez propojení daného typu nebo naopak s alespoň jedním propojením.

Provozní příklady: všechny úkoly propojené s kontaktem «Novák»; všechny tickety bez propojené společnosti (k úklidu); všechny obchody propojené s konkrétní cílovou společností.

Klonování s propojeními

Menu Možnosti → Klonovat (nebo hromadná akce v seznamu): kromě názvu zvolte, co zahrnout do kopie. Zaškrtávací políčko propojení (např. «Propojení úkolu») je ve stejné organizaci ve výchozím stavu aktivní.

Užitečné pro: duplikaci šablony projektu s propojenými klienty a úkoly; vytvoření varianty obchodu se zachováním kontaktů a společností; kopii vzorového ticketu se stejnými vztahy. Zrušte propojení, pokud chcete «čistou» kopii k ručnímu novému propojení.

Prohlížení a navigace

Každé propojení je klikatelný odkaz, který otevře propojený záznam. Počítadlo na záložce Propojení ukazuje, kolik aktivních vazeb entita má.

Typická cesta: otevřete obchod → záložka Propojení → klikněte na kontakt → záložka Propojení kontaktu → uvidíte propojené obchody, tickety a úkoly. To je přirozená CRM navigace bez opuštění kontextu.

Odebrání propojení

Záložka Propojení nebo pole na záložce Data → ikona úpravy → zrušte výběr entity v multi-selectu → uložte. V některých pohledech je k dispozici také ikona smazání vedle jednotlivého řádku. Odpojená entita zůstává v systému.

Propojení a nadřazený projekt

Úkoly mají také pole Projekt na záložce Data: označuje nadřazený projekt (provozní hierarchie). Propojení zůstávají doplňkem: úkol můžete propojit s kontakty, obchody nebo jinými úkoly mimo hlavní projekt. Projekt používejte pro organizaci práce; propojení pro obchodní a relační kontext. Více v příručce Úkoly → Projekt.

Doporučené CRM postupy

• Lead → obchod: kontakt vytvořený z formuláře → propojen se společností a obchodem → kvalifikační úkoly propojené s oběma.
• Podpora: ticket propojený s kontaktem a společností → interní úkol propojený s ticketem → při uzavření propojení zůstávají pro historii.
• Klientský projekt: projekt propojený se společností → úkoly projektu dědí viditelnost klienta prostřednictvím explicitních propojení, kde je to potřeba.
• Revize dat: týdenní filtr «tickety bez propojeného kontaktu»; filtr «obchody bez společnosti» pro úklid pipeline.
• Šablona: šablona projektu nebo úkolu klonovaná s propojeními pro restart opakujících se procesů.

Propojení v kombinaci se Štítky, Kontrolním seznamem a Časem tvoří základ pro řízení prodeje, dodávky a podpory ve stejném pracovním prostoru.