Průvodce Mokapenem

Hlavní menu
Integrace aplikací Společné rysy Kontaktujte nás

Integrace

Integrace propojují Mokapen s aplikacemi, které už používáte — kalendář, kontakty, e-mail, cloudové úložiště, e-commerce, fakturaci, marketing, messaging — aby data proudila do CRM bez ručního kopírování, exportů do tabulek nebo dvojího zadávání. Kontakt vytvořený na webu, schůzka v kalendáři, objednávka z e-shopu nebo soubor na Drive mohou skončit u správného záznamu v Mokapenu a naopak.

Tato stránka je obecný přehled: co integrace jsou, kdy je používat, jaké přínosy přinášejí týmu a jak se orientovat v oblasti Integrace. Pro každou připojitelnou aplikaci existuje (nebo bude existovat) samostatná příručka s konkrétními kroky pro připojení a konfiguraci — například Google Calendar, Google Contacts a Google Drive už mají vlastní stránky.

 

Co jsou a jak fungují

Integrace nenahrazuje externí aplikaci: vytváří autorizovaný most mezi vaším účtem (Google, Microsoft, Shopify atd.) a vaší organizací v Mokapenu. Vy rozhodnete, co synchronizovat, jakým směrem a podle jakých pravidel; Mokapen provádí sladění na pozadí nebo při uložení, podle typu integrace.

Klíčové body modelu Mokapen:

  • Na organizaci — každé připojení platí v rámci org, ve které pracujete. Přepnete org → zkontrolujte, které integrace jsou tam aktivní.
  • Na připojujícího uživatele — obvykle ten, kdo klikne na «Připojit», autorizuje svůj externí účet. Na stránce vidíte Připojený účet (e-mail služby) a kdo připojení vytvořil.
  • Volitelné sdílení — některé integrace (např. cloudové úložiště) umožní ostatním členům týmu používat stejné připojení, takže se nemusí znovu přihlašovat.
  • Viditelné stavy — Připojeno, Synchronizace probíhá, Chyba: hned poznáte, když něco nefunguje.
  • Odpojit — most můžete kdykoli zrušit z Mokapenu. Při odpojení Mokapen často zobrazí dialog, kde zvolíte, zda ponechat data už importovaná v org (zůstanou v CRM, ale už se nesynchronizují), nebo je odstranit z Mokapenu. Data na externí službě (Google atd.) se obvykle automaticky nesmažou.

Integrace fungují vedle modulů CRM (kontakty, schůzky, obchody, tickety, objednávky…) a Automatizací: mnoho automatických akcí (odeslání e-mailu, čtení tabulek, SMS) vyžaduje, aby byla příslušná integrace aktivní a platná.

 

Přínosy pro tým

  • Jedno místo pro práci — obchodníci vidí e-mail, schůzky a obchody u kontaktu bez otevírání pěti záložek.
  • Méně chyb — žádné zapomenuté CSV soubory ani kontakty zadané dvakrát s různými daty.
  • Konzistentní historie — tickety, obchody a přílohy zůstávají propojené se stejným záznamem.
  • Ušetřený čas — automatická nebo synchronizace na vyžádání místo týdenního exportu/importu.
  • Automatizace povoleny — s aktuálními daty v Mokapenu běží workflow a pravidla na reálných informacích.
  • Škálovatelnost — nový kolega: připojí své aplikace nebo použije sdílený účet tam, kde je to podporováno, bez přestavby celého CRM.

 

Kde najít oblast Integrace

Uvnitř organizace otevřete uživatelské menu a zvolte Integrace. Zobrazí se mřížka se všemi aplikacemi dostupnými pro váš plán: každá karta ukazuje název, krátký popis a stav (aktivní nebo brzy).

Kliknutím na kartu otevřete stránku integrace: tam najdete tlačítko pro připojení účtu, nastavení synchronizace, Uložit / Synchronizovat / Odpojit. Ne všechny integrace mají stejné možnosti — kalendář, kontakty a cloud mají různé obrazovky, protože dělají různé věci.

Některé integrace vyžadují vyšší plán (ikona medaile): bez správného plánu můžete číst popis, ale připojení nedokončíte.

 

Typy integrací v Mokapenu

Mokapen seskupuje integrace podle funkční oblasti. Stručně k čemu slouží:

  • Kalendář — sladí schůzky v Mokapenu s externími kalendáři (Google Calendar, Outlook Calendar). Ideální pro schůzky s klienty a sdílené agendy.
  • Kontakty a prodej — synchronizuje kontakty (Google Contacts, Outlook Contacts, obohacení dat, LinkedIn…). Propojí CRM s adresářem, který používáte každý den.
  • Cloudové úložiště — připojení a ukládání souborů z Google Drive, OneDrive atd. přímo ze záznamů CRM.
  • Komunikace — e-mail (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: zprávy propojené s kontakty a používané automatizacemi. U Gmail, Microsoft 365 a ostatních poskytovatelů jsou kroky, které je třeba udělat i mimo Mokapen, níže.
  • Marketing — seznamy a kampaně (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): kontakty a statistiky sladěné s CRM.
  • E-commerce — Shopify, WooCommerce: produkty, objednávky a zákazníci v prodejním toku Mokapen.
  • Fakturace — např. Fatture in Cloud: záznamy, produkty, nabídky a objednávky konzistentní napříč systémy.
  • Reklama a schůzky — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: data kampaní nebo účastníci tam, kde to konektor podporuje.

Skutečný seznam závisí na vašem plánu a aplikacích povolených pro vaši org: ne každá položka je dostupná všem.

 

Připojení účtu (obecně)

Postup je vždy podobný, bez ohledu na poskytovatele:

  1. Otevřete stránku integrace v Mokapenu.
  2. Klikněte na tlačítko pro připojení (Přihlásit se přes…, Synchronizovat…, Připojit účet…).
  3. Budete přesměrováni na web poskytovatele (Google, Microsoft, Shopify…).
  4. Přihlaste se účtem, který chcete použít — může být jiný než e-mail pro přihlášení do Mokapenu.
  5. Přečtěte si, k čemu Mokapen žádá oprávnění, a potvrďte Povolit / Autorizovat.
  6. Vrátíte se do Mokapenu: zobrazí se nastavení a tlačítka synchronizace.

Pokud oprávnění nepřijmete, připojení se nedokončí: Mokapen nemůže na dané službě číst ani zapisovat data. Automatizace a funkce závislé na té aplikaci zůstanou blokované, dokud neautorizujete.

Po prvním připojení může Mokapen automaticky obnovovat přístup. Pokud změníte heslo, zrušíte aplikaci v panelu poskytovatele nebo vyprší relace, Mokapen často zobrazí zprávu o vypršení připojení: odpojte a znovu připojte.

 

Odpojení integrace

Kliknutím na Odpojit na stránce integrace se otevře potvrzení. Kromě zadání požadovaného slova mnoho integrací ptá, co udělat s daty už v Mokapenu:

  • Ponechat v Mokapenu (výchozí volba, kde je k dispozici) — kontakty, schůzky, přílohy nebo jiné importované záznamy zůstanou v CRM, ale vazba na externí službu se přeruší: obousměrná synchronizace neběží, dokud znovu nepřipojíte.
  • Odstranit z Mokapenu — zrušením zaškrtnutí «Ponechat» nebo zapnutím přepínače odstranění Mokapen z org smaže záznamy nebo reference vázané na tuto synchronizaci (např. kontakty importované z Google, odkazy na přílohy Drive). Nejde o hromadné mazání na externím Google / Microsoft / cloudu: data tam zůstanou, pokud je ručně nesmažete.

Možnosti se liší podle typu integrace — např. Google Contacts rozlišuje kontakty a společnosti; Google Drive nabízí odstranit pouze odkazy v Mokapenu. Před potvrzením vždy přečtěte dialog, zejména při změně účtu nebo org.

 

Oprávnění a soukromí

Každý poskytovatel zobrazí seznam toho, co bude Mokapen moci dělat (číst kalendář, spravovat kontakty, přistupovat k souborům vytvořeným aplikací, odesílat e-mail…). Mokapen žádá pouze oprávnění potřebná pro danou integraci — ne obecný přístup k celému účtu, když není vyžadován.

V Mokapenu kromě oprávnění poskytovatele často najdete:

  • Viditelnost — importované kontakty nebo data viditelné celé org nebo pouze vám.
  • Sdílení připojení — umožnit ostatním uživatelům používat váš připojený účet (kde je podporováno).
  • Explicitní autorizace — u některých synchronizací (např. kontakty) zaškrtávací políčko «Autorizuji kopírování dat…» před synchronizací.

Tyto volby kombinujte s rolemi a oprávněními v Mokapenu: uživatel bez oprávnění ke kontaktům stejně nemůže spravovat záznamy, které nevidí.

 

Směr synchronizace

Mnoho integrací (kalendář, kontakty, marketingové seznamy) umožňuje zvolit, jakým směrem data putují:

  • Pouze do Mokapenu — externí aplikace napájí CRM; změny v Mokapenu se nevracejí.
  • Pouze do externí aplikace — Mokapen posílá data (např. kontakty vytvořené v CRM do cloudového adresáře).
  • Oba směry — aktualizace v jednom systému se projeví v druhém, s pravidly pro duplicity a konflikty tam, kde jsou k dispozici.

Jiné konektory (úložiště souborů, některý e-mail) fungují spíše «provozně»: připojit, uložit, odeslat — bez průběžné obousměrné synchronizace záznamů.

Po každé změně nastavení použijte Uložit a tam, kde je k dispozici, Synchronizovat, aby se pravidla aplikovala.

 

Typické scénáře použití

Prodej a CRM

  • Import kontaktů z Google nebo Outlook do CRM a udržování zákazníků v souladu.
  • Připojení e-commerce: online objednávka → kontakt + příležitost v Mokapenu.
  • Fakturace: nabídka v Mokapenu v souladu s dokumentem v fakturačním systému.

Provoz a kalendář

  • Schůzka v Google Calendar → schůzka v Mokapenu s účastníky a vazbou na záznam zákazníka.
  • Schůzka vytvořená v Mokapenu → událost v telefonu obchodníka.
  • Přílohy smluv na Drive propojené s obchodem, přístupné týmu.

Podpora a komunikace

  • IMAP e-mail propojený s kontaktem: historie konverzace u záznamu. Na Microsoft 365 a Google Workspace musí správce domény schránku nejdřív povolit, jinak přihlášení v Mokapen nestačí.
  • SMS nebo WhatsApp z automatizace při spuštění ticketu nebo obchodu.

Marketing

  • Přihlášení k newsletteru → kontakt v Mokapenu se štítkem a sledovanou kampaní.
  • E-mail kampaně Mailchimp otevřen → aktivita viditelná u kontaktu v CRM.

Ideální tok je také popsán v Začínáme s Mokapenem: e-mail → kontakt → úkol → obchod → nabídka, s integracemi, které eliminují přeskakování mezi aplikacemi.

 

Integrace a automatizace

Automatizace mohou odesílat e-mail, SMS, číst online tabulky Google nebo Excel, vytvářet tickety z formulářů — ale pouze pokud je související integrace aktivní u vlastníka toku nebo v org. Krok «Odeslat e-mail» selže, pokud není připojen SMTP účet (jak ho připojit, včetně situací, kdy nejdřív musí jednat správce Google nebo Microsoft, je v části Email); «Číst Google Sheet» bez platného Google účtu také.

Před nasazením workflow do provozu ověřte integrace a oprávnění uživatelů. Podrobnosti akcí: Automatizace → Akce vázané na integrace.

 

Email: čtení pošty (IMAP) a odesílání (SMTP)

Schránku připojíte z Integrace → Email. Nejde o přihlášení «Sign in with Google» ani «Sign in with Microsoft» jako u kalendáře. U Gmail, Outlook.com, Yahoo a iCloud Mokapen žádá adresu a heslo a toto heslo téměř nikdy není to, které používáte na webu. Firemní schránka na Microsoft 365 jde jinou cestou: tlačítko Připojte se k Microsoft Office 365 a nejdřív musí jednat správce tenant. Pokud to přeskočíte, Microsoft aplikaci odmítne a Mokapen zobrazí «Microsoft tuto schránku neschválil».

Mokapen nekopíruje e-maily na své servery. Čte je a odesílá přes vašeho poskytovatele živě a vlákno ukáže u záznamu kontaktu nebo firmy jen tehdy, když adresa souhlasí. Připojení funguje jen pokud ten poskytovatel Mokapen přijímá. Host, port a šifrování u poskytovatelů ze seznamu vyplní Mokapen. Zadáte je jen pokud zvolíte Jiný e-mailový účet.

Otevřete Email a stiskněte Synchronizovat Email. Čtení je dostupné od plánu Medium (až 3 schránky) a plánu Large (až 10). Bez správného plánu nebo nad tento počet tlačítko otevře upgrade místo formuláře. Po připojení schránky má stejná karta přepínač Odeslat (SMTP): ten zapíná odpovědi, přeposílání, automatizace a sekvence. Přepínač je v plánu Large. Osoba, která schránku připojila, ji může sdílet s celou organizací nebo s jednotlivými kolegy; ostatní ji používají bez opětovného přihlášení.

Existuje také stránka Email SMTP. Pokud je čtení už připojené, poskytovatel a adresa tam zůstanou stejné a nelze je změnit. U Gmail, Outlook.com, Yahoo, iCloud a vlastního účtu je heslo pro odesílání stejné jako pro čtení. U Microsoft 365 se znovu nepřihlašujete heslem: odesílání znovu použije souhlas Microsoft, jak je popsáno níže.

 

Microsoft 365 a Office 365 (firemní schránka)

Schránku @firma na Microsoft 365 nepřipojíte e-mailem a heslem a nevybíráte Outlook. Tato položka je Outlook.com a Hotmail, osobní pošta. Pro práci zvolte Office 365 a stiskněte Připojte se k Microsoft Office 365. Přihlaste se firemním účtem — tím, kterým otevíráte Outlook ve webovém prohlížeči —, ne osobním účtem Microsoft.

Před tímto kliknutím musí správce Microsoft 365 připravit tenant. Pokud to neudělá, okno Microsoft se zavře s odmítnutím (často «Need admin approval») a Mokapen zobrazí stejné upozornění jako na stránce. Nejde o špatné heslo. Tři věci, o které ho máte požádat, jsou stejné, jaké Mokapen uvádí vedle tlačítka.

Přiřaďte vás k aplikaci Mokapen CRM. V Microsoft Entra (portál identit, dříve Azure Active Directory) admin otevře Enterprise applications, najde Mokapen CRM, otevře Users and groups a přidá vašeho uživatele. Alternativně u této aplikace vypne Assignment required: pak se může připojit kdokoli v tenant bez jmenovitého přiřazení. Pokud je přiřazení povinné a nejste na seznamu, Microsoft zablokuje přihlášení i při správném hesle.

Souhlas správce pro IMAP a pro Mail.Send. Když stisknete Připojit, Microsoft žádá oprávnění číst poštu přes IMAP (IMAP.AccessAsUser.All) a odesílat přes Microsoft Graph (Mail.Send). V mnoha tenant běžný uživatel je nemůže přijmout sám. Admin udělí souhlas správce u stejné aplikace Mokapen CRM. Bez tohoto souhlasu se připojení nedokončí.

IMAP zapnutý na schránce. U nových schránek je IMAP už zapnutý. Pokud ho někdo vypnul, souhlas Microsoft nestačí a čtení nezačne. Admin ho znovu zapne v administračním centru Exchange (admin.exchange.microsoft.com): Recipients → Mailboxes → vaše schránka → General → Manage email apps settings → IMAP enabled. Stejný přepínač je v administračním centru Microsoft 365 (admin.microsoft.com): Users → Active users → osoba → Mail → Manage email apps. Odesílání z Mokapen neprochází authenticated SMTP tenant: používá Microsoft Graph (Mail.Send). Nežádejte admina, aby znovu zapnul Authenticated SMTP jen kvůli Mokapen. Pokud byla schránka připojená dříve a odesílání selže s žádostí o opětovné připojení, vraťte se do Integrací a znovu stiskněte Připojte se k Microsoft Office 365: staré připojení nemá oprávnění Mail.Send.

Po souhlasu na kartě schránky zapněte Odeslat (SMTP) a stiskněte Synchronizovat. Mokapen znovu použije právě dokončené přihlášení Microsoft. Nežádá heslo a neposílá vás na stránku SMTP znovu se přihlásit. Od té chvíle lze schránku používat k psaní z CRM, pro automatizace a pro pool odesílatelů sekvencí.

 

Gmail a Google Workspace

Google nepřijímá heslo, kterým otevíráte Gmail. V Mokapen zvolte Gmail, zadejte adresu a do pole hesla heslo aplikace. Vytvoříte ho v účtu Google po zapnutí dvoufázového ověření. Kroky jsou Google: app passwords. Je to řetězec, který není vaše skutečné heslo. Pokud ho v Google odvoláte, Mokapen přestane schránku číst: vytvořte jiné a vložte ho znovu — jak pro čtení, tak při zapnutí Odeslat (SMTP).

Před heslem musí být v Gmail zapnutý IMAP. Otevřete Gmail na webu, ozubené kolo → See all settings → Forwarding and POP/IMAP → Enable IMAP → Save changes. Pokud tato možnost chybí nebo je uzamčená, vypnul ji správce domény.

U firemní adresy na Google Workspace (ne @gmail.com) závisí připojení na Admin console, ne na nastavení Mokapen. Admin otevře Apps → Google Workspace → Gmail → End user access a v POP and IMAP access zapne IMAP pro uživatele (Enable IMAP access for all users). Může to udělat pro celou organizaci nebo jen pro vaši organizační jednotku. Příručka Google: Turn POP and IMAP on or off.

Ve stejném nastavení může Google omezit IMAP na seznam OAuth client IDs. Pokud admin povolí jen tyto klienty, Mokapen se nepřipojí: tato stránka nedělá «Sign in with Google», používá e-mail a heslo aplikace. Seznam pouze OAuth klientů tuto metodu vylučuje. Admin musí nechat IMAP použitelný pro klienty, kteří se autentizují heslem aplikace, a musí lidem povolit je generovat. Pokud organizace hesla aplikací vypnula, Google je nenabídne a v Mokapen není jiné tlačítko, které blok obejde.

Když jsou čtení a odesílání připojené, zapněte Odeslat (SMTP) a synchronizujte. Mokapen otestuje odesílání stejným heslem aplikace. Pokud Google odmítne, obvykle bylo zadáno heslo účtu místo hesla aplikace, IMAP je vypnutý nebo Workspace omezil klienty.

 

Outlook.com a Hotmail

Zvolte Outlook, ne Office 365. Platí pro adresy outlook.com, hotmail.com a live.com. Zadejte adresu a heslo účtu. Máte-li dvoufázové ověření, Microsoft často odmítne heslo webu a chce heslo aplikace: vytvoříte ho v účtu Microsoft a vložíte do Mokapen. Pokud přihlášení selže, postupujte podle Microsoft app passwords a zkuste znovu. Stejné heslo použijte při zapnutí Odeslat (SMTP).

Tato položka neprochází přes správce Exchange. Pokud je schránka firemní a doména je na Microsoft 365, heslo aplikace Outlook.com tenant neodemkne: vraťte se k Microsoft 365 a nechte admina připojit aplikaci Mokapen CRM.

 

Yahoo, iCloud a jiný e-mailový účet

Yahoo nepřijímá heslo webu. Na stránce zabezpečení účtu vygenerujete heslo aplikace a použijete ho v Mokapen pro čtení i odesílání. Kroky jsou na stránce Yahoo: Yahoo app passwords. Pokud má Yahoo vypnuté dvoufázové ověření, často vůbec nedovolí toto heslo vytvořit: nejdřív ho zapněte.

iCloud funguje stejně. Na Apple ID zapnete dvoufázové ověření a vygenerujete heslo pro aplikaci. Není to heslo Apple ID ani kód zařízení. Apple vysvětluje, jak ho vytvořit v App-specific passwords. Pokud Apple ID spravuje firma nebo škola (Apple Business Manager nebo profil, který zakazuje hesla aplikací), vytvořit je může odemknout jen tento správce. Mokapen na této stránce nemá «Sign in with Apple».

Jiný e-mailový účet je firemní server, hosting nebo poskytovatel, který není v seznamu. Neexistuje jeden portál. Zeptejte se toho, kdo spravuje poštu, na tři hodnoty pro čtení a tři pro odesílání: host, port a šifrování (SSL, TLS nebo STARTTLS), plus zda potřebujete heslo jiné než u webmailu. V Mokapen zvolte Jiný e-mailový účet a vyplňte je. Pokud poskytovatel vypnul IMAP nebo autentizované odesílání, přihlášení selže, dokud je znovu nezapne: nastavení Mokapen, které to obejde, neexistuje. Když u takové schránky zapnete Odeslat (SMTP), Mokapen znovu žádá host, port a šifrování odesílání, protože je nemůže odhadnout z názvu domény.

Pokud po připojení Google, Microsoft nebo poskytovatel odvolá heslo nebo souhlas, schránka v Mokapen přejde do chyby. Odpojte ji a připojte znovu. U Microsoft 365 stiskněte Připojte se k Microsoft Office 365 znovu až poté, co admin potvrdí přiřazení, souhlas a zapnutý IMAP.

 

Samostatné příručky podle aplikace

Pro krok za krokem připojení a konkrétní nastavení otevřete příručku pro integraci, kterou potřebujete:

Pošta IMAP a SMTP (Gmail, Outlook.com, Microsoft 365, Yahoo, iCloud) je v této stejné příručce, v části E-mail, ne na samostatné stránce.

 

Časté problémy (všechny integrace)

  • Vypršené připojení — odpojte v Mokapenu a znovu připojte, přijímeje všechna oprávnění.
  • Synchronizace uvízla na «probíhá» — počkejte; velké adresáře mohou trvat minuty. Pokud neskončí, odpojte a znovu připojte.
  • Duplicity — často první synchronizace bez pravidel pro e-mail nebo dvojí připojení stejné služby s různými účty. Použijte pravidla proti duplicitám tam, kde jsou k dispozici, a nástroj Duplicity u kontaktů.
  • Chybějící data — zkontrolujte směr synchronizace, viditelnost «pouze já», oprávnění rolí v Mokapenu a že připojený účet je správný (e-mail zobrazený na stránce).
  • Automatizace selhává — zkontrolujte integraci vlastníka toku a historii kroků v Automatizacích.

 

Tipy pro tým

  • Rozhodněte, kdo co připojuje (např. jeden týmový kalendář team@, jeden firemní Drive) a zdokumentujte to interně.
  • Připojte integrace před hromadnými importy nebo spuštěním automatizací.
  • Testujte na testovací org nebo datech, když je synchronizace invazivní (celý adresář, roční kalendář).
  • Slaďte e-maily účastníků / organizátora, když používáte jiný účet Mokapen než cloudový kalendář.
  • Pravidelně kontrolujte neaktivní integrace nebo uživatele, kteří org opustili — odpojte, co už není potřeba.
  • Mokapen AI a reporty pracují s daty už v Mokapenu: pravidelná synchronizace = užitečný asistent a dashboardy.

Potřebujete pomoc?