Průvodce Mokapenem

Integrace

Integrace propojují Mokapen s aplikacemi, které už používáte — kalendář, kontakty, e-mail, cloudové úložiště, e-commerce, fakturaci, marketing, messaging — aby data proudila do CRM bez ručního kopírování, exportů do tabulek nebo dvojího zadávání. Kontakt vytvořený na webu, schůzka v kalendáři, objednávka z e-shopu nebo soubor na Drive mohou skončit u správného záznamu v Mokapenu a naopak.

Tato stránka je obecný přehled: co integrace jsou, kdy je používat, jaké přínosy přinášejí týmu a jak se orientovat v oblasti Integrace. Pro každou připojitelnou aplikaci existuje (nebo bude existovat) samostatná příručka s konkrétními kroky pro připojení a konfiguraci — například Google Calendar, Google Contacts a Google Drive už mají vlastní stránky.

Co jsou a jak fungují

Integrace nenahrazuje externí aplikaci: vytváří autorizovaný most mezi vaším účtem (Google, Microsoft, Shopify atd.) a vaší organizací v Mokapenu. Vy rozhodnete, co synchronizovat, jakým směrem a podle jakých pravidel; Mokapen provádí sladění na pozadí nebo při uložení, podle typu integrace.

Klíčové body modelu Mokapen:

• Na organizaci — každé připojení platí v rámci org, ve které pracujete. Přepnete org → zkontrolujte, které integrace jsou tam aktivní.
• Na připojujícího uživatele — obvykle ten, kdo klikne na «Připojit», autorizuje svůj externí účet. Na stránce vidíte Připojený účet (e-mail služby) a kdo připojení vytvořil.
• Volitelné sdílení — některé integrace (např. cloudové úložiště) umožní ostatním členům týmu používat stejné připojení, takže se nemusí znovu přihlašovat.
• Viditelné stavy — Připojeno, Synchronizace probíhá, Chyba: hned poznáte, když něco nefunguje.
• Odpojit — most můžete kdykoli zrušit z Mokapenu. Při odpojení Mokapen často zobrazí dialog, kde zvolíte, zda ponechat data už importovaná v org (zůstanou v CRM, ale už se nesynchronizují), nebo je odstranit z Mokapenu. Data na externí službě (Google atd.) se obvykle automaticky nesmažou.

Integrace fungují vedle modulů CRM (kontakty, schůzky, obchody, tickety, objednávky…) a Automatizací: mnoho automatických akcí (odeslání e-mailu, čtení tabulek, SMS) vyžaduje, aby byla příslušná integrace aktivní a platná.

Přínosy pro tým

• Jedno místo pro práci — obchodníci vidí e-mail, schůzky a obchody u kontaktu bez otevírání pěti záložek.
• Méně chyb — žádné zapomenuté CSV soubory ani kontakty zadané dvakrát s různými daty.
• Konzistentní historie — tickety, obchody a přílohy zůstávají propojené se stejným záznamem.
• Ušetřený čas — automatická nebo synchronizace na vyžádání místo týdenního exportu/importu.
• Automatizace povoleny — s aktuálními daty v Mokapenu běží workflow a pravidla na reálných informacích.
• Škálovatelnost — nový kolega: připojí své aplikace nebo použije sdílený účet tam, kde je to podporováno, bez přestavby celého CRM.

Kde najít oblast Integrace

Uvnitř organizace otevřete uživatelské menu a zvolte Integrace. Zobrazí se mřížka se všemi aplikacemi dostupnými pro váš plán: každá karta ukazuje název, krátký popis a stav (aktivní nebo brzy).

Kliknutím na kartu otevřete stránku integrace: tam najdete tlačítko pro připojení účtu, nastavení synchronizace, Uložit / Synchronizovat / Odpojit. Ne všechny integrace mají stejné možnosti — kalendář, kontakty a cloud mají různé obrazovky, protože dělají různé věci.

Některé integrace vyžadují vyšší plán (ikona medaile): bez správného plánu můžete číst popis, ale připojení nedokončíte.

Typy integrací v Mokapenu

Mokapen seskupuje integrace podle funkční oblasti. Stručně k čemu slouží:

• Kalendář — sladí schůzky v Mokapenu s externími kalendáři (Google Calendar, Outlook Calendar). Ideální pro schůzky s klienty a sdílené agendy.
• Kontakty a prodej — synchronizuje kontakty (Google Contacts, Outlook Contacts, obohacení dat, LinkedIn…). Propojí CRM s adresářem, který používáte každý den.
• Cloudové úložiště — připojení a ukládání souborů z Google Drive, OneDrive atd. přímo ze záznamů CRM.
• Komunikace — e-mail (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: zprávy propojené s kontakty a používané automatizacemi.
• Marketing — seznamy a kampaně (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): kontakty a statistiky sladěné s CRM.
• E-commerce — Shopify, WooCommerce: produkty, objednávky a zákazníci v prodejním toku Mokapen.
• Fakturace — např. Fatture in Cloud: záznamy, produkty, nabídky a objednávky konzistentní napříč systémy.
• Reklama a schůzky — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: data kampaní nebo účastníci tam, kde to konektor podporuje.

Skutečný seznam závisí na vašem plánu a aplikacích povolených pro vaši org: ne každá položka je dostupná všem.

Připojení účtu (obecně)

Postup je vždy podobný, bez ohledu na poskytovatele:

1. Otevřete stránku integrace v Mokapenu.
2. Klikněte na tlačítko pro připojení (Přihlásit se přes…, Synchronizovat…, Připojit účet…).
3. Budete přesměrováni na web poskytovatele (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Přihlaste se účtem, který chcete použít — může být jiný než e-mail pro přihlášení do Mokapenu.
5. Přečtěte si, k čemu Mokapen žádá oprávnění, a potvrďte Povolit / Autorizovat.
6. Vrátíte se do Mokapenu: zobrazí se nastavení a tlačítka synchronizace.

Pokud oprávnění nepřijmete, připojení se nedokončí: Mokapen nemůže na dané službě číst ani zapisovat data. Automatizace a funkce závislé na té aplikaci zůstanou blokované, dokud neautorizujete.

Po prvním připojení může Mokapen automaticky obnovovat přístup. Pokud změníte heslo, zrušíte aplikaci v panelu poskytovatele nebo vyprší relace, Mokapen často zobrazí zprávu o vypršení připojení: odpojte a znovu připojte.

Odpojení integrace

Kliknutím na Odpojit na stránce integrace se otevře potvrzení. Kromě zadání požadovaného slova mnoho integrací ptá, co udělat s daty už v Mokapenu:

• Ponechat v Mokapenu (výchozí volba, kde je k dispozici) — kontakty, schůzky, přílohy nebo jiné importované záznamy zůstanou v CRM, ale vazba na externí službu se přeruší: obousměrná synchronizace neběží, dokud znovu nepřipojíte.
• Odstranit z Mokapenu — zrušením zaškrtnutí «Ponechat» nebo zapnutím přepínače odstranění Mokapen z org smaže záznamy nebo reference vázané na tuto synchronizaci (např. kontakty importované z Google, odkazy na přílohy Drive). Nejde o hromadné mazání na externím Google / Microsoft / cloudu: data tam zůstanou, pokud je ručně nesmažete.

Možnosti se liší podle typu integrace — např. Google Contacts rozlišuje kontakty a společnosti; Google Drive nabízí odstranit pouze odkazy v Mokapenu. Před potvrzením vždy přečtěte dialog, zejména při změně účtu nebo org.

Oprávnění a soukromí

Každý poskytovatel zobrazí seznam toho, co bude Mokapen moci dělat (číst kalendář, spravovat kontakty, přistupovat k souborům vytvořeným aplikací, odesílat e-mail…). Mokapen žádá pouze oprávnění potřebná pro danou integraci — ne obecný přístup k celému účtu, když není vyžadován.

V Mokapenu kromě oprávnění poskytovatele často najdete:

• Viditelnost — importované kontakty nebo data viditelné celé org nebo pouze vám.
• Sdílení připojení — umožnit ostatním uživatelům používat váš připojený účet (kde je podporováno).
• Explicitní autorizace — u některých synchronizací (např. kontakty) zaškrtávací políčko «Autorizuji kopírování dat…» před synchronizací.

Tyto volby kombinujte s rolemi a oprávněními v Mokapenu: uživatel bez oprávnění ke kontaktům stejně nemůže spravovat záznamy, které nevidí.

Směr synchronizace

Mnoho integrací (kalendář, kontakty, marketingové seznamy) umožňuje zvolit, jakým směrem data putují:

• Pouze do Mokapenu — externí aplikace napájí CRM; změny v Mokapenu se nevracejí.
• Pouze do externí aplikace — Mokapen posílá data (např. kontakty vytvořené v CRM do cloudového adresáře).
• Oba směry — aktualizace v jednom systému se projeví v druhém, s pravidly pro duplicity a konflikty tam, kde jsou k dispozici.

Jiné konektory (úložiště souborů, některý e-mail) fungují spíše «provozně»: připojit, uložit, odeslat — bez průběžné obousměrné synchronizace záznamů.

Po každé změně nastavení použijte Uložit a tam, kde je k dispozici, Synchronizovat, aby se pravidla aplikovala.

Typické scénáře použití

Prodej a CRM

• Import kontaktů z Google nebo Outlook do CRM a udržování zákazníků v souladu.
• Připojení e-commerce: online objednávka → kontakt + příležitost v Mokapenu.
• Fakturace: nabídka v Mokapenu v souladu s dokumentem v fakturačním systému.

Provoz a kalendář

• Schůzka v Google Calendar → schůzka v Mokapenu s účastníky a vazbou na záznam zákazníka.
• Schůzka vytvořená v Mokapenu → událost v telefonu obchodníka.
• Přílohy smluv na Drive propojené s obchodem, přístupné týmu.

Podpora a komunikace

• IMAP e-mail propojený s kontaktem: historie konverzace u záznamu.
• SMS nebo WhatsApp z automatizace při spuštění ticketu nebo obchodu.

Marketing

• Přihlášení k newsletteru → kontakt v Mokapenu se štítkem a sledovanou kampaní.
• E-mail kampaně Mailchimp otevřen → aktivita viditelná u kontaktu v CRM.

Ideální tok je také popsán v Začínáme s Mokapenem: e-mail → kontakt → úkol → obchod → nabídka, s integracemi, které eliminují přeskakování mezi aplikacemi.

Integrace a automatizace

Automatizace mohou odesílat e-mail, SMS, číst online tabulky Google nebo Excel, vytvářet tickety z formulářů — ale pouze pokud je související integrace aktivní u vlastníka toku nebo v org. Krok «Odeslat e-mail» selže, pokud není připojen SMTP účet; «Číst Google Sheet» bez platného Google účtu také.

Před nasazením workflow do provozu ověřte integrace a oprávnění uživatelů. Podrobnosti akcí: Automatizace → Akce vázané na integrace.

Samostatné příručky podle aplikace

Pro krok za krokem připojení a konkrétní nastavení otevřete příručku pro integraci, kterou potřebujete:

• Google Calendar — schůzky a kalendář.
• Google Contacts — adresář kontaktů.
• Google Drive — přílohy a úložiště souborů.
• Microsoft Outlook Calendar — schůzky a kalendář.
• Microsoft Outlook Contacts — kontakty.
• OneDrive — přílohy a cloudové úložiště.
• MailerLite — kontakty a e-mailové marketingové seznamy.
• MailChimp — audience a marketingoví odběratelé.
• Fatture in Cloud — společnosti, produkty, služby, nabídky a fiskální objednávky.

Ostatní integrace dostanou samostatné stránky, jak je budeme publikovat. Do té doby použijte stránku Integrace v Mokapenu a popis na kartě.

Časté problémy (všechny integrace)

• Vypršené připojení — odpojte v Mokapenu a znovu připojte, přijímeje všechna oprávnění.
• Synchronizace uvízla na «probíhá» — počkejte; velké adresáře mohou trvat minuty. Pokud neskončí, odpojte a znovu připojte.
• Duplicity — často první synchronizace bez pravidel pro e-mail nebo dvojí připojení stejné služby s různými účty. Použijte pravidla proti duplicitám tam, kde jsou k dispozici, a nástroj Duplicity u kontaktů.
• Chybějící data — zkontrolujte směr synchronizace, viditelnost «pouze já», oprávnění rolí v Mokapenu a že připojený účet je správný (e-mail zobrazený na stránce).
• Automatizace selhává — zkontrolujte integraci vlastníka toku a historii kroků v Automatizacích.

Tipy pro tým

• Rozhodněte, kdo co připojuje (např. jeden týmový kalendář team@, jeden firemní Drive) a zdokumentujte to interně.
• Připojte integrace před hromadnými importy nebo spuštěním automatizací.
• Testujte na testovací org nebo datech, když je synchronizace invazivní (celý adresář, roční kalendář).
• Slaďte e-maily účastníků / organizátora, když používáte jiný účet Mokapen než cloudový kalendář.
• Pravidelně kontrolujte neaktivní integrace nebo uživatele, kteří org opustili — odpojte, co už není potřeba.
• Mokapen AI a reporty pracují s daty už v Mokapenu: pravidelná synchronizace = užitečný asistent a dashboardy.