Průvodce Mokapenem

Microsoft Outlook Contacts

Propojte adresář Microsoft Outlook Contacts s kontakty vaší organizace v Mokapenu. Importujte zákazníky a leady už v Outlook, udržujte data v souladu nebo exportujte kontakty vytvořené v CRM do Outlook — podle pravidel, která zvolíte.

Obecný přehled: Integrace.

Požadavky

• Microsoft účet s adresářem kontaktů.
• Oprávnění autorizovat Mokapen ke čtení a zápisu kontaktů v Outlook.
• Oprávnění Mokapen ke kontaktům v org (viz Role a oprávnění).

Připojení Outlook Contacts

1. Uživatelské menu → Integrace → Microsoft Outlook Contacts.
2. Klikněte na Synchronizovat Microsoft Outlook Contacts.
3. Zvolte Microsoft účet (může se lišit od e-mailu Mokapen).
4. Přijměte oprávnění pro adresář kontaktů.
5. Vraťte se do Mokapenu: ověřte Připojený účet a nastavte možnosti níže.

Pokud nepřijmete, žádné kontakty se neimportují ani neexportují. Stránka zůstane bez aktivní synchronizace.

Co Mokapen žádá od Microsoft

Profil (jméno, e-mail) a plný přístup k adresáři kontaktů: čtení existujících kontaktů, vytváření nových, jejich aktualizace. Vyžadováno pro obousměrnou synchronizaci nebo hromadný import.

Nastavení ke konfiguraci

Směr synchronizace

• Pouze do Mokapenu — Outlook → CRM.
• Pouze do Outlook — CRM → Outlook.
• Oba — sladění oběma směry.

Při sdíleném připojení v určitých režimech může Mokapen směr omezit: řiďte se tím, co vidíte na stránce.

Seznamy kontaktů

• Hlavní seznam — ve výchozím stavu «Contacts» (neupravitelné: Microsoft API nezpřístupňuje jiný hlavní seznam).
• Ostatní seznamy — další složky nebo seznamy kontaktů vytvořené v Outlook; vyberte ty, které zahrnout do synchronizace.

Viditelnost

• Všichni členové — importované kontakty viditelné v org (sdílené CRM).
• Pouze já — importovaný adresář omezen na váš přístup (osobní kontakty).

Duplicity a konflikty

• Porovnání e-mailů — u Outlook Contacts je vždy aktivní (políčko nelze vypnout): zabrání vytvoření druhého kontaktu, pokud e-mail už v Mokapenu existuje.
• Řešení konfliktů — když se data liší, zvolte, zda má přednost Mokapen nebo Outlook Contacts.

Mapování polí

Propojte Outlook pole (jméno, telefon, adresa…) se sloupci Mokapen. Primární e-mail zůstane v poli e-mail kontaktu.

Každý sloupec Mokapen lze použít pouze jednou: nepřiřazujte stejné pole Mokapen dvěma různým Outlook sloupcům.

Automatická nebo ruční synchronizace

Zvolte, zda synchronizace běží automaticky při změně dat, nebo pouze po kliknutí na Synchronizovat (ruční synchronizace).

Sdílení synchronizace

S vhodným plánem Premium mohou ostatní členové používat vaše připojení bez nového přihlášení k Microsoft.

Povinná autorizace

Zaškrtněte «Autorizuji Mokapen vytvořit kopii…» — bez tohoto políčka zůstanou tlačítka Uložit a Synchronizovat neaktivní.

Poté klikněte na Synchronizovat. Synchronizace může u velkých adresářů trvat dlouho.

Chování v Mokapenu

• Ze seznamu kontaktů můžete synchronizaci znovu spustit z menu (pokud máte oprávnění).
• Při aktivním exportu může vytvoření nebo úprava kontaktu v Mokapenu aktualizovat Outlook.
• Při slučování duplicit v adresáři může Mokapen aktualizovat nebo odstranit kontakt v Outlook — nejdříve testujte na vzorkových datech.

Časté problémy

• Příliš mnoho duplicit — zapněte porovnání e-mailů; po prvním importu použijte nástroj Duplicity.
• Synchronizace blokována — ověřte zaškrtávací políčko autorizace; odpojte a znovu připojte.
• Kontakty neviditelné pro tým — viditelnost «pouze já» nebo oprávnění rolí.

Odpojení

Klikněte na Odpojit: otevře se potvrzovací okno se sekcí Ponechat. Tam rozhodnete, co udělat s daty už importovanými do Mokapenu touto synchronizací.

Možnosti v Mokapenu (zaškrtnutá políčka = ponechat, výchozí):

• Kontakty — pokud políčko necháte zaškrtnuté, kontakty importované z Outlook zůstanou v Mokapenu, ale už se nesynchronizují. Pokud ho zrušíte, Mokapen odstraní z org kontakty vázané na tuto integraci Outlook Contacts.
• Společnosti — stejná logika pro záznamy společností importované synchronizací (ponechat nebo odstranit z Mokapenu).

V obou případech odpojení automaticky nesmaže kontakty v Outlook Contacts: zůstanou v Outlook adresáři, pokud je tam nesmažete.

Po volbě zadejte potvrzovací slovo a potvrďte Odpojit. Odstranění mnoha kontaktů může trvat několik minut.

Více informací: Příručka Kontakty.