Průvodce Mokapenem

Zabezpečení

Stránka Zabezpečení definuje výchozí režim viditelnosti dat, která vaše organizace v Mokapenu vytváří: úkoly, projekty, kontakty, společnosti, obchody, tikety, nabídky, objednávky, schůzky a další záznamy s podporou Spolupracovníků a ikony zámku.

Nejde o politiku hesel ani dvoufaktorové ověření (ty zůstávají v Osobním profilu každého uživatele). Zde rozhodujete, zda nová data začínají viditelná celé organizaci (Veřejná), nebo už omezená na malou skupinu (Soukromá), s automatickými pravidly, kdo se přidá jako spolupracovník.

Pro správu lidí v organizaci viz příručka Uživatelé a týmy; pro detail oprávnění jednotlivých rolí Role a oprávnění.

Přehled

Mokapen rozlišuje dvě úrovně viditelnosti u každého záznamu:

• Veřejná (otevřený zámek) — všichni členové organizace s oprávněním zobrazit daný typ dat mohou záznam otevřít.
• Soukromá (uzavřený zámek) — jen Vlastník záznamu, vybraní Spolupracovníci (uživatelé nebo týmy) a lidé s vhodnými admin oprávněními ho vidí; ostatní ho nenajdou v seznamech, filtrech ani vyhledávání.

Stránka Zabezpečení nenastavuje zámek u každého záznamu zvlášť: nastavuje výchozí chování při vytvoření a v soukromém režimu, kdo se automaticky přidá jako spolupracovník.

Klíčové pravidlo (zobrazené i na stránce): režim Zabezpečení platí jen pro data uložená po změně nastavení. Existující záznamy se hromadně nepřepočítávají: zachovají viditelnost a spolupracovníky z doby uložení.

Kde to najít a kdo má přístup

Otevřete menu Organizace (ikona budovy) → v postranní liště pod názvem organizace zvolte Zabezpečení.

Pouze Vlastníci organizace vidí tuto položku menu a mohou ji měnit. Členové, Uživatelé a nižší role nemají přístup k globálnímu nastavení zabezpečení (stále pracují u jednotlivých záznamů dle pravidel níže).

Po každém uložení Mokapen zapíše aktualizaci do protokolu aktivit organizace.

Veřejný režim

S vybraným Veřejným režimem každý nový záznam začíná s viditelností Veřejná: všichni kolegové oprávnění pro danou oblast (např. Prodej, Kontakty) ho vidí bez přidání jako spolupracovníků.

Co lze před uložením — pokud máte alespoň roli Uživatel, v náhledu vytvoření můžete kliknout na zámek a přepnout záznam na Soukromý, pak ručně zvolit spolupracovníky. Užitečné pro jednorázové výjimky (např. kontakt jen pro ředitele) bez změny nastavení celé organizace.

Příklad — Organizace «Studio Alfa» ve veřejném režimu. Obchodník Laura vytvoří obchod: už se zobrazí jako veřejný, viditelný celému prodejnímu týmu. Před uložením ho může zprivátnit a přidat jen manažera a tým «Vedení», pokud jde o strategického klienta.

Ve veřejném režimu se pole Spolupracovníci ve výchozím stavu neobjeví v rychlých dialozích vytvoření: viditelnost je implicitně «celá organizace», dokud jednotlivý záznam nezprivátníte.

Soukromý režim

S vybraným Soukromým režimem každý nový záznam začíná jako Soukromý. Počáteční spolupracovníci nejsou «celá organizace», ale skupina definovaná v nastavení (viz další sekce).

Co nelze při vytvoření — kdo není Vlastník organizace, nemůže nastavit nový záznam na Veřejný z dialogu: zámek zůstane na Soukromém. Zabrání to provoznímu uživateli v náhodném rozšíření viditelnosti mimo firemní politiku.

Co lze poté — Členové (a vyšší role) stále mohou přidat další spolupracovníky u jednotlivého záznamu a rozšířit, kdo data vidí, aniž by byla veřejná pro všechny. Pouze Vlastník organizace může u záznamu přepnout Soukromý → Veřejný (ikona zámku při úpravě).

Příklad — Organizace «Consulting Beta» v soukromém režimu. Marco (Uživatel) vytvoří úkol: začne soukromě s předvyplněnými spolupracovníky (Marco, jeho manažer, Team Master). Zámek nemůže odebrat, ale Člen může přidat kolegu z týmu Projekt X, pokud je to pro aktivitu potřeba.

Automatičtí spolupracovníci (Zainteresovaní)

V soukromém režimu pod volbou Veřejná/Soukromá se objeví sekce Spolupracovníci se třemi možnostmi (plus vy, vždy zahrnuti):

• Já — vždy aktivní: kdo data vytvoří, zůstane mezi spolupracovníky a může je otevřít.
• Můj manažer — přidá hierarchického manažera z profilu tvůrce (pole Manažer v Uživatelé a týmy).
• Moje týmy — přidá týmy, do kterých tvůrce patří, jako spolupracovníky (ne náhodné kolegy: týmové skupiny).

Zaškrtnutí lze kombinovat: jen manažer, jen týmy, nebo obojí. Pokud odškrtnete manažera i týmy, zůstanou jen vy plus Team Master (další sekce).

Praktický příklad — Možnosti: Já + Můj manažer + Moje týmy. Sara je v týmu «Customer Care» a její manažer je Luca. Sara vytvoří tiket: počáteční spolupracovníci = Sara, Luca, tým Customer Care, Team Master. Kolega z jiného oddělení ho neuvidí, dokud ho ručně nepřidáte.

Poznámka — pokud uživatel nemá v profilu manažera, «Můj manažer» nikoho nepřidá. Pokud nepatří do týmů, «Moje týmy» nepřidá skupiny. Udržujte profily a týmy aktuální před zapnutím soukromého režimu.

Team Master

Team Master je speciální tým, který Mokapen vytvoří pro zabezpečení organizace. Členové vybraní na stránce Zabezpečení tvoří tuto skupinu a jsou vždy přidáni jako spolupracovníci u každého nového záznamu v soukromém režimu — i když je tvůrce nezná a ručně je nevybere.

Typicky zahrnete: Vlastníka, interní IT, DPO nebo compliance lead, kdo potřebuje průřezovou viditelnost citlivých dat.

Při vytváření a úpravě záznamů — Team Master se zobrazí jako odznak s ikonou koruny. Vlastník organizace ho může u jednotlivého záznamu odebrat (s varováním), pokud pro ten případ není potřeba; ostatní role ho vidí, ale z globální politiky ho nemohou odebrat.

Notifikace — když někdo přidáte do Team Master, Mokapen pošle in-app notifikaci (a e-mail dle preferencí), stejně jako u běžného týmu.

Příklad — Team Master: Anna (Vlastník) a Paolo (IT). Každý nový soukromý kontakt od obchodníka je viditelný také Anně a Paolovi, kromě obchodníka a automatických spolupracovníků z možností.

Co se stane při přepnutí režimů

Změna platí od okamžiku uložení dál. Představte si dvě sady dat: už uložená a nová k uložení.

Z Veřejného na Soukromý (např. dnes)

• Existující záznamy — zůstanou jak jsou. Veřejný kontakt včera zůstane veřejný; už soukromý úkol zůstane soukromý se svými spolupracovníky. Žádná automatická migrace.
• Záznamy vytvořené odteď — následují soukromý režim: uzavřený zámek, automatičtí spolupracovníci + Team Master.
• Team Master — Mokapen vytvoří tým (pokud neexistoval) a uloží vybrané členy. V soukromém režimu je povinné alespoň jednoho.
• Dialogy vytvoření — hned po uložení se objeví předvyplněné pole Spolupracovníci a odznak Team Master; pro kohokoli, kdo není Vlastník org, nelze soukromý zámek změnit.

Scénář «od dneška soukromě» — Pondělí ráno Vlastník zapne Soukromý s Já + Manažer + Team Master (sám a compliance). Odpoledne obchodník vytvoří společnost: začne soukromě, viditelná jemu, manažerovi a Team Master. 2 000 společností v adresáři zůstane veřejných, dokud je nezměníte jednotlivě (nebo hromadnými nástroji, kde jsou). Pro historická data plánujte projekt revize spolupracovníků / viditelnosti: nestane se to samo.

Z Soukromého na Veřejný

• Existující záznamy — opět beze změny. Soukromý obchod se třemi spolupracovníky zůstane soukromý.
• Nová data — začínají jako Veřejná; kdokoli s rolí Uživatel nebo vyšší může u jednotlivého záznamu před uložením znovu nastavit Soukromý.
• Team Master — speciální tým se odebere z organizace (přístup a členství). Starší soukromé záznamy ho mohou stále uvádět mezi spolupracovníky, dokud spolupracovníky neaktualizujete.
• Nastavení zainteresovaných — zaškrtnutí manažer/týmy se na nová data už neuplatňují.

Scénář «zpět na veřejné» — Po důvěrném projektu org přepne na Veřejný. Soukromé projekty z období zůstanou soukromé; úkoly od zítřka budou ve výchozím stavu veřejné. Team Master zmizí: lidé, kteří byli jen v něm pro dohled, je musíte přidat ručně, nebo nastavit jinou politiku.

Viditelnost a spolupracovníci u jednotlivých záznamů

Kromě globální politiky má každý záznam:

• Ikonu viditelnosti (zámek) — Veřejná nebo Soukromá pro ten záznam.
• Vlastníka — odpovědnou osobu; téměř vždy mezi skutečnými spolupracovníky.
• Spolupracovníky — uživatele a/nebo týmy, kteří mohou otevřít soukromý záznam.

Ve veřejné organizaci veřejný záznam nevyžaduje spolupracovníky: vidí ho všichni. Pokud ho zprivátníte, musíte určit, kdo má přístup.

V soukromé organizaci nové záznamy začínají soukromě s přednastavenými spolupracovníky; Členové a vyšší role mohou seznam při úpravě rozšířit. Uživatelé s nižšími rolemi vidí spolupracovníky jen ke čtení.

V uložených filtrech je pole viditelnosti v soukromé organizaci dostupné jen Vlastníkům; spolupracovníky filtrují Členové a vyšší role.

Kdo může co měnit (podle role)

• Vlastník organizace — konfiguruje Zabezpečení; u libovolného záznamu přepíná Veřejná ↔ Soukromá; spravuje Team Master u jednotlivých záznamů; vidí filtry viditelnosti.
• Člen — nemůže otevřít stránku Zabezpečení; u soukromých záznamů může upravovat spolupracovníky (přidat/odebrat, s omezeními Team Master pro ne-vlastníky).
• Uživatel / Omezený uživatel — vytváří data dle politiky; v soukromé org nemůže odemknout Veřejnou; spolupracovníci u soukromých záznamů jen ke čtení.
• Host — nespravuje org zabezpečení; pracuje jen s tím, co je sdíleno (např. přiřazené projekty).

Příklady použití

• Advokátní kancelář — Soukromý + Team Master (seniorní partneři). Každý nový klientský kontakt je viditelný jen tvůrci, manažerovi, týmům a partnerům. Asistenti z jiných týmů nevidí omylem cizí klienty.
• Kreativní agentura — Veřejný, s ručními výjimkami. Projekty a úkoly otevřené; před uložením nabídky pro tajnou značku account manager zprivátní záznam a přidá jen tým «Vedení».
• Přechod GDPR — Z Veřejného na Soukromý v dohodnutý den. Interní komunikace: «od 1. března jsou nová data soukromá; historická je třeba projít.» Team Master = privacy lead + IT.
• Manažer vždy v obraze — Soukromý s «Můj manažer». Každý nový obchod vidí prodejní manažer tvůrce bez ručního přidávání.
• Dočasný důvěrný projekt — Org zůstane Veřejná; PM zprivátní jeden projekt a přidá vývojový tým. Po dokončení projekt archivuje bez změny globální politiky.

Související příručky

• Uživatelé a týmy — manažeři, týmy, organizační role.
• Role a oprávnění — co mohou Host, Uživatel, Člen a Vlastník.
• Organizace a přístup — izolace mezi organizacemi.
• Automatizace — Vlastník toku a oprávnění za běhu.

Časté dotazy

Q: Pokud dnes přepnu na Soukromý, stanou se včerejší data soukromá?

A: Ne. Nový režim platí jen pro data uložená po změně. Historická data je třeba explicitně aktualizovat, pokud je potřeba.

Q: Může Uživatel v soukromé organizaci vytvářet veřejná data?

A: Ne při vytvoření. Pouze Vlastník organizace může u jednotlivého záznamu nastavit Veřejnou (při vytvoření nebo úpravě).

Q: Může být soukromá organizace, ale veřejný záznam?

A: Ano, pokud Vlastník org nastaví zámek na Veřejný u daného záznamu. Je to zamýšlená výjimka z výchozího pravidla.

Q: Co se stane s Team Master, když se vrátím na Veřejný?

A: Tým se odebere z organizace. Nová data ho už nebudou obsahovat. Staré soukromé záznamy ho mohou stále uvádět, dokud je neupravíte.

Q: Přidá «Moje týmy» jednotlivé lidi nebo celý tým?

A: Přidá týmy, do kterých patříte, jako spolupracovníky (skupinová viditelnost). Kolegové data vidí, pokud patří do týmu nebo jsou přidáni individuálně.

Q: Kde nastavím heslo a 2FA pro celou organizaci?

A: Ne na této stránce. Každý uživatel spravuje vlastní heslo a dvoufaktorové ověření v Profil → Zabezpečení. Tato stránka je jen o viditelnosti CRM dat.