Sprievodca Mokapenom

Zabezpečenie

Stránka Zabezpečenie definuje výchozí režim viditeľnosťi dat, ktorá vaše organizácie v Mokapenu vytvára: úlohy, projekty, kontakty, spoločnosti, obchody, tikety, ponuky, objednávky, schôdzky a ďalšie záznamy s podporou Spolupracovnéků a ikony zámku.

Nieide o politiku hesel ani dvoufaktorové ověření (ty zostávajú v Osobním profilu každého používaťeľa). Zde rozhodujete, či nová údaje začínají viditelná celé organizácii (Veřejná), alebo už omezená na malou skupinu (Soukromá), s automatickými pravidly, kdo se přidá jako spolupracovnék.

Pre správu lidí v organizácii viz příručka Používatelia a tímy; pre detail oprávnenia jednotlivých rolí Role a oprávnenia.

Prehľad

Mokapen rozlišuje dvě úrovně viditeľnosťi u každého záznamu:

• Veřejná (otevřený zámek) — všichni členovia organizácie s oprávneniam zobraziť daný typ dat mohou záznam otevřít.
• Soukromá (uzavřený zámek) — len Vlastník záznamu, vybraní Spolupracovnéci (používaťelia alebo tímy) a lidé s vhodnými admin oprávneniami ho vidí; ostatní ho nenajdou v zoznamech, filtrech ani vyhľadávanie.

Stránka Zabezpečenie nenastavuje zámek u každého záznamu zvlášť: nastavuje výchozí správanie pri vytvorenie a v súkromném režimu, kdo se automaticky přidá jako spolupracovnék.

Kľúčové pravidlo (zobrazené i na stránke): režim Zabezpečenie platí len pre údaje uložená po změně nastavenia. Existující záznamy se hromadně nepřepočítávají: zachovají viditeľnosť a spolupracovnéky z doby uložení.

Kde to najít a kdo má prístup

Otvorte menu Organizácie (ikona budovy) → v postranní liště pod názvem organizácie zvoľte Zabezpečenie.

Iba Vlastníci organizácie vidí tuto položku menu a mohou ji měnit. Členové, Používatelia a nižší role nemají prístup k globálnímu nastavenia zabezpečenie (stále pracují u jednotlivých záznamů dle pravidiel níže).

Po každém uložení Mokapen zapíše aktualizaci do protokolu aktivit organizácie.

Veřejný režim

S vybraným Veřejným režimem každý nový záznam začíná s viditeľnosťí Veřejná: všichni kolegové oprávnenia pre danou oblast (napr. Predaj, Kontakty) ho vidí bez pridanie jako spolupracovnéků.

Co lzo pred uložením — pokud máte aspoň roli Používateľ, v náhledu vytvorenie môžete kliknout na zámek a přepnout záznam na Soukromý, pak ručně zvolit spolupracovnéky. Užitočné pre jednorázové výjimky (napr. kontakt len pre ředitele) bez změny nastavenia celé organizácie.

Príklad — Organizácie «Studio Alfa» ve verejném režimu. Obchodnék Laura vytvorí obchod: už se zobrazí jako verejný, viditelný celému predajnímu tímu. Pred uložením ho môže zprivátnit a pridať len manažera a tím «Vedení», pokud ide o strategického klienta.

Ve verejném režimu se pole Spolupracovnéci ve výchozím stavu neobjeví v rychlých dialozích vytvorenie: viditeľnosť je implicitně «celá organizácie», dokud jednotlivý záznam nezprivátníte.

Soukromý režim

S vybraným Soukromým režimem každý nový záznam začíná jako Soukromý. Počáteční spolupracovnéci nesú «celá organizácie», ale skupina definovaná v nastavenia (viz ďalšie sekce).

Co nelzo pri vytvorenie — kdo nie je Vlastník organizácie, nemôže nastavit nový záznam na Veřejný z dialogu: zámek zostane na Soukromém. Zabrání to provoznímu používaťeľi v náhodném rozšíření viditeľnosťi mimo firemní politiku.

Co lzo poté — Členové (a vyšší role) stále mohou pridať ďalšie spolupracovnéky u jednotlivého záznamu a rozšířit, kdo údaje vidí, aniž by byla verejná pre všetky. Iba Vlastník organizácie môže u záznamu přepnout Soukromý → Veřejný (ikona zámku pri úpravě).

Príklad — Organizácie «Consulting Beta» v súkromném režimu. Marco (Používateľ) vytvorí úloha: začne soukromě s předvyplněnými spolupracovnéky (Marco, jeho manažer, Team Master). Zámek nemôže odebrat, ale Člen môže pridať kolegu z tímu Projekt X, ak je to pre aktivitu potřeba.

Automatičtí spolupracovnéci (Zainteresovaní)

V súkromném režimu pod volbou Veřejná/Soukromá se objavia sakce Spolupracovnéci se třemi možnostmi (plus vy, vždy zahrnuti):

• Já — vždy aktívna: kdo údaje vytvorí, zostane medzi spolupracovnéky a môže je otevřít.
• Můj manažer — přidá hierarchického manažera z profilu tvůrce (pole Manažer v Používatelia a tímy).
• Moje tímy — přidá tímy, do ktorých tvůrce patří, jako spolupracovnéky (ne náhodné kolegy: tímové skupiny).

Zaškrtnutí lzo kombinovat: len manažer, len tímy, alebo obojí. Ak odškrtnete manažera i tímy, zůstanou len vy plus Team Master (ďalšie sekce).

Praktický příklad — Možnosti: Já + Můj manažer + Moje tímy. Sara je v tímu «Customer Care» a její manažer je Luca. Sara vytvorí tiket: počáteční spolupracovnéci = Sara, Luca, tím Customer Care, Team Master. Kolega z jiného oddělení ho neuvidí, dokud ho ručně nepřidáte.

Poznámka — pokud používaťeľ nemá v profilu manažera, «Můj manažer» nikoho nepřidá. Ak nepatří do tímů, «Moje tímy» nepřidá skupiny. Udržujte profily a tímy aktuální pred zapnutím súkromného režimu.

Team Master

Team Master je speciální tím, ktorý Mokapen vytvorí pre zabezpečenie organizácie. Členové vybraní na stránke Zabezpečenie tvoří tuto skupinu a sú vždy přidáni jako spolupracovnéci u každého nového záznamu v súkromném režimu — i keď je tvůrce nezná a ručně je nevybere.

Typicky zahrnete: Vlastníka, interní IT, DPO alebo compliance lead, kdo potřebuje průřezovou viditeľnosť citlivých dat.

Pri vytváření a úpravě záznamů — Team Master se zobrazí jako odznak s ikonou koruny. Vlastník organizácie ho môže u jednotlivého záznamu odebrat (s varovaniem), pokud pre ten prípad nie je potřeba; ostatní role ho vidí, ale z globální politiky ho nemohou odebrat.

Notifikace — keď někdo přidáte do Team Master, Mokapen pošle in-app notifikaci (a e-mail dle preferencí), stejně jako u běžného tímu.

Príklad — Team Master: Anna (Vlastník) a Paolo (IT). Každý nový soukromý kontakt od obchodnéka je viditelný tiež Anně a Paolovi, kromě obchodnéka a automatických spolupracovnéků z možností.

Čo sa stane pri přepnutí režimů

Zmena platí od okamžiku uložení dál. Představte si dvě sady dat: už uložená a nová k uložení.

Z Veřejného na Soukromý (napr. dnes)

• Existující záznamy — zůstanou jak sú. Veřejný kontakt včera zostane verejný; už soukromý úloha zostane soukromý se svými spolupracovnéky. Žádná automatická migrace.
• Záznamy vytvořené odteď — následují soukromý režim: uzavřený zámek, automatičtí spolupracovnéci + Team Master.
• Team Master — Mokapen vytvorí tím (pokud neexistoval) a uloží vybrané členy. V súkromném režimu je povinné aspoň jednoho.
• Dialogy vytvorenie — hned po uložení se objeví předvyplněné pole Spolupracovnéci a odznak Team Master; pre kohokoli, kdo nie je Vlastník org, nelzo soukromý zámek změnit.

Scénář «od dneška soukromě» — Pondělí ráno Vlastník zapne Soukromý s Já + Manažer + Team Master (sám a compliance). Odpoledne obchodnék vytvorí spoločnosť: začne soukromě, viditelná jemu, manažerovi a Team Master. 2 000 spoločnosťí v adresári zostane verejných, dokud je nezmeníte jednotlivě (alebo hromadnými nástroji, kde sú). Pre historická údaje plánujte projekt revizo spolupracovnéků / viditeľnosťi: nestane se to samo.

Z Soukromého na Veřejný

• Existující záznamy — opět bezo změny. Soukromý obchod se třemi spolupracovnéky zostane soukromý.
• Nová dátumy — začínají jako Veřejná; kdokoli s rolí Používateľ alebo vyšší môže u jednotlivého záznamu pred uložením znovu nastavit Soukromý.
• Team Master — speciální tím se odebere z organizácie (prístup a členství). Starší súkromné záznamy ho mohou stále uvádět medzi spolupracovnéky, dokud spolupracovnéky neaktualizujete.
• Nastavenia zainteresovaných — zaškrtnutí manažer/tímy se na nová údaje už neuplatňují.

Scénář «zpět na verejné» — Po důvěrném projektu org přepne na Veřejný. Soukromé projekty z obdobia zůstanou súkromné; úlohy od zítřka budú ve výchozím stavu verejné. Team Master zmizí: lidé, ktorí byli len v něm pre dohled, je musíte pridať ručně, alebo nastavit jinou politiku.

Viditelnost a spolupracovnéci u jednotlivých záznamů

Kromě globální politiky má každý záznam:

• Ikonu viditeľnosťi (zámek) — Veřejná alebo Soukromá pre ten záznam.
• Vlastníka — odpovědnou osobu; téměř vždy medzi skutečnými spolupracovnéky.
• Spolupracovnéky — používaťeľa a/alebo tímy, ktorí mohou otevřít soukromý záznam.

Ve verejné organizácii verejný záznam nevyžaduje spolupracovnéky: vidí ho všichni. Ak ho zprivátníte, musíte určit, kdo má prístup.

V súkromné organizácii nové záznamy začínají soukromě s přednastavenými spolupracovnéky; Členové a vyšší role mohou zoznam pri úpravě rozšířit. Používatelia s nižšími rolemi vidí spolupracovnéky len ku čtení.

V uložených filtrech je pole viditeľnosťi v súkromné organizácii dostupné len Vlastníkům; spolupracovnéky filtrují Členové a vyšší role.

Kdo môže co měnit (podľa role)

• Vlastník organizácie — konfiguruje Zabezpečenie; u libovolného záznamu přepíná Veřejná ↔ Soukromá; spravuje Team Master u jednotlivých záznamů; vidí filtre viditeľnosťi.
• Člen — nemôže otevřít stránku Zabezpečenie; u soukromých záznamů môže upravovat spolupracovnéky (pridať/odebrat, s omezeními Team Master pre ne-vlastníky).
• Používateľ / Omezený používaťeľ — vytvára údaje dle politiky; v súkromné org nemôže odemknout Veřejnou; spolupracovnéci u soukromých záznamů len ku čtení.
• Host — nespravuje org zabezpečenie; pracuje len s tím, co je sdíleno (napr. přiřazené projekty).

Príklady použití

• Advokátní kancelář — Soukromý + Team Master (seniorní partneři). Každý nový klientský kontakt je viditelný len tvůrci, manažerovi, tímům a partnerům. Asistenti z jiných tímů nevidí omylem cizí klienty.
• Kreativní agentura — Veřejný, s ručními výjimkami. Projekty a úlohy otevřené; pred uložením ponuky pre tajnou značku account manager zprivátní záznam a přidá len tím «Vedení».
• Přechod GDPR — Z Veřejného na Soukromý v dohodnutý den. Interní komunikace: «od 1. března sú nová údaje soukromá; historická je třeba projít.» Team Master = privacy lead + IT.
• Manažer vždy v obraze — Soukromý s «Můj manažer». Každý nový obchod vidí predajní manažer tvůrce bez ručního přidávání.
• Dočasný důvěrný projekt — Org zostane Veřejná; PM zprivátní jeden projekt a přidá vývojový tím. Po dokončení projekt archivuje bez změny globální politiky.

Související příručky

• Používatelia a tímy — manažeři, tímy, organizační role.
• Role a oprávnenia — co mohou Host, Používateľ, Člen a Vlastník.
• Organizácie a prístup — izolace medzi organizáciemi.
• Automatizácie — Vlastník toku a oprávnenia za běhu.

Časté dotazy

O: Ak dnes přepnu na Soukromý, stanou se včerejší údaje soukromá?

A: Nie. Nový režim platí len pre údaje uložená po změně. Historická údaje je třeba explicitně aktualizovat, ak je potřeba.

O: Môže Používateľ v súkromné organizácii vytvářet verejná dátumy?

A: Nie pri vytvorenie. Iba Vlastník organizácie môže u jednotlivého záznamu nastavit Veřejnou (pri vytvorenie alebo úpravě).

O: Môže byť soukromá organizácie, ale verejný záznam?

A: Áno, pokud Vlastník org nastaví zámek na Veřejný u daného záznamu. Je to zamýšlená výjimka z výchozího pravidla.

O: Čo sa stane s Team Master, keď se vrátím na Veřejný?

A: Tím se odebere z organizácie. Nová údaje ho už nebudú obsahovat. Staré súkromné záznamy ho mohou stále uvádět, dokud je neupraviete.

O: Přidá «Moje tímy» jednotlivé lidi alebo celý tím?

A: Přidá tímy, do ktorých patříte, jako spolupracovnéky (skupinová viditeľnosť). Kolegové údaje vidí, pokud patří do tímu alebo sú přidáni individuálně.

O: Kde nastavím heslo a 2FA pre celou organizácii?

A: Nie na této stránce. Každý používaťeľ spravuje vlastní heslo a dvoufaktorové ověření v Profil → Zabezpečenie. Tato stránka je len o viditeľnosťi CRM dat.