Sprievodca Mokapenom

Šablóny

Šablóny sú znovupoužitelné texty a rozložení, ktorá připraviete jednou a pak aplikujete kdekoli v Mokapenu: dokumenty, e-maily, SMS, WhatsApp Business, ponuky a objednávky. Namiesto opakovaného přepisování stejné zprávy alebo hlavičky PDF vyberete šablonu a Mokapen vyplní údaje kontaktu, spoločnosti alebo dokumentu pomocí proměnných.

Najdete je v nastavenia organizácie → Šablóny. Každý typ má vlastní editor a tok použití: níže podrobně podľa typu, pak společná pravidla (premenné, výchozí, správa).

K čemu slúži

• Rychlost — jedno kliknutia namiesto opětovného kopírování textů a formátování.
• Konzistence — stejný tón a grafika pre celý tím.
• Automatická personalizace — premenné se vyplní daty záznamu, na ktorém pracujete.
• Různé kanály, jedno místo — PDF, e-mail, SMS a WhatsApp zo stejné sekce Šablóny.

Jak přistupovat a vytvářet

1. Nastavenia organizácie → Šablóny.
2. Stlačte Nová šablóna → okno Vybrat podľa typu.
3. Zvoľte typ, vyplňte názov a obsah, vložte premenné, volitelně zapnite Výchozí, pak uložte.
4. V zoznamu môžete upravovat, Duplikovat alebo Odstrániť. Súkromie (kde je k dispozícii) omezuje, kdo šablonu vidí/používá.

Šablóna dokumentu

Je to HTML dokument ve formátu stránky (A4), s bohatím editorem (nadpisy, zoznamy, tabulky, obrázky, odkazy) a konfigurovatelnými okraji. Premenné môžete svázat s entitou adresáře / predaje (napr. kontakt, príležitosť), takže pri generování dokumentu z prepojeného záznamu se pole vyplní automaticky.

Co konfigurujete

• Názov šablóny a příznak Výchozí
• Okraje stránky
• Tělo dokumentu s proměnnými (tlačidlo Proměnná)
• Súkromie / členovia

Kde ji použijete — v aplikaci Dokumenty, pri vytváření zvoľte Ze šablóny namiesto startu od nuly. Mokapen načte obsah a, ak je dokument propolen s entitou, nahradí premenné daty toho záznamu.

Príklady — doprovodný dopis, klientský list, zápis z jednání, provozní postup s pevnou strukturou.

E-mailová šablóna

Je to tělo e-mailové zprávy (HTML) pre psaní z Mokapenu. Typické premenné pocházejí z kontaktu (jméno, e-mail, prepojená spoločnosť, …), plus údaje organizácie a aktuálního používaťeľa.

Co konfigurujete

• Názov, Výchozí, súkromie
• HTML tělo s proměnnými
• Volitelné okraje/rozložení e-mailového editoru

Kde ji použijete — pri psaní e-mailu (Zprávy / odoslania z karty): otvorte výběr Vybrat šablonu a tělo se vyplní. Předmět a text lzo pred odoslaniam stále upraviť (musí byť nastavena integrácie e-mail/SMTP).

Poznámka k automatizacím — akcie automatizácie Odeslat e-mail používá text/HTML definovaný v samotné akci. E-mailové šablóny v sekci Šablóny sú hlavně pre ruční odoslania; obsah šablóny lzo zkopírovat do akce.

Príklady — predajní follow-up, žádost o schôdzku, standardní odpověď na tiket, uvítací e-mail novému leadu.

SMS šablóna

Je to krátký text (bez PDF rozložení) pre odoslania SMS. Typické premenné sú z kontaktu. Nieobsahuje alias odesílatele: ten se nastavuje v integráciu SMS (schválený alias + kredit peněženky).

Co konfigurujete

• Názov a text zprávy
• Premenné tlačítkem Proměnná alebo psaním {
• Výchozí (volitelné)

Limity délky — v GSM abecedě je jedna SMS cca 160 znaků; s Unicode/emoji cca 70 na segment. Překročíte-li limit, zpráva se rozdělí na viac SMS (a stojí víc). Premenné po nahrazení mohou text prodloužit: vždy kontrolujte odhad znaků pri psaní.

Kde ji použijete

• Ruční odoslania — karta kontaktu (alebo spoločnosti) → Odeslat SMS → zvoľte šablonu: text se vloží a premenné se nahradí daty kontaktu.
• Automatizácie — akcie Odeslat SMS → lzo vybrat šablonu: text se vloží do zprávy. V automatizaci nedostanete stejné automatické «nahrazení podľa kontaktu» jako z karty: použite premenné automatizácie alebo text upravte.

Sprievodca kanálem: SMS.

Príklady — připomínka schôdzky, «objednávka připravena k vyzvednutí», OTP/interní kód (pokud politika dovolí), oznámení o zpoždění.

Šablóna WhatsApp Business

WhatsApp šablóny sú nejspecifičtější: nesú len «text uložený v Mokapenu». Sú to šablóny zpráv (HSM) schválené Metou. Bez schválené šablóny nemôžete zahájit (alebo znovu otevřít) konverzaci mimo 24hodinové okno zákaznické péče.

Dva způsoby, jak je dostat do Mokapenu

• Vytvoriť zo Šablon — Nová šablóna → WhatsApp Business: vyplňte názov, jazyk, kategorii a komponenty; Mokapen je tiež vytvorí u Mety a uloží lokální kopii.
• Synchronizovať — z Integrácie → WhatsApp Business môžete Synchronizovať šablóny / zobraziť modely už u Mety a importovať SCHVÁLENÉ do Šablon.

Názov a jazyk — názov u Mety povoluje len malá písmena, čísla a podtržítko (napr. order_shipped_cs), bez mezer. Jazyk musí odpovídat textu; každý jazyk potřebuje samostatnou šablonu.

Kategorie (zvoľte jednu konzistentní s obsahem, jinak Meta môže odmítnout):

• Utility — aktualizácie, ktoré používaťeľ očekává: stav objednávky, připomínka schôdzky, upozornění účtu.
• Marketing — promo akce, ponuky, newslettery: vyžadován explicitní WhatsApp opt-in.
• Authentication — OTP / ověřovací kódy ve formátu vyžadovaném Metou (nemíchejte s marketingem).

Struktura zprávy

• Hlavička (volitelná) — text (max 60 znaků) alebo média (obrázek, video, dokument) alebo poloha.
• Tělo (povinné) — max 1 024 znaků; vložte Meta placeholdery {{1}}, {{2}}… v pořadí bez mezer.
• Patička (volitelná) — max 60 znaků.
• Tlačítka (max 3) — rychlá odpověď, URL (HTTPS) alebo telefón; popisek max 20 znaků. Authentication šablóny používají OTP tlačítka Mety.

Premenné: Meta ↔ Mokapen — u Mety sú placeholdery {{1}}, {{2}}. V Mokapenu u WABA šablóny namapujete každé číslo na CRM proměnnou (napr. {{1}} → jméno kontaktu). Chybí-li mapovanie, môže byť šablóna pri odoslania nevybratelná, dokud premenné nenastaviete.

Schválení — Meta šablonu reviduje (často počas minut, někdy až ~24 hodin). Typické stavy: v revizi, schváleno, odmítnuto (s důvodem). Použít lzo len schválené. Zavádějící obsah, spam, špatná kategorie alebo chybné premenné sú časté důvody odmítnutí.

Kde ji použijete — karta kontaktu → Odeslat WhatsApp → zvoľte schválenou šablonu (a hodnoty placeholderů). Vyžaduje prepojenou integráciu WhatsApp Business a kredit/peněženku kde platí. Dnes nie je akcie automatizácie «Odeslat WhatsApp».

Plný sprievodca kanálem: WhatsApp Business.

Príklady — «objednávka odeslána», «schôdzka potvrzena», OTP kód, promo kampaň s opt-in.

Šablóna ponuky

Šablóna Ponuky nie je prostý text: je to rozložení obchodného PDF dokumentu (a náhled) používané na kartách nabídek. Definuje vzhled hlavičky, dat zákazníka, tabulky položek, podmínek a podpisu — celý tím vydává ponuky se stejným brandingem firmy.

Systémová rozložení vs. vlastní šablóna

• Mokapen už nabízí hotová rozložení volitelná na karte, napr. Items-text, Text-items, Items-text-signature, Text-items-signature (mení pořadí sekcí a přítomnost podpisu).
• Vytvoreniem šablóny typu Ponuka v Šablonách sestaviete vlastní rozložení (pak se objeví jako volba v poli Design ponuky).

Co konfigurujete v editoru Ponuky

• Hlavička a patička — logo, firemní údaje, číslování, pevné poznámky nahoře/dole stránky (s proměnnými).
• Levé / pravé bloky — dva HTML textové stĺpce (napr. vlevo: číslo ponuky a dátumy; vpravo: kontakty alebo údaje zákazníka) s tlačítkem Proměnná u každého.
• Tabuľka položek — téma (střídavé riadky, ohraničení, žiadne), stĺpce k zobrazenie (kód, popis, jednotková cena, množství, DPH, zľava, mezisoučet, …), popisek každého stĺpce, zarovnání a šířka v %.
• Obchodné podmienky — HTML blok pre platby, platnost ponuky, právní poznámky atd. (tiež premenné).
• Podpis — zapnout/vypnout a upraviť popisek (napr. «K akceptaci»).
• Pořadí sekcí / rozložení / okraje / výšky — uspořádání částí dokumentu a prostor na stránke.

Premenné ponuky typicky vystavují pole samotné ponuky, organizácie, používaťeľa a prepojená údaje (zákazník atd.), plus co je potřeba v náhledu pre riadky položek.

Kde ji použijete

• Karta Ponuka → pole Design: zvoľte systémové rozložení alebo vlastní šablonu.
• Náhled a PDF / odoslania dokumentu používají to rozložení s reálnymi daty karty (položky, součty, zákazník).
• V automatizacích, ktoré vytvářejí ponuky, lzo nastavit design šablóny, takže automaticky generovaná PDF už používají váš branding.

Sprievodca modulem: Ponuky.

Príklady — standardní B2B ponuka s cenovou tabulkou a 30denními podmienkami; «lehká» ponuka bez podpisu; ponuka s podpisem pre online akceptaci.

Šablóna objednávky

Šablóna Objednávky funguje jako u Ponuky: je to rozložení PDF/dokumentu objednávky, ne tělo zprávy. Editor používá stejnou logiku (hlavička/patička, levé/pravé bloky, tabuľka položek se sloupci a tématem, obchodné podmienky, podpis, okraje a pořadí sekcí).

Systémová rozložení — u objednávek tiež najdete varianty Items-text, Text-items, Items-text-signature, Text-items-signature, plus vlastní šablóny vytvořené v Šablóny → Objednávka.

Praktický rozdíl oproti nabídce — stejné nástroje skládání, ale vázané na entitu Objednávka (kód objednávky, dátumy, potvrzené položky, podmienky po akceptaci). Šablóna objednávky často znovu používá styl firemní ponuky s upraveným wordingem (napr. «potvrzení objednávky» namiesto «ponuka»).

Kde ji použijete

• Karta Objednávka → Design: systémové rozložení alebo vlastní šablóna.
• Náhled / PDF / odoslania dokumentu objednávky.
• Automatizácie vytvářející objednávky (napr. z akceptované ponuky) mohou aplikovat výchozí alebo vybranou šablonu objednávky.

Sprievodca modulem: Objednávky.

Príklady — potvrzení objednávky s tabulkou položek a IBAN; dokument expedice s podpisem odpovědné osoby; zjednodušené rozložení pre interní objednávky.

Premenné (společná pravidla)

• Dokument, E-mail, SMS, Ponuka, Objednávka — formát Mokapen {$entity.field} (napr. {$contact.name}, {$org.title}, {$current_date}). Vkládejte tlačítkem Proměnná alebo psaním { (SMS).
• WhatsApp — u Mety používate {{1}}, {{2}}…; v Mokapenu namapujete každé číslo na CRM proměnnou pred odoslaniam.
• Bez proměnných je šablóna pevný text/rozložení; s proměnnými se rovnaká šablóna přizpůsobí každému záznamu.

Rychlé shrnutí: typ → kde volíte

• Dokument → Dokumenty → Ze šablóny
• E-mail → psaní e-mailu → Vybrat šablonu
• SMS → Odeslat SMS (karta) alebo akcie automatizácie Odeslat SMS
• WhatsApp Business → Odeslat WhatsApp (karta); vytvorenie/sync tiež z integrácie WABA
• Ponuka → karta Ponuka → Design (+ PDF / automatizácie)
• Objednávka → karta Objednávka → Design (+ PDF / automatizácie)

Výchozí šablóna

Příznak Výchozí označuje výchozí šablonu daného typu (napr. standardní PDF ponuky tímu). Aktivní zostáva len jedna na typ: zapnutí jiné deaktivuje predchádzajúce výchozí.

Praktické tipy

• Jasné názvy (SMS – Připomínka schôdzky, PDF – Standardní ponuka 2026, WABA – order_shipped_cs).
• SMS: vyhněte se zbytečnému Unicode; kontrolujte segmenty po nahrazení proměnných.
• WhatsApp: Utility pre aktualizácie, Marketing len s opt-in; vždy namapujte placeholdery pred produkčním použitím.
• Ponuky/Objednávky: sladěte logo, stĺpce položek a právní podmienky ve sdílených šablonách, ne riadok po řádku na každé karte.
• Smazání WABA šablóny môže odstranit i u Mety; už vygenerovaná PDF zo šablóny Ponuky/Objednávky zůstanou.

Prípady použitia

• Predajní sada — jedna šablóna Ponuky + jedna Objednávky se stejnou grafikou; tím mení len údaje na karte.
• SMS připomínka — šablóna s časem/proměnnými; odoslania z karty alebo jako základ pre automatizaci.
• WhatsApp znovuotvorenia — schválená Utility šablóna pre zprávu zákazníkovi po 24 hodinách.
• Follow-up e-mail — E-mailová šablóna vybraná pri psaní po hovoru.
• Dokument z príležitosťi — šablóna Dokument s proměnnými obchodu/kontaktu, vytvořená Ze šablóny už vyplněná.
• Z ponuky do objednávky — automatizácie vytvářející objednávku s výchozí šablonou Objednávky.

Časté dotazy

O: Kde vytváram šablóny?

A: Nastavenia organizácie → Šablóny. Odtud spravujete všetky typy.

O: Proč sú Ponuka a Objednávka složitější než E-mail alebo SMS?

A: Pretože to nie je len text: definují rozložení PDF (bloky, tabuľka položek, podmienky, podpis, okraje). Používáte je z pole Design karty, ne z odoslania zprávy.

O: Jaký je rozdíl medzi SMS šablonou a WhatsApp šablonou?

A: SMS je lokální text Mokapen s proměnnými {$…}. WhatsApp používá šablóny schválené Metou ({{1}}, {{2}}…), s kategoriemi, limity a revizí; musí byť namapovanýy a schváleny pred odoslaniam.

O: Proč je WhatsApp šablóna pri odoslania neaktívna?

A: Obvykle chybí mapovanie placeholderů alebo schválení Metou. Dokončite premenné na šabloně alebo synchronizujte z Integrací.

O: V SMS automatizacích se premenné kontaktu nahrazují automaticky?

A: Nie jako pri odoslania z karty. V automatizaci se šablóna vloží; použite premenné automatizácie alebo text upravte.

O: Mohu E-mailovou šablonu použít v automatizacích?

A: Akcie Odeslat e-mail pracuje s vlastním textem akce. E-mailové šablóny sú hlavně pre ruční psaní (obsah lzo zkopírovat do akce).

O: K čemu slúži příznak Výchozí?

A: Označuje výchozí pre daný typ. Aktivní zostáva len jedna na typ.

O: Ak smažu šablonu Ponuky, zmizí stará PDF?

A: Nie. Už vygenerované dokumenty zůstanou; odstraníte len šablonu pre budúcí volby Design.

O: Kde se dozvím víc o kanálech a modulech?

A: Sprievodca Ponuky, Objednávky, SMS, WhatsApp Business.