Mokapenguiden

Mallar

Mallar är återanvändbara texter och layouter som du förbereder en gång och sedan applicerar var som helst i Mokapen: dokument, e-postmeddelanden, SMS, WhatsApp Business, offerter och beställningar. Istället för att skriva om samma meddelande eller samma PDF-huvud varje gång väljer du en mall och Mokapen fyller i kontakt-, företags- eller dokumentdata genom variabler.

Du hittar dem under Organisationsinställningar → Mallar. Varje typ har sin egen redigerare och användningsflöde: nedan är en djupdykning per typ, sedan de delade reglerna (variabler, standard, hantering).

Vad de är till för

• Hastighet — ett klick istället för att kopiera texter och formatera igen.
• Konsistens — samma ton och grafik för hela laget.
• Automatisk personalisering — variabler fylls med data från posten du arbetar med.
• Olika kanaler, ett ställe — PDF, e-post, SMS och WhatsApp från samma mallarsektion.

Hur man kommer åt och skapar

1. Organisationsinställningar → Mallar.
2. Trycka Ny mall → Välj efter typ fönster.
3. Välj typ, fyll i titel och innehåll, infoga variabler, aktivera valfritt Standard, spara sedan.
4. I listan kan du redigera, Duplicera, eller Radera. Privatliv (där tillgängligt) begränsar vem som kan se/använda mallen.

Dokumentmall

Det är ett HTML-dokument i sidformat (A4), med en rik editor (rubriker, listor, tabeller, bilder, länkar) och konfigurerbar marginaler. Du kan binda variabler till en adressbok/säljenhet (t.ex. kontakt, affärsmöjlighet) så att fält fylls i automatiskt när du genererar dokumentet från en länkad post.

Vad du konfigurerar

• Malltitel och standardflagga
• Sidmarginaler
• Dokumentets brödtext med variabler (Variabel knapp)
• Sekretess / medlemmar

Där du använder den — i Dokument app, när du skapar välj Från mall istället för att börja om från början. Mokapen laddar innehållet och, om dokumentet är länkat till en enhet, ersätter variabler med den postens data.

Exempel — Följebrev, kundblad, mötesprotokoll, verksamhetsförfarande med fast struktur.

E-postmall

Det är kropp av ett e-postmeddelande (HTML) för komposition från Mokapen. Typiska variabler kommer från kontakta (namn, e-post, länkat företag, …), plus organisation och aktuell användardata.

Vad du konfigurerar

• Titel, standard, integritet
• HTML-kropp med variabler
• Valfria e-postredigeringsmarginaler/layout

Där du använder den — in e-postsammansättning (Meddelanden / skicka från ett kort): öppna Välj mall väljaren och brödtexten fylls i. Du kan fortfarande redigera ämne och text innan du skickar (e-post/SMTP-integration måste konfigureras).

Anmärkning om automatiseringar — automatiseringsåtgärden Skicka e-post använder texten/HTML som definieras i själva åtgärden. E-postmallar i avsnittet Mallar är huvudsakligen för manuella sändningar; du kan fortfarande kopiera en malls innehåll till åtgärden.

Exempel — försäljningsuppföljning, mötesförfrågan, standardbiljettsvar, välkomstmail till en ny lead.

SMS mall

Det är en kort text (ingen PDF-layout) för SMS-sändning. Typiska variabler är från kontakta. Den inkluderar inte avsändaraliaset: som är konfigurerat i SMS integration (godkänt alias + plånbokskredit).

Vad du konfigurerar

• Titel och meddelandetext
• Variabler med knappen Variable eller genom att skriva {
• Standard (valfritt)

Längdgränser — i GSM-alfabetet handlar ett SMS om 160 tecken; med Unicode/emoji om 70 per segment. Om du går över delas meddelandet upp i flera SMS (och kostar mer). Variabler, när de väl bytts ut, kan förlänga texten: kontrollera alltid teckenuppskattningen i kompositionen.

Där du använder den

• Manuell sändning — kontakt- (eller företags-) kort → Skicka SMS → välj mall: texten infogas och variabler ersatt med den kontaktens data.
• Automatiseringar — Skicka SMS-åtgärd → du kan välja en mall: texten är inklistrad in i meddelandet. I automation får du inte samma automatiska "per kontakt"-ersättning som från kortet: använd automationsvariabler eller anpassa texten.

Kanalguide: SMS.

Exempel — mötespåminnelse, "beställning klar för upphämtning", OTP/intern kod (om tillåtet enligt policy), förseningsmeddelande.

WhatsApp Business mall

WhatsApp-mallar är de mest specifika: de är inte bara "text sparad i Mokapen". Det är de meddelandemallar (HSM) godkända av Meta. Utan en godkänd mall kan du inte starta (eller återuppta) ett samtal utanför kundtjänsten 24-timmars fönster.

Två sätt att få dem i Mokapen

• Skapa från mallar — Ny mall → WhatsApp Business: fyll i namn, språk, kategori och komponenter; Mokapen skapar dem också på Meta och sparar den lokala kopian.
• Synkronisera dem — från Integrations → WhatsApp Business kan du Synkronisera mallar / visa modeller som redan finns på Meta och importera GODKÄND in i mallar.

Namn och språk — Metanamnet tillåter endast gemener, siffror och understreck (till exempel. order_shipped_it), inga mellanslag. Språket måste matcha texten; varje språk behöver en separat mall.

Kategorier (välj en som överensstämmer med innehållet, annars kan Meta avvisa det):

• Nytta — uppdateringar som användaren förväntar sig: orderstatus, mötespåminnelse, kontovarningar.
• Marknadsföring — kampanjer, erbjudanden, nyhetsbrev: explicit WhatsApp opt-in krävs.
• Autentisering — OTP/verifieringskoder i Metas erforderliga format (blandas inte med marknadsföring).

Meddelandestruktur

• Rubrik (valfritt) — text (max 60 tecken) eller media (bild, video, dokument) eller plats.
• Kropp (obligatoriskt) — max 1 024 tecken; placera metaplatshållare {{1}}, {{2}}… i sekvens utan luckor.
• Sidfot (valfritt) — max 60 tecken.
• Knappar (max 3) — snabbsvar, URL (HTTPS) eller telefon; etikett max 20 tecken. Autentiseringsmallar använder Metas OTP-knappar.

Variabler: Meta ↔ Mokapen — på Meta platshållare är {{1}}, {{2}}. I Mokapen, på WABA-mallen, har du karta varje nummer till en CRM-variabel (t.ex. {{1}} → kontaktnamn). Om mappning saknas kan mallen vara ovalbar vid sändningstillfället tills du ställer in variablerna.

Godkännande — Meta granskar mallen (ofta på minuter, ibland upp till ~24 timmar). Typiska statusar: under granskning, godkänd, avvisad (med anledning). Endast godkänd de kan användas för att skicka. Vilseledande innehåll, skräppost, fel kategori eller felaktiga variabler är vanliga orsaker till avvisning.

Där du använder den — kontaktkort → Skicka WhatsApp → välj den godkända mallen (och platshållarvärdena). Kräver en ansluten WhatsApp Business-integration och kredit/plånbok där tillämpligt. Det finns inga (idag) automatiseringsåtgärd "Skicka WhatsApp".

Fullständig kanalguide: WhatsApp Business.

Exempel — "beställning skickad", "bokning bekräftad", OTP-kod, reklamkampanj med opt-in.

Citat mall

En offertmall är inte ren text: det är den kommersiell PDF-dokumentlayout (och förhandsgranskning) som används på citatkort. Den definierar hur rubrik, kunddata, artikeltabell, termer och signatur ser ut - så att hela teamet utfärdar erbjudanden med samma företags varumärke.

Systemlayouter kontra anpassad mall

• Mokapen erbjuder redan färdiga layouter som till exempel kan väljas på kortet Objekt-text, Text-objekt, Objekt-text-signatur, Text-objekt-signatur (de ändrar avsnittsordning och om en signatur finns).
• Genom att skapa en Citationstecken skriv mall i mallar, du bygger en beställnings- layout (då visas det som ett alternativ i offertens designfält).

Vad du konfigurerar i offertredigeraren

• Sidhuvud och sidfot — logotyp, företagsreferenser, numrering, fasta anteckningar överst/nederst på sidan (med variabler).
• Vänster / höger block — två HTML-textkolumner (t.ex. vänster: offertnummer och datum; höger: kontakter eller kunddata) med en variabelknapp på varje.
• Objekt tabell — tema (alternativa rader, ramar, inga), kolumner som ska visas (kod, beskrivning, enhetspris, kvantitet, moms, rabatt, delsumma, …), varje kolumns etikett, justering och bredd %.
• Kommersiella villkor — HTML-block för betalningar, erbjudandets giltighet, juridiska anmärkningar etc. (variabler även här).
• Signatur — aktivera/inaktivera och anpassa etiketten (t.ex. "För godkännande").
• Sektionsordning / layout / marginaler / höjder — hur dokumentdelar är ordnade och sidutrymme.

Offertvariabler exponerar vanligtvis fält för själva offerten, organisation, användare och länkade data (kund, etc.), plus vad som behövs i förhandsgranskningen för artikelrader.

Där du använder den

• Citationstecken kort → Design fält: välj en systemlayout eller din anpassade mall.
• Förhandsgranska och PDF / dokumentsändning använd den layouten med kortets verkliga data (artiklar, summor, kund).
• I automatiseringar som skapar citat kan du ställa in en designmall, så att PDF-filer som genereras automatiskt redan använder ditt varumärke.

Modulguide: Citat.

Exempel — Standard B2B-erbjudande med pristabell och 30-dagarsvillkor; "lätt" citat utan signatur; offert med signatur för godkännande online.

Beställningsmall

En ordermall fungerar som citatet: det är den beställ PDF/dokumentlayout, inte en meddelandetext. Redaktören använder samma logik (sidhuvud/sidfot, vänster/höger block, objekttabell med kolumner och tema, kommersiella termer, signatur, marginaler och avsnittsordning).

Systemlayouter — för beställningar hittar du även varianter som t.ex Objekt-text, Text-objekt, Objekt-text-signatur, Text-objekt-signatur, plus dina anpassade mallar skapade i Mallar → Beställ.

Praktisk skillnad vs citat — samma kompositionsverktyg, men knutna till Beställa enhet (orderkod, datum, bekräftade artiklar, villkor efter godkännande). Ofta återanvänder ordermallen företagets offertstil, med uppdaterad formulering (t.ex. "orderbekräftelse" istället för "erbjudande").

Där du använder den

• Beställa kort → Design: välj en systemlayout eller anpassad mall.
• Förhandsgranska / PDF / beställ dokument skicka.
• Automatiseringar som skapar beställningar (t.ex. från en accepterad offert) kan tillämpa standardbeställningsmallen eller den valda beställningsmallen.

Modulguide: Order.

Exempel — Orderbekräftelse med artikeltabell och IBAN; fullgörande dokument med ansvarig underskrift; förenklad layout för interna beställningar.

Variabler (delade regler)

• Dokument, e-post, SMS, offert, beställning — Mokapen-format {$entity.field} (till exempel. {$contact.name}, {$org.title}, {$current_date}). Sätt in dem med Variabel eller genom att skriva { (SMS).
• WhatsApp — på Meta du använder {{1}}, {{2}}…; i Mokapen mappar du varje nummer till en CRM-variabel innan du skickar.
• Utan variabler är mallen fast text/layout; med variabler anpassas samma mall till varje post.

Snabb sammanfattning: skriv → där du väljer det

• Dokumentera → Dokument → Från mall
• E-post → e-postsammansättning → Välj mall
• SMS → Skicka SMS (kort) eller Skicka SMS automatiseringsåtgärd
• WhatsApp Business → Skicka WhatsApp (kort); skapa/synkronisera även från WABA Integrations
• Citationstecken → Offertkort → Design (+ PDF / automatiseringar)
• Beställa → Beställningskort → Design (+ PDF / automatiseringar)

Standardmall

De Standard flaggan markerar standardmallen för den typen (t.ex. lagets standardoffert-PDF). Endast en förblir aktiv per typ: aktivering av en annan inaktiverar den tidigare standardinställningen.

Praktiska tips

• Rensa titlar (SMS – Tidspåminnelse, PDF – Standard offert 2026, WABA – order_shipped_it).
• SMS: undvik onödig Unicode; kontrollera segment efter variabelbyte.
• WhatsApp: Verktyg för uppdateringar, marknadsföring endast med opt-in; kartlägg alltid platshållare innan produktion används.
• Citat/order: anpassa logotyp, artikelkolumner och juridiska termer i delade mallar, inte rad för rad på varje kort.
• Att ta bort en WABA-mall kan också ta bort den på Meta; PDF-filer som redan genererats från en offert-/ordermall finns kvar.

Användningsfall

• Försäljningskit — en offertmall + en ordermall med samma grafik; laget ändrar endast data på kortet.
• SMS påminnelse — mall med tid/variabler; skicka från kortet eller som bas för automatisering.
• WhatsApp öppnar igen — godkänd verktygsmall för att skicka meddelanden till kunden efter 24 timmar.
• Uppföljningsmail — E-postmall vald i sammansättning efter ett samtal.
• Dokument från tillfälle — Dokumentmall med deal/kontaktvariabler, skapad från redan ifylld mall.
• Från offert till beställning — automatisering som skapar ordern med standardordermallen.

Vanliga frågor

F: Var skapar jag mallar?

S: Organisationsinställningar → Mallar. Därifrån hanterar du alla typer.

F: Varför är offert och beställning mer komplexa än e-post eller SMS?

S: Eftersom de inte bara är text: de definierar PDF-layouten (block, objekttabell, termer, signatur, marginaler). Du använder dem från kortets designfält, inte från ett skickat meddelande.

F: Vad är skillnaden mellan en SMS-mall och en WhatsApp-mall?

S: SMS är lokal Mokapen-text med {$…} variabler. WhatsApp använder Meta-godkända mallar ({{1}}, {{2}}...), med kategorier, begränsningar och granskning; de måste kartläggas och godkännas innan de skickas.

F: Varför är WhatsApp-mallen inaktiverad när du skickar?

S: Vanligtvis saknas platshållarmappning eller Meta-godkännande. Komplettera variabler på mallen eller synkronisera från integrationer.

F: Ersätts kontaktvariabler automatiskt i SMS-automatiseringar?

A: Inte som när du skickar från kortet. I automation klistras mallen; använda automationsvariabler eller anpassa texten.

F: Kan jag använda en e-postmall i automatiseringar?

S: Åtgärden Skicka e-post fungerar på åtgärdens egen text. E-postmallar är främst för manuell sammansättning (du kan kopiera deras innehåll till åtgärden).

F: Vad är standardflaggan för?

S: Det markerar standard för den typen. Endast en förblir aktiv per typ.

F: Om jag tar bort en offertmall, försvinner gamla PDF-filer?

S: Nej. Redan genererade dokument finns kvar; du tar bara bort mallen för framtida designval.

F: Var kan jag lära mig mer om kanaler och moduler?

A: Guider Citat, Order, SMS, WhatsApp Business.