Mokapenguiden

Fält

De Fält är dataordlistan för varje modul: namn, typ, obligatorisk status, standardvärde och vem som kan se eller redigera dem. Här skapar du anpassade fält och anpassa de som redan finns. Mekanismen är densamma för kontakter, företag, uppgifter, projekt, möten, möjligheter, offerter, beställningar, produkter, tjänster och biljetter.

Den här guiden täcker endast fält. För att placera dem på formuläret, se Kort; för att visa dem i en tabell se Lista och kolumner.

Förändringar är organisationsövergripande (de gäller för alla medlemmar), inte personliga preferenser.

Vad de är till för

• Standardisera — Samma etiketter och typer för hela laget.
• Förläng Mokapen — data som produkten inte har som standard (industri, kundkod, marginal...).
• Styra — erforderlig status, standard, synlighet och redigeringsrättigheter endast för vissa användare/lag.
• Mata resten — kort, lista, filter, import, automatiseringar och (där tillgängliga) rapportdiagram.

Var man hittar dem

1. Organisationsinställningar → områdesnav (Adressbok, Aktiviteter, Försäljning, Biljetter, …).
2. Enhetsinställningar (t.ex. Kontakter) → Fält kort.

Konfiguration är per enhet. Du behöver åtminstone Medlem roll. Att skapa ett anpassat fält kräver en Premium-plan som inkluderar Anpassade fält; att ändra layout/befintliga fält kräver en lämplig Premium-plan. Kontrollera tillgängligheten på din plan.

Skapa ett anpassat fält

1. Lägg till fält → Nytt fält modal.
2. Märka — synligt namn.
3. Intern titel — automatiskt genererad slug (import, API, system).
4. Typ — välj typ (lista nedan). Ofta går det inte att ändra efter att du har sparat.
5. Typalternativ (rullgardinsmeny, enstaka/multipelval, …).
6. Detta fält är obligatoriskt (frivillig).
7. Standard (valfritt) — initialt värde på nya kort.
8. Kan endast redigeras av användare/team och/eller Synlig endast för användare/team (frivillig).
9. Spara — placera sedan fältet på Kort och, om det behövs, in Lista och kolumner.

Fälttyper (en efter en)

När du skapar, välj en av dessa typer. För var och en: vad den är till för och när den ska användas.

Text

Kort enrads textfält (koder, korta titlar, referenser). Perfekt när svaret är fritt men kort. Om värden upprepas och måste kunna filtreras, föredra a Rullgardinsmeny.

Lång text

Flerradstextområde för anteckningar, beskrivningar, instruktioner. Använd inte för strukturerad data (status, kategorier): det gör filter och rapporter svårare.

Rullgardinsmeny

Lista över alternativ du definierar (Lägg till ett alternativ): användaren väljer en. Perfekt för interna statusar, industrier, nivåer, källor. Möjliggör konsekventa filter och diagram. Definiera alternativen innan du använder den i produktionen och undvik dubbletter av synonymer.

Flervalsrullgardinsmeny

Gilla rullgardinsmenyn, men du kan välja flera alternativ på en gång (t.ex. intressetaggar, aktiva kanaler). Användbart när en post tillhör flera kategorier samtidigt.

Datum

Välj ett datum (deadlines, kontraktsstart, försäljningstillfället). Föredrar det framför fritext för att sortera och filtrera efter period.

Tid

Tid på dygnet eller tidsmässigt värde (plats, återuppringningstid). Använd den när timmen spelar roll, inte bara dagen (för dagen använd Date).

Antal

Generiskt numeriskt värde (kvantitet, poäng, stycken). Det är inte ett valutabelopp: för pengar Belopp.

Belopp

Monetärt belopp (budget, kostnad, marginal i valuta). Designad för ekonomiska värden; i rapporter och listor uppträder det som ett penningmått.

Procentsats

Procentuellt värde (sannolikhet, rabatt, framsteg). Bättre än ett generiskt tal när betydelsen är "av 100".

Switch-knapp

Ja/nej växla (på/av). Idealisk för binära flaggor: "VIP-kund", "Att ringa tillbaka", "Billable". Tydligare än en kryssruta när åtgärden är en omedelbar på/av.

Kryssruta

Kryssruta för bekräftelser eller booleska alternativ ("Sekretess accepterad", "Dokument mottagna"). Liknar växeln i betydelse; välj den stil som känns mest naturlig för formsammanhanget.

Radioknapp

Exklusivt val bland ett fåtal alternativ som visas alla i en lista (inte i en stängd meny). Användbart med 2–5 mycket synliga alternativ (t.ex. Ja / Nej / Vet ej).

Användare

Välj en användare organisationen (intern kontakt, godkännare, specialist). Till skillnad från systemets intressent/ägare: det är ett ytterligare fält du definierar.

Team

Välj en team organisationen (ansvarig avdelning, stödcell). Användbar för gruppuppgifter utöver en enskild användare.

Hyperlänk

Klickbar URL (webbproduktsida, delad enhet, extern biljett). Bättre än fritext när den måste öppnas med ett klick.

E-post

Ytterligare e-postadress (certifierad post, operativ e-post, alias). Använd den dedikerade typen så att validering och användning i flöden förblir konsekventa jämfört med generisk text.

Telefon

Ytterligare telefonnummer (sekundär mobil, växel). Samma resonemang som e-post: dedikerad typ, inte fritext.

Adress

Strukturerad adress (sekundär plats, lager, arbetsplats). Föredra det framför en enda textrad om du behöver det i dokument eller kartor.

Världens länder

Val från en lista över länder. Du kan ställa in Enkelval eller Flerval. Idealisk för målmarknad, fraktland, geografiskt område utan att skriva för hand.

Referens till en annan enhet

Länka posten till en annan Mokapen-enhet (t.ex. på en Uppgift ett "Kund"-fält av typen Kontakt). Vid skapandet visas ett alternativ för varje systemenhet (Uppgift, Projekt, Kontakt, Företag, Biljett, Bokning, Produkt, Tjänst, Möjlighet, Offert, Order, Tidsbeställning, Dokument, … beroende på vad som är aktivt). Även här: Enkelval eller Flerval.

Använd den när relationen måste vara strukturerad (inte en anteckning "se Mario"). På så sätt förblir filter, anslutningar och navigering tillförlitliga.

Standardvärde

I modal, den Standard fältet anger startvärdet när en ny kortet skapas (där typen tillåter det).

• Vad det är till för — minska upprepade klick (Land = Italien, Intern status = Ny, VIP-brytare = av).
• Rullgardinsmeny — standarden ska matcha ett av de befintliga alternativen.
• Antal / belopp / procent — ange ett numeriskt värde som överensstämmer med typen.
• Text — initial sträng (använd sparsamt: den kan "förorena" data om användarna inte ändrar den).
• Obligatoriskt + standard — kortet är redan giltigt i det fältet vid skapande. användaren kan fortfarande ändra det (om de har redigeringsbehörighet).
• Ersätter inte — Synliga/redigerbara regler: en standard gör inte fältet synligt för dem som inte får se det.

Om du lämnar Default tomt börjar nya kort utan värde i det fältet (såvida inte enheten har systemlogik).

Villkorlig synlighet och redigering (användare / team)

Förutom obligatorisk status kan du begränsa vem ser och vem redigerar fältet. Det finns två separata kontroller i modalen:

• Synlig endast för användare/team — aktivera kryssrutan och välj sedan en eller flera användare och/eller team. Bara de ser fältet på kortet (och i sammanhang som respekterar denna regel). Den som inte finns med på listan ser den inte.
• Kan endast redigeras av användare/team — samma logik, men för redigera: andra användare kan se det (om det är synligt) men inte ändra det, eller inte se det alls om du kombinerar båda begränsningarna.

Hur de kombineras

• Endast Synlig begränsad → fältet är dolt för andra; de på listan ser den och (om inte annat) redigerar den.
• Endast Redigerbar begränsad → alla (med tillgång till kortet) kan se det; endast de valda redigerar den.
• Båda begränsade → typiskt för känsliga uppgifter (marginal, juridiska anteckningar, intern lön): få människor ser det och samma (eller en delmängd) redigerar det.
• Ingen kryssruta → fält öppet för alla som kan öppna kortet (med respekt för enhetens integritet/intressenter).

Team vs användare — du kan blanda: t.ex. "Sälj"-team + en namngiven admin. Vem som går med i eller lämnar laget får/förlorar tillgång baserat på teammedlemskap.

Typiska fall

• Marginal % på möjligheter — synlig/redigerbar endast av det seniora säljteamet.
• HR-anteckningar om interna kontakter — endast HR-team.
• Fältet "Leverantörskostnad" på produkter – redigerbart genom inköp, även synligt för försäljning som skrivskyddat (bredt synligt, smalt redigerbart).

Försiktighet — blanda inte ihop dessa regler med kortintegritet (intressenter) eller med hemanpassning: här begränsar du enda fält.

Obligatorisk status

Kontrollera Detta fält är obligatoriskt Om du sparar måste kortet kräva ett värde. Använd det sparsamt: för många obligatoriska fält saktar in datainmatningen. Kombinera ofta med en vettig Standard så snabba skapelser blockeras inte.

Redigera, återställ, radera

Klicka på fältnamnet i tabellen.

• System — inte redigerbar (eller nästan); kan inte raderas.
• Delvis redigerbar — etikett/krävs/etc.; typ ofta låst.
• Beställnings — du uppdaterar alternativ, standard, synlighet; du kan Radera.
• Återställa — på vissa standardfält anpassade av organisationen, återgår till Mokapens standard för det fältet.

Praktiska tips

• Arbetsorder: Fält → Kort → Kolumner (och, på Möjligheter/Uppgifter/Projekt, Diagram).
• Dropdown / enhet istället för fritext när du behöver jämföra och filtrera.
• Stabila etiketter: att byta namn förvirrar ofta laget och sparade filter.
• Innan du tar bort: import, automatiseringar, rapporter, kolumner.
• Känsliga data: använd Synlig/Redigerbar, lita inte bara på "ingen ser på den".

Användningsfall

• Bransch + intäkter på Kontakter — Nedrullningslistan för industrin + Belopp; tom industri Standard; både på kort och kolumner.
• Biljetter med allvar — obligatorisk meny P1–P3, standard P3.
• Reserverad marginal på möjligheter — Procentandel eller belopp med synlig och redigerbar endast för senior säljteam.
• Uppgift kopplat till kund — Fält för kontaktenhet (enkelt val).
• Produkt: länk till leverantörens sida — Hyperlänk + textkod; Synlig för alla, redigerbar endast vid köp.
• "Att ringa tillbaka" flaggan — Switch med standard avstängd; kolumnen i kontaktlistan.

Vanliga frågor

F: Jag skapade fältet men jag ser det inte på kortet.

S: När du skapar den placeras den inte i formuläret. Öppna Kort och dra den till förhandsvisningen. Om du har begränsat synlighet, kontrollera att du är bland de tillåtna användarna/teamen.

F: Gäller standarden även för befintliga kort?

S: Nej: det gäller vanligtvis ny kort. Redan skapade poster behåller de värden de hade.

F: Om jag begränsar synlighet, försvinner fältet också från kolumnlistan?

S: Synlighetsregler skyddar åtkomst till data på kortet enligt fältkonfigurationen. För rutnätet använder du fortfarande List & Columns; exponera inte i listan data som du vill hålla privat.

F: Kan jag ändra typ efter att jag har sparat?

A: Ofta nej. Bättre att skapa ett nytt fält av rätt typ.

F: Skillnaden mellan synlig och redigerbar?

A: Synlig = vem som ser den. Redigerbar = vem kan ändra dess värde. Används tillsammans för "skrivskyddad" eller "dold för alla utom...".

F: Varför ser jag inte Lägg till fält?

S: Premiumplan saknas med anpassade fält eller otillräckliga behörigheter.