La Guida di Mokapen

Campi

I Campi sono il dizionario dei dati di ogni modulo: nome, tipologia, obbligatorietà, valore predefinito e chi può vederli o modificarli. Qui crei i campi personalizzati e adatti quelli già presenti. Il meccanismo è lo stesso su Contatti, Aziende, Task, Progetti, Appuntamenti, Opportunità, Preventivi, Ordini, Prodotti, Servizi e Ticket.

Questa guida parla solo dei Campi. Per disporli sul form vedi Scheda; per mostrarli in tabella vedi Lista & Colonne.

Le modifiche sono di organizzazione (valgono per tutti i membri), non preferenze personali.

A cosa servono

• Standardizzare — stesse etichette e tipi per tutto il team.
• Estendere Mokapen — dati che il prodotto non ha di default (Settore, Codice cliente, Margine…).
• Governare — obbligatorietà, predefinito, visibilità e modifica solo per certi utenti/team.
• Alimentare il resto — scheda, elenco, filtri, import, automazioni e (dove previsto) grafici report.

Dove si trovano

1. Impostazioni organizzazione → hub area (Rubrica, Attività, Vendite, Ticket, …).
2. Impostazioni dell’entità (es. Contatti) → card Campi.

Si configura per entità. Serve almeno il ruolo di Membro. Creare un campo personalizzato richiede un piano Premium che includa i Campi personalizzati; modificare layout/campi esistenti richiede un piano Premium adeguato. Verifica disponibilità sul tuo piano.

Creare un campo personalizzato

1. Aggiungi campo → modale Nuovo campo.
2. Etichetta — nome visibile.
3. Titolo interno — slug generato automaticamente (import, API, sistema).
4. Tipologia — scegli il tipo (elenco sotto). Spesso non si cambia dopo il salvataggio.
5. Opzioni del tipo (menu a tendina, selezione singola/multipla, …).
6. Questo campo è obbligatorio (opzionale).
7. Predefinito (opzionale) — valore iniziale sulle nuove schede.
8. Modificabile solo da utenti/team e/o Visibile solo da utenti/team (opzionale).
9. Salva — poi metti il campo in Scheda e, se serve, in Lista & Colonne.

Tipologie di campo (una per una)

Alla creazione scegli una di queste tipologie. Per ognuna: a cosa serve e quando usarla.

Testo

Campo di testo breve su una riga (codici, titoli corti, riferimenti). Ideale quando la risposta è libera ma corta. Se i valori si ripetono e devono essere filtrabili, preferisci un Menu a tendina.

Testo lungo

Area di testo multilinea per note, descrizioni, istruzioni. Non usare per dati strutturati (stati, categorie): rende difficili filtri e report.

Menu a tendina

Lista di opzioni definite da te (Aggiungi un'opzione): l’utente ne sceglie una. Perfetto per stati interni, settori, livelli, fonti. Consente filtri e grafici coerenti. Definisci le voci prima di usarlo in produzione e evita sinonimi duplicati.

Menu a tendina scelta multipla

Come il menu a tendina, ma si possono selezionare più opzioni insieme (es. tag di interesse, canali attivi). Utile quando un record appartiene a più categorie contemporaneamente.

Data

Seleziona una data (scadenze, inizio contratto, data appuntamento commerciale). Preferiscila al testo “libero” per ordinare e filtrare per periodo.

Tempo

Orario o valore temporale (slot, ora di richiamo). Usalo quando conta l’ora, non solo il giorno (per il giorno usa Data).

Numero

Valore numerico generico (quantità, punteggio, pezzi). Non è un importo in valuta: per soldi usa Importo.

Importo

Importo monetario (budget, costo, margine in valuta). Pensato per valori economici; in report e liste si comporta come misura di denaro.

Percentuale

Valore percentuale (probabilità, sconto, avanzamento). Meglio di un numero generico quando il significato è “su 100”.

Pulsante a levetta

Interruttore sì/no (attivo/disattivo). Ideale per flag binari: “Cliente VIP”, “Da richiamare”, “Fatturabile”. Più chiaro di una casella se l’azione è on/off immediata.

Casella di controllo

Checkbox per conferme o opzioni booleane (“Accettato privacy”, “Documenti ricevuti”). Simile allo switch nel significato; scegli lo stile più naturale per il contesto del form.

Pulsante di opzione

Scelta esclusiva tra poche opzioni mostrate tutte in elenco (non in un menu chiuso). Utile con 2–5 alternative molto visibili (es. Sì / No / Non so).

Utente

Seleziona un utente dell’organizzazione (referente interno, approvatore, specialista). Diverso dallo stakeholder/owner di sistema: è un campo aggiuntivo che tu definisci.

Team

Seleziona un team dell’organizzazione (reparto responsabile, cellula di supporto). Utile per assegnazioni di gruppo oltre al singolo utente.

Collegamento ipertestuale

URL cliccabile (scheda prodotto web, drive condiviso, ticket esterno). Meglio del testo libero quando deve essere apribile con un click.

Email

Indirizzo email aggiuntivo (PEC, email operativa, alias). Usa il tipo dedicato così validazione e uso nei flussi restano coerenti rispetto a un testo generico.

Telefono

Numero di telefono aggiuntivo (cellulare secondario, centralino). Stesso ragionamento dell’email: tipo dedicato, non testo libero.

Indirizzo

Indirizzo strutturato (sede secondaria, magazzino, cantiere). Preferiscilo a un’unica riga di testo se ti serve in documenti o mappe.

Paesi del mondo

Scelta da elenco paesi. Puoi impostare Selezione singola o Selezione multipla. Ideale per mercato di riferimento, paese di spedizione, area geografica senza digitare a mano.

Riferimento a un’altra entità

Collega il record a un’altra entità Mokapen (es. su un Task un campo “Cliente” di tipo Contatto). In creazione compare un’opzione per ciascuna entità del sistema (Task, Progetto, Contatto, Azienda, Ticket, Prenotazione, Prodotto, Servizio, Opportunità, Preventivo, Ordine, Appuntamento, Documento, … a seconda di ciò che è attivo). Anche qui: Selezione singola o Selezione multipla.

Usalo quando la relazione deve essere strutturata (non una nota “vedi Mario”). Così filtri, connessioni e navigazione restano affidabili.

Valore predefinito

Nel modale, il campo Predefinito imposta il valore iniziale quando si crea una nuova scheda (dove il tipo lo consente).

• A cosa serve — ridurre click ripetuti (Paese = Italia, Stato interno = Nuovo, Switch VIP = spento).
• Menu a tendina — il predefinito dovrebbe corrispondere a una delle opzioni esistenti.
• Numero / Importo / Percentuale — inserisci un valore numerico coerente col tipo.
• Testo — stringa iniziale (usa con parsimonia: può “sporcare” dati se gli utenti non la cambiano).
• Obbligatorio + predefinito — la scheda nasce già valida su quel campo; l’utente può comunque modificarlo (se ha permesso di modifica).
• Non sostituisce — le regole di Visibile/Modificabile: un default non rende il campo visibile a chi non deve vederlo.

Se lasci Predefinito vuoto, le nuove schede partono senza valore su quel campo (a meno di logica di sistema dell’entità).

Visibilità e modifica condizionale (utenti / team)

Oltre all’obbligatorietà puoi limitare chi vede e chi modifica il campo. Sono due controlli separati nel modale:

• Visibile solo da utenti/team — attiva la spunta, poi scegli uno o più utenti e/o team. Solo loro vedono il campo in scheda (e nei contesti che rispettano questa regola). Chi non è nella lista non lo vede.
• Modificabile solo da utenti/team — stessa logica, ma per l’edit: altri utenti possono vederlo (se visibile) ma non cambiarlo, oppure non vederlo affatto se combini entrambe le restrizioni.

Come si combina

• Solo Visibile ristretto → il campo è nascosto agli altri; chi è in lista lo vede e (salvo altro) lo modifica.
• Solo Modificabile ristretto → tutti (con accesso alla scheda) possono vederlo; solo i selezionati lo editano.
• Entrambi ristretti → tipico per dati sensibili (margine, note legali, stipendio interno): pochi li vedono e gli stessi (o un sottoinsieme) li modificano.
• Nessuna spunta → campo aperto a tutti coloro che possono aprire la scheda (rispettando privacy/stakeholder dell’entità).

Team vs utente — puoi mescolare: es. team “Commerciale” + un admin nominativo. Chi entra o esce dal team eredita/perde l’accesso in base all’appartenenza al team.

Casi tipici

• Margine % sulle Opportunità — visibile/modificabile solo al team commerciale senior.
• Note HR su Contatti interni — solo team HR.
• Campo “Costo fornitore” su Prodotti — modificabile da Acquisti, visibile anche a Vendite in sola lettura (Visibile ampio, Modificabile stretto).

Attenzione — non confondere queste regole con la privacy della scheda (stakeholder) né con la Personalizzazione Home: qui limiti il singolo campo.

Obbligatorietà

Spunta Questo campo è obbligatorio se il salvataggio della scheda deve richiedere un valore. Usala con parsimonia: troppi obbligatori rallentano l’inserimento. Combina spesso con un Predefinito sensato per non bloccare le creazioni rapide.

Modificare, ripristinare, eliminare

Clicca il nome del campo in tabella.

• Di sistema — non modificabile (o quasi); non si elimina.
• Parzialmente modificabile — etichetta/obbligatorietà/ecc.; tipologia spesso bloccata.
• Personalizzato — aggiorni opzioni, default, visibilità; puoi Elimina.
• Ripristina — su alcuni campi standard personalizzati dall’org, torna al default Mokapen di quel campo.

Consigli pratici

• Ordine di lavoro: Campi → Scheda → Colonne (e, su Opportunità/Task/Progetti, Grafici).
• Menu a tendina / entità al posto del testo libero quando serve confrontare e filtrare.
• Etichette stabili: rinominare spesso confonde il team e i filtri salvati.
• Prima di eliminare: import, automazioni, report, colonne.
• Dati sensibili: usa Visibile/Modificabile, non affidarti solo a “nessuno lo guarda”.

Casi d’uso

• Settore + fatturato sui Contatti — Menu Settore + Importo; Predefinito Settore vuoto; entrambi in Scheda e Colonne.
• Ticket con severità — Menu P1–P3 obbligatorio, Predefinito P3.
• Margine riservato su Opportunità — Percentuale o Importo con Visibile e Modificabile solo team commerciale senior.
• Task collegato al cliente — campo entità Contatto (selezione singola).
• Prodotto: link scheda fornitore — Collegamento ipertestuale + codice Testo; Visibile a tutti, Modificabile solo Acquisti.
• Flag “Da richiamare” — Switch con Predefinito spento; colonna in elenco Contatti.

Domande frequenti

D: Ho creato il campo ma non lo vedo sulla scheda.

A: Crearlo non lo mette sul form. Apri Scheda e trascinalo nell’anteprima. Se hai ristretto la Visibilità, verifica di essere tra utenti/team ammessi.

D: Il Predefinito vale anche sulle schede già esistenti?

A: No: riguarda tipicamente le nuove schede. I record già creati restano con i valori che avevano.

D: Se limito la Visibilità, il campo sparisce anche dall’elenco colonne?

A: Le regole di visibilità proteggono l’accesso al dato in scheda secondo la configurazione del campo. Per la griglia usa comunque Lista & Colonne; non esporre in lista dati che vuoi tenere riservati.

D: Posso cambiare la tipologia dopo aver salvato?

A: Spesso no. Meglio creare un nuovo campo del tipo corretto.

D: Differenza tra Visibile e Modificabile?

A: Visibile = chi lo vede. Modificabile = chi può cambiarne il valore. Si usano insieme per “sola lettura” o “nascosto a tutti tranne…”.

D: Perché non vedo Aggiungi campo?

A: Piano Premium con Campi personalizzati mancante, oppure permessi insufficienti.