Aprende mokapen

Campos

Los Campos son el diccionario de datos de cada módulo: nombre, tipo, obligatoriedad, valor predeterminado y quién puede verlos o modificarlos. Aquí creas los campos personalizados y adaptas los ya existentes. El mecanismo es el mismo en Contactos, Empresas, Tareas, Proyectos, Citas, Oportunidades, Presupuestos, Pedidos, Productos, Servicios y Tickets.

Esta guía trata solo de los Campos. Para colocarlos en el formulario, consulta Tarjeta; para mostrarlos en tabla, consulta Lista & Columnas.

Los cambios son de organización (valen para todos los miembros), no preferencias personales.

Para qué sirven

• Estandarizar — mismas etiquetas y tipos para todo el equipo.
• Ampliar Mokapen — datos que el producto no tiene por defecto (Sector, Código de cliente, Margen…).
• Gobernar — obligatoriedad, predeterminado, visibilidad y edición solo para ciertos usuarios/equipos.
• Alimentar el resto — tarjeta, listado, filtros, importación, automatizaciones y (donde esté previsto) gráficos de informe.

Dónde se encuentran

1. Configuración de la organización → hub del área (Agenda, Actividades, Ventas, Tickets, …).
2. Configuración de la entidad (p. ej. Contactos) → tarjeta Campos.

Se configura por entidad. Se necesita al menos el rol de Miembro. Crear un campo personalizado requiere un plan Premium que incluya los Campos personalizados; modificar el diseño/campos existentes requiere un plan Premium adecuado. Comprueba la disponibilidad en tu plan.

Crear un campo personalizado

1. Agregar campo → modal Nuevo campo.
2. Etiqueta — nombre visible.
3. Título interno — slug generado automáticamente (importación, API, sistema).
4. Tipo — elige el tipo (lista abajo). A menudo no se puede cambiar después de guardar.
5. Opciones del tipo (menú desplegable, selección simple/múltiple, …).
6. Este campo es obligatorio (opcional).
7. Predeterminado (opcional) — valor inicial en las nuevas tarjetas.
8. Editable solo por usuarios/equipos y/o Visible solo para usuarios/equipos (opcional).
9. Guardar — luego coloca el campo en Tarjeta y, si hace falta, en Lista & Columnas.

Tipos de campo (uno a uno)

Al crear, elige uno de estos tipos. Para cada uno: para qué sirve y cuándo usarlo.

Texto

Campo de texto corto en una línea (códigos, títulos cortos, referencias). Ideal cuando la respuesta es libre pero breve. Si los valores se repiten y deben ser filtrables, prefiere un Menú desplegable.

Texto largo

Área de texto multilínea para notas, descripciones, instrucciones. No lo uses para datos estructurados (estados, categorías): dificulta filtros e informes.

Menú desplegable

Lista de opciones definidas por ti (Agregar una opción): el usuario elige una. Perfecto para estados internos, sectores, niveles, fuentes. Permite filtros y gráficos coherentes. Define las opciones antes de usarlo en producción y evita sinónimos duplicados.

Menú desplegable de selección múltiple

Como el menú desplegable, pero se pueden seleccionar varias opciones a la vez (p. ej. etiquetas de interés, canales activos). Útil cuando un registro pertenece a varias categorías a la vez.

Fecha

Selecciona una fecha (vencimientos, inicio de contrato, fecha de cita comercial). Prefiérela al texto «libre» para ordenar y filtrar por periodo.

Hora

Hora o valor temporal (franja, hora de llamada). Úsala cuando importa la hora, no solo el día (para el día usa Fecha).

Número

Valor numérico genérico (cantidad, puntuación, unidades). No es un importe en moneda: para dinero usa Importe.

Importe

Importe monetario (presupuesto, coste, margen en moneda). Pensado para valores económicos; en informes y listas se comporta como medida de dinero.

Porcentaje

Valor porcentual (probabilidad, descuento, avance). Mejor que un número genérico cuando el significado es «sobre 100».

Interruptor

Conmutador sí/no (activo/inactivo). Ideal para indicadores binarios: «Cliente VIP», «Para llamar», «Facturable». Más claro que una casilla si la acción es on/off inmediata.

Casilla de verificación

Casilla para confirmaciones u opciones booleanas («Privacidad aceptada», «Documentos recibidos»). Significado similar al interruptor; elige el estilo más natural para el contexto del formulario.

Botón de opción

Elección exclusiva entre pocas opciones mostradas todas en lista (no en un menú cerrado). Útil con 2–5 alternativas muy visibles (p. ej. Sí / No / No sé).

Usuario

Selecciona un usuario de la organización (referente interno, aprobador, especialista). Distinto del stakeholder/owner del sistema: es un campo adicional que tú defines.

Equipo

Selecciona un equipo de la organización (departamento responsable, célula de soporte). Útil para asignaciones de grupo más allá del usuario individual.

Hipervínculo

URL clicable (ficha de producto web, unidad compartida, ticket externo). Mejor que el texto libre cuando debe abrirse con un clic.

Email

Dirección de email adicional (correo certificado, email operativo, alias). Usa el tipo dedicado para que la validación y el uso en flujos sigan siendo coherentes frente a un texto genérico.

Teléfono

Número de teléfono adicional (móvil secundario, centralita). Misma lógica que el email: tipo dedicado, no texto libre.

Dirección

Dirección estructurada (sede secundaria, almacén, obra). Prefiérela a una sola línea de texto si la necesitas en documentos o mapas.

Países del mundo

Elección desde una lista de países. Puedes configurar Selección simple o Selección múltiple. Ideal para mercado de referencia, país de envío, área geográfica sin escribir a mano.

Referencia a otra entidad

Vincula el registro a otra entidad Mokapen (p. ej. en una Tarea un campo «Cliente» de tipo Contacto). Al crear aparece una opción por cada entidad del sistema (Tarea, Proyecto, Contacto, Empresa, Ticket, Reserva, Producto, Servicio, Oportunidad, Presupuesto, Pedido, Cita, Documento, … según lo que esté activo). También aquí: Selección simple o Selección múltiple.

Úsalo cuando la relación deba ser estructurada (no una nota «ver a Mario»). Así filtros, conexiones y navegación siguen siendo fiables.

Valor predeterminado

En el modal, el campo Predeterminado establece el valor inicial al crear una tarjeta nueva (cuando el tipo lo permite).

• Para qué sirve — reducir clics repetidos (País = Italia, Estado interno = Nuevo, Interruptor VIP = apagado).
• Menú desplegable — el predeterminado debe coincidir con una de las opciones existentes.
• Número / Importe / Porcentaje — introduce un valor numérico coherente con el tipo.
• Texto — cadena inicial (úsalo con moderación: puede «ensuciar» datos si los usuarios no la cambian).
• Obligatorio + predeterminado — la tarjeta nace ya válida en ese campo; el usuario puede modificarlo igualmente (si tiene permiso de edición).
• No sustituye — las reglas Visible/Editable: un valor predeterminado no hace visible el campo a quien no debe verlo.

Si dejas Predeterminado vacío, las nuevas tarjetas empiezan sin valor en ese campo (salvo lógica de sistema de la entidad).

Visibilidad y edición condicionales (usuarios / equipos)

Además de la obligatoriedad puedes limitar quién ve y quién modifica el campo. Son dos controles separados en el modal:

• Visible solo para usuarios/equipos — activa la casilla y elige uno o más usuarios y/o equipos. Solo ellos ven el campo en la tarjeta (y en los contextos que respetan esta regla). Quien no está en la lista no lo ve.
• Editable solo por usuarios/equipos — misma lógica, pero para la edición: otros usuarios pueden verlo (si es visible) pero no cambiarlo, o no verlo en absoluto si combinas ambas restricciones.

Cómo se combina

• Solo Visible restringido → el campo está oculto para los demás; quienes están en la lista lo ven y (salvo otra regla) lo modifican.
• Solo Editable restringido → todos (con acceso a la tarjeta) pueden verlo; solo los seleccionados lo editan.
• Ambos restringidos → típico para datos sensibles (margen, notas legales, salario interno): pocos lo ven y los mismos (o un subconjunto) lo modifican.
• Ninguna casilla → campo abierto a todos los que pueden abrir la tarjeta (respetando la privacidad/stakeholders de la entidad).

Equipo vs usuario — puedes mezclar: p. ej. equipo «Comercial» + un admin nominativo. Quien entra o sale del equipo gana/pierde el acceso según la pertenencia al equipo.

Casos típicos

• Margen % en Oportunidades — visible/editable solo para el equipo comercial senior.
• Notas de RR. HH. en Contactos internos — solo equipo de RR. HH.
• Campo «Coste proveedor» en Productos — editable por Compras, visible también a Ventas en solo lectura (Visible amplio, Editable estrecho).

Atención — no confundas estas reglas con la privacidad de la tarjeta (stakeholders) ni con la Personalización de Inicio: aquí limitas el campo individual.

Obligatoriedad

Marca Este campo es obligatorio si el guardado de la tarjeta debe exigir un valor. Úsalo con moderación: demasiados obligatorios ralentizan la introducción. Combínalo a menudo con un Predeterminado sensato para no bloquear las creaciones rápidas.

Modificar, restaurar, eliminar

Haz clic en el nombre del campo en la tabla.

• De sistema — no modificable (o casi); no se elimina.
• Parcialmente modificable — etiqueta/obligatoriedad/etc.; el tipo suele estar bloqueado.
• Personalizado — actualizas opciones, valor predeterminado, visibilidad; puedes Eliminar.
• Restaurar — en algunos campos estándar personalizados por la organización, vuelve al valor predeterminado Mokapen de ese campo.

Consejos prácticos

• Orden de trabajo: Campos → Tarjeta → Columnas (y, en Oportunidades/Tareas/Proyectos, Gráficos).
• Menú desplegable / entidad en lugar de texto libre cuando hay que comparar y filtrar.
• Etiquetas estables: renombrar a menudo confunde al equipo y a los filtros guardados.
• Antes de eliminar: importación, automatizaciones, informes, columnas.
• Datos sensibles: usa Visible/Editable, no confíes solo en «nadie lo mira».

Casos de uso

• Sector + facturación en Contactos — Menú Sector + Importe; Predeterminado Sector vacío; ambos en Tarjeta y Columnas.
• Tickets con severidad — Menú P1–P3 obligatorio, Predeterminado P3.
• Margen reservado en Oportunidades — Porcentaje o Importe con Visible y Editable solo para el equipo comercial senior.
• Tarea vinculada al cliente — campo entidad Contacto (selección simple).
• Producto: enlace ficha proveedor — Hipervínculo + código Texto; Visible para todos, Editable solo Compras.
• Indicador «Para llamar» — Interruptor con Predeterminado apagado; columna en el listado de Contactos.

Preguntas frecuentes

P: He creado el campo pero no lo veo en la tarjeta.

R: Crearlo no lo pone en el formulario. Abre Tarjeta y arrástralo a la vista previa. Si has restringido la Visibilidad, comprueba que estás entre los usuarios/equipos admitidos.

P: ¿El Predeterminado también vale para las tarjetas ya existentes?

R: No: suele afectar a las tarjetas nuevas. Los registros ya creados conservan los valores que tenían.

P: Si limito la Visibilidad, ¿el campo desaparece también del listado de columnas?

R: Las reglas de visibilidad protegen el acceso al dato en la tarjeta según la configuración del campo. Para la cuadrícula usa igualmente Lista & Columnas; no expongas en lista datos que quieras mantener reservados.

P: ¿Puedo cambiar el tipo después de guardar?

R: A menudo no. Mejor crear un campo nuevo del tipo correcto.

P: ¿Diferencia entre Visible y Editable?

R: Visible = quién lo ve. Editable = quién puede cambiar su valor. Se usan juntos para «solo lectura» o «oculto para todos excepto…».

P: ¿Por qué no veo Agregar campo?

R: Falta el plan Premium con Campos personalizados, o permisos insuficientes.