Ghidul Mokapen

Câmpuri

Câmpurile sunt dicționarul de date al fiecărui modul: nume, tip, caracter obligatoriu, valoare implicită și cine le poate vedea sau modifica. Aici creați câmpuri personalizate și adaptați pe cele deja existente. Mecanismul este același la Contacte, Companii, Task-uri, Proiecte, Programări, Oportunități, Oferte, Comenzi, Produse, Servicii și Ticket-uri.

Acest ghid tratează doar Câmpurile. Pentru a le așeza pe formular, consultați Card; pentru a le afișa în tabelă, consultați Listă & Coloane.

Modificările sunt de organizație (valabile pentru toți membrii), nu preferințe personale.

La ce folosesc

• Standardiza — aceleași etichete și tipuri pentru toată echipa.
• Extinde Mokapen — date pe care produsul nu le are implicit (Sector, Cod client, Marjă…).
• Guverna — caracter obligatoriu, implicit, vizibilitate și modificare doar pentru anumiți utilizatori/echipe.
• Alimenta restul — card, listă, filtre, import, automatizări și (unde este prevăzut) diagrame de raport.

Unde se găsesc

1. Setări organizație → hub zonă (Agendă, Activități, Vânzări, Ticket-uri, …).
2. Setările entității (ex. Contacte) → card Câmpuri.

Se configurează pe entitate. Este necesar cel puțin rolul de Membru. Crearea unui câmp personalizat necesită un plan Premium care include Câmpuri personalizate; modificarea layout-ului/câmpurilor existente necesită un plan Premium adecvat. Verificați disponibilitatea pe planul dvs.

Creați un câmp personalizat

1. Adaugă câmp → modal Câmp nou.
2. Etichetă — nume vizibil.
3. Titlu intern — slug generat automat (import, API, sistem).
4. Tip — alegeți tipul (lista de mai jos). Adesea nu se poate schimba după salvare.
5. Opțiuni ale tipului (dropdown, selecție unică/multiplă, …).
6. Acest câmp este obligatoriu (opțional).
7. Implicit (opțional) — valoare inițială pe cardurile noi.
8. Editabil doar de utilizatori/echipe și/sau Vizibil doar pentru utilizatori/echipe (opțional).
9. Salvează — apoi plasați câmpul în Card și, dacă e nevoie, în Listă & Coloane.

Tipuri de câmp (unul câte unul)

La creare, alegeți unul dintre aceste tipuri. Pentru fiecare: la ce folosește și când să-l folosiți.

Text

Câmp de text scurt pe un rând (coduri, titluri scurte, referințe). Ideal când răspunsul este liber, dar scurt. Dacă valorile se repetă și trebuie să fie filtrabile, preferați un Dropdown.

Text lung

Zonă de text multilinie pentru note, descrieri, instrucțiuni. Nu folosiți pentru date structurate (stări, categorii): îngreunează filtrele și rapoartele.

Dropdown

Listă de opțiuni definite de dvs. (Adaugă o opțiune): utilizatorul alege una. Perfect pentru stări interne, sectoare, niveluri, surse. Permite filtre și diagrame coerente. Definiți opțiunile înainte de utilizarea în producție și evitați sinonimele duplicate.

Dropdown cu selecție multiplă

Ca dropdown-ul, dar se pot selecta mai multe opțiuni împreună (ex. etichete de interes, canale active). Util când un înregistrare aparține simultan mai multor categorii.

Dată

Selectați o dată (scadențe, început contract, dată programare comercială). Prefereți-o textului „liber” pentru a sorta și filtra pe perioadă.

Oră

Oră sau valoare temporală (interval, oră de reapelare). Folosiți-o când contează ora, nu doar ziua (pentru zi folosiți Dată).

Număr

Valoare numerică generică (cantitate, scor, bucăți). Nu este o sumă în monedă: pentru bani folosiți Sumă.

Sumă

Sumă monetară (buget, cost, marjă în monedă). Concepută pentru valori economice; în rapoarte și liste se comportă ca măsură de bani.

Procent

Valoare procentuală (probabilitate, discount, progres). Mai bună decât un număr generic când sensul este „din 100”.

Comutator

Întrerupător da/nu (activ/inactiv). Ideal pentru indicatori binari: „Client VIP”, „De reapelat”, „Facturabil”. Mai clar decât o casetă dacă acțiunea este on/off imediat.

Casetă de selectare

Casetă pentru confirmări sau opțiuni booleene („Confidențialitate acceptată”, „Documente primite”). Sens similar comutatorului; alegeți stilul cel mai natural pentru contextul formularului.

Buton de opțiune

Alegere exclusivă între puține opțiuni afișate toate în listă (nu într-un meniu închis). Util cu 2–5 alternative foarte vizibile (ex. Da / Nu / Nu știu).

Utilizator

Selectați un utilizator al organizației (referent intern, aprobator, specialist). Diferit de stakeholder/owner de sistem: este un câmp suplimentar pe care îl definiți dvs.

Echipă

Selectați o echipă a organizației (departament responsabil, celulă de suport). Util pentru atribuiri de grup dincolo de utilizatorul individual.

Link hipertext

URL clicabil (fișă produs web, drive partajat, ticket extern). Mai bun decât textul liber când trebuie deschis cu un clic.

Email

Adresă de email suplimentară (email certificat, email operațional, alias). Folosiți tipul dedicat pentru ca validarea și utilizarea în fluxuri să rămână coerente față de un text generic.

Telefon

Număr de telefon suplimentar (mobil secundar, centrală). Aceeași logică ca la email: tip dedicat, nu text liber.

Adresă

Adresă structurată (sediu secundar, depozit, șantier). Prefereți-o unei singure linii de text dacă o folosiți în documente sau hărți.

Țările lumii

Alegere dintr-o listă de țări. Puteți seta Selecție unică sau Selecție multiplă. Ideal pentru piața de referință, țara de expediere, zona geografică fără tastare manuală.

Referință la o altă entitate

Legați înregistrarea de o altă entitate Mokapen (ex. pe un Task un câmp „Client” de tip Contact). La creare apare o opțiune pentru fiecare entitate a sistemului (Task, Proiect, Contact, Companie, Ticket, Rezervare, Produs, Serviciu, Oportunitate, Ofertă, Comandă, Programare, Document, … în funcție de ce este activ). Și aici: Selecție unică sau Selecție multiplă.

Folosiți-o când relația trebuie să fie structurată (nu o notă „vezi Mario”). Astfel filtrele, conexiunile și navigarea rămân fiabile.

Valoare implicită

În modal, câmpul Implicit setează valoarea inițială la crearea unui card nou (acolo unde tipul o permite).

• La ce folosește — reduce clicurile repetitive (Țară = Italia, Stare internă = Nou, Comutator VIP = oprit).
• Dropdown — implicitul ar trebui să corespundă uneia dintre opțiunile existente.
• Număr / Sumă / Procent — introduceți o valoare numerică coerentă cu tipul.
• Text — șir inițial (folosiți cu parcimonie: poate „polua” datele dacă utilizatorii nu îl schimbă).
• Obligatoriu + implicit — cardul se naște deja valid pe acel câmp; utilizatorul îl poate totuși modifica (dacă are permisiune de editare).
• Nu înlocuiește — regulile Vizibil/Editabil: un implicit nu face câmpul vizibil pentru cine nu trebuie să-l vadă.

Dacă lăsați Implicit gol, cardurile noi pornesc fără valoare pe acel câmp (cu excepția logicii de sistem a entității).

Vizibilitate și modificare condițională (utilizatori / echipe)

Pe lângă caracterul obligatoriu puteți limita cine vede și cine modifică câmpul. Sunt două controale separate în modal:

• Vizibil doar pentru utilizatori/echipe — activați bifa, apoi alegeți unul sau mai mulți utilizatori și/sau echipe. Doar ei văd câmpul pe card (și în contextele care respectă această regulă). Cine nu e pe listă nu îl vede.
• Editabil doar de utilizatori/echipe — aceeași logică, dar pentru editare: alți utilizatori îl pot vedea (dacă e vizibil) dar nu îl pot schimba, sau nu îl văd deloc dacă combinați ambele restricții.

Cum se combină

• Doar Vizibil restrâns → câmpul e ascuns celorlalți; cei de pe listă îl văd și (dacă nu există altceva) îl modifică.
• Doar Editabil restrâns → toți (cu acces la card) îl pot vedea; doar cei selectați îl editează.
• Ambele restrânse → tipic pentru date sensibile (marjă, note legale, salariu intern): puțini le văd și aceiași (sau un subset) le modifică.
• Nicio bifă → câmp deschis tuturor celor care pot deschide cardul (respectând confidențialitatea/stakeholderii entității).

Echipă vs utilizator — puteți amesteca: ex. echipa „Comercial” + un admin nominal. Cine intră sau iese din echipă câștigă/pierde accesul în funcție de apartenența la echipă.

Cazuri tipice

• Marjă % pe Oportunități — vizibilă/editabilă doar pentru echipa comercială senior.
• Note HR pe Contacte interne — doar echipa HR.
• Câmp „Cost furnizor” pe Produse — editabil de Achiziții, vizibil și Vânzărilor în doar citire (Vizibil larg, Editabil restrâns).

Atenție — nu confundați aceste reguli cu confidențialitatea cardului (stakeholderi) nici cu Personalizarea Pagina principală: aici limitați câmpul individual.

Caracter obligatoriu

Bifați Acest câmp este obligatoriu dacă salvarea cardului trebuie să pretindă o valoare. Folosiți cu parcimonie: prea multe obligatorii încetinesc introducerea. Combinați des cu un Implicit rezonabil ca să nu blocați creările rapide.

Modificați, restaurați, ștergeți

Faceți clic pe numele câmpului din tabelă.

• De sistem — needitabil (sau aproape); nu se șterge.
• Parțial editabil — etichetă/obligatoriu/etc.; tipul e adesea blocat.
• Personalizat — actualizați opțiuni, implicit, vizibilitate; puteți Șterge.
• Restaurează — pe unele câmpuri standard personalizate de organizație, revine la implicitul Mokapen al acelui câmp.

Sfaturi practice

• Ordinea de lucru: Câmpuri → Card → Coloane (și, pe Oportunități/Task-uri/Proiecte, Diagrame).
• Dropdown / entitate în loc de text liber când trebuie să comparați și filtrați.
• Etichete stabile: redenumirea frecventă derutează echipa și filtrele salvate.
• Înainte de ștergere: import, automatizări, rapoarte, coloane.
• Date sensibile: folosiți Vizibil/Editabil, nu vă bazați doar pe „nimeni nu se uită”.

Cazuri de utilizare

• Sector + cifră de afaceri pe Contacte — Meniu Sector + Sumă; Implicit Sector gol; ambele în Card și Coloane.
• Ticket-uri cu severitate — Meniu P1–P3 obligatoriu, Implicit P3.
• Marjă rezervată pe Oportunități — Procent sau Sumă cu Vizibil și Editabil doar pentru echipa comercială senior.
• Task legat de client — câmp entitate Contact (selecție unică).
• Produs: link fișă furnizor — Link hipertext + cod Text; Vizibil pentru toți, Editabil doar Achiziții.
• Indicator „De reapelat” — Comutator cu Implicit oprit; coloană în lista Contacte.

Întrebări frecvente

Î: Am creat câmpul, dar nu îl văd pe card.

R: Crearea nu îl pune pe formular. Deschideți Card și trageți-l în previzualizare. Dacă ați restrâns Vizibilitatea, verificați că sunteți printre utilizatorii/echipele admise.

Î: Implicitul se aplică și cardurilor deja existente?

R: Nu: privește de obicei cardurile noi. Înregistrările deja create păstrează valorile pe care le aveau.

Î: Dacă limitez Vizibilitatea, câmpul dispare și din lista de coloane?

R: Regulile de vizibilitate protejează accesul la date pe card conform configurației câmpului. Pentru grilă folosiți totuși Listă & Coloane; nu expuneți în listă date pe care vreți să le păstrați rezervate.

Î: Pot schimba tipul după salvare?

R: Adesea nu. Mai bine creați un câmp nou de tipul corect.

Î: Diferența dintre Vizibil și Editabil?

R: Vizibil = cine îl vede. Editabil = cine îi poate schimba valoarea. Se folosesc împreună pentru „doar citire” sau „ascuns tuturor în afară de…”.

Î: De ce nu văd Adaugă câmp?

R: Plan Premium cu Câmpuri personalizate lipsă sau permisiuni insuficiente.