Ghidul Mokapen

Integrări

Integrările conectează Mokapen la aplicațiile pe care le folosiți deja — calendar, agendă, e-mail, stocare cloud, e-commerce, facturare, marketing, mesagerie — astfel încât datele circulă în CRM fără copii manuale, exporturi în foi de calcul sau dublă introducere. Un contact creat pe site, o programare în calendar, o comandă din magazinul online sau un fișier pe Drive poate ajunge în înregistrarea potrivită din Mokapen, și invers.

Această pagină este prezentarea generală: ce sunt integrările, când merită folosite, ce avantaje aduc echipei și cum vă orientați în zona Integrări. Pentru fiecare aplicație conectabilă există (sau va exista) un ghid dedicat cu pașii concreți de conectare și configurare — de exemplu, Google Calendar, Google Contacts și Google Drive au deja propria pagină.

Ce sunt și cum funcționează

O integrare nu înlocuiește aplicația externă: creează un pod autorizat între contul dvs. (Google, Microsoft, Shopify etc.) și organizația Mokapen. Decideți ce sincronizați, în ce direcție și cu ce reguli; Mokapen execută alinierea în fundal sau la salvare, în funcție de tipul integrării.

Puncte cheie ale modelului Mokapen:

• Pe organizație — fiecare conexiune este valabilă în org-ul în care lucrați. Schimbați org → verificați ce integrări sunt active acolo.
• Pe utilizatorul care conectează — de obicei cine apasă «Conectează» autorizează propriul cont extern. Pe pagină vedeți Cont conectat (e-mailul serviciului) și cine a creat conexiunea.
• Partajare opțională — unele integrări (ex. stocare cloud) permit altor membri ai echipei să folosească aceeași conexiune, fără ca fiecare să se reconecteze.
• Stări vizibile — Conectat, Sincronizare în curs, Eroare: observați imediat dacă ceva nu merge.
• Deconectare — puteți revoca podul din Mokapen oricând. La deconectare, Mokapen afișează adesea o fereastră în care alegeți dacă păstrați datele deja importate în org (rămân în CRM, dar nu se mai sincronizează) sau le eliminați din Mokapen. Datele de pe serviciul extern (Google etc.) de obicei nu sunt șterse automat.

Integrările completează modulele CRM (contacte, programări, tranzacții, tichete, comenzi…) și Automatizările: multe acțiuni automate (trimitere e-mail, citire foi, SMS) necesită ca integrarea corespunzătoare să fie activă și validă.

Avantaje pentru echipă

• Un singur loc de lucru — agentul de vânzări vede pe contact e-mailuri, programări și tranzacții fără să deschidă cinci file.
• Mai puține erori — fără CSV-uri uitate sau contacte introduse de două ori cu date diferite.
• Istoric coerent — tichete, tranzacții și atașamente rămân legate de aceeași înregistrare.
• Timp economisit — sincronizare automată sau la cerere în loc de export/import săptămânal.
• Automatizări posibile — cu date actualizate în Mokapen, fluxurile și regulile pornesc pe informații reale.
• Scalabilitate — coleg nou: conectează aplicațiile sale sau folosește un cont partajat unde este prevăzut, fără să reconstruiască tot CRM-ul.

Unde găsiți zona Integrări

Din organizație, deschideți meniul utilizatorului și alegeți Integrări. Apare o grilă cu toate aplicațiile disponibile pentru planul dvs.: fiecare card arată numele, o scurtă descriere și starea (activă sau în curând).

La clic pe un card intrați în pagina integrării: acolo găsiți butonul de conectare a contului, setările de sincronizare, Salvează / Sincronizează / Deconectează. Nu toate integrările au aceleași opțiuni — calendar, agendă și cloud au ecrane diferite pentru că fac lucruri diferite.

Unele integrări necesită un plan superior (iconiță medalie): fără planul potrivit puteți citi descrierea, dar nu finaliza conexiunea.

Tipuri de integrare în Mokapen

Mokapen grupează integrările pe domeniu funcțional. Pe scurt, la ce servesc:

• Calendar — aliniază programările Mokapen cu calendare externe (Google Calendar, Outlook Calendar). Ideal pentru întâlniri cu clienți și agendă partajată.
• Agendă și vânzări — sincronizează contactele (Google Contacts, Outlook Contacts, îmbogățire date, LinkedIn…). Conectează CRM-ul la agenda pe care o folosiți zilnic.
• Stocare cloud — atașați și salvați fișiere din Google Drive, OneDrive etc. direct din înregistrările CRM.
• Comunicare — e-mail (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: mesaje legate de contacte și folosite de automatizări. Pentru Gmail, Microsoft 365 și ceilalți furnizori, pașii pe care îi faceți și în afara Mokapen sunt mai jos.
• Marketing — liste și campanii (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): contacte și statistici aliniate cu CRM-ul.
• E-commerce — Shopify, WooCommerce: produse, comenzi și clienți în fluxul de vânzări Mokapen.
• Facturare — ex. Fatture in Cloud: date master, produse, oferte și comenzi coerente între sisteme.
• Publicitate și întâlniri — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: date de campanii sau participanți acolo unde prevede conectorul.

Lista efectivă depinde de plan și de aplicațiile activate pentru org-ul dvs.: nu toate elementele sunt disponibile pentru toată lumea.

Conectarea unui cont (în general)

Fluxul este mereu similar, indiferent de furnizor:

1. Deschideți pagina integrării în Mokapen.
2. Apăsați butonul de conectare (Autentificare cu…, Sincronizează…, Conectează cont…).
3. Sunteți redirecționat către site-ul furnizorului (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Autentificați-vă cu contul pe care doriți să îl folosiți — poate fi diferit de e-mailul cu care intrați în Mokapen.
5. Citiți ce permisiuni solicită Mokapen și confirmați cu Permite / Autorizează.
6. Reveniți în Mokapen: apar setările și butoanele de sincronizare.

Dacă nu acceptați permisiunile, conexiunea nu se finalizează: Mokapen nu poate citi sau scrie date pe acel serviciu. Automatizările și funcțiile care depind de acea aplicație rămân blocate până autorizați.

După prima conexiune, Mokapen poate reînnoi accesul automat. Dacă schimbați parola, revocați aplicația din panoul furnizorului sau expiră sesiunea, în Mokapen apare adesea un mesaj de conexiune expirată: deconectați și reconectați.

Deconectarea unei integrări

Apăsând Deconectează pe o pagină de integrare se deschide o confirmare. Pe lângă introducerea cuvântului cerut, multe integrări întreabă ce să facă cu datele deja în Mokapen:

• Păstrează în Mokapen (opțiune implicită unde există) — contacte, programări, atașamente sau alte înregistrări importate rămân în CRM, dar legătura cu serviciul extern este întreruptă: nu mai există sincronizare bidirecțională până reconectați.
• Elimină din Mokapen — debifând casetele «Păstrează» sau activând comutatorul de eliminare, Mokapen șterge din org înregistrările sau referințele legate de acea sincronizare (ex. contacte importate din Google, linkuri atașamente Drive). Nu este o ștergere în masă pe Google / Microsoft / cloud extern: acolo datele rămân dacă nu le ștergeți manual.

Opțiunile variază după tipul integrării — ex. Google Contacts distinge contacte și companii; Google Drive propune eliminarea doar a linkurilor din Mokapen. Citiți întotdeauna fereastra înainte de confirmare, mai ales dacă schimbați contul sau org-ul.

Permisiuni și confidențialitate

Fiecare furnizor afișează o listă cu ce va putea face Mokapen (citire calendar, gestionare contacte, acces la fișiere create de aplicație, trimitere e-mail…). Mokapen solicită doar permisiunile necesare pentru acea integrare — nu acces generic la tot contul dacă nu este necesar.

În Mokapen, pe lângă permisiunile furnizorului, găsiți adesea:

• Vizibilitate — contacte sau date importate vizibile pentru întreaga org sau doar pentru dvs.
• Partajare conexiune — permiteți altor utilizatori să folosească contul dvs. conectat (unde este suportat).
• Autorizare explicită — la unele sincronizări (ex. agendă) o casetă «Autorizez copierea datelor…» de bifat înainte de sincronizare.

Combinați aceste alegeri cu rolurile și permisiunile Mokapen: un utilizator fără permisiune pe contacte nu gestionează oricum înregistrări pe care nu le poate vedea.

Direcția sincronizării

Multe integrări (calendar, agendă, liste marketing) permit alegerea în ce direcție circulă datele:

• Doar către Mokapen — aplicația externă alimentează CRM-ul; modificările din Mokapen nu se întorc.
• Doar către aplicația externă — Mokapen trimite date (ex. contacte create în CRM către agenda cloud).
• Ambele direcții — actualizările într-un sistem se reflectă în celălalt, cu reguli pentru duplicate și conflicte unde este prevăzut.

Alți conectori (fișiere, unele e-mailuri) funcționează mai «operativ»: atașează, salvează, trimite — fără sincronizare bidirecțională continuă a înregistrărilor master.

După fiecare modificare de setări folosiți Salvează și, unde există, Sincronizează pentru a aplica regulile.

Cazuri de utilizare tipice

Vânzări și CRM

• Import agenda Google sau Outlook în CRM și menținerea clienților aliniați.
• Conectare e-commerce: comandă online → contact + oportunitate în Mokapen.
• Facturare: ofertă în Mokapen coerentă cu documentul din sistemul de gestiune.

Operațiuni și agendă

• Întâlnire în Google Calendar → programare în Mokapen cu participanți și link către înregistrarea clientului.
• Programare creată în Mokapen → eveniment pe telefonul agentului de vânzări.
• Atașamente contract pe Drive legate de tranzacție, accesibile echipei.

Suport și comunicare

• E-mail IMAP legat de contact: istoric conversații pe înregistrare. Pe Microsoft 365 și Google Workspace administratorul domeniului trebuie să fi activat cutia; altfel autentificarea în Mokapen nu este suficientă.
• SMS sau WhatsApp din automatizare la declanșare tichet sau tranzacție.

Marketing

• Abonare newsletter → contact în Mokapen cu etichetă și campanie urmărită.
• Deschidere e-mail campanie Mailchimp → activitate vizibilă pe contactul CRM.

Fluxul ideal este descris și în Începeți cu Mokapen: e-mail → contact → sarcină → tranzacție → ofertă, cu integrări care evită salturile între aplicații.

Integrări și automatizări

Automatizările pot trimite e-mail, SMS, citi foi Google sau Excel online, crea tichete din formulare — dar numai dacă integrarea aferentă este activă la Proprietarul fluxului sau în org. Un pas «Trimite e-mail» eșuează dacă contul SMTP nu este conectat (cum îl conectați, inclusiv când un admin Google sau Microsoft trebuie să acționeze mai întâi, este în secțiunea Email); «Citește Google Sheet» fără cont Google valid, la fel.

Înainte de a pune un flux în producție, verificați integrările și permisiunile utilizatorului. Detalii acțiuni: Automatizări → Acțiuni legate de integrări.

Email: citirea poștei (IMAP) și trimiterea (SMTP)

Conectați cutia poștală din Integrări → Email. Nu este un login «Sign in with Google» sau «Sign in with Microsoft» ca la calendar. Pentru Gmail, Outlook.com, Yahoo și iCloud, Mokapen cere adresa și o parolă, și aproape niciodată nu este parola de pe site. O cutie de serviciu pe Microsoft 365 urmează alt drum, butonul Conectează-te cu Microsoft Office 365, iar administratorul tenantului trebuie să acționeze mai întâi. Dacă săriți peste asta, Microsoft refuză aplicația și Mokapen arată «Microsoft nu a autorizat această cutie».

Mokapen nu copiază e-mailurile pe propriile servere. Le citește și le trimite prin furnizorul dvs., live, și arată firul pe o înregistrare de contact sau firmă doar când adresa se potrivește. Conexiunea funcționează doar dacă acel furnizor acceptă Mokapen. Host, port și criptare pentru furnizorii din listă sunt completate de Mokapen. Le tastați doar dacă alegeți Alt cont de e-mail.

Deschideți Email și apăsați Sincronizează Email. Citirea este disponibilă de la planul Medium (până la 3 cutii) și planul Large (până la 10). Fără planul potrivit, sau peste acel număr, butonul deschide upgrade-ul în locul formularului. Odată cutia conectată, pe aceeași fișă există comutatorul Trimite (SMTP): acesta activează răspunsuri, redirecționări, automatizări și secvențe. Comutatorul este pe planul Large. Persoana care a conectat cutia o poate partaja cu întreaga organizație sau cu colegi individuali; ceilalți o folosesc fără să se autentifice din nou.

Există și o pagină Email SMTP. Dacă citirea este deja conectată, furnizorul și adresa de acolo rămân aceleași și nu pot fi schimbate. Pentru Gmail, Outlook.com, Yahoo, iCloud și un cont personalizat, parola de trimitere este aceeași folosită la citire. Pentru Microsoft 365 nu vă autentificați din nou cu parolă: trimiterea reutilizează consimțământul Microsoft, așa cum este descris mai jos.

Microsoft 365 și Office 365 (cutie de serviciu)

O cutie @firmă pe Microsoft 365 nu se conectează cu e-mail și parolă, și nu alegeți Outlook. Acea opțiune este pentru Outlook.com și Hotmail, poșta personală. Pentru serviciu alegeți Office 365 și apăsați Conectează-te cu Microsoft Office 365. Autentificați-vă cu contul de serviciu, cel pe care îl folosiți pentru Outlook pe web, nu cu un cont Microsoft personal.

Înainte de acel clic, administratorul Microsoft 365 trebuie să pregătească tenantul. Dacă nu o face, fereastra Microsoft se închide cu un refuz (adesea «Need admin approval») și Mokapen arată același avertisment pe care îl vedeți pe pagină. Nu este o parolă greșită. Cele trei lucruri pe care trebuie să i le cereți sunt aceleași pe care Mokapen le listează lângă buton.

Să vă atribuie la aplicația Mokapen CRM. În Microsoft Entra (portalul de identitate, fost Azure Active Directory) adminul deschide Enterprise applications, găsește Mokapen CRM, deschide Users and groups și vă adaugă utilizatorul. Alternativ dezactivează Assignment required pe acea aplicație: atunci oricine din tenant se poate conecta, fără o atribuire nominală. Dacă atribuirea este obligatorie și nu sunteți pe listă, Microsoft blochează autentificarea chiar când parola este corectă.

Consimțământ admin pentru IMAP și pentru Mail.Send. Când apăsați Connect, Microsoft cere permisiunea de a citi poșta prin IMAP (IMAP.AccessAsUser.All) și de a trimite prin Microsoft Graph (Mail.Send). În mulți tenanți un utilizator obișnuit nu le poate accepta singur. Adminul acordă admin consent pe aceeași aplicație Mokapen CRM. Fără acel consimțământ conexiunea nu se finalizează.

IMAP activat pe cutie. Pe cutiile noi IMAP este deja activ. Dacă cineva l-a dezactivat, consimțământul Microsoft nu ajunge și citirea nu pornește. Adminul îl reactivează în Exchange admin center (admin.exchange.microsoft.com): Recipients → Mailboxes → cutia dvs. → General → Manage email apps settings → IMAP enabled. Același comutator este în Microsoft 365 admin center (admin.microsoft.com): Users → Active users → persoana → Mail → Manage email apps. Trimiterea din Mokapen nu trece prin SMTP-ul autentificat al tenantului: folosește Microsoft Graph (Mail.Send). Nu cereți adminului să reactiveze Authenticated SMTP doar pentru Mokapen. Dacă cutia a fost conectată în trecut și trimiterea eșuează cu cererea de reconectare, reveniți la Integrări și apăsați din nou Conectează-te cu Microsoft Office 365: conexiunea veche nu are permisiunea Mail.Send.

După consimțământ, pe fișa cutiei activați Trimite (SMTP) și apăsați Sync. Mokapen reutilizează autentificarea Microsoft pe care tocmai ați făcut-o. Nu cere o parolă și nu vă trimite la pagina SMTP să vă autentificați din nou. De acolo cutia poate fi folosită pentru a scrie din CRM, pentru automatizări și pentru pool-ul de expeditori al secvențelor.

Gmail și Google Workspace

Google nu acceptă parola cu care deschideți Gmail. În Mokapen alegeți Gmail, introduceți adresa și, în câmpul parolă, o app password. O creați din contul Google după activarea verificării în 2 pași. Pașii sunt ai Google: app passwords. Este un șir care nu este parola reală. Dacă o revocați în Google, Mokapen oprește citirea cutiei: creați alta și lipiți-o din nou, atât pentru citire cât și când activați Trimite (SMTP).

Înainte de parolă, IMAP trebuie să fie activ în Gmail. Deschideți Gmail pe web, rotița → See all settings → Forwarding and POP/IMAP → Enable IMAP → Save changes. Dacă opțiunea lipsește sau este blocată, administratorul domeniului a dezactivat-o.

Cu o adresă de serviciu pe Google Workspace (nu @gmail.com) conexiunea depinde de Admin console, nu de o setare Mokapen. Adminul deschide Apps → Google Workspace → Gmail → End user access și, la POP and IMAP access, activează IMAP pentru utilizatori (Enable IMAP access for all users). Poate face asta pentru întreaga organizație sau doar pentru unitatea dvs. organizațională. Ghidul Google este Turn POP and IMAP on or off.

În aceeași setare Google poate limita IMAP la o listă de OAuth client IDs. Dacă adminul permite doar acei clienți, Mokapen nu se poate conecta: această pagină nu face «Sign in with Google», folosește e-mailul și o app password. O listă doar OAuth exclude acea metodă. Adminul trebuie să lase IMAP utilizabil de clienți care se autentifică cu app password și să lase oamenii să le genereze. Dacă organizația a dezactivat app passwords, Google nu le oferă și nu există alt buton în Mokapen care ocolește blocajul.

Când citirea și trimiterea sunt conectate, activați Trimite (SMTP) și sincronizați. Mokapen testează trimiterea cu aceeași app password. Dacă Google refuză, de obicei este parola contului în loc de app password, IMAP este dezactivat, sau Workspace a restricționat clienții.

Outlook.com și Hotmail

Alegeți Outlook, nu Office 365. Aceasta este pentru adrese outlook.com, hotmail.com și live.com. Introduceți adresa și parola contului. Dacă aveți verificare în 2 pași, Microsoft refuză adesea parola site-ului și cere o app password: o creați din contul Microsoft și o lipiți în Mokapen. Dacă autentificarea eșuează, urmați Microsoft app passwords și reîncercați. Folosiți aceeași parolă când activați Trimite (SMTP).

Această opțiune nu trece prin administratorul Exchange. Dacă cutia este de serviciu și domeniul este pe Microsoft 365, o app password Outlook.com nu deblochează tenantul: reveniți la Microsoft 365 și cereți adminului să conecteze aplicația Mokapen CRM.

Yahoo, iCloud și alt cont de e-mail

Yahoo nu acceptă parola site-ului. Din pagina de securitate a contului generați o app password și o folosiți în Mokapen, pentru citire și pentru trimitere. Pașii sunt pe pagina Yahoo: Yahoo app passwords. Dacă Yahoo are verificarea în 2 pași dezactivată, adesea nu vă lasă să creați acea parolă: activați-o mai întâi.

iCloud funcționează la fel. Pe Apple ID activați verificarea în 2 pași și generați o app-specific password. Nu este parola Apple ID și nu este codul dispozitivului. Apple explică cum o creați în App-specific passwords. Dacă Apple ID este gestionat de o firmă sau o școală (Apple Business Manager, sau un profil care interzice app passwords), doar acel admin poate debloca crearea. Mokapen nu are «Sign in with Apple» pe această pagină.

Alt cont de e-mail este serverul firmei, hostul sau un furnizor care nu este în listă. Nu există un portal unic. Cereți cui gestionează poșta trei valori pentru citire și trei pentru trimitere: host, port și criptare (SSL, TLS sau STARTTLS), plus dacă aveți nevoie de o parolă diferită de webmail. În Mokapen alegeți Alt cont de e-mail și completați-le. Dacă furnizorul a dezactivat IMAP sau trimiterea autentificată, autentificarea eșuează până le reactivează: nu există o setare Mokapen care o ocolește. Când activați Trimite (SMTP) pentru acest tip de cutie, Mokapen cere din nou hostul, portul și criptarea de trimitere, pentru că nu le poate ghici din numele de domeniu.

Dacă după conectare Google, Microsoft sau furnizorul revocă parola sau consimțământul, cutia din Mokapen intră în eroare. Deconectați-o și conectați-o din nou. Pentru Microsoft 365, apăsați din nou Conectează-te cu Microsoft Office 365 doar după ce adminul a confirmat atribuirea, consimțământul și IMAP activat.

Ghiduri dedicate pe aplicație

Pentru conectare pas cu pas și setări specifice, deschideți ghidul integrării de care aveți nevoie:

• Google Calendar — programări și calendar.
• Google Contacts — agendă de contacte.
• Google Drive — atașamente și arhivă de fișiere.
• Microsoft Outlook Calendar — programări și calendar Outlook.
• Microsoft Outlook Contacts — agendă Outlook.
• OneDrive — atașamente și cloud Microsoft.
• MailerLite — contacte și liste.
• MailerLite campanii — campanii trimise și acțiunile contactelor.
• MailChimp — audiență și abonați.
• MailChimp campanii — campanii trimise și acțiunile contactelor.
• Brevo — contacte, sincronizare bidirecțională.
• Brevo campanii — campanii trimise, deschideri și clicuri, webhook.
• MailUp — contacte, sincronizare bidirecțională.
• MailUp campanii — newsletter trimise; după trimiteri noi trebuie apăsat Sincronizează.
• Klaviyo — contacte, sincronizare bidirecțională.
• ActiveCampaign campanii — campanii trimise și acțiunile contactelor.
• Zoho Campaigns — campanii trimise.
• Shopify — produse, contacte și comenzi ale magazinului.
• WooCommerce — produse, contacte și comenzi ale magazinului.
• Fatture in Cloud — companii, produse, servicii, oferte și comenzi fiscale.
• SMS — trimitere SMS către contacte, manual sau din automatizare.
• WhatsApp Business — mesaje WhatsApp legate de CRM.
• Google Ads — lead-uri și campanii publicitare.
• Facebook Ads — lead-uri și campanii publicitare.
• LinkedIn Ads — lead-uri și campanii publicitare.
• Zoom — înscriși la webinar ca contacte. Nu este apelul video al programării.
• Fireflies, Fathom, MeetGeek, tl;dv, Grain, Read.ai, Jamie — transcrieri ale apelurilor în documente sau note.
• Slack — alerte pe canal și sarcini create din comandă.
• 3CX — popup contact, note de apel și click-to-call.
• Zapier — alte aplicații prin token API, fără OAuth în Mokapen.
• Chrome extensii — Gmail, Outlook pe web și LinkedIn. Nu este sincronizarea căsuței.
• Corporate data — date despre companii.

Poșta IMAP și SMTP (Gmail, Outlook.com, Microsoft 365, Yahoo, iCloud) este în același ghid, în secțiunea Email, nu pe o pagină separată.

Probleme frecvente (toate integrările)

• Conexiune expirată — deconectați în Mokapen și reconectați acceptând toate permisiunile.
• Sincronizare blocată pe «în curs» — așteptați; pe agende mari poate dura minute. Dacă nu se termină, deconectați și reconectați.
• Duplicate — adesea prima sincronizare fără reguli e-mail sau dublă conexiune aceluiași serviciu cu conturi diferite. Folosiți reguli anti-duplicat unde există și instrumentul Duplicate din contacte.
• Date lipsă — verificați direcția sincronizării, vizibilitatea «doar eu», permisiunile rolului Mokapen și că contul conectat este cel corect (e-mail afișat pe pagină).
• Automatizare eșuată — verificați integrarea Proprietarului fluxului și istoricul pașilor în Automatizări.

Sugestii pentru echipă

• Decideți cine conectează ce (ex. un cont calendar team@, un Drive de companie) și documentați intern.
• Conectați integrările înainte de importuri masive sau lansarea automatizărilor.
• Testați pe org sau date de test când sincronizarea este invazivă (agendă completă, calendar anual).
• Aliniați e-mailurile participanților / organizatorilor când folosiți un cont Mokapen diferit de contul calendar cloud.
• Revizuiți periodic integrările inactive sau utilizatorii care au părăsit org-ul — deconectați ce nu mai este necesar.
• Mokapen AI și rapoartele lucrează cu date deja în Mokapen: sincronizare regulată = asistent și panouri utile.