Ghidul Mokapen

Integrări

Integrările conectează Mokapen la aplicațiile pe care le folosiți deja — calendar, agendă, e-mail, stocare cloud, e-commerce, facturare, marketing, mesagerie — astfel încât datele circulă în CRM fără copii manuale, exporturi în foi de calcul sau dublă introducere. Un contact creat pe site, o programare în calendar, o comandă din magazinul online sau un fișier pe Drive poate ajunge în înregistrarea potrivită din Mokapen, și invers.

Această pagină este prezentarea generală: ce sunt integrările, când merită folosite, ce avantaje aduc echipei și cum vă orientați în zona Integrări. Pentru fiecare aplicație conectabilă există (sau va exista) un ghid dedicat cu pașii concreți de conectare și configurare — de exemplu, Google Calendar, Google Contacts și Google Drive au deja propria pagină.

Ce sunt și cum funcționează

O integrare nu înlocuiește aplicația externă: creează un pod autorizat între contul dvs. (Google, Microsoft, Shopify etc.) și organizația Mokapen. Decideți ce sincronizați, în ce direcție și cu ce reguli; Mokapen execută alinierea în fundal sau la salvare, în funcție de tipul integrării.

Puncte cheie ale modelului Mokapen:

• Pe organizație — fiecare conexiune este valabilă în org-ul în care lucrați. Schimbați org → verificați ce integrări sunt active acolo.
• Pe utilizatorul care conectează — de obicei cine apasă «Conectează» autorizează propriul cont extern. Pe pagină vedeți Cont conectat (e-mailul serviciului) și cine a creat conexiunea.
• Partajare opțională — unele integrări (ex. stocare cloud) permit altor membri ai echipei să folosească aceeași conexiune, fără ca fiecare să se reconecteze.
• Stări vizibile — Conectat, Sincronizare în curs, Eroare: observați imediat dacă ceva nu merge.
• Deconectare — puteți revoca podul din Mokapen oricând. La deconectare, Mokapen afișează adesea o fereastră în care alegeți dacă păstrați datele deja importate în org (rămân în CRM, dar nu se mai sincronizează) sau le eliminați din Mokapen. Datele de pe serviciul extern (Google etc.) de obicei nu sunt șterse automat.

Integrările completează modulele CRM (contacte, programări, tranzacții, tichete, comenzi…) și Automatizările: multe acțiuni automate (trimitere e-mail, citire foi, SMS) necesită ca integrarea corespunzătoare să fie activă și validă.

Avantaje pentru echipă

• Un singur loc de lucru — agentul de vânzări vede pe contact e-mailuri, programări și tranzacții fără să deschidă cinci file.
• Mai puține erori — fără CSV-uri uitate sau contacte introduse de două ori cu date diferite.
• Istoric coerent — tichete, tranzacții și atașamente rămân legate de aceeași înregistrare.
• Timp economisit — sincronizare automată sau la cerere în loc de export/import săptămânal.
• Automatizări posibile — cu date actualizate în Mokapen, fluxurile și regulile pornesc pe informații reale.
• Scalabilitate — coleg nou: conectează aplicațiile sale sau folosește un cont partajat unde este prevăzut, fără să reconstruiască tot CRM-ul.

Unde găsiți zona Integrări

Din organizație, deschideți meniul utilizatorului și alegeți Integrări. Apare o grilă cu toate aplicațiile disponibile pentru planul dvs.: fiecare card arată numele, o scurtă descriere și starea (activă sau în curând).

La clic pe un card intrați în pagina integrării: acolo găsiți butonul de conectare a contului, setările de sincronizare, Salvează / Sincronizează / Deconectează. Nu toate integrările au aceleași opțiuni — calendar, agendă și cloud au ecrane diferite pentru că fac lucruri diferite.

Unele integrări necesită un plan superior (iconiță medalie): fără planul potrivit puteți citi descrierea, dar nu finaliza conexiunea.

Tipuri de integrare în Mokapen

Mokapen grupează integrările pe domeniu funcțional. Pe scurt, la ce servesc:

• Calendar — aliniază programările Mokapen cu calendare externe (Google Calendar, Outlook Calendar). Ideal pentru întâlniri cu clienți și agendă partajată.
• Agendă și vânzări — sincronizează contactele (Google Contacts, Outlook Contacts, îmbogățire date, LinkedIn…). Conectează CRM-ul la agenda pe care o folosiți zilnic.
• Stocare cloud — atașați și salvați fișiere din Google Drive, OneDrive etc. direct din înregistrările CRM.
• Comunicare — e-mail (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: mesaje legate de contacte și folosite de automatizări.
• Marketing — liste și campanii (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): contacte și statistici aliniate cu CRM-ul.
• E-commerce — Shopify, WooCommerce: produse, comenzi și clienți în fluxul de vânzări Mokapen.
• Facturare — ex. Fatture in Cloud: date master, produse, oferte și comenzi coerente între sisteme.
• Publicitate și întâlniri — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: date de campanii sau participanți acolo unde prevede conectorul.

Lista efectivă depinde de plan și de aplicațiile activate pentru org-ul dvs.: nu toate elementele sunt disponibile pentru toată lumea.

Conectarea unui cont (în general)

Fluxul este mereu similar, indiferent de furnizor:

1. Deschideți pagina integrării în Mokapen.
2. Apăsați butonul de conectare (Autentificare cu…, Sincronizează…, Conectează cont…).
3. Sunteți redirecționat către site-ul furnizorului (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Autentificați-vă cu contul pe care doriți să îl folosiți — poate fi diferit de e-mailul cu care intrați în Mokapen.
5. Citiți ce permisiuni solicită Mokapen și confirmați cu Permite / Autorizează.
6. Reveniți în Mokapen: apar setările și butoanele de sincronizare.

Dacă nu acceptați permisiunile, conexiunea nu se finalizează: Mokapen nu poate citi sau scrie date pe acel serviciu. Automatizările și funcțiile care depind de acea aplicație rămân blocate până autorizați.

După prima conexiune, Mokapen poate reînnoi accesul automat. Dacă schimbați parola, revocați aplicația din panoul furnizorului sau expiră sesiunea, în Mokapen apare adesea un mesaj de conexiune expirată: deconectați și reconectați.

Deconectarea unei integrări

Apăsând Deconectează pe o pagină de integrare se deschide o confirmare. Pe lângă introducerea cuvântului cerut, multe integrări întreabă ce să facă cu datele deja în Mokapen:

• Păstrează în Mokapen (opțiune implicită unde există) — contacte, programări, atașamente sau alte înregistrări importate rămân în CRM, dar legătura cu serviciul extern este întreruptă: nu mai există sincronizare bidirecțională până reconectați.
• Elimină din Mokapen — debifând casetele «Păstrează» sau activând comutatorul de eliminare, Mokapen șterge din org înregistrările sau referințele legate de acea sincronizare (ex. contacte importate din Google, linkuri atașamente Drive). Nu este o ștergere în masă pe Google / Microsoft / cloud extern: acolo datele rămân dacă nu le ștergeți manual.

Opțiunile variază după tipul integrării — ex. Google Contacts distinge contacte și companii; Google Drive propune eliminarea doar a linkurilor din Mokapen. Citiți întotdeauna fereastra înainte de confirmare, mai ales dacă schimbați contul sau org-ul.

Permisiuni și confidențialitate

Fiecare furnizor afișează o listă cu ce va putea face Mokapen (citire calendar, gestionare contacte, acces la fișiere create de aplicație, trimitere e-mail…). Mokapen solicită doar permisiunile necesare pentru acea integrare — nu acces generic la tot contul dacă nu este necesar.

În Mokapen, pe lângă permisiunile furnizorului, găsiți adesea:

• Vizibilitate — contacte sau date importate vizibile pentru întreaga org sau doar pentru dvs.
• Partajare conexiune — permiteți altor utilizatori să folosească contul dvs. conectat (unde este suportat).
• Autorizare explicită — la unele sincronizări (ex. agendă) o casetă «Autorizez copierea datelor…» de bifat înainte de sincronizare.

Combinați aceste alegeri cu rolurile și permisiunile Mokapen: un utilizator fără permisiune pe contacte nu gestionează oricum înregistrări pe care nu le poate vedea.

Direcția sincronizării

Multe integrări (calendar, agendă, liste marketing) permit alegerea în ce direcție circulă datele:

• Doar către Mokapen — aplicația externă alimentează CRM-ul; modificările din Mokapen nu se întorc.
• Doar către aplicația externă — Mokapen trimite date (ex. contacte create în CRM către agenda cloud).
• Ambele direcții — actualizările într-un sistem se reflectă în celălalt, cu reguli pentru duplicate și conflicte unde este prevăzut.

Alți conectori (fișiere, unele e-mailuri) funcționează mai «operativ»: atașează, salvează, trimite — fără sincronizare bidirecțională continuă a înregistrărilor master.

După fiecare modificare de setări folosiți Salvează și, unde există, Sincronizează pentru a aplica regulile.

Cazuri de utilizare tipice

Vânzări și CRM

• Import agenda Google sau Outlook în CRM și menținerea clienților aliniați.
• Conectare e-commerce: comandă online → contact + oportunitate în Mokapen.
• Facturare: ofertă în Mokapen coerentă cu documentul din sistemul de gestiune.

Operațiuni și agendă

• Întâlnire în Google Calendar → programare în Mokapen cu participanți și link către înregistrarea clientului.
• Programare creată în Mokapen → eveniment pe telefonul agentului de vânzări.
• Atașamente contract pe Drive legate de tranzacție, accesibile echipei.

Suport și comunicare

• E-mail IMAP legat de contact: istoric conversații pe înregistrare.
• SMS sau WhatsApp din automatizare la declanșare tichet sau tranzacție.

Marketing

• Abonare newsletter → contact în Mokapen cu etichetă și campanie urmărită.
• Deschidere e-mail campanie Mailchimp → activitate vizibilă pe contactul CRM.

Fluxul ideal este descris și în Începeți cu Mokapen: e-mail → contact → sarcină → tranzacție → ofertă, cu integrări care evită salturile între aplicații.

Integrări și automatizări

Automatizările pot trimite e-mail, SMS, citi foi Google sau Excel online, crea tichete din formulare — dar numai dacă integrarea aferentă este activă la Proprietarul fluxului sau în org. Un pas «Trimite e-mail» eșuează dacă contul SMTP nu este conectat; «Citește Google Sheet» fără cont Google valid, la fel.

Înainte de a pune un flux în producție, verificați integrările și permisiunile utilizatorului. Detalii acțiuni: Automatizări → Acțiuni legate de integrări.

Ghiduri dedicate pe aplicație

Pentru conectare pas cu pas și setări specifice, deschideți ghidul integrării de care aveți nevoie:

• Google Calendar — programări și calendar.
• Google Contacts — agendă contacte.
• Google Drive — atașamente și stocare fișiere.
• Microsoft Outlook Calendar — programări și calendar Outlook.
• Microsoft Outlook Contacts — contacte Outlook.
• OneDrive — atașamente și stocare cloud Microsoft.
• MailerLite — contacte și liste email marketing.
• MailChimp — audiențe și abonați marketing.

Alte integrări vor avea pagini dedicate pe măsură ce le publicăm. Până atunci, folosiți pagina Integrări din Mokapen și descrierea de pe card.

Probleme frecvente (toate integrările)

• Conexiune expirată — deconectați în Mokapen și reconectați acceptând toate permisiunile.
• Sincronizare blocată pe «în curs» — așteptați; pe agende mari poate dura minute. Dacă nu se termină, deconectați și reconectați.
• Duplicate — adesea prima sincronizare fără reguli e-mail sau dublă conexiune aceluiași serviciu cu conturi diferite. Folosiți reguli anti-duplicat unde există și instrumentul Duplicate din contacte.
• Date lipsă — verificați direcția sincronizării, vizibilitatea «doar eu», permisiunile rolului Mokapen și că contul conectat este cel corect (e-mail afișat pe pagină).
• Automatizare eșuată — verificați integrarea Proprietarului fluxului și istoricul pașilor în Automatizări.

Sugestii pentru echipă

• Decideți cine conectează ce (ex. un cont calendar team@, un Drive de companie) și documentați intern.
• Conectați integrările înainte de importuri masive sau lansarea automatizărilor.
• Testați pe org sau date de test când sincronizarea este invazivă (agendă completă, calendar anual).
• Aliniați e-mailurile participanților / organizatorilor când folosiți un cont Mokapen diferit de contul calendar cloud.
• Revizuiți periodic integrările inactive sau utilizatorii care au părăsit org-ul — deconectați ce nu mai este necesar.
• Mokapen AI și rapoartele lucrează cu date deja în Mokapen: sincronizare regulată = asistent și panouri utile.