Ръководството на Мокапен

Интеграции

Интеграциите свързват Mokapen с приложенията, които вече използвате — календар, адресна книга, имейл, облачен архив, електронна търговия, фактуриране, маркетинг, съобщения — така данните циркулират в CRM без ръчни копия, експорт към таблици или двойно въвеждане. Контакт, създаден на сайта, среща в календара, поръчка от онлайн магазина или файл в Drive могат да попаднат в правилната карта в Mokapen и обратно.

Тази страница е общият преглед: какво са интеграциите, кога си струва да ги използвате, какви предимства носят на екипа и как да се ориентирате в зоната Интеграции. За всяко свързваемо приложение има (или ще има) специално ръководство с конкретните стъпки за свързване и настройка — например Google Calendar, Google Contacts и Google Drive вече имат своя страница.

Какво са и как работят

Интеграцията не замества външното приложение: създава упълномощен мост между вашия акаунт (Google, Microsoft, Shopify и т.н.) и вашата организация Mokapen. Вие решавате какво да се синхронизира, в коя посока и с какви правила; Mokapen извършва подравняването във фонов режим или при запис, според типа интеграция.

Ключови точки на модела Mokapen:

• По организация — всяко свързване важи в org-а, в който работите. Смените org → проверете кои интеграции са активни там.
• По потребителя, който свързва — обикновено който натисне „Свържи“ упълномощава собствения си външен акаунт. На страницата виждате Свързан акаунт (имейл на услугата) и кой е създал свързването.
• Незадължително споделяне — някои интеграции (напр. облачен архив) позволяват същият връзка да се ползва от други членове на екипа, за да не прави всеки вход отново.
• Видими състояния — Свързано, Синхронизация в ход, Грешка: веднага разбирате ако нещо не е наред.
• Прекъсване — можете да отмените моста от Mokapen по всяко време. При прекъсване Mokapen често показва прозорец, в който избирате дали да запазите в org вече импортираните данни (остават в CRM, но вече не се синхронизират), или да ги премахнете от Mokapen. Данните във външната услуга (Google и т.н.) обикновено не се изтриват автоматично.

Интеграциите стоят до модулите на CRM (контакти, срещи, сделки, тикети, поръчки…) и до Автоматизациите: много автоматични действия (изпращане на имейл, четене на таблици, SMS) изискват съответната интеграция да е активна и валидна.

Предимства за екипа

• Едно място за работа — търговецът вижда върху контакта имейл, срещи и сделки без да отваря пет раздела.
• По-малко грешки — без забравени CSV или контакти, написани два пъти с различни данни.
• Съгласувана история — тикети, сделки и прикачени файлове остават свързани със същите данни.
• Спестено време — автоматична или по заявка синхронизация вместо седмичен експорт/импорт.
• Възможни автоматизации — с актуални данни в Mokapen потоците и правилата тръгват върху реална информация.
• Мащабируемост — нов колега: свързва своите приложения или използва споделен акаунт, където е предвидено, без да преправя целия CRM.

Къде да намерите зоната Интеграции

Отвътре в организацията отворете потребителското меню и изберете Интеграции. Появява се мрежа с всички приложения, налични за вашия план: всяка карта показва име, кратко описание и състояние (активна или предстояща).

С клик върху карта влизате в страницата на интеграцията: там намирате бутона за свързване на акаунта, настройките за синхронизация, Запази / Синхронизирай / Прекъсни. Не всички интеграции имат едни и същи опции — календар, адресна книга и облак имат различни екрани, защото правят различни неща.

Някои интеграции изискват по-висок план (икона медал): без подходящ план можете да прочетете описанието, но не да завършите свързването.

Типове интеграции в Mokapen

Mokapen групира интеграциите по функционална област. Ето за какво служат накратко:

• Календар — подравнява срещите в Mokapen с външни календари (Google Calendar, Outlook Calendar). Идеално за клиентски срещи и споделен дневен ред.
• Адресна книга и продажби — синхронизира контакти (Google Contacts, Outlook Contacts). За намиране на нови фирми и лица за контакт използвайте Намери Lead; за попълване на италианска фирма с Partita IVA използвайте Фирмени данни.
• Облачен архив — прикачайте и запазвайте файлове от Google Drive, OneDrive и т.н. директно от картите в CRM.
• Комуникация — имейл (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: съобщения, свързани с контактите и използвани от автоматизациите. За Gmail, Microsoft 365 и останалите доставчици стъпките и извън Mokapen са по-долу.
• Маркетинг — списъци и кампании (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): контакти и статистики, подравнени с CRM.
• Електронна търговия — Shopify, WooCommerce: продукти, поръчки и клиенти в потока продажби на Mokapen.
• Фактуриране — напр. Fatture in Cloud: данни, продукти, оферти и поръчки, съгласувани между системите.
• Реклама и срещи — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: данни за кампании или участници, където конекторът го предвижда.

Действителният списък зависи от плана и активираните приложения за вашия org: не всички позиции са налични за всички.

Свързване на акаунт (общо)

Потокът винаги е подобен, независимо от доставчика:

1. Отворете страницата на интеграцията в Mokapen.
2. Натиснете бутона за свързване (Влез с…, Синхронизирай…, Свържи акаунт…).
3. Бивате пренасочени към сайта на доставчика (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Влезте с акаунта, който искате да използвате — може да е различен от имейла, с който влизате в Mokapen.
5. Прочетете какво Mokapen иска да може да прави и потвърдете с Разреши / Упълномощи.
6. Връщате се в Mokapen: появяват се настройки и бутони за синхронизация.

Ако не приемете правата, свързването не се завършва: Mokapen не може да чете, нито да пише данни в тази услуга. Автоматизации и функции, които зависят от това приложение, остават блокирани, докато не упълномощите.

След първото свързване Mokapen може да подновява достъпа автоматично. Ако смените парола, отмените приложението от панела на доставчика или сесията изтече, в Mokapen често се появява съобщение за изтекла връзка: прекъснете и свържете отново.

Прекъсване на интеграция

При натискане на Прекъсни на страница на интеграция се отваря потвърждение. Освен да напишете исканата дума, много интеграции ви питат какво да направят с данни, вече в Mokapen:

• Запази в Mokapen (опция по подразбиране, където е предвидена) — контакти, срещи, прикачени файлове или други импортирани записи остават в CRM, но връзката с външната услуга се прекъсва: няма повече двупосочна синхронизация, докато не свържете отново.
• Премахни от Mokapen — като махнете отметките „Запази“ или активирате превключвателя за премахване на връзки, Mokapen изтрива от org записите или препратките, свързани с тази синхронизация (напр. контакти, импортирани от Google, връзки към прикачени файлове в Drive). Не е масово изтриване в Google / Microsoft / външния облак: там данните остават, освен ако не ги изтриете на ръка.

Опциите се променят по тип интеграция — напр. Google Contacts разграничава контакти и фирми; Google Drive предлага да махне само връзките в Mokapen. Винаги четете прозореца преди да потвърдите, особено ако сменяте акаунт или org.

Права и поверителност

Всеки доставчик показва списък с това, което Mokapen ще може да прави (четене на календар, управление на контакти, достъп до файлове, създадени от приложението, изпращане на имейли…). Mokapen иска само правата, нужни за тази интеграция — не общ достъп до целия ви акаунт, ако не е нужно.

В Mokapen, освен правата на доставчика, често намирате:

• Видимост — импортирани контакти или данни, видими за целия org или само за вас.
• Споделяне на връзката — да позволите вашият свързан акаунт да се ползва от други потребители (където се поддържа).
• Изрично упълномощаване — при някои синхронизации (напр. адресна книга) отметка „Упълномощавам копирането на данните…“, която да поставите преди синхронизация.

Комбинирайте тези избори с ролите и правата в Mokapen: потребител без право върху контактите все пак не управлява карти, които не може да види.

Посока на синхронизацията

Много интеграции (календар, адресна книга, маркетингови списъци) позволяват да изберете накъде пътуват данните:

• Само към Mokapen — външното приложение захранва CRM; промените в Mokapen не се връщат.
• Само към външното приложение — Mokapen изпраща данните (напр. контакти, създадени в CRM, към облачната адресна книга).
• И в двете посоки — актуализации в едната система се отразяват в другата, с правила за дубликати и конфликти, където е предвидено.

Други конектори (файлов архив, някои имейли) работят по-скоро „оперативно“: прикачи, запази, изпрати — без непрекъсната двупосочна синхронизация на данните.

След всяка промяна на настройките използвайте Запази и, където има, Синхронизирай, за да приложите правилата.

Типични случаи на употреба

Продажби и CRM

• Импортиране на адресната книга Google или Outlook в CRM и поддържане на клиентите подравнени.
• Свързване на електронна търговия: онлайн поръчка → контакт + възможност в Mokapen.
• Фактуриране: оферта в Mokapen, съгласувана с документ в счетоводната система.

Оперативност и дневен ред

• Среща в Google календар → среща в Mokapen с участници и връзка към картата на клиента.
• Среща, създадена в Mokapen → събитие на телефона на търговеца.
• Прикачени договори в Drive, свързани със сделката, достъпни за екипа.

Поддръжка и комуникация

• Имейл по IMAP, свързан с контакта: история на разговорите в картата. При Microsoft 365 и Google Workspace администраторът на домейна трябва да е активирал кутията, иначе входът в Mokapen не стига.
• SMS или WhatsApp от автоматизация при тригер тикет или сделка.

Маркетинг

• Абонамент за бюлетин → контакт в Mokapen с етикет и проследена кампания.
• Отваряне на имейл кампания Mailchimp → дейност, видима върху контакта в CRM.

Идеалният поток е описан и в Започване с Mokapen: имейл → контакт → задача → сделка → оферта, с интеграции, които избягват прескачане между приложения.

Интеграции и автоматизации

Автоматизациите могат да изпращат имейли, SMS, да четат Google или Excel онлайн таблици, да създават тикети от формуляри — но само ако съответната интеграция е активна върху Собственика на потока или върху org. Стъпка „Изпрати имейл“ се проваля, ако SMTP акаунтът не е свързан (как да го свържете, включително когато е нужен администраторът на Google или Microsoft, е в раздела Имейл); „Прочети Google Sheet“ без валиден Google акаунт — същото.

Преди да пуснете поток в продукция, проверете интеграциите и правата на потребителя. Подробности за действията: Автоматизации → Действия, свързани с интеграции.

Имейл: четене на пощата (IMAP) и изпращане (SMTP)

Пощенската кутия се свързва от Интеграции → Имейл. Не е вход „Влез с Google“ или „Влез с Microsoft“ като при календара: за Gmail, Outlook.com, Yahoo и iCloud Mokapen иска адрес и парола и почти винаги тази парола не е паролата на сайта. За фирмена кутия Microsoft 365 пътят е друг — бутонът Свържи с Microsoft Office 365 — и преди това трябва да действа администраторът на tenant. Ако пропуснете тази стъпка, Microsoft отказва приложението и в Mokapen се появява „Microsoft не е упълномощил тази кутия“.

Mokapen не копира имейлите на своите сървъри. Чете ги и ги изпраща чрез вашия доставчик в реално време и в картата на контакт или фирма показва обмена само когато адресът съвпада. Затова свързването успява само ако този доставчик приема Mokapen. Host, порт и криптиране за доставчиците в списъка ги попълва Mokapen. Въвеждате ги само ако изберете Друг имейл акаунт.

Отворете Имейл и натиснете Синхронизирай имейл. Четенето е налично от план Medium (до 3 кутии) и от план Large (до 10). Без подходящ план или над този брой бутонът отваря надграждане вместо формуляра. След като кутията е свързана, на същата карта има превключвателя Изпращай (SMTP): той активира отговори, препращания, автоматизации и последователности. Превключвателят е от план Large. Който е свързал кутията, може да я сподели с цялата организация или с отделни колеги; останалите я ползват без да влизат отново.

Има и страница Имейл SMTP. Ако четенето вече е свързано, там доставчикът и адресът са същите и не се сменят. За Gmail, Outlook.com, Yahoo, iCloud и custom акаунта паролата за изпращане е същата като за четене. За Microsoft 365 не се прави нов вход с парола: изпращането използва отново съгласието на Microsoft, както е обяснено по-долу.

Microsoft 365 и Office 365 (фирмена кутия)

Кутия @фирма в Microsoft 365 не се свързва с имейл и парола и не трябва да избирате позицията Outlook. Тази позиция е Outlook.com и Hotmail — личната поща. За работата изберете Office 365 и натиснете Свържи с Microsoft Office 365. Влизате с фирмения акаунт, с който отваряте Outlook в браузъра, не с личен Microsoft акаунт.

Преди този клик администраторът на Microsoft 365 трябва да подготви tenant. Ако не го направи, прозорецът на Microsoft се затваря с отказ (често „Необходимо е одобрение от администратора“) и Mokapen показва същото предупреждение, което виждате на страницата. Не е грешна парола. Трите точки, които да му поискате, са същите, които Mokapen изброява до бутона.

Да ви назначи към приложението Mokapen CRM. В Microsoft Entra (порталът за идентичности, преди се казваше Azure Active Directory) администраторът отваря Фирмени приложения, на английски Enterprise applications, търси Mokapen CRM, влиза в Потребители и групи (Users and groups) и добавя вашия потребител. Алтернативно на това приложение изключва опцията Assignment required (задължително назначаване): тогава всеки в tenant може да се свърже без поименно назначаване. Ако назначаването е задължително и ви няма в списъка, Microsoft блокира входа дори при правилна парола.

Администраторско съгласие за IMAP и за Mail.Send. Когато натиснете Свържи, Microsoft иска разрешение да чете пощата чрез IMAP (IMAP.AccessAsUser.All) и да изпраща чрез Microsoft Graph (Mail.Send). В много tenant обикновен потребител не може да ги приеме сам. Администраторът на същото приложение Mokapen CRM дава администраторското съгласие. Без това съгласие свързването не се завършва.

IMAP включен на кутията. При новите кутии IMAP вече е активен. Ако някой го е изключил, съгласието на Microsoft не стига и четенето не тръгва. Администраторът го включва отново от административния център Exchange (admin.exchange.microsoft.com): Получатели → Пощенски кутии → вашата кутия → Общи → Управление на настройките на пощенските приложения → IMAP активиран. Същият превключвател е в центъра Microsoft 365 (admin.microsoft.com): Потребители → Активни потребители → човекът → Поща → Управление на пощенските приложения. Изпращането от Mokapen не минава през удостоверен SMTP на tenant: използва Microsoft Graph (Mail.Send). Не искайте от администратора да включва отново Authenticated SMTP само заради Mokapen. Ако кутията е била свързана в миналото и изпращането се проваля с искане да я свържете отново, върнете се в Интеграции и повторете Свържи с Microsoft Office 365: старото свързване няма правото Mail.Send.

След съгласието на картата на кутията активирайте превключвателя Изпращай (SMTP) и натиснете Синхронизирай. Mokapen използва отново току-що направения вход в Microsoft. Не ви иска парола и не ви праща на страницата SMTP да влизате отново. Оттам кутията е годна за писане от CRM, за автоматизациите и за пула податели на последователностите.

Gmail и Google Workspace

Google не приема паролата, с която влизате в Gmail. В Mokapen изберете Gmail, въведете адреса и в полето за парола — парола за приложения. Създава се от акаунта Google, след като сте активирали двустъпковата проверка. Стъпките са на Google: пароли за приложения. Това е низ, различен от истинската парола. Ако я отмените от Google, Mokapen спира да чете кутията: създавате нова и я поставяте отново, както при четене, така и когато активирате Изпращай (SMTP).

Преди паролата в Gmail трябва да е включен IMAP. Отворете Gmail в браузъра, зъбно колело → Вижте всички настройки → раздел Препращане и POP/IMAP → Активирай IMAP → Запази промените. Ако тази позиция я няма или е деактивирана и не можете да я пипате, администраторът на домейна я е изключил.

С фирмен адрес в Google Workspace (не @gmail.com) свързването зависи от административната конзола, не от опция в Mokapen. Администраторът отваря Приложения → Google Workspace → Gmail → Достъп на крайните потребители и в Достъп POP и IMAP активира IMAP достъп за потребителите (на английски Enable IMAP access for all users). Може да го направи за цялата организация или само за вашата единица. Ръководството на Google е Активиране или деактивиране на POP и IMAP.

В същата настройка Google позволява да ограничите IMAP до списък с OAuth клиенти. Ако администраторът избере само тези клиенти, Mokapen не влиза: тази страница не прави вход „Влез с Google“, а използва имейл и парола за приложения. Списъкът само с OAuth клиенти изключва този начин. Администраторът трябва да остави IMAP използваем и от клиенти, които се удостоверяват с парола за приложения, и да остави хората свободни да ги генерират. Ако организацията ги е деактивирала, Google не ви ги предлага и в Mokapen няма друг бутон, който да заобиколи блокадата.

Когато четенето и изпращането са свързани, активирайте Изпращай (SMTP) и синхронизирайте. Mokapen пробва изпращането със същата парола за приложения. Ако Google откаже, почти винаги паролата е тази на акаунта вместо паролата за приложения, IMAP е изключен или Workspace е ограничил клиентите.

Outlook.com и Hotmail

Изберете Outlook, не Office 365. Важи за адреси outlook.com, hotmail.com и live.com. Въведете адреса и паролата на акаунта. Ако имате двустъпкова проверка, Microsoft често отказва паролата на сайта и иска парола за приложения: създавате я от акаунта Microsoft и я поставяте в Mokapen. Ако входът се провали, следвайте паролите за приложения на Microsoft и опитайте отново. Същата парола се използва, когато активирате Изпращай (SMTP).

Тази позиция не минава през администратора Exchange. Ако кутията е служебна и домейнът е в Microsoft 365, паролата за приложения на Outlook.com не отключва tenant: върнете се към раздела Microsoft 365 и накарайте администратора да свърже приложението Mokapen CRM.

Yahoo, iCloud и друг имейл акаунт

Yahoo не приема паролата на сайта. От сигурността на акаунта генерирате парола за приложения и я използвате в Mokapen при четене и при изпращане. Стъпките са на страницата на Yahoo: пароли за приложения Yahoo. Ако Yahoo има изключена двустъпкова проверка, често изобщо не ви позволява да създадете тази парола: активирайте я първо.

iCloud работи по същия начин. На Apple ID активирате двустъпковата проверка и генерирате специфична парола за приложението. Не е паролата на Apple ID и не е кодът на устройството. Apple обяснява как да я създадете в Специфични пароли за приложения. Ако Apple ID се управлява от фирма или училище (Apple Business Manager или профил, който забранява паролите за приложения), само този администратор може да отключи създаването. Mokapen няма вход „Влез с Apple“ на тази страница.

Друг имейл акаунт е сървърът на фирмата, хостингът или доставчик, който не е в списъка. Няма един портал. Попитайте който управлява пощата за три данни за четене и три за изпращане: host, порт и криптиране (SSL, TLS или STARTTLS), плюс дали е нужна парола, различна от тази на webmail. В Mokapen изберете Друг имейл акаунт и ги попълнете. Ако доставчикът е изключил IMAP или удостовереното изпращане, входът се проваля, докато не ги включи отново: няма настройка в Mokapen, която да го заобиколи. Когато активирате Изпращай (SMTP) на кутия от този тип, Mokapen отново ви иска host, порт и криптиране за изпращане, защото не може да ги познае по името на домейна.

Ако след свързването Google, Microsoft или доставчикът отменят паролата или съгласието, кутията в Mokapen отива в грешка. Прекъснете я и я свържете отново. За Microsoft 365 повторете Свържи с Microsoft Office 365 едва след като администраторът е потвърдил назначаване, съгласие и включен IMAP.

Специални ръководства по приложение

За свързване стъпка по стъпка и конкретните настройки отворете ръководството на интеграцията, която ви трябва:

• Google Calendar — срещи и календар.
• Google Contacts — адресна книга контакти.
• Google Drive — прикачени файлове и файлов архив.
• Microsoft Outlook Calendar — срещи и календар Outlook.
• Microsoft Outlook Contacts — адресна книга Outlook.
• OneDrive — прикачени файлове и облачен архив Microsoft.
• MailerLite — контакти и списъци.
• MailerLite кампании — изпратени кампании и действия на контактите.
• MailChimp — аудитория и абонати.
• MailChimp кампании — изпратени кампании и действия на контактите.
• Brevo — контакти, двупосочна синхронизация.
• Brevo кампании — изпратени кампании, отваряния и кликове, webhook.
• MailUp — контакти, двупосочна синхронизация.
• MailUp кампании — изпратени бюлетини; след новите изпращания трябва да натиснете Синхронизирай.
• Klaviyo — контакти, двупосочна синхронизация.
• ActiveCampaign кампании — изпратени кампании и действия на контактите.
• Zoho Campaigns — изпратени кампании.
• Shopify — продукти, контакти и поръчки на магазина.
• WooCommerce — продукти, контакти и поръчки на магазина.
• Fatture in Cloud — фирми, продукти, услуги, оферти и фискални поръчки.
• SMS — изпращане на SMS към контакти, ръчно или от автоматизация.
• WhatsApp Business — WhatsApp съобщения, свързани с CRM.
• Google Ads — lead и рекламни кампании.
• Facebook Ads — lead и рекламни кампании.
• LinkedIn Ads — lead и рекламни кампании.
• Zoom — регистрирани за webinar като контакти. Не е видеоразговорът на срещата.
• Fireflies, Fathom, MeetGeek, tl;dv, Grain, Read.ai, Jamie — транскрипции на разговори в документи или бележки.
• Slack — известия в канала и задачи, създадени от командата.
• 3CX — popup на контакта, бележки за обаждания и click-to-call.
• Zapier — други приложения чрез API токен, без OAuth в Mokapen.
• Разширения за Chrome — Gmail, Outlook web и LinkedIn. Не е синхронизацията на кутията.
• Фирмени данни — фирмени данни.

Пощата IMAP и SMTP (Gmail, Outlook.com, Microsoft 365, Yahoo, iCloud) е в същото това ръководство, раздел Имейл, не на отделна страница.

Чести проблеми (всички интеграции)

• Изтекла връзка — прекъснете в Mokapen и свържете отново, като приемете всички права.
• Синхронизацията е блокирана на „в ход“ — изчакайте; при големи адресни книги може да отнеме минути. Ако не завърши, прекъснете и свържете отново.
• Дубликати — често първа синхронизация без правила за имейл или двойно свързване на същата услуга с различни акаунти. Използвайте правила срещу дубликати, където са предвидени, и инструмента Дубликати в адресната книга.
• Липсващи данни — проверете посоката на синхронизация, видимост „само аз“, правата на ролята в Mokapen и дали свързаният акаунт е правилният (имейлът, показан на страницата).
• Автоматизацията се проваля — проверете интеграцията на Собственика на потока и историята на стъпката в Автоматизации.

Съвети за екипа

• Решете кой какво свързва (напр. календарен акаунт team@, фирмен Drive) и го документирайте вътрешно.
• Свържете интеграциите преди масови импорти или go-live на автоматизации.
• Пробвайте върху org или тестови данни, когато синхронизацията е агресивна (цяла адресна книга, годишен календар).
• Подравнете имейлите на участници / организатори, когато използвате акаунт Mokapen, различен от облачния календарен акаунт.
• Преглеждайте периодично неактивни интеграции или потребители, напуснали org — прекъснете това, което вече не трябва.
• Mokapen AI и докладите работят върху данни, вече в Mokapen: редовна синхронизация = полезен асистент и табло.