Apprendre mokapen

Intégrations

Les intégrations connectent Mokapen aux applications que vous utilisez déjà — calendrier, carnet d'adresses, e-mail, stockage cloud, e-commerce, facturation, marketing, messagerie — afin que les données circulent dans le CRM sans copies manuelles, exports vers des feuilles de calcul ou double saisie. Un contact créé sur le site, un rendez-vous dans le calendrier, une commande en ligne ou un fichier sur Drive peut aboutir sur la fiche appropriée dans Mokapen, et inversement.

Cette page est la vue d'ensemble générale : ce que sont les intégrations, quand les utiliser, quels avantages elles apportent à l'équipe et comment s'orienter dans l'espace Intégrations. Pour chaque application connectable, il existe (ou existera) un guide dédié avec les étapes concrètes de connexion et de configuration — par exemple, Google Calendar, Google Contacts et Google Drive ont déjà leur propre page.

Ce qu'elles sont et comment elles fonctionnent

Une intégration ne remplace pas l'application externe : elle crée un pont autorisé entre votre compte (Google, Microsoft, Shopify, etc.) et votre organisation Mokapen. Vous décidez quoi synchroniser, dans quelle direction et avec quelles règles ; Mokapen effectue l'alignement en arrière-plan ou lors de l'enregistrement, selon le type d'intégration.

Points clés du modèle Mokapen :

• Par organisation — chaque connexion s'applique dans l'org dans laquelle vous travaillez. Changez d'org → vérifiez quelles intégrations y sont actives.
• Par utilisateur qui connecte — en général, celui qui clique sur « Connecter » autorise son propre compte externe. Sur la page, vous voyez Compte connecté (e-mail du service) et qui a créé la connexion.
• Partage optionnel — certaines intégrations (ex. stockage cloud) permettent aux autres membres de l'équipe d'utiliser la même connexion, sans que chacun se reconnecte.
• Statuts visibles — Connecté, Synchronisation en cours, Erreur : vous repérez immédiatement si quelque chose ne va pas.
• Déconnexion — vous pouvez révoquer le pont depuis Mokapen à tout moment. Lors de la déconnexion, Mokapen affiche souvent une fenêtre où vous choisissez de conserver les données déjà importées dans l'org (elles restent dans le CRM mais ne se synchronisent plus) ou de les supprimer de Mokapen. Les données sur le service externe (Google, etc.) ne sont généralement pas supprimées automatiquement.

Les intégrations complètent les modules du CRM (contacts, rendez-vous, affaires, tickets, commandes…) et les Automatisations : de nombreuses actions automatiques (envoi d'e-mail, lecture de feuilles, SMS) exigent que l'intégration correspondante soit active et valide.

Avantages pour l'équipe

• Un seul endroit pour travailler — le commercial voit sur le contact les e-mails, rendez-vous et affaires sans ouvrir cinq onglets.
• Moins d'erreurs — plus de CSV oubliés ni de contacts saisis deux fois avec des données différentes.
• Historique cohérent — tickets, affaires et pièces jointes restent liés à la même fiche.
• Temps gagné — synchronisation automatique ou à la demande au lieu d'exports/imports hebdomadaires.
• Automatisations possibles — avec des données à jour dans Mokapen, les flux et règles s'appuient sur des informations réelles.
• Évolutivité — nouveau collègue : connectez ses applications ou utilisez un compte partagé lorsque prévu, sans tout reconstruire dans le CRM.

Où trouver l'espace Intégrations

Depuis l'organisation, ouvrez le menu utilisateur et choisissez Intégrations. Une grille s'affiche avec toutes les applications disponibles pour votre forfait : chaque carte montre le nom, une brève description et le statut (active ou à venir).

En cliquant sur une carte, vous accédez à la page de l'intégration : vous y trouvez le bouton pour connecter le compte, les paramètres de synchronisation, Enregistrer / Synchroniser / Déconnecter. Toutes les intégrations n'ont pas les mêmes options — calendrier, carnet d'adresses et cloud ont des écrans différents car ils font des choses différentes.

Certaines intégrations exigent un forfait supérieur (icône médaille) : sans le bon forfait, vous pouvez lire la description mais pas finaliser la connexion.

Types d'intégration dans Mokapen

Mokapen regroupe les intégrations par domaine fonctionnel. Voici à quoi elles servent, en bref :

• Calendrier — aligne les rendez-vous Mokapen avec les calendriers externes (Google Calendar, Outlook Calendar). Idéal pour les réunions clients et l'agenda partagé.
• Carnet d'adresses et ventes — synchronise les contacts (Google Contacts, Outlook Contacts, enrichissement de données, LinkedIn…). Relie le CRM au carnet que vous utilisez au quotidien.
• Stockage cloud — joignez et enregistrez des fichiers depuis Google Drive, OneDrive, etc. directement depuis les fiches du CRM.
• Communication — e-mail (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp : messages liés aux contacts et utilisés par les automatisations.
• Marketing — listes et campagnes (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…) : contacts et statistiques alignés avec le CRM.
• E-commerce — Shopify, WooCommerce : produits, commandes et clients dans le flux ventes Mokapen.
• Facturation — ex. Fatture in Cloud : fiches, produits, devis et commandes cohérents entre les systèmes.
• Publicité et réunions — Google Ads, Facebook Ads, Zoom : données de campagnes ou participants selon ce que prévoit le connecteur.

La liste effective dépend du forfait et des applications activées pour votre org : toutes les entrées ne sont pas disponibles pour tout le monde.

Connecter un compte (en général)

Le flux est toujours similaire, quel que soit le fournisseur :

1. Ouvrez la page de l'intégration dans Mokapen.
2. Cliquez sur le bouton pour connecter (Se connecter avec…, Synchroniser…, Connecter le compte…).
3. Vous êtes redirigé vers le site du fournisseur (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Connectez-vous avec le compte que vous souhaitez utiliser — il peut être différent de l'e-mail avec lequel vous entrez dans Mokapen.
5. Lisez ce que Mokapen demande la permission de faire et confirmez avec Autoriser / Approuver.
6. Vous revenez dans Mokapen : les paramètres et les boutons de synchronisation apparaissent.

Si vous n'acceptez pas les autorisations, la connexion ne se termine pas : Mokapen ne peut ni lire ni écrire de données sur ce service. Les automatisations et fonctions qui en dépendent restent bloquées tant que vous n'autorisez pas.

Après la première connexion, Mokapen peut renouveler l'accès automatiquement. Si vous changez de mot de passe, révoquez l'application depuis le panneau du fournisseur ou si la session expire, Mokapen affiche souvent un message de connexion expirée : déconnectez et reconnectez.

Déconnecter une intégration

En cliquant sur Déconnecter sur une page d'intégration, une confirmation s'ouvre. Outre la saisie du mot demandé, de nombreuses intégrations vous demandent que faire des données déjà dans Mokapen :

• Conserver dans Mokapen (option par défaut lorsque prévue) — contacts, rendez-vous, pièces jointes ou autres enregistrements importés restent dans le CRM, mais le lien avec le service externe est rompu : plus de synchronisation bidirectionnelle tant que vous ne reconnectez pas.
• Supprimer de Mokapen — en décochant les cases « Conserver » ou en activant l'interrupteur de suppression, Mokapen supprime de l'org les enregistrements ou références liés à cette synchronisation (ex. contacts importés depuis Google, liens de pièces jointes Drive). Ce n'est pas une suppression massive sur Google / Microsoft / cloud externe : les données y restent sauf si vous les supprimez manuellement.

Les options varient selon le type d'intégration — ex. Google Contacts distingue contacts et entreprises ; Google Drive propose de retirer uniquement les liens dans Mokapen. Lisez toujours la fenêtre avant de confirmer, surtout si vous changez de compte ou d'org.

Autorisations et confidentialité

Chaque fournisseur affiche une liste de ce que Mokapen pourra faire (lire le calendrier, gérer les contacts, accéder aux fichiers créés par l'application, envoyer des e-mails…). Mokapen demande uniquement les autorisations nécessaires à cette intégration — pas un accès générique à tout votre compte si ce n'est pas requis.

Dans Mokapen, outre les autorisations du fournisseur, vous trouvez souvent :

• Visibilité — contacts ou données importés visibles par toute l'org ou seulement par vous.
• Partage de connexion — laisser d'autres utilisateurs utiliser votre compte connecté (lorsque pris en charge).
• Autorisation explicite — sur certaines synchronisations (ex. carnet d'adresses), une case « J'autorise la copie des données… » à cocher avant de synchroniser.

Combinez ces choix avec les rôles et autorisations Mokapen : un utilisateur sans permission sur les contacts ne gère pas les fiches qu'il ne peut pas voir de toute façon.

Direction de la synchronisation

De nombreuses intégrations (calendrier, carnet d'adresses, listes marketing) permettent de choisir dans quelle direction voyagent les données :

• Vers Mokapen uniquement — l'application externe alimente le CRM ; les modifications dans Mokapen ne reviennent pas en arrière.
• Vers l'application externe uniquement — Mokapen envoie les données (ex. contacts créés dans le CRM vers le carnet cloud).
• Les deux directions — les mises à jour dans un système se reflètent dans l'autre, avec des règles sur les doublons et conflits lorsque prévu.

D'autres connecteurs (stockage de fichiers, certains e-mails) fonctionnent de manière plus « opérationnelle » : joindre, enregistrer, envoyer — sans synchronisation bidirectionnelle continue des fiches.

Après chaque modification des paramètres, utilisez Enregistrer et, le cas échéant, Synchroniser pour appliquer les règles.

Cas d'usage typiques

Ventes et CRM

• Importer le carnet Google ou Outlook dans le CRM et maintenir les clients alignés.
• Connecter l'e-commerce : commande en ligne → contact + opportunité dans Mokapen.
• Facturation : devis dans Mokapen cohérent avec le document dans le logiciel de gestion.

Opérations et agenda

• Réunion dans Google Calendar → rendez-vous dans Mokapen avec participants et lien vers la fiche client.
• Rendez-vous créé dans Mokapen → événement sur le téléphone du commercial.
• Pièces jointes de contrat sur Drive liées à l'affaire, accessibles à l'équipe.

Support et communication

• E-mail IMAP lié au contact : historique des conversations sur la fiche.
• SMS ou WhatsApp depuis une automatisation sur déclencheur ticket ou affaire.

Marketing

• Inscription newsletter → contact dans Mokapen avec tag et campagne suivie.
• Ouverture d'e-mail de campagne Mailchimp → activité visible sur le contact CRM.

Le flux idéal est aussi décrit dans Commencer avec Mokapen : e-mail → contact → tâche → affaire → devis, avec des intégrations qui évitent de sauter d'une application à l'autre.

Intégrations et automatisations

Les automatisations peuvent envoyer des e-mails, des SMS, lire des feuilles Google ou Excel en ligne, créer des tickets depuis des formulaires — mais seulement si l'intégration concernée est active sur le Propriétaire du flux ou sur l'org. Une étape « Envoyer un e-mail » échoue si le compte SMTP n'est pas connecté ; « Lire Google Sheet » sans compte Google valide, idem.

Avant de mettre un flux en production, vérifiez les intégrations et les autorisations utilisateur. Détail des actions : Automatisations → Actions liées aux intégrations.

Guides dédiés par application

Pour la connexion pas à pas et les paramètres spécifiques, ouvrez le guide de l'intégration dont vous avez besoin :

• Google Calendar — rendez-vous et calendrier.
• Google Contacts — carnet d'adresses contacts.
• Google Drive — pièces jointes et stockage de fichiers.
• Microsoft Outlook Calendar — rendez-vous et calendrier Outlook.
• Microsoft Outlook Contacts — contacts Outlook.
• OneDrive — pièces jointes et stockage cloud Microsoft.
• MailerLite — contacts et listes email marketing.
• MailChimp — audiences et abonnés marketing.

D'autres intégrations auront une page dédiée au fur et à mesure de leur publication. En attendant, utilisez la page Intégrations dans Mokapen et la description sur la carte.

Problèmes courants (toutes les intégrations)

• Connexion expirée — déconnectez dans Mokapen et reconnectez en acceptant toutes les autorisations.
• Synchronisation bloquée sur « en cours » — attendez ; sur de grands carnets d'adresses, cela peut prendre plusieurs minutes. Si cela ne se termine pas, déconnectez et reconnectez.
• Doublons — souvent première synchronisation sans règles e-mail ou double connexion du même service avec des comptes différents. Utilisez les règles anti-doublon lorsque prévu et l'outil Doublons dans les contacts.
• Données manquantes — vérifiez la direction de synchronisation, la visibilité « moi uniquement », les autorisations de rôle Mokapen et que le compte connecté est le bon (e-mail affiché sur la page).
• Automatisation en échec — vérifiez l'intégration du Propriétaire du flux et l'historique des étapes dans Automatisations.

Conseils pour l'équipe

• Décidez qui connecte quoi (ex. un compte calendrier team@, un Drive d'entreprise) et documentez-le en interne.
• Connectez les intégrations avant les imports massifs ou la mise en production des automatisations.
• Testez sur une org ou des données de test lorsque la synchronisation est invasive (carnet complet, calendrier annuel).
• Alignez les e-mails des participants / organisateurs lorsque vous utilisez un compte Mokapen différent du compte calendrier cloud.
• Revoyez périodiquement les intégrations inactives ou les utilisateurs sortis de l'org — déconnectez ce qui n'est plus nécessaire.
• Mokapen AI et les rapports travaillent sur les données déjà dans Mokapen : synchronisation régulière = assistant et tableaux de bord utiles.