Mokapenguiden

Integrationer

Integrationer koppla Mokapen till de applikationer du redan använder — kalender, kontakter, e-post, molnlagring, e-handel, fakturering, marknadsföring, meddelanden — så data strömmar in i CRM utan manuella kopior, export av kalkylblad eller dubbelinmatning. En kontakt skapad på din webbplats, ett möte i din kalender, en beställning från din webbutik eller en fil på Drive kan hamna på rätt post i Mokapen och vice versa.

Den här sidan är allmän översikt: vad integrationer är, när de ska användas, vilka fördelar de ger teamet och hur du hittar runt integrationsområdet. För varje anslutbar app finns (eller kommer att finnas) en dedikerad guide med de konkreta stegen för att ansluta och konfigurera — till exempel har Google Kalender, Google Kontakter och Google Drive redan sina egna sidor.

Vad de är och hur de fungerar

En integration ersätter inte den externa appen: den skapar en auktoriserad bro mellan ditt konto (Google, Microsoft, Shopify, etc.) och ditt Mokapen organisation. Du bestämmer vad som ska synkroniseras, i vilken riktning och med vilka regler; Mokapen utför justeringen i bakgrunden eller när du sparar, beroende på typen av integration.

Huvudpunkter i Mokapen-modellen:

• Per organisation — varje anslutning gäller inom den organisation du arbetar i. Byt organisation → kontrollera vilka integrationer som är aktiva där.
• Per anslutande användare — vanligtvis den som klickar på «Anslut» auktoriserar sitt eget externa konto. På sidan ser du Anslutet konto (tjänstemail) och vem som skapade anslutningen.
• Valfri delning — vissa integrationer (t.ex. molnlagring) låter andra teammedlemmar använda samma anslutning, så alla behöver inte logga in igen.
• Synliga statusar — Ansluten, Synkronisering pågår, Fel: du märker direkt om något går fel.
• Koppla från — du kan när som helst återkalla bron från Mokapen. Vid frånkoppling visar Mokapen ofta en dialogruta där du väljer om du vill hålla data som redan har importerats i organisationen (den finns kvar i CRM men synkroniseras inte längre) eller ta bort den från Mokapen. Data om den externa tjänsten (Google, etc.) är vanligtvis inte raderas automatiskt.

Integrationer fungerar tillsammans med CRM-moduler (kontakter, möten, erbjudanden, biljetter, beställningar ...) och Automatiseringar: många automatiska åtgärder (skicka e-post, läsa kalkylblad, SMS) behöva motsvarande integration ska vara aktiv och giltig.

Fördelar för laget

• En arbetsplats — säljare ser e-post, möten och erbjudanden på kontakten utan att öppna fem flikar.
• Färre fel — inga glömda CSV-filer eller kontakter som angetts två gånger med olika data.
• Konsekvent historia — biljetter, erbjudanden och bilagor förblir kopplade till samma post.
• Tid sparad — automatisk synkronisering eller synkronisering på begäran istället för veckovis export/import.
• Automatiseringar aktiverade — med uppdaterad data i Mokapen körs arbetsflöden och regler på verklig information.
• Skalbarhet — ny kollega: anslut deras appar eller använd ett delat konto där det stöds, utan att bygga om hela CRM.

Var du hittar området Integrations

Inifrån organisationen öppnar du användarmenyn och väljer Integrationer. Ett rutnät visas med alla appar som är tillgängliga för din plan: varje kort visar namn, en kort beskrivning och status (aktiv eller kommer snart).

Genom att klicka på ett kort öppnas integrationssida: där hittar du knappen för att ansluta kontot, synkroniseringsinställningar, Spara / Synkronisera / Koppla från. Alla integrationer har inte samma alternativ – kalender, kontakter och moln har olika skärmar eftersom de gör olika saker.

Vissa integrationer kräver en högre plan (medaljikon): utan rätt plan kan du läsa beskrivningen men kan inte slutföra kopplingen.

Typer av integration i Mokapen

Mokapen grupperar integrationer efter funktionsområde. Här är vad de är till för, i korthet:

• Kalender — inriktar Mokapen möten med externa kalendrar (Google Calendar, Outlook Calendar). Idealisk för kundmöten och delade agendor.
• Kontakter och försäljning — synkroniserar kontakter (Google-kontakter, Outlook-kontakter, databerikning, LinkedIn...). Ansluter CRM till adressboken du använder varje dag.
• Molnlagring — bifoga och spara filer från Google Drive, OneDrive, etc. direkt från CRM-poster.
• Kommunikation — e-post (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: meddelanden kopplade till kontakter och använda av automatiseringar. För Gmail, Microsoft 365 och övriga leverantörer finns stegen du också gör utanför Mokapen längre ner.
• Marknadsföring — listor och kampanjer (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo...): kontakter och statistik anpassade till CRM.
• E-handel — Shopify, WooCommerce: produkter, beställningar och kunder i Mokapens försäljningsflöde.
• Fakturering — t.ex. Fatture in Cloud: register, produkter, offerter och beställningar konsekventa över system.
• Reklam och möten — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: kampanjdata eller deltagare som stöds av anslutaren.

Den faktiska listan beror på din plan och vilka appar som är aktiverade för din organisation: alla objekt är inte tillgängliga för alla.

Ansluta ett konto (i allmänhet)

Flödet är alltid lika, oavsett leverantör:

1. Öppna integrationssidan i Mokapen.
2. Klicka på knappen för att ansluta (Logga in med..., Synk..., Anslut konto...).
3. Du omdirigeras till leverantörens webbplats (Google, Microsoft, Shopify...).
4. Logga in med kontot du vill använda – det kan vara olik från e-postmeddelandet du använder för att logga in på Mokapen.
5. Läs vad Mokapen ber om lov att göra och bekräfta med Tillåta / Godkänna.
6. Du återgår till Mokapen: inställningar och synkknappar visas.

Om du inte accepterar behörigheterna, anslutningen slutförs inte: Mokapen kan inte läsa eller skriva data på den tjänsten. Automatiseringar och funktioner som är beroende av den appen förblir blockerade tills du godkänner.

Efter första anslutningen får Mokapen förnya åtkomst automatiskt. Om du ändrar ditt lösenord, återkallar appen från leverantörens panel eller om sessionen går ut, visar Mokapen ofta ett utgånget anslutningsmeddelande: koppla ur och anslut igen.

Koppla bort en integration

Klickar Koppla från på en integrationssida öppnas en bekräftelse. Förutom att skriva det önskade ordet frågar många integrationer vad man ska göra med data som redan finns i Mokapen:

• Håll i Mokapen (standardalternativ där det finns) — kontakter, möten, bilagor eller andra importerade poster stanna i CRM, men länken till den externa tjänsten är bruten: det finns ingen mer dubbelriktad synkronisering förrän du ansluter igen.
• Ta bort från Mokapen — genom att avmarkera «Keep»-rutorna eller aktivera borttagningsväxeln, Mokapen raderar från org poster eller referenser kopplade till den synkroniseringen (t.ex. kontakter som importerats från Google, Drive-bifogade länkar). Detta är inte en massradering på extern Google / Microsoft / moln: data finns kvar om du inte raderar den manuellt.

Alternativen varierar beroende på integrationstyp — t.ex. Google Kontakter särskiljer kontakter och företag; Google Drive erbjuder att endast ta bort länkarna i Mokapen. Läs alltid dialogrutan innan du bekräftar, särskilt om du byter konto eller organisation.

Behörigheter och integritet

Varje leverantör visar en lista över vad Mokapen kommer att kunna göra (läsa kalender, hantera kontakter, komma åt filer skapade av appen, skicka e-post...). Mokapen begär endast de behörigheter som behövs för den integrationen – inte generisk åtkomst till hela ditt konto när det inte krävs.

I Mokapen, förutom leverantörsbehörigheter, hittar du ofta:

• Synlighet — importerade kontakter eller data som är synliga för hela organisationen eller bara för dig.
• Anslutningsdelning — låt andra användare använda ditt anslutna konto (där det stöds).
• Uttryckligt tillstånd — på vissa synkroniseringar (t.ex. kontakter) kryssrutan "Jag godkänner kopiering av data..." för att markera innan synkronisering.

Kombinera dessa val med Mokapen roller och behörigheter: en användare utan kontaktbehörighet kan inte hantera poster som de ändå inte kan se.

Synkroniseringsriktning

Många integrationer (kalender, kontakter, marknadsföringslistor) låter dig välja vilken väg dataresor:

• Endast till Mokapen — den externa appen matar CRM; förändringar i Mokapen går inte tillbaka.
• Endast till den externa appen — Mokapen skickar data (t.ex. kontakter skapade i CRM till molnets adressbok).
• Båda riktningarna — Uppdateringar i ett system återspeglas i det andra, med regler för dubbletter och konflikter där det finns.

Andra kontakter (fillagring, viss e-post) fungerar på ett mer "operativt" sätt: bifoga, spara, skicka - utan kontinuerlig dubbelriktad synkronisering av poster.

Efter varje ändring av inställningar, använd Spara och, där tillgängligt, Synkronisera att tillämpa reglerna.

Typiska användningsfall

Försäljning och CRM

• Importera Google- eller Outlook-kontakter till CRM och håll kunderna anpassade.
• Connect e-handel: onlinebeställning → kontakt + möjlighet i Mokapen.
• Fakturering: offert i Mokapen överensstämmer med dokument i faktureringssystemet.

Verksamhet och kalender

• Möte i Google Kalender → tid i Mokapen med deltagare och länk till kundjournal.
• Tid skapat i Mokapen → event på säljarens telefon.
• Kontraktsbilagor på Drive kopplade till affären, tillgängliga för teamet.

Support och kommunikation

• IMAP-e-post länkad till kontakten: konversationshistorik på posten. På Microsoft 365 och Google Workspace måste domänadministratören ha aktiverat brevlådan, annars räcker det inte att logga in inne i Mokapen.
• SMS eller WhatsApp från automatisering på biljett eller affär trigger.

Marknadsföring

• Nyhetsbrevsanmälan → kontakt i Mokapen med tagg och spårad kampanj.
• Mailchimp-kampanjens e-post öppnad → aktivitet synlig på CRM-kontakten.

Det ideala flödet beskrivs också i Komma igång med Mokapen: e-post → kontakt → uppgift → affär → offert, med integrationer som undviker att hoppa mellan appar.

Integrationer och automatiseringar

Automatiseringar kan skicka e-post, SMS, läsa Google eller Excel onlinekalkylblad, skapa biljetter från formulär — men bara om den relaterade integrationen är aktiv på flödets Ägare eller på org. Ett «Skicka e-post»-steg misslyckas om SMTP-kontot inte är anslutet (hur du ansluter det, även när en Google- eller Microsoft-administratör måste agera först, finns i avsnittet Email); «Läs Google Sheet» utan ett giltigt Google-konto likaså.

Innan du sätter ett arbetsflöde i produktion, verifiera integrationer och användarbehörigheter. Åtgärdsdetaljer: Automatiseringar → Integrationsrelaterade åtgärder.

Email: läsa post (IMAP) och skicka (SMTP)

Du ansluter e-postlådan från Integrationer → Email. Det är inte en inloggning som «Logga in med Google» eller «Logga in med Microsoft» som kalendern. För Gmail, Outlook.com, Yahoo och iCloud ber Mokapen om adressen och ett lösenord — och det lösenordet är nästan aldrig det du använder på webbplatsen. En arbetsmejl på Microsoft 365 följer en annan väg: knappen Anslut med Microsoft Office 365, och tenant-administratören måste agera först. Om du hoppar över det vägrar Microsoft appen och Mokapen visar «Microsoft did not authorize this mailbox».

Mokapen kopierar inte e-post till egna servrar. Den läser och skickar via din leverantör, live, och visar tråden på en kontakt- eller företagspost bara när adressen matchar. Anslutningen fungerar bara om den leverantören accepterar Mokapen. Host, port och kryptering för leverantörerna i listan fylls i av Mokapen. Du skriver dem bara om du väljer Annat e-postkonto.

Öppna Email och tryck Synkronisera Email. Läsning finns från planen Medium (upp till 3 brevlådor) och planen Large (upp till 10). Utan rätt plan, eller över det antalet, öppnar knappen uppgraderingen i stället för formuläret. När brevlådan är ansluten finns på samma kort en Send (SMTP)-växel: det är den som aktiverar svar, vidarebefordran, automatiseringar och sekvenser. Växeln finns i planen Large. Den som anslutit brevlådan kan dela den med hela organisationen eller med enskilda kollegor; övriga använder den utan att logga in igen.

Det finns också en sida Email SMTP. Om läsning redan är ansluten förblir leverantör och adress där desamma och kan inte ändras. För Gmail, Outlook.com, Yahoo, iCloud och ett anpassat konto är skicklösenordet samma som för läsning. För Microsoft 365 loggar du inte in igen med lösenord: skickandet återanvänder Microsoft-medgivandet, som beskrivs nedan.

Microsoft 365 och Office 365 (arbetsmejl)

En @företag-låda på Microsoft 365 ansluts inte med e-post och lösenord, och du väljer inte Outlook. Den posten är Outlook.com och Hotmail, personlig post. För arbete väljer du Office 365 och trycker Anslut med Microsoft Office 365. Logga in med arbetskontot, det du använder för Outlook på webben, inte med ett personligt Microsoft-konto.

Före det klicket måste Microsoft 365-administratören förbereda tenanten. Om de inte gör det stängs Microsoft-fönstret med ett avslag (ofta «Need admin approval») och Mokapen visar samma meddelande som på sidan. Det är inte fel lösenord. De tre sakerna du ska be dem om är samma som Mokapen listar bredvid knappen.

Tilldela dig till appen Mokapen CRM. I Microsoft Entra (identitetsportalen, tidigare Azure Active Directory) öppnar admin Enterprise applications, hittar Mokapen CRM, öppnar Users and groups och lägger till din användare. Alternativt stänger de av Assignment required på den appen: då kan vem som helst i tenanten ansluta, utan namngiven tilldelning. Om tilldelning krävs och du inte finns på listan blockerar Microsoft inloggningen även när lösenordet är rätt.

Admin consent för IMAP och för Mail.Send. När du trycker Connect ber Microsoft om behörighet att läsa post via IMAP (IMAP.AccessAsUser.All) och skicka via Microsoft Graph (Mail.Send). I många tenanter kan en vanlig användare inte acceptera dem ensam. Admin ger admin consent på samma Mokapen CRM-app. Utan det medgivandet slutförs inte anslutningen.

IMAP aktiverat på brevlådan. På nya brevlådor är IMAP redan på. Om någon stängt av det räcker inte Microsoft-medgivandet och läsningen startar inte. Admin slår på det igen i Exchange admin center (admin.exchange.microsoft.com): Recipients → Mailboxes → din brevlåda → General → Manage email apps settings → IMAP enabled. Samma växel finns i Microsoft 365 admin center (admin.microsoft.com): Users → Active users → personen → Mail → Manage email apps. Skickande från Mokapen går inte via tenantens Authenticated SMTP: det använder Microsoft Graph (Mail.Send). Be inte admin att slå på Authenticated SMTP bara för Mokapen. Om brevlådan var ansluten tidigare och skickandet misslyckas med begäran att återansluta, gå tillbaka till Integrationer och tryck Anslut med Microsoft Office 365 igen: den gamla anslutningen har inte behörigheten Mail.Send.

Efter medgivandet, på brevlådanskortet, slå på Send (SMTP) och tryck Sync. Mokapen återanvänder Microsoft-inloggningen du just slutförde. Den frågar inte efter lösenord och skickar dig inte till SMTP-sidan för att logga in igen. Därifrån kan brevlådan användas för att skriva från CRM, för automatiseringar och för sekvensernas avsändarpool.

Gmail och Google Workspace

Google accepterar inte lösenordet du använder för att öppna Gmail. I Mokapen väljer du Gmail, anger adressen och, i lösenordsfältet, ett app password. Du skapar det från Google-kontot efter att ha aktiverat 2-step verification. Stegen är Googles: app passwords. Det är en sträng som inte är ditt riktiga lösenord. Om du återkallar det i Google slutar Mokapen läsa brevlådan: skapa ett nytt och klistra in det igen, både för läsning och när du slår på Send (SMTP).

Före lösenordet måste IMAP vara på i Gmail. Öppna Gmail på webben, kugghjulet → See all settings → Forwarding and POP/IMAP → Enable IMAP → Save changes. Om alternativet saknas eller är låst har domänadministratören stängt av det.

Med en arbetsadress på Google Workspace (inte @gmail.com) beror anslutningen på Admin console, inte på en Mokapen-inställning. Admin öppnar Apps → Google Workspace → Gmail → End user access och, under POP and IMAP access, slår på IMAP för användare (Enable IMAP access for all users). De kan göra det för hela organisationen eller bara för din organisationsenhet. Googles guide: Turn POP and IMAP on or off.

I samma inställning kan Google begränsa IMAP till en lista med OAuth client IDs. Om admin bara tillåter dessa klienter kan Mokapen inte ansluta: den här sidan gör inte «Sign in with Google», den använder e-post och app password. En lista med endast OAuth-klienter utesluter den metoden. Admin måste lämna IMAP användbart för klienter som autentiserar med app password, och måste låta personer generera dem. Om organisationen stängt av app passwords erbjuder Google dem inte och det finns ingen annan knapp i Mokapen som går runt blockeringen.

När läsning och skickande är anslutna, slå på Send (SMTP) och synkronisera. Mokapen testar skickandet med samma app password. Om Google vägrar är det vanligtvis kontolösenordet i stället för app password, IMAP är av, eller Workspace har begränsat klienterna.

Outlook.com och Hotmail

Välj Outlook, inte Office 365. Detta gäller adresserna outlook.com, hotmail.com och live.com. Ange adressen och kontolösenordet. Om du har 2-step verification vägrar Microsoft ofta webbplatsens lösenord och vill ha ett app password: du skapar det från ditt Microsoft-konto och klistrar in det i Mokapen. Om inloggningen misslyckas, följ Microsoft app passwords och försök igen. Använd samma lösenord när du slår på Send (SMTP).

Den här posten går inte via Exchange-admin. Om brevlådan är för arbete och domänen är på Microsoft 365 låser ett Outlook.com app password inte upp tenanten: gå tillbaka till Microsoft 365 och låt admin ansluta appen Mokapen CRM.

Yahoo, iCloud och ett annat e-postkonto

Yahoo accepterar inte webbplatsens lösenord. Från kontots säkerhetssida genererar du ett app password och använder det i Mokapen, för läsning och skickande. Stegen finns på Yahoon sida: Yahoo app passwords. Om Yahoo har 2-step verification av låter den ofta dig inte skapa det lösenordet: slå på det först.

iCloud fungerar på samma sätt. På Apple ID slår du på 2-step verification och genererar ett app-specific password. Det är inte Apple ID-lösenordet och inte enhetskoden. Apple förklarar hur du skapar det i App-specific passwords. Om Apple ID hanteras av ett företag eller en skola (Apple Business Manager, eller en profil som förbjuder app passwords) kan bara den adminen låsa upp skapandet. Mokapen har ingen «Sign in with Apple» på den här sidan.

Annat e-postkonto är företagsservern, hosten eller en leverantör som inte finns i listan. Det finns ingen enda portal. Fråga den som sköter mejlen om tre värden för läsning och tre för skickande: host, port och kryptering (SSL, TLS eller STARTTLS), plus om du behöver ett annat lösenord än webmail. I Mokapen väljer du Annat e-postkonto och fyller i dem. Om leverantören stängt av IMAP eller autentiserat skickande misslyckas inloggningen tills de slår på det igen: det finns ingen Mokapen-inställning som går runt det. När du slår på Send (SMTP) för den här typen av brevlåda frågar Mokapen igen efter skickhost, port och kryptering, eftersom den inte kan gissa dem från domännamnet.

Om Google, Microsoft eller leverantören efter anslutningen återkallar lösenordet eller medgivandet går brevlådan i Mokapen i fel. Koppla från den och anslut igen. För Microsoft 365, tryck Anslut med Microsoft Office 365 igen först efter att admin bekräftat tilldelning, medgivande och IMAP aktiverat.

Dedikerade guider per app

För steg-för-steg-anslutning och specifika inställningar, öppna guiden för den integration du behöver:

• Google Calendar — möten och kalender.
• Google Contacts — kontaktregister.
• Google Drive — bilagor och filarkiv.
• Microsoft Outlook Calendar — möten och Outlook-kalender.
• Microsoft Outlook Contacts — Outlook-register.
• OneDrive — bilagor och Microsoft-moln.
• MailerLite — kontakter och listor.
• MailerLite kampanjer — skickade kampanjer och kontaktens åtgärder.
• MailChimp — publik och prenumeranter.
• MailChimp kampanjer — skickade kampanjer och kontaktens åtgärder.
• Brevo — kontakter, dubbelriktad synk.
• Brevo kampanjer — skickade kampanjer, öppningar och klick, webhook.
• MailUp — kontakter, dubbelriktad synk.
• MailUp kampanjer — skickade nyhetsbrev; efter nya utskick måste du trycka på Synka.
• Klaviyo — kontakter, dubbelriktad synk.
• ActiveCampaign kampanjer — skickade kampanjer och kontaktens åtgärder.
• Zoho Campaigns — skickade kampanjer.
• Shopify — butikens produkter, kontakter och order.
• WooCommerce — butikens produkter, kontakter och order.
• Fatture in Cloud — företag, produkter, tjänster, offerter och fiskala order.
• SMS — skicka SMS till kontakter, manuellt eller från en automatisering.
• WhatsApp Business — WhatsApp-meddelanden kopplade till CRM.
• Google Ads — leads och annonskampanjer.
• Facebook Ads — leads och annonskampanjer.
• LinkedIn Ads — leads och annonskampanjer.
• Zoom — webbinaries registrerade som kontakter. Inte videosamtalet på mötet.
• Fireflies, Fathom, MeetGeek, tl;dv, Grain, Read.ai, Jamie — samtalstranskriptioner i dokument eller anteckningar.
• Slack — aviseringar i kanalen och uppgifter skapade från kommandot.
• 3CX — kontaktpopup, samtalsanteckningar och click-to-call.
• Zapier — andra appar via API-token, utan OAuth i Mokapen.
• Chrome tillägg — Gmail, Outlook på webben och LinkedIn. Inte synk av postlådan.
• Corporate data — företagsuppgifter.

IMAP- och SMTP-post (Gmail, Outlook.com, Microsoft 365, Yahoo, iCloud) finns i samma guide, i avsnittet E-post, inte på en egen sida.

Vanliga problem (alla integrationer)

• Förfallen anslutning — koppla från i Mokapen och anslut igen, acceptera alla behörigheter.
• Synkronisering har fastnat på «pågår» — vänta; stora adressböcker kan ta minuter. Om det inte slutförs, koppla ur och återanslut.
• Dubletter — ofta först synka utan e-postregler eller dubbel anslutning av samma tjänst med olika konton. Använd regler mot dubbletter där det finns och verktyget dubbletter i kontakter.
• Saknade data — kontrollera synkroniseringsriktning, synlighet för «bara jag», Mokapen-rollbehörigheter och att det anslutna kontot är rätt (e-post visas på sidan).
• Automatiseringen misslyckas — kontrollera flödet Ägarens integration och steghistorik i Automations.

Tips till laget

• Besluta vem kopplar vad (t.ex. ett team@-kalenderkonto, ett företags Drive) och dokumentera det internt.
• Anslut integrationer före bulkimport eller automatisering live.
• Testa på en testorganisation eller data när synkroniseringen är invasiv (fullständig adressbok, årskalender).
• Justera deltagares/arrangörens e-postmeddelanden när du använder ett Mokapen-konto som skiljer sig från molnkalenderkontot.
• Granska inaktiva integrationer eller användare som lämnat organisationen med jämna mellanrum – koppla bort det som inte längre behövs.
• Mokapen AI och rapporter fungerar på data redan i Mokapen: vanlig synk = användbar assistent och instrumentpaneler.