Mokapenguiden

Integrationer

Integrationer koppla Mokapen till de applikationer du redan använder — kalender, kontakter, e-post, molnlagring, e-handel, fakturering, marknadsföring, meddelanden — så data strömmar in i CRM utan manuella kopior, export av kalkylblad eller dubbelinmatning. En kontakt skapad på din webbplats, ett möte i din kalender, en beställning från din webbutik eller en fil på Drive kan hamna på rätt post i Mokapen och vice versa.

Den här sidan är allmän översikt: vad integrationer är, när de ska användas, vilka fördelar de ger teamet och hur du hittar runt integrationsområdet. För varje anslutbar app finns (eller kommer att finnas) en dedikerad guide med de konkreta stegen för att ansluta och konfigurera — till exempel har Google Kalender, Google Kontakter och Google Drive redan sina egna sidor.

Vad de är och hur de fungerar

En integration ersätter inte den externa appen: den skapar en auktoriserad bro mellan ditt konto (Google, Microsoft, Shopify, etc.) och ditt Mokapen organisation. Du bestämmer vad som ska synkroniseras, i vilken riktning och med vilka regler; Mokapen utför justeringen i bakgrunden eller när du sparar, beroende på typen av integration.

Huvudpunkter i Mokapen-modellen:

• Per organisation — varje anslutning gäller inom den organisation du arbetar i. Byt organisation → kontrollera vilka integrationer som är aktiva där.
• Per anslutande användare — vanligtvis den som klickar på «Anslut» auktoriserar sitt eget externa konto. På sidan ser du Anslutet konto (tjänstemail) och vem som skapade anslutningen.
• Valfri delning — vissa integrationer (t.ex. molnlagring) låter andra teammedlemmar använda samma anslutning, så alla behöver inte logga in igen.
• Synliga statusar — Ansluten, Synkronisering pågår, Fel: du märker direkt om något går fel.
• Koppla från — du kan när som helst återkalla bron från Mokapen. Vid frånkoppling visar Mokapen ofta en dialogruta där du väljer om du vill hålla data som redan har importerats i organisationen (den finns kvar i CRM men synkroniseras inte längre) eller ta bort den från Mokapen. Data om den externa tjänsten (Google, etc.) är vanligtvis inte raderas automatiskt.

Integrationer fungerar tillsammans med CRM-moduler (kontakter, möten, erbjudanden, biljetter, beställningar ...) och Automatiseringar: många automatiska åtgärder (skicka e-post, läsa kalkylblad, SMS) behöva motsvarande integration ska vara aktiv och giltig.

Fördelar för laget

• En arbetsplats — säljare ser e-post, möten och erbjudanden på kontakten utan att öppna fem flikar.
• Färre fel — inga glömda CSV-filer eller kontakter som angetts två gånger med olika data.
• Konsekvent historia — biljetter, erbjudanden och bilagor förblir kopplade till samma post.
• Tid sparad — automatisk synkronisering eller synkronisering på begäran istället för veckovis export/import.
• Automatiseringar aktiverade — med uppdaterad data i Mokapen körs arbetsflöden och regler på verklig information.
• Skalbarhet — ny kollega: anslut deras appar eller använd ett delat konto där det stöds, utan att bygga om hela CRM.

Var du hittar området Integrations

Inifrån organisationen öppnar du användarmenyn och väljer Integrationer. Ett rutnät visas med alla appar som är tillgängliga för din plan: varje kort visar namn, en kort beskrivning och status (aktiv eller kommer snart).

Genom att klicka på ett kort öppnas integrationssida: där hittar du knappen för att ansluta kontot, synkroniseringsinställningar, Spara / Synkronisera / Koppla från. Alla integrationer har inte samma alternativ – kalender, kontakter och moln har olika skärmar eftersom de gör olika saker.

Vissa integrationer kräver en högre plan (medaljikon): utan rätt plan kan du läsa beskrivningen men kan inte slutföra kopplingen.

Typer av integration i Mokapen

Mokapen grupperar integrationer efter funktionsområde. Här är vad de är till för, i korthet:

• Kalender — inriktar Mokapen möten med externa kalendrar (Google Calendar, Outlook Calendar). Idealisk för kundmöten och delade agendor.
• Kontakter och försäljning — synkroniserar kontakter (Google-kontakter, Outlook-kontakter, databerikning, LinkedIn...). Ansluter CRM till adressboken du använder varje dag.
• Molnlagring — bifoga och spara filer från Google Drive, OneDrive, etc. direkt från CRM-poster.
• Kommunikation — e-post (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: meddelanden kopplade till kontakter och används av automatiseringar.
• Marknadsföring — listor och kampanjer (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo...): kontakter och statistik anpassade till CRM.
• E-handel — Shopify, WooCommerce: produkter, beställningar och kunder i Mokapens försäljningsflöde.
• Fakturering — t.ex. Fatture in Cloud: register, produkter, offerter och beställningar konsekventa över system.
• Reklam och möten — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: kampanjdata eller deltagare som stöds av anslutaren.

Den faktiska listan beror på din plan och vilka appar som är aktiverade för din organisation: alla objekt är inte tillgängliga för alla.

Ansluta ett konto (i allmänhet)

Flödet är alltid lika, oavsett leverantör:

1. Öppna integrationssidan i Mokapen.
2. Klicka på knappen för att ansluta (Logga in med..., Synk..., Anslut konto...).
3. Du omdirigeras till leverantörens webbplats (Google, Microsoft, Shopify...).
4. Logga in med kontot du vill använda – det kan vara olik från e-postmeddelandet du använder för att logga in på Mokapen.
5. Läs vad Mokapen ber om lov att göra och bekräfta med Tillåta / Godkänna.
6. Du återgår till Mokapen: inställningar och synkknappar visas.

Om du inte accepterar behörigheterna, anslutningen slutförs inte: Mokapen kan inte läsa eller skriva data på den tjänsten. Automatiseringar och funktioner som är beroende av den appen förblir blockerade tills du godkänner.

Efter första anslutningen får Mokapen förnya åtkomst automatiskt. Om du ändrar ditt lösenord, återkallar appen från leverantörens panel eller om sessionen går ut, visar Mokapen ofta ett utgånget anslutningsmeddelande: koppla ur och anslut igen.

Koppla bort en integration

Klickar Koppla från på en integrationssida öppnas en bekräftelse. Förutom att skriva det önskade ordet frågar många integrationer vad man ska göra med data som redan finns i Mokapen:

• Håll i Mokapen (standardalternativ där det finns) — kontakter, möten, bilagor eller andra importerade poster stanna i CRM, men länken till den externa tjänsten är bruten: det finns ingen mer dubbelriktad synkronisering förrän du ansluter igen.
• Ta bort från Mokapen — genom att avmarkera «Keep»-rutorna eller aktivera borttagningsväxeln, Mokapen raderar från org poster eller referenser kopplade till den synkroniseringen (t.ex. kontakter som importerats från Google, Drive-bifogade länkar). Detta är inte en massradering på extern Google / Microsoft / moln: data finns kvar om du inte raderar den manuellt.

Alternativen varierar beroende på integrationstyp — t.ex. Google Kontakter särskiljer kontakter och företag; Google Drive erbjuder att endast ta bort länkarna i Mokapen. Läs alltid dialogrutan innan du bekräftar, särskilt om du byter konto eller organisation.

Behörigheter och integritet

Varje leverantör visar en lista över vad Mokapen kommer att kunna göra (läsa kalender, hantera kontakter, komma åt filer skapade av appen, skicka e-post...). Mokapen begär endast de behörigheter som behövs för den integrationen – inte generisk åtkomst till hela ditt konto när det inte krävs.

I Mokapen, förutom leverantörsbehörigheter, hittar du ofta:

• Synlighet — importerade kontakter eller data som är synliga för hela organisationen eller bara för dig.
• Anslutningsdelning — låt andra användare använda ditt anslutna konto (där det stöds).
• Uttryckligt tillstånd — på vissa synkroniseringar (t.ex. kontakter) kryssrutan "Jag godkänner kopiering av data..." för att markera innan synkronisering.

Kombinera dessa val med Mokapen roller och behörigheter: en användare utan kontaktbehörighet kan inte hantera poster som de ändå inte kan se.

Synkroniseringsriktning

Många integrationer (kalender, kontakter, marknadsföringslistor) låter dig välja vilken väg dataresor:

• Endast till Mokapen — den externa appen matar CRM; förändringar i Mokapen går inte tillbaka.
• Endast till den externa appen — Mokapen skickar data (t.ex. kontakter skapade i CRM till molnets adressbok).
• Båda riktningarna — Uppdateringar i ett system återspeglas i det andra, med regler för dubbletter och konflikter där det finns.

Andra kontakter (fillagring, viss e-post) fungerar på ett mer "operativt" sätt: bifoga, spara, skicka - utan kontinuerlig dubbelriktad synkronisering av poster.

Efter varje ändring av inställningar, använd Spara och, där tillgängligt, Synkronisera att tillämpa reglerna.

Typiska användningsfall

Försäljning och CRM

• Importera Google- eller Outlook-kontakter till CRM och håll kunderna anpassade.
• Connect e-handel: onlinebeställning → kontakt + möjlighet i Mokapen.
• Fakturering: offert i Mokapen överensstämmer med dokument i faktureringssystemet.

Verksamhet och kalender

• Möte i Google Kalender → tid i Mokapen med deltagare och länk till kundjournal.
• Tid skapat i Mokapen → event på säljarens telefon.
• Kontraktsbilagor på Drive kopplade till affären, tillgängliga för teamet.

Support och kommunikation

• IMAP-e-post länkad till kontakten: konversationshistorik på posten.
• SMS eller WhatsApp från automatisering på biljett eller affär trigger.

Marknadsföring

• Nyhetsbrevsanmälan → kontakt i Mokapen med tagg och spårad kampanj.
• Mailchimp-kampanjens e-post öppnad → aktivitet synlig på CRM-kontakten.

Det ideala flödet beskrivs också i Komma igång med Mokapen: e-post → kontakt → uppgift → affär → offert, med integrationer som undviker att hoppa mellan appar.

Integrationer och automatiseringar

Automatiseringar kan skicka e-post, SMS, läsa Google eller Excel onlinekalkylblad, skapa biljetter från formulär - men bara om den relaterade integrationen är aktiv på flödet Ägare eller på org. Ett «Skicka e-post»-steg misslyckas om SMTP-kontot inte är anslutet; «Läs Google Sheet» utan ett giltigt Google-konto likaså.

Innan du sätter ett arbetsflöde i produktion, verifiera integrationer och användarbehörigheter. Åtgärdsdetaljer: Automatiseringar → Integrationsrelaterade åtgärder.

Dedikerade guider per app

För steg-för-steg-anslutning och specifika inställningar, öppna guiden för den integration du behöver:

• Google Kalender — möten och kalender.
• Google Kontakter — kontaktadressbok.
• Google Drive — bilagor och fillagring.
• Microsoft Outlook-kalender — möten och kalender.
• Microsoft Outlook-kontakter — kontakter.
• OneDrive — bilagor och molnlagring.
• MailerLite — kontakter och e-postmarknadsföringslistor.
• MailChimp — publik och marknadsföringsabonnenter.
• Fett i molnet — företag, produkter, tjänster, offerter och skattebeställningar.

Andra integrationer kommer att få dedikerade sidor när vi publicerar dem. Tills dess, använd sidan Integrationer i Mokapen och beskrivningen på kortet.

Vanliga problem (alla integrationer)

• Förfallen anslutning — koppla från i Mokapen och anslut igen, acceptera alla behörigheter.
• Synkronisering har fastnat på «pågår» — vänta; stora adressböcker kan ta minuter. Om det inte slutförs, koppla ur och återanslut.
• Dubletter — ofta först synka utan e-postregler eller dubbel anslutning av samma tjänst med olika konton. Använd regler mot dubbletter där det finns och verktyget dubbletter i kontakter.
• Saknade data — kontrollera synkroniseringsriktning, synlighet för «bara jag», Mokapen-rollbehörigheter och att det anslutna kontot är rätt (e-post visas på sidan).
• Automatiseringen misslyckas — kontrollera flödet Ägarens integration och steghistorik i Automations.

Tips till laget

• Besluta vem kopplar vad (t.ex. ett team@-kalenderkonto, ett företags Drive) och dokumentera det internt.
• Anslut integrationer före bulkimport eller automatisering live.
• Testa på en testorganisation eller data när synkroniseringen är invasiv (fullständig adressbok, årskalender).
• Justera deltagares/arrangörens e-postmeddelanden när du använder ett Mokapen-konto som skiljer sig från molnkalenderkontot.
• Granska inaktiva integrationer eller användare som lämnat organisationen med jämna mellanrum – koppla bort det som inte längre behövs.
• Mokapen AI och rapporter fungerar på data redan i Mokapen: vanlig synk = användbar assistent och instrumentpaneler.