Ръководството на Мокапен

Ръководство за смени

Областта Смени е HR модулът на Mokapen за планиране кой работи къде и кога: локации, хора, времеви слотове и дни. Това не е календар за срещи (това са Срещи) нито запис на отработени часове (това е Присъствия): смените казват «този член на екипа е назначен на тази локация, в тези слотове, в тези дати».

Достъп от менюто Човешки ресурси → Смени. Изгледът по подразбиране е мрежата Календар; можете да преминете към Списък. Модулът изисква активно приложение Смени, подходящи права и подходящ Premium план (смените са част от HR пакета). Проверете наличността във вашия план и в Приложения на организацията.

Два нива: организационни смени и назначения

За добро използване на смените е полезно веднага да разберете разликата между двата обекта:

• Организационни смени (preset-и) — шаблони за времеви слотове по ден от седмицата (напр. «Сутрин Пн–Пт 09:00–13:00», «Уикенд 10:00–18:00»). Собственик (или някой с достъп до настройки) ги създава и управлява в Настройки на организацията → Човешки ресурси → Смени. Без поне един preset мрежата може да покаже празно състояние: «първо конфигурирайте организационни смени».
• Назначения на смяна (user shift) — конкретният запис: лице + локация + дата (или диапазон) + времеви слотове (+ по избор preset) + бележки. Това са картите в календара и списъка, които можете да създавате, плъзгате, клонирате, планирате, архивирате или изтривате.

Preset-ът ускорява работата: при избор при създаване предварително попълва слотовете. Все пак можете да задавате персонализирани слотове на всяко назначение. Няма връзка с каталога Services в Продажби: смените работят с локации и потребители на организацията.

Права на потребителите: кой вижда и кой редактира

При смените няма поток «одобрение» (потвърди/отхвърли). Важни са три нива на права:

1. Приложение и план

Без активно приложение Смени (и подходящ Premium план) не можете да влезете в модула или в докладите за смени. Собственикът активира приложението от Настройки → Приложения.

2. Редактори на смени

В Настройки → Човешки ресурси → Смени собственикът конфигурира кой може да създава и редактира назначения за цялата организация (отделни потребители или «всички»). Всеки в този списък е редактор на смени: вижда UI за създаване, може да назначава смени на всяко лице, да използва план/клониране/архив/изтриване наведнъж, да плъзга карти и масова редакция в списъка.

Забележка: ако потребителят вече е редактор на присъствия, Mokapen го третира и като редактор на смени — така управляващият часовете може да подравни планирането без двойна конфигурация.

3. Потребител без права на редактор (ограничена видимост)

Без редакторски права обикновено виждате само своите смени и тези на подчинените си — членове на екипи, които ръководите. Не виждат (и не редактират) пълния график на организацията. Създаване на нови назначения за други остава за редактори.

4. Собственик и preset-и

Създаването/редакцията/изтриването на организационни смени (preset-и) и запазването на списъка с редактори обикновено остават при собственика (настройки на организацията). Редактор member може да управлява ежедневните назначения, но седмичните шаблони ги задава администраторът на org.

Обобщено:

• Собственик — активира приложение, локации, preset-и, кой е редактор.
• Редактор — планира смени за всички (или за избрани при multi-create).
• Без редакторски права — вижда (и следва) своите смени и на подчинени; не управлява глобалния график.

Страница Смени — лента и изгледи

Горе превключвате между Календар и Списък. В календара има и:

• Режим редове (по подразбиране) — пълен месец: всеки ред е ден; колоните зависят от групирането (локации или потребители). Навигация месец по месец.
• Режим колони — хоризонтален прозорец около вчера → +7 дни, с подколони, свързани с preset слотовете на деня. Полезно за «кратката» оперативна седмица; не е отделен ISO календар с име «Седмица».
• Групирай по — Локация → Потребител (по подразбиране) или Потребител → Локация. Променя как се четат картите: в един случай виждате хора в локацията; в друг — локации при лицето.
• Разширени филтри — с базов Premium план (където е предвидено) стесняват по хора, локации, периоди; иначе може да се покаже подканване за upgrade.
• Нова смяна / действия — създаване на назначение (ако сте редактор); оттук или от менюто с действия също План, архив и т.н. според правата.

В Списък виждате назначенията в таблица (лице, дати, локация, слотове, бележки…). С права на редактор можете да изберете няколко реда и да използвате масови действия (редакция, дублиране, архив, изтриване, план според наличните опции).

Карти в мрежата и карта на назначение

В мрежата всяко назначение е цветна карта (цвет на потребителя в организацията). Според групирането показва аватар/име + слотове, или локация + слот. Клик отваря картата на назначението.

Типични полета на картата

• Лице, Локация (задължително), Дата, Час (един или повече слота), Preset смяна (по избор), Бележки.
• Бадж Архивирано, ако назначението е извън активните изгледи.
• Ако приложението Присъствия е активно: сравнение смяна срещу присъствие (планирано срещу записани часове, евентуални извънредни), списък на свързани clock-in/out и преки пътища за запис или редакция на присъствие в същия ден/локация.

Меню Опции

• Клонирай — дублира назначението (полезно да повторите същия модел на други дати).
• Архивирай / Възстанови — премахва или връща в активен календар/списък без загуба на история.
• Изтрий — премахва назначението (и разкачва присъствия, които сочеха към тази смяна). Предпочитайте архив, ако ви трябва следа.

В календара, ако сте редактор, можете също да плъзнете карти между клетки (промяна на дата/локация/потребител/слот според мрежата). Mokapen маркира припокривания на слотове за същия потребител/ден и предупреждения в дни с организационно затваряне.

Създаване на назначение за смяна

1. Проверете, че има локации (общи настройки на org) и поне един организационен preset (препоръчително).
2. ЧР → Смени → Нова смяна (ако виждате бутона, обикновено сте редактор).
3. Изберете лице (или няколко, ако сте редактор), локация, по избор preset.
4. Тип Единична (една дата) или Множество (диапазон от дати).
5. Задайте времеви слотове (предварително от preset или персонализирани) и бележки.
6. Запазете: картите се появяват в мрежата и списъка.

Планиране на смени (копиране период → месец)

Функцията План копира назначения от изходен период в целеви месец, като се опитва да запази ден от седмицата и «позиция» в месеца (полезно за повтарящи се модели без ръчно възстановяване). Можете да стесните по потребители и локации според опциите в модала. Ако няма смени за копиране, Mokapen го съобщава. Използвайте План след като стабилизирате «шаблонен» месец.

Редакция, клониране, архив, изтриване

• Редакция — отворете картата и актуализирайте полетата; в списъка масова редакция, ако е налична. Или плъзгане в мрежата.
• Клонирай / Дублирай — от карта или множествен избор; после коригирайте датите на новия запис.
• Архив — приключени или вече нерелевантни смени напускат оперативните изгледи, но остават възстановими.
• Изтриване — за грешки и тестове; внимавайте с връзката с присъствия.

Настройки на смени

Път: Настройки на организацията → Човешки ресурси → карта Смени (или HR hub).

• Потребители, които могат да създават и редактират смени — списък на редактори (потребители или цял org). Това е основният оперативен лост за права.
• Организационни смени (preset-и) — заглавие + дни от седмицата с един или повече слота HH:MM–HH:MM. Създайте моделите, които ползвате всяка седмица (сутрин/следобед, уикенд, вечерни смени…).
• Локации — управляват се в общите настройки на организацията (локации); без локации не можете да назначавате полезни смени.
• Затваряния / празници — в общите настройки: в дни с затваряне може да получите предупреждения или блок при създаване.

Смени и присъствия заедно

С двете приложения активни типичният поток е: планирайте със Смени → записвайте реални часове с Присъствия (също от картата на смяна). Картата на назначението може да покаже колко присъствието се отклонява от планираното. Присъствие може автоматично да се свърже със смяна за същия потребител/локация/ден. Подробности в ръководството за присъствия.

Доклади за смени

От менюто Доклади → Смени анализирате планирани часове (от слотовете на неархивирани назначения): часове по локация, часове по потребител, часове на потребител × ден от седмицата, плюс аналитичен списък. Разширените филтри често изискват базов Premium план. Използвайте докладите за натоварване по локации и покритие на седмицата; за отработени часове — доклади за присъствия (и кръстосани данни, където е налично).

Примери за използване

• Търговия / много локации: preset-и сутрин/следобед; мрежа Локация→Потребител; редактор = управител на магазин; План всеки месец.
• Студио / клиника: колони по preset слотове; назначаване на специалисти на локации; сравнение с Присъствия.
• Екип с мениджър: без редакторски права виждат само себе си и подчинени; редактор в централата вижда всичко.
• Затваряния: празници на org → избягвайте «празни» смени в затворени дни.

Препоръчани процеси

• Първо създайте локации и preset-и, после назначавайте хора — не обратното.
• Ограничете редакторите до тези, които реално планират (ЧР, управител на магазин); избягвайте «всички», ако org е голяма.
• Използвайте План след стабилен шаблонен месец.
• Архивирайте стари месеци вместо да ги изтривате, ако ви трябват исторически доклади.
• Подравнете Смени и Присъствия: същата локация и същите слотове намаляват отклонения и «изненадващи» извънредни.

Често задавани въпроси

В: Не виждам бутона Нова смяна. Защо?

О: Обикновено не сте сред редакторите на смени (нито редактор на присъствия). Помолете собственика да ви добави в Настройки → Човешки ресурси → Смени.

В: Мрежата е празна / иска организационни смени.

О: Липсва конфигурация на организационен preset. Собственик трябва да ги създаде в настройките на смени.

В: Виждам само своите смени, не и на колегите.

О: Очаквано поведение, ако не сте редактор: виждате себе си и подчинените си. Пълният график изисква редакторски права.

В: Има ли одобрение на смяна?

О: Не. Няма поток потвърди/отхвърли като при резервации. Оперативният статус е планиране → (по избор присъствие) → архив.

В: Разлика между Смени и Срещи?

О: Смени = HR планиране (локация + слотове + лице). Срещи = срещи/обаждания с участници от CRM. Вижте ръководството за срещи.

В: Зависят ли смените от Services?

О: Не. Зависят от локации, потребители и preset-и на времето в организацията.