Aprende mokapen

Microsoft Outlook Calendar

Esta integración conecta el módulo Citas de Mokapen con tu Microsoft Outlook Calendar. Las reuniones y citas pueden moverse entre ambos sistemas según las reglas que configures — sin exportaciones manuales ni doble entrada de datos.

No sincroniza las tareas: en la página, la opción de tareas está desactivada (próximamente). Solo aplica a citas con fecha y hora.

Visión general de integraciones: Integraciones.

Requisitos

• Plan Mokapen con integración de calendario (icono de insignia Premium en la entrada de citas). Sin un plan adecuado, el botón de conexión abre la página de actualización.
• Cuenta de Microsoft con calendario Outlook activo.
• Permiso para autorizar a Mokapen a gestionar calendario y eventos en Microsoft.

Conectar Outlook Calendar

1. Menú de usuario → Integraciones → pestaña Microsoft Outlook Calendar.
2. Pulsa Sincronizar Microsoft Outlook Calendar (o equivalente).
3. En Microsoft: elige la cuenta (puede ser diferente del correo con el que inicias sesión en Mokapen).
4. Revisa los permisos solicitados (calendario y eventos) y confirma el acceso.
5. Vuelves a Mokapen: aparece Cuenta conectada: con el correo de Microsoft autorizado.

Si no aceptas los permisos, la conexión no se completa y ninguna cita se sincronizará. Las automatizaciones que dependen del calendario no podrán usar eventos de Outlook.

Si aparece «conexión caducada», pulsa Desconectar y vuelve a conectar.

Qué solicita Mokapen a Microsoft

Además del nombre y correo del perfil, Mokapen solicita acceso al calendario y a los eventos: leer reuniones existentes, crear nuevas desde Mokapen, actualizarlas y eliminarlas cuando modifiques o canceles una cita vinculada. Sin estos permisos, la sincronización no inicia.

Correo de Microsoft distinto del correo de Mokapen

Está permitido y es frecuente: trabajas en Mokapen con un inicio de sesión y sincronizas el calendario team@empresa.es o una cuenta Outlook personal. En la página de integración, el correo bajo Cuenta conectada es el que cuenta para la sync, no el del inicio de sesión en Mokapen.

Misma dirección (Mokapen = Microsoft): la exportación/importación mantiene organizador y participantes; correos desconocidos en la importación pueden crear contactos (solo correo) en la agenda.

Direcciones distintas:

• En Outlook, la cuenta conectada debe ser organizador o participante del evento; de lo contrario, Outlook no acepta la escritura.
• En exportación: si el organizador de Mokapen no existe en ese calendario, el evento se crea con la cuenta de Microsoft conectada como organizador.
• En importación: si tu usuario de Mokapen participa en el evento, la cita entra en Mokapen; si no participa, el evento puede quedar importado pero no visible para ti; eventos sin participantes útiles pueden ser ignorados.

Consejo: añádete como participante a las citas que deben aparecer en ambos sistemas, o usa la misma dirección de correo cuando sea posible.

Ajustes a configurar

Dirección de sincronización

Tres modos (flechas en la página):

• Solo hacia Mokapen — Outlook alimenta el CRM; los cambios en Mokapen no vuelven a Outlook.
• Solo hacia Outlook — Mokapen envía citas al calendario.
• Ambos — las actualizaciones en un sistema se reflejan en el otro.

Calendarios

• Calendario principal — selecciona qué calendario Outlook usar como principal (cargado desde la cuenta conectada).
• Otros calendarios — selecciona calendarios secundarios (Clientes, Equipo…). Cumpleaños y festivos se excluyen automáticamente.

Otros controles

• Sincronizar citas — debe permanecer activo.
• Fecha de inicio — desde qué día importar eventos pasados; hacia adelante aproximadamente un año (en la página no hay el límite fijo de 15 días atrás como en Google Calendar).
• Microsoft Teams (si el plan lo permite) — añade enlace de videoconferencia a las citas exportadas.

Pulsa Guardar para memorizar, Sincronizar para ejecutar la alineación.

Qué ocurre durante la sincronización

• Nueva cita en Mokapen → evento en Outlook (si la exportación está activa).
• Modificación o eliminación en Mokapen → actualización o eliminación del evento de Outlook vinculado.
• Nuevo evento en Outlook → cita en Mokapen (si la importación está activa y dentro del intervalo de fechas).
• Modificación en Outlook → Mokapen actualiza la cita vinculada (notificaciones automáticas de Microsoft cuando sea posible).

Problemas frecuentes

• Eventos faltantes — comprueba fecha de inicio, calendarios seleccionados, dirección de sync, participación por correo cuando las cuentas difieren.
• Eventos duplicados — dos conexiones o el mismo evento importado y recreado manualmente; unifica y usa un solo calendario oficial.
• Sync lenta — normal en la primera ejecución con muchos eventos.

Desconectar

Pulsa Desconectar, confirma escribiendo la palabra solicitada y continúa. Mokapen interrumpe la conexión con Outlook Calendar y elimina las referencias de sync entre citas y eventos.

Qué ocurre con los datos:

• Citas en Mokapen — permanecen en el CRM como registros normales, pero ya no están sincronizadas con Outlook (sin actualizaciones automáticas en ninguna dirección).
• Eventos en Outlook Calendar — no se eliminan automáticamente por Mokapen.

A diferencia de la agenda o Drive, la ventana de desconexión de Calendar no ofrece casillas para eliminar masivamente las citas ya importadas: en la práctica las conservas en Mokapen, desconectadas de la sync. Si quieres limpiar el CRM, elimina o modifica las citas manualmente tras desconectar.

Gestión de citas en el CRM: guía Citas.