A Mokapen útmutató

Microsoft Outlook naptár

Ez az integráció köti össze Mokapenét Találkozók modult az Ön számára Microsoft Outlook naptár. Az értekezletek és találkozók az Ön által beállított szabályok szerint közlekedhetnek a két rendszer között – kézi exportálás vagy kettős bevitel nélkül.

Nem szinkronizálja a feladatokat: az oldalon a feladat opció le van tiltva (hamarosan). Csak a dátummal és időponttal rendelkező találkozókra vonatkozik.

Az integráció általános áttekintése: Integrációk.

Követelmények

• Mokapen terv naptárintegrációval (Prémium jelvény ikon az időpontok menüpontban). Megfelelő terv nélkül a csatlakozás gomb megnyitja a frissítési oldalt.
• Microsoft-fiók aktív Outlook-naptárral.
• Engedély a Mokapennek a naptár és az események Microsoft rendszerben történő kezelésére.

Az Outlook naptár csatlakoztatása

1. Felhasználói menü → Integrációk → Microsoft Outlook naptár lapon.
2. Kattintson A Microsoft Outlook naptár szinkronizálása (vagy azzal egyenértékű).
3. Microsofton: válassza ki a fiókot (lehet különböző abból az e-mailből, amellyel bejelentkezik a Mokapenbe).
4. Tekintse át a kért engedélyeket (naptár és események), és erősítse meg a hozzáférést.
5. Visszatérsz Mokapenbe: Kapcsolt fiók: megjelenik az engedélyezett Microsoft e-mail-címmel.

Ha nem fogadja el az engedélyeket, a kapcsolat nem fejeződik be, és a találkozók sem lesznek szinkronizálva. A naptártól függő automatizálások nem fogják tudni használni az Outlook eseményeit.

Ha a "kapcsolat lejárt" üzenetet látja, kattintson a gombra Leválasztás és csatlakoztassa újra.

Amit Mokapen kér a Microsofttól

A profilnéven és az e-mail címen kívül a Mokapen hozzáférést kér a naptár és eseményeket: olvassa el a meglévő értekezleteket, hozzon létre újakat a Mokapenből, frissítse és törölje azokat, amikor módosít vagy lemond egy összekapcsolt találkozót. Ezen engedélyek nélkül a szinkronizálás nem indul el.

A Microsoft e-mailje eltér a Mokapen e-mailtől

Ez megengedett és általános: Ön egy bejelentkezéssel dolgozik a Mokapenben, és szinkronizálja a team@company.com naptárat vagy személyes Outlook-fiókot. Az integrációs oldalon az alábbi e-mail Kapcsolt fiók a szinkronizálás szempontjából fontos, nem a Mokapen bejelentkezési e-mail címe.

Ugyanaz a cím (Mokapen = Microsoft): az export/import megőrzi a szervezőt és a résztvevőket; az importált ismeretlen e-mailek névjegyeket hozhatnak létre (csak e-mailek) a címjegyzékben.

Különböző címek:

• Az Outlookban a csatlakoztatott fióknak az esemény szervezőjének vagy résztvevőjének kell lennie; ellenkező esetben az Outlook nem fogadja el az írási műveletet.
• Exportáláskor: ha a Mokapen-szervező nem létezik az adott naptárban, akkor az esemény a következővel jön létre csatlakoztatott Microsoft-fiókot mint szervező.
• Importáláskor: ha Mokapen felhasználója részt vesz az eseményen, a találkozó Mokapenbe kerül; ha nem, akkor az esemény importált maradhat, de nem látható neked; hasznos résztvevők nélküli események lehetnek figyelmen kívül hagyva.

Tipp: add meg magad a résztvevő olyan időpontokra, amelyeknek mindkét rendszerben meg kell jelenniük, vagy lehetőség szerint használja ugyanazt az e-mail címet.

A konfigurálandó beállítások

Irány szinkronizálása

Három mód (nyilak az oldalon):

• Csak Mokapen — Az Outlook táplálja a CRM-et; A Mokapen módosításai nem térnek vissza az Outlookba.
• Csak Outlook — Mokapen találkozókat küld a naptárba.
• Mindkét — az egyik rendszer frissítései a másikban is megjelennek.

Naptárak

• Elsődleges naptár — válassza ki, hogy melyik Outlook-naptár legyen elsődleges (a csatlakoztatott fiókból töltve).
• Egyéb naptárak — másodlagos naptárak kiválasztása (Ügyfelek, Csapat…). A születésnapok és ünnepnapok automatikusan kizárásra kerülnek.

Egyéb vezérlők

• Találkozók szinkronizálása – engedélyezve kell maradnia.
• Kezdés dátuma — melyik naptól kell importálni a múltbeli eseményeket; körülbelül egy évre előre (az oldalon nincs rögzített 15 napos visszafizetési korlát, mint a Google Naptárban).
• Microsoft Teams (ha a terve lehetővé teszi) – videokonferencia-hivatkozást ad hozzá az exportált találkozókhoz.

Kattintson Megtakarítás beállítások tárolására, Szinkronizál az igazítás futtatásához.

Mi történik a szinkronizálás során

• Új találkozó a Mokapenben → esemény az Outlookban (ha az export aktív).
• Szerkessze vagy törölje a Mokapenben → frissítse vagy távolítsa el a hivatkozott Outlook-eseményt.
• Új esemény az Outlookban → találkozó Mokapenben (ha az importálás aktív és a dátumtartományon belül van).
• Szerkesztés az Outlookban → A Mokapen frissíti a kapcsolt találkozót (automatikus értesítések a Microsofttól, ha lehetséges).

Gyakori problémák

• Hiányzó események - ellenőrizze a kezdési dátumot, a kiválasztott naptárakat, a szinkronizálási irányt, az e-mailben való részvételt, ha a fiókok különböznek.
• Ismétlődő események — két kapcsolat vagy ugyanaz az esemény manuálisan importálva és újra létrehozva; egyesítse és használjon egyetlen hivatalos naptárt.
• Lassú szinkronizálás — normális az első nekifutásra sok eseménnyel.

Leválasztás

Kattintson Leválasztás, erősítse meg a kívánt szó beírásával, és folytassa. A Mokapen leállítja a kapcsolatot az Outlook naptárral, és eltávolítja a szinkronizálási hivatkozásokat a találkozók és események között.

Mi történik az adatokkal:

• Találkozók Mokapenben — normál rekordként maradnak a CRM-ben, de vannak már nincs szinkronizálva Outlookkal (nincs automatikus frissítés egyik irányban sem).
• Események az Outlook naptárában - vannak nincs törölve automatikusan Mokapen.

A névjegyekkel vagy a Drive-val ellentétben a Naptár leválasztása ablak nem kínál jelölőnégyzeteket a már importált találkozók tömeges törléséhez: a gyakorlatban tartsa őket Mokapenben, leválasztva a szinkronizálásról. Ha meg szeretné tisztítani a CRM-et, törölje vagy szerkessze manuálisan a találkozókat a leválasztás után.

Találkozók kezelése a CRM-ben: Találkozók útmutatója.