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Seguridad

La página Seguridad define la modalidad de visibilidad predeterminada de los datos que tu organización crea en Mokapen: tareas, proyectos, contactos, empresas, oportunidades, tickets, presupuestos, pedidos, citas y otras fichas que admiten Colaboradores e icono de candado.

No es una política de contraseñas ni la autenticación en dos pasos (eso sigue en el Perfil personal de cada usuario). Aquí decides si los datos nuevos nacen visibles para toda la organización (Pública) o ya restringidos a un grupo reducido (Privada), con reglas automáticas sobre quién entra entre los colaboradores.

Para gestionar quién trabaja en la organización, consulta la guía Usuarios y equipos; para el detalle de los permisos de cada rol, la guía Roles y permisos.

Panorama general

Mokapen distingue dos niveles de visibilidad en cada ficha:

• Pública (icono de candado abierto) — todos los miembros de la organización con permiso para ver ese tipo de dato pueden abrir la ficha.
• Privada (icono de candado cerrado) — solo el Propietario de la ficha, los Colaboradores elegidos (usuarios o equipos) y quienes tengan permisos administrativos adecuados pueden verla; los demás no la encontrarán en listados, filtros ni búsquedas.

La página Seguridad no pone el candado en cada ficha una por una: establece el comportamiento predeterminado al crear y, en modalidad privada, quién se añade automáticamente como colaborador.

Regla fundamental (también visible en la página): la modalidad Seguridad se aplica solo a los datos guardados después del cambio de ajuste. Las fichas ya existentes no se recalculan en bloque: conservan la visibilidad y los colaboradores que tenían en el momento del guardado.

Dónde se encuentra y quién puede acceder

Abre el menú Organización (icono de edificio) → en el menú lateral, bajo el nombre de la organización, elige Seguridad.

Solo los Propietarios de la organización ven esta opción y pueden modificarla. Miembros, Usuarios y roles inferiores no acceden a la configuración global de seguridad (pueden seguir trabajando en datos concretos según las reglas descritas más adelante).

Tras cada guardado, Mokapen registra la actualización en el registro de actividad de la organización.

Modalidad Pública

Con Pública seleccionada, cada ficha nueva nace con visibilidad Pública: todos los colegas autorizados a usar esa área (p. ej. Ventas, Contactos) la ven sin tener que añadirse como colaboradores.

Qué puedes hacer antes de guardar — si tienes al menos el rol Usuario, en la vista previa de creación puedes hacer clic en el icono del candado y pasar la ficha a Privada, luego elegir colaboradores manualmente. Sirve para excepciones puntuales (p. ej. un contacto reservado al director) sin cambiar el ajuste de toda la organización.

Ejemplo — Organización «Studio Alfa» en modalidad Pública. La comercial Laura crea una oportunidad: ya aparece pública, visible para todo el equipo de ventas. Antes de guardar puede hacerla privada y añadir solo al manager y al equipo «Direction» si trata un cliente estratégico.

En modalidad Pública, el campo Colaboradores no aparece por defecto en los modales de creación rápida: la visibilidad es implícitamente «toda la organización» hasta que hagas privada esa ficha concreta.

Modalidad Privada

Con Privada seleccionada, cada ficha nueva nace ya Privada. Los colaboradores iniciales no son «toda la organización», sino el grupo definido en los ajustes (véase las secciones siguientes).

Qué NO puedes hacer al crear — quien no sea Propietario de la organización no puede poner la ficha nueva como Pública desde el modal: el icono del candado permanece en Privada. Así se evita que un usuario operativo amplíe por error la visibilidad más allá de la política de la empresa.

Qué puedes hacer después — los Miembros (y superiores) pueden añadir otros colaboradores en la ficha concreta, ampliando quién ve ese dato sin hacerlo público para todos. Solo el Propietario de la organización puede pasar una ficha de Privada a Pública (icono del candado al editar).

Ejemplo — Organización «Consulenza Beta» en modalidad Privada. Marco (Usuario) crea una tarea: nace privada con colaboradores prellenados (Marco, su manager, el Team Master). No puede quitar el candado, pero un Miembro puede añadir a un colega del equipo Proyecto X si hace falta para esa actividad.

Colaboradores automáticos (Stakeholders)

En modalidad Privada, debajo de la elección Pública/Privada, aparece la sección Colaboradores con tres opciones (además de ti, siempre incluido):

• Yo — siempre activo: quien crea el dato permanece entre los colaboradores y puede abrirlo.
• Mi manager — añade al responsable jerárquico configurado en la ficha de usuario del creador (campo Manager en Usuarios y equipos).
• Mis equipos — añade los equipos a los que pertenece el creador como colaboradores (no colegas sueltos: los grupos de equipo).

Puedes combinar las casillas: solo manager, solo equipos, o ambos. Si desmarcas manager y equipos, solo quedan tú más el Team Master (sección siguiente).

Ejemplo práctico — Opciones: Yo + Mi manager + Mis equipos. Sara está en el equipo «Customer Care» y su manager es Luca. Sara crea un ticket: colaboradores iniciales = Sara, Luca, equipo Customer Care, Team Master. Un colega de otro departamento no lo ve hasta que se añada manualmente.

Atención — si un usuario no tiene manager configurado en su ficha, la casilla «Mi manager» no añade a nadie. Si no pertenece a equipos, «Mis equipos» no añade grupos. Conviene mantener actualizadas las fichas de usuario y equipos antes de activar la modalidad privada.

Team Master

El Team Master es un equipo especial creado por Mokapen para la seguridad de la organización. Los miembros que seleccionas en la página Seguridad forman este grupo y se añaden siempre como colaboradores de cada dato nuevo creado en modalidad Privada — aunque el creador no los conozca o no los elija a mano.

Normalmente incluyes: al Propietario, al IT interno, al DPO o a un responsable de cumplimiento que deba tener visibilidad transversal sobre datos sensibles.

Al crear y editar fichas — el Team Master aparece como insignia con icono de corona. El Propietario de la organización puede quitarlo en una ficha concreta (con aviso) si para ese caso no hace falta; los demás roles lo ven pero no pueden eliminarlo de la política global.

Notificaciones — al añadir a alguien al Team Master, Mokapen envía notificación en la app (y email según las preferencias), igual que al entrar en un equipo normal.

Ejemplo — Team Master: Anna (Propietaria) y Paolo (IT). Cada contacto privado nuevo creado por un comercial también es visible para Anna y Paolo, además del comercial y de los colaboradores automáticos elegidos en las opciones.

Qué ocurre al cambiar de modalidad

El cambio cuenta desde el momento del guardado en adelante. Piensa en dos conjuntos de datos: ya guardados y nuevos por guardar.

De Pública a Privada (p. ej. hoy)

• Fichas ya existentes — permanecen como están. Un contacto público creado ayer sigue siendo público; una tarea ya privada sigue privada con sus colaboradores. No hay migración automática.
• Fichas creadas a partir de ahora — siguen la modalidad Privada: candado cerrado por defecto, colaboradores automáticos + Team Master.
• Team Master — Mokapen crea el equipo (si no existía) y guarda los miembros elegidos. Debe haber al menos uno: el campo es obligatorio en modalidad Privada.
• Modales de creación — de inmediato aparecen el campo Colaboradores prellenado y la insignia Team Master; para quien no sea Propietario de la org, el candado Privada no se puede cambiar.

Escenario «pasamos a privado desde hoy» — El lunes por la mañana el Propietario activa Privada con Yo + Manager + Team Master (él mismo y cumplimiento). El lunes por la tarde un comercial crea una empresa: nace privada, visible para él, su manager y el Team Master. Las 2.000 empresas ya en la agenda siguen siendo públicas hasta que las modifiques una a una (o con herramientas masivas donde existan). Si también necesitas hacer privado el histórico, planifica un proyecto de revisión de colaboradores / visibilidad en las fichas existentes: no ocurre solo.

De Privada a Pública

• Fichas ya existentes — de nuevo sin cambios. Una oportunidad privada con tres colaboradores sigue siendo privada.
• Fichas nuevas — nacen Públicas; quien tenga rol Usuario o superior puede volver a poner Privada en el dato concreto antes de guardar.
• Team Master — el equipo especial se elimina de la organización (accesos y membresía). Las fichas antiguas que lo tenían entre colaboradores pueden seguir mostrándolo como referencia hasta que actualices los colaboradores.
• Ajustes de stakeholders — las casillas manager/equipos ya no se aplican a los datos nuevos.

Escenario «volvemos a público» — Tras un proyecto confidencial, la org vuelve a Pública. Los proyectos privados de ese periodo siguen siendo privados; las tareas creadas desde mañana serán públicas por defecto. El Team Master desaparece: quien estaba solo ahí por supervisión debe añadirse manualmente donde haga falta, o definir otra política.

Visibilidad y colaboradores en la ficha concreta

Además de la política global, cada ficha tiene:

• Icono de visibilidad (candado) — Pública o Privada para ese registro.
• Propietario — responsable del dato; casi siempre entre los colaboradores efectivos.
• Colaboradores — usuarios y/o equipos que pueden abrir una ficha privada.

En organización Pública, una ficha pública no requiere colaboradores: todos la ven. Si la haces privada, debes indicar quién accede.

En organización Privada, las fichas nuevas parten privadas con colaboradores predefinidos; Miembros y superiores pueden ampliar la lista al editar. Usuarios con rol inferior ven los colaboradores en solo lectura.

En los filtros guardados, el campo visibilidad en organización privada solo está disponible para Propietarios; los colaboradores pueden filtrarse para Miembros y superiores.

Quién puede modificar qué (por rol)

• Propietario de la organización — configura Seguridad; en cualquier ficha puede pasar Pública ↔ Privada; gestiona el Team Master en el registro concreto; ve filtros por visibilidad.
• Miembro — no abre la página Seguridad; en fichas privadas puede modificar colaboradores (añadir/quitar, salvo restricciones del Team Master para quien no sea Propietario).
• Usuario / Usuario limitado — crea datos según la política; en org privada no desbloquea el candado Pública; colaboradores en solo lectura en fichas privadas.
• Invitado — no gestiona la seguridad de la org; trabaja solo con lo compartido (p. ej. proyectos asignados).

Ejemplos de aplicación

• Despacho de abogados — Privada + Team Master (socios senior). Cada contacto de cliente nuevo nace visible solo para el creador, su manager, sus equipos y los socios. Los becarios de otros equipos no ven por error clientes ajenos.
• Agencia creativa — Pública, con excepciones manuales. Proyectos y tareas abiertos; antes de guardar un presupuesto para una marca secreta, el account pasa la ficha a Privada y añade solo al equipo «Direction».
• Transición RGPD — De Pública a Privada en una fecha acordada. Comunicación interna: «desde el 1 de marzo los datos nuevos son privados; el histórico debe revisarse». Team Master = referente de privacidad + IT.
• Manager siempre en copia — Privada con casilla «Mi manager». Cada oportunidad nueva es visible para el responsable comercial del creador sin añadirlo a mano cada vez.
• Proyecto confidencial temporal — La org sigue Pública; el PM hace privado el proyecto concreto y añade al equipo de desarrollo. Al terminar archiva el proyecto sin cambiar la política global.

Guías relacionadas

• Usuarios y equipos — managers, equipos, roles organizativos.
• Roles y permisos — qué puede hacer Invitado, Usuario, Miembro, Propietario.
• Organizaciones y accesos — aislamiento entre organizaciones distintas.
• Automatizaciones — Propietario del flujo y permisos en ejecución.

Preguntas frecuentes

P: Si paso a Privada hoy, ¿los datos de ayer se vuelven privados?

R: No. Solo los datos guardados después del cambio siguen la nueva modalidad. El histórico debe actualizarse explícitamente si hace falta.

P: ¿Puede un Usuario crear un dato público en organización Privada?

R: No al crear. Solo el Propietario de la organización puede poner Pública en el registro concreto (al crear o editar).

P: ¿Puedo tener organización Privada pero una ficha pública?

R: Sí, si el Propietario de la org pone el candado en Pública para esa ficha. Es la excepción prevista a la regla predeterminada.

P: ¿Qué ocurre con el Team Master si vuelvo a Pública?

R: El equipo se elimina de la organización. Los datos nuevos ya no lo incluirán. Las fichas privadas antiguas pueden seguir listándolo entre colaboradores hasta que los modifiques.

P: ¿«Mis equipos» añade personas sueltas o el equipo entero?

R: Añade los equipos a los que perteneces como colaboradores (visibilidad de grupo). Los colegas ven el dato si pertenecen a ese equipo o se añaden individualmente.

P: ¿Dónde configuro contraseña y 2FA para toda la organización?

R: No en esta página. Cada usuario gestiona su propia contraseña y autenticación en dos pasos desde Perfil → Seguridad. Aquí solo se habla de visibilidad de datos del CRM.