Ο οδηγός Mokapen

Ασφάλεια

Η σελίδα Ασφάλεια ορίζει τη προεπιλεγμένη λειτουργία ορατότητας για δεδομένα που δημιουργεί ο οργανισμός σας στο Mokapen: εργασίες, έργα, επαφές, εταιρείες, ευκαιρίες, εισιτήρια, προσφορές, παραγγελίες, ραντεβού και άλλες εγγραφές που υποστηρίζουν Συνεργάτες και το εικονίδιο κλειδώματος.

Αυτό δεν είναι πολιτική κωδικού πρόσβασης ή έλεγχος δύο παραγόντων (αυτά μένουν στο Προσωπικό προφίλ κάθε χρήστη). Εδώ αποφασίζετε αν τα νέα δεδομένα ξεκινούν ορατά σε όλο τον οργανισμό (Δημόσια) ή ήδη περιορισμένα σε μικρή ομάδα (Ιδιωτικά), με αυτόματους κανόνες για το ποιος προστίθεται ως συνεργάτης.

Για διαχείριση όσων εργάζονται στον οργανισμό, δείτε τον Οδηγό χρηστών και ομάδων· για λεπτομέρειες δικαιωμάτων κάθε ρόλου, τον Οδηγό ρόλων και δικαιωμάτων.

Επισκόπηση

Το Mokapen διακρίνει δύο επίπεδα ορατότητας σε κάθε εγγραφή:

• Δημόσια (ανοιχτό εικονίδιο κλειδώματος) — όλα τα μέλη του οργανισμού με δικαίωμα προβολής αυτού του τύπου δεδομένων μπορούν να ανοίξουν την εγγραφή.
• Ιδιωτική (κλειστό εικονίδιο κλειδώματος) — μόνο ο Κάτοχος της εγγραφής, επιλεγμένοι Συνεργάτες (χρήστες ή ομάδες) και άτομα με κατάλληλα δικαιώματα διαχειριστή μπορούν να τη δουν· οι άλλοι δεν θα τη βρουν σε λίστες, φίλτρα ή αναζήτηση.

Η σελίδα Ασφάλειας δεν ορίζει το κλείδωμα σε κάθε εγγραφή μία προς μία: ορίζει την προεπιλεγμένη συμπεριφορά στη δημιουργία και, σε ιδιωτική λειτουργία, ποιος προστίθεται αυτόματα ως συνεργάτης.

Βασικός κανόνας (εμφανίζεται και στη σελίδα): η λειτουργία Ασφάλειας ισχύει μόνο για δεδομένα που αποθηκεύονται μετά την αλλαγή της ρύθμισης. Οι υπάρχουσες εγγραφές δεν επαναϋπολογίζονται μαζικά: διατηρούν την ορατότητα και τους συνεργάτες που είχαν όταν αποθηκεύτηκαν.

Πού να τη βρείτε και ποιος έχει πρόσβαση

Ανοίξτε το μενού Οργανισμός (εικονίδιο κτιρίου) → στην πλαϊνή γραμμή, κάτω από το όνομα του οργανισμού, επιλέξτε Ασφάλεια.

Μόνο οι Κάτοχοι οργανισμού βλέπουν αυτό το στοιχείο μενού και μπορούν να το αλλάξουν. Μέλη, Χρήστες και χαμηλότεροι ρόλοι δεν έχουν πρόσβαση στις καθολικές ρυθμίσεις ασφάλειας (μπορούν ακόμα να εργάζονται σε μεμονωμένες εγγραφές σύμφωνα με τους κανόνες παρακάτω).

Μετά από κάθε αποθήκευση, το Mokapen καταγράφει την ενημέρωση στο ημερολόγιο δραστηριότητας του οργανισμού.

Δημόσια λειτουργία

Με επιλεγμένο Δημόσια, κάθε νέα εγγραφή ξεκινά με ορατότητα Δημόσια: όλοι οι συνάδελφοι εξουσιοδοτημένοι να χρησιμοποιούν αυτή την περιοχή (π.χ. Πωλήσεις, Επαφές) μπορούν να τη δουν χωρίς να προστεθούν ως συνεργάτες.

Τι μπορείτε να κάνετε πριν την αποθήκευση — αν έχετε τουλάχιστον ρόλο Χρήστης, στην προεπισκόπηση δημιουργίας μπορείτε να κάνετε κλικ στο εικονίδιο κλειδώματος και να αλλάξετε την εγγραφή σε Ιδιωτική, και μετά να επιλέξετε συνεργάτες χειροκίνητα. Χρήσιμο για εφάπαξ εξαιρέσεις (π.χ. επαφή δεσμευμένη για τον διευθυντή) χωρίς αλλαγή ρύθμισης για όλο τον οργανισμό.

Παράδειγμα — Οργανισμός «Studio Alfa» σε Δημόσια λειτουργία. Η εκπρόσωπος πωλήσεων Laura δημιουργεί ευκαιρία: εμφανίζεται ήδη ως δημόσια, ορατή σε όλη την ομάδα πωλήσεων. Πριν την αποθήκευση μπορεί να την κάνει ιδιωτική και να προσθέσει μόνο τον manager και την ομάδα «Direction» αν είναι στρατηγικός πελάτης.

Σε Δημόσια λειτουργία, το πεδίο Συνεργάτες δεν εμφανίζεται από προεπιλογή στα παράθυρα γρήγορης δημιουργίας: η ορατότητα είναι σιωπηρά «ολόκληρος οργανισμός» μέχρι να κάνετε ιδιωτική αυτή τη μεμονωμένη εγγραφή.

Ιδιωτική λειτουργία

Με επιλεγμένο Ιδιωτική, κάθε νέα εγγραφή ξεκινά ως Ιδιωτική. Οι αρχικοί συνεργάτες δεν είναι «ολόκληρος ο οργανισμός» αλλά η ομάδα που ορίζεται στις ρυθμίσεις (δείτε τις επόμενες ενότητες).

Τι δεν μπορείτε να κάνετε στη δημιουργία — όποιος δεν είναι Κάτοχος οργανισμού δεν μπορεί να ορίσει νέα εγγραφή σε Δημόσια από το παράθυρο: το εικονίδιο κλειδώματος μένει σε Ιδιωτική. Αυτό αποτρέπει έναν επιχειρησιακό χρήστη να επεκτείνει κατά λάθος την ορατότητα πέρα από την εταιρική πολιτική.

Τι μπορείτε να κάνετε μετά — τα Μέλη (και υψηλότεροι ρόλοι) μπορούν ακόμα να προσθέσουν άλλους συνεργάτες στη μεμονωμένη εγγραφή, διευρύνοντας ποιος βλέπει αυτά τα δεδομένα χωρίς να τα κάνουν δημόσια για όλους. Μόνο ο Κάτοχος οργανισμού μπορεί να αλλάξει εγγραφή από Ιδιωτική σε Δημόσια (εικονίδιο κλειδώματος κατά την επεξεργασία).

Παράδειγμα — Οργανισμός «Consulenza Beta» σε Ιδιωτική λειτουργία. Ο Marco (Χρήστης) δημιουργεί εργασία: ξεκινά ιδιωτική με προ συμπληρωμένους συνεργάτες (Marco, ο manager του, το Team Master). Δεν μπορεί να αφαιρέσει το κλείδωμα, αλλά ένα Μέλος μπορεί να προσθέσει συνάδελφο από την ομάδα Project X αν χρειάζεται για αυτή τη δραστηριότητα.

Αυτόματοι συνεργάτες (Stakeholders)

Σε Ιδιωτική λειτουργία, κάτω από την επιλογή Δημόσια/Ιδιωτική, εμφανίζεται η ενότητα Συνεργάτες με τρεις επιλογές (συν εσείς, πάντα συμπεριλαμβανόμενοι):

• Εγώ — πάντα ενεργό: όποιος δημιουργεί τα δεδομένα μένει στους συνεργάτες και μπορεί να τα ανοίξει.
• Ο manager μου — προσθέτει τον ιεραρχικό manager που έχει οριστεί στο προφίλ χρήστη του δημιουργού (πεδίο Manager σε Χρήστες και Ομάδες).
• Οι ομάδες μου — προσθέτει ως συνεργάτες τις ομάδες στις οποίες ανήκει ο δημιουργός (όχι τυχαίους μεμονωμένους συναδέλφους: τις ομάδες).

Μπορείτε να συνδυάσετε τα πλαίσια: μόνο manager, μόνο ομάδες, ή και τα δύο. Αν αποεπιλέξετε manager και ομάδες, μένετε μόνο εσείς συν το Team Master (επόμενη ενότητα).

Πρακτικό παράδειγμα — Επιλογές: Εγώ + Ο manager μου + Οι ομάδες μου. Η Sara είναι στην ομάδα «Customer Care» και ο manager της είναι ο Luca. Η Sara δημιουργεί εισιτήριο: αρχικοί συνεργάτες = Sara, Luca, ομάδα Customer Care, Team Master. Συνάδελφος από άλλο τμήμα δεν θα το δει μέχρι να προστεθεί χειροκίνητα.

Σημείωση — αν ένας χρήστης δεν έχει ορισμένο manager στο προφίλ, το πλαίσιο «Ο manager μου» δεν προσθέτει κανέναν. Αν δεν ανήκει σε ομάδες, το «Οι ομάδες μου» δεν προσθέτει ομάδες. Κρατήστε ενημερωμένα τα προφίλ χρηστών και τις ομάδες πριν ενεργοποιήσετε ιδιωτική λειτουργία.

Team Master

Το Team Master είναι ειδική ομάδα που δημιουργεί το Mokapen για την ασφάλεια του οργανισμού. Τα μέλη που επιλέγετε στη σελίδα Ασφάλειας σχηματίζουν αυτή την ομάδα και προστίθενται πάντα ως συνεργάτες σε κάθε νέα εγγραφή που δημιουργείται σε Ιδιωτική λειτουργία — ακόμα κι αν ο δημιουργός δεν τους γνωρίζει ή δεν τους επιλέγει χειροκίνητα.

Τυπικά συμπεριλαμβάνετε: τον Κάτοχο, εσωτερικό IT, τον DPO ή έναν υπεύθυνο συμμόρφωσης που χρειάζεται διατομεακή ορατότητα σε ευαίσθητα δεδομένα.

Κατά τη δημιουργία και επεξεργασία εγγραφών — το Team Master εμφανίζεται ως σήμα με εικονίδιο κορώνας. Ο Κάτοχος οργανισμού μπορεί να το αφαιρέσει σε μεμονωμένη εγγραφή (με προειδοποίηση) αν δεν χρειάζεται για αυτή τη συγκεκριμένη περίπτωση· άλλοι ρόλοι το βλέπουν αλλά δεν μπορούν να το αφαιρέσουν από την καθολική πολιτική.

Ειδοποιήσεις — όταν κάποιος προστίθεται στο Team Master, το Mokapen στέλνει ειδοποίηση εντός εφαρμογής (και email σύμφωνα με τις προτιμήσεις), όπως όταν μπαίνει σε κανονική ομάδα.

Παράδειγμα — Team Master: Anna (Κάτοχος) και Paolo (IT). Κάθε νέα ιδιωτική επαφή που δημιουργεί εκπρόσωπος πωλήσεων είναι ορατή και στην Anna και στον Paolo, επιπλέον του εκπροσώπου και των αυτόματων συνεργατών που επιλέχθηκαν στις επιλογές.

Τι συμβαίνει όταν αλλάζετε λειτουργία

Η αλλαγή μετράει από τη στιγμή που αποθηκεύετε και μετά. Σκεφτείτε δύο σύνολα δεδομένων: ήδη αποθηκευμένα και νέα προς αποθήκευση.

Από Δημόσια σε Ιδιωτική (π.χ. σήμερα)

• Υπάρχουσες εγγραφές — μένουν όπως είναι. Μια δημόσια επαφή που δημιουργήθηκε χθες μένει δημόσια· μια εργασία ήδη ιδιωτική μένει ιδιωτική με τους συνεργάτες της. Χωρίς αυτόματη μετανάστευση.
• Εγγραφές που δημιουργούνται από τώρα — ακολουθούν Ιδιωτική λειτουργία: κλειστό κλείδωμα από προεπιλογή, αυτόματοι συνεργάτες + Team Master.
• Team Master — το Mokapen δημιουργεί την ομάδα (αν δεν υπήρχε) και αποθηκεύει τα μέλη που επιλέγετε. Απαιτείται τουλάχιστον ένα: το πεδίο είναι υποχρεωτικό σε Ιδιωτική λειτουργία.
• Παράθυρα δημιουργίας — αμέσως μετά την αποθήκευση εμφανίζονται το προ συμπληρωμένο πεδίο Συνεργάτες και το σήμα Team Master· για όποιον δεν είναι Κάτοχος οργανισμού, το κλείδωμα Ιδιωτική δεν μπορεί να αλλάξει.

Σενάριο «ιδιωτικά από σήμερα» — Δευτέρα πρωί ο Κάτοχος ενεργοποιεί Ιδιωτική με Εγώ + Manager + Team Master (ο ίδιος και συμμόρφωση). Δευτέρα απόγευμα εκπρόσωπος πωλήσεων δημιουργεί εταιρεία: ξεκινά ιδιωτική, ορατή σε αυτόν, τον manager του και το Team Master. Οι 2.000 εταιρείες ήδη στον κατάλογο μένουν δημόσιες μέχρι να τις αλλάξετε μία προς μία (ή με μαζικά εργαλεία όπου διατίθενται). Αν χρειάζεστε και τα ιστορικά δεδομένα ιδιωτικά, σχεδιάστε έργο ανασκόπησης συνεργατών / ορατότητας σε υπάρχουσες εγγραφές: δεν γίνεται από μόνο του.

Από Ιδιωτική σε Δημόσια

• Υπάρχουσες εγγραφές — και πάλι αμετάβλητες. Μια ιδιωτική συμφωνία με τρεις συνεργάτες μένει ιδιωτική.
• Νέες εγγραφές — ξεκινούν ως Δημόσιες· οποιοσδήποτε με ρόλο Χρήστης ή υψηλότερο μπορεί να ορίσει Ιδιωτική στη μεμονωμένη εγγραφή πριν αποθηκεύσει ξανά.
• Team Master — η ειδική ομάδα αφαιρείται από τον οργανισμό (πρόσβαση και μέλη). Παλαιότερες εγγραφές που το είχαν στους συνεργάτες μπορεί ακόμα να το δείχνουν ως αναφορά μέχρι να ενημερώσετε τους συνεργάτες.
• Ρυθμίσεις stakeholder — τα πλαίσια manager/ομάδων δεν ισχύουν πλέον για νέα δεδομένα.

Σενάριο «επιστροφή σε δημόσια» — Μετά από εμπιστευτικό έργο, ο οργανισμός επιστρέφει σε Δημόσια. Ιδιωτικά έργα από εκείνη την περίοδο μένουν ιδιωτικά· εργασίες που δημιουργούνται από αύριο θα είναι δημόσιες από προεπιλογή. Το Team Master εξαφανίζεται: άτομα που ήταν εκεί μόνο για εποπτεία πρέπει να προστεθούν χειροκίνητα όπου χρειάζεται, ή να ορίσετε διαφορετική πολιτική.

Ορατότητα και συνεργάτες σε μεμονωμένες εγγραφές

Πέρα από την καθολική πολιτική, κάθε εγγραφή έχει:

• Εικονίδιο ορατότητας (κλείδωμα) — Δημόσια ή Ιδιωτική για αυτή την εγγραφή.
• Κάτοχος — υπεύθυνος για τα δεδομένα· σχεδόν πάντα στους πραγματικούς συνεργάτες.
• Συνεργάτες — χρήστες και/ή ομάδες που μπορούν να ανοίξουν ιδιωτική εγγραφή.

Σε Δημόσιο οργανισμό, μια δημόσια εγγραφή δεν απαιτεί συνεργάτες: όλοι μπορούν να τη δουν. Αν την κάνετε ιδιωτική, πρέπει να ορίσετε ποιος έχει πρόσβαση.

Σε Ιδιωτικό οργανισμό, νέες εγγραφές ξεκινούν ιδιωτικές με προκαθορισμένους συνεργάτες· Μέλη και υψηλότεροι ρόλοι μπορούν να επεκτείνουν τη λίστα κατά την επεξεργασία. Χρήστες με χαμηλότερους ρόλους βλέπουν τους συνεργάτες σε λειτουργία μόνο ανάγνωσης.

Στα αποθηκευμένα φίλτρα, το πεδίο ορατότητας σε ιδιωτικό οργανισμό είναι διαθέσιμο μόνο στους Κατόχους· οι συνεργάτες μπορούν να φιλτραριστούν από Μέλη και υψηλότερους ρόλους.

Ποιος μπορεί να αλλάξει τι (κατά ρόλο)

• Κάτοχος οργανισμού — ρυθμίζει την Ασφάλεια· σε οποιαδήποτε εγγραφή μπορεί να αλλάξει Δημόσια ↔ Ιδιωτική· διαχειρίζεται το Team Master σε μεμονωμένες εγγραφές· βλέπει φίλτρα ορατότητας.
• Μέλος — δεν ανοίγει τη σελίδα Ασφάλειας· σε ιδιωτικές εγγραφές μπορεί να επεξεργαστεί συνεργάτες (προσθήκη/αφαίρεση, με περιορισμούς Team Master για μη κατόχους).
• Χρήστης / Περιορισμένος χρήστης — δημιουργεί δεδομένα σύμφωνα με την πολιτική· σε ιδιωτικό οργανισμό δεν μπορεί να ξεκλειδώσει Δημόσια· συνεργάτες μόνο ανάγνωσης σε ιδιωτικές εγγραφές.
• Επισκέπτης — δεν διαχειρίζεται την ασφάλεια οργανισμού· εργάζεται μόνο σε όσα κοινοποιούνται (π.χ. ανατεθειμένα έργα).

Παραδείγματα εφαρμογής

• Δικηγορικό γραφείο — Ιδιωτική + Team Master (senior partners). Κάθε νέα επαφή πελάτη ξεκινά ορατή μόνο στον δημιουργό, τον manager του, τις ομάδες του και τους partners. Συνεργάτες σε άλλες ομάδες δεν βλέπουν κατά λάθος πελάτες άλλων.
• Δημιουργικό πρακτορείο — Δημόσια, με χειροκίνητες εξαιρέσεις. Έργα και εργασίες είναι ανοιχτά· πριν αποθηκεύσει προσφορά για μυστική μάρκα, ο account manager αλλάζει την εγγραφή σε Ιδιωτική και προσθέτει μόνο την ομάδα «Direction».
• Μετάβαση GDPR — Από Δημόσια σε Ιδιωτική σε συμφωνημένη ημερομηνία. Εσωτερική επικοινωνία: «από 1 Μαρτίου τα νέα δεδομένα είναι ιδιωτικά· τα ιστορικά πρέπει να ανασκοπηθούν.» Team Master = υπεύθυνος απορρήτου + IT.
• Manager πάντα στο κύκλωμα — Ιδιωτική με επιλεγμένο «Ο manager μου». Κάθε νέα συμφωνία είναι ορατή στον sales manager του δημιουργού χωρίς χειροκίνητη προσθήκη κάθε φορά.
• Προσωρινό εμπιστευτικό έργο — Ο οργανισμός μένει Δημόσιος· ο PM κάνει το μεμονωμένο έργο ιδιωτικό και προσθέτει την ομάδα ανάπτυξης. Όταν τελειώσει, αρχειοθετεί το έργο χωρίς αλλαγή καθολικής πολιτικής.

Σχετικοί οδηγοί

• Χρήστες και Ομάδες — managers, ομάδες, ρόλοι οργανισμού.
• Ρόλοι και δικαιώματα — τι μπορούν να κάνουν Επισκέπτης, Χρήστης, Μέλος και Κάτοχος.
• Ορατότητα δεδομένων — τι εμφανίζεται σε λίστες, kanban, αναζήτηση και αναφορές (κλείδωμα, ημερήσιο φίλτρο, Network).
• Οργανισμοί και πρόσβαση — απομόνωση μεταξύ διαφορετικών οργανισμών.
• Αυτοματισμοί — Κάτοχος ροής και δικαιώματα κατά την εκτέλεση.

Συχνές ερωτήσεις

Q: Αν αλλάξω σε Ιδιωτική σήμερα, τα δεδομένα χθες γίνονται ιδιωτικά;

A: Όχι. Μόνο δεδομένα που αποθηκεύονται μετά την αλλαγή ακολουθούν τη νέα λειτουργία. Τα ιστορικά δεδομένα πρέπει να ενημερωθούν ρητά αν χρειάζεται.

Q: Μπορεί ένας Χρήστης να δημιουργήσει δημόσια δεδομένα σε Ιδιωτικό οργανισμό;

A: Όχι στη δημιουργία. Μόνο ο Κάτοχος οργανισμού μπορεί να ορίσει Δημόσια σε μεμονωμένη εγγραφή (κατά τη δημιουργία ή επεξεργασία).

Q: Μπορώ να έχω Ιδιωτικό οργανισμό αλλά δημόσια εγγραφή;

A: Ναι, αν ο Κάτοχος οργανισμού ορίσει το κλείδωμα σε Δημόσια για αυτή την εγγραφή. Είναι η προβλεπόμενη εξαίρεση στον προεπιλεγμένο κανόνα.

Q: Τι συμβαίνει στο Team Master αν επιστρέψω σε Δημόσια;

A: Η ομάδα αφαιρείται από τον οργανισμό. Νέα δεδομένα δεν θα την περιλαμβάνουν πλέον. Παλιές ιδιωτικές εγγραφές μπορεί ακόμα να τη δείχνουν στους συνεργάτες μέχρι να τις επεξεργαστείτε.

Q: Το «Οι ομάδες μου» προσθέτει μεμονωμένα άτομα ή ολόκληρη την ομάδα;

A: Προσθέτει τις ομάδες στις οποίες ανήκετε ως συνεργάτες (ομαδική ορατότητα). Οι συνάδελφοι βλέπουν τα δεδομένα αν ανήκουν σε αυτή την ομάδα ή προστεθούν μεμονωμένα.

Q: Πού ρυθμίζω κωδικό και 2FA για όλο τον οργανισμό;

A: Όχι σε αυτή τη σελίδα. Κάθε χρήστης διαχειρίζεται τον δικό του κωδικό και τον έλεγχο δύο παραγόντων από Προφίλ → Ασφάλεια. Αυτή η σελίδα αφορά μόνο την ορατότητα δεδομένων CRM.