Ο οδηγός Mokapen

Ιδιωτική λειτουργία

Με επιλεγμένο Ιδιωτικό, κάθε εγγραφή νέα ξεκινά ως Private. Οι αρχικοί συνεργάτες δεν είναι "όλος ο οργανισμός" αλλά η ομάδα που ορίζεται στις ρυθμίσεις (δείτε τις ακόλουθες ενότητες).

Τι δεν μπορείτε να κάνετε κατά τη δημιουργία — οποιοσδήποτε δεν είναι οργανισμός Ιδιοκτήτης δεν ορίζει μια νέα εγγραφή σε Δημόσιο από το παράθυρο διαλόγου: το εικονίδιο κλειδώματος παραμένει στο Ιδιωτικό. Αυτό εμποδίζει έναν λειτουργικό χρήστη να επεκτείνει κατά λάθος την ορατότητα πέρα από την πολιτική της εταιρείας.

Τι μπορείτε να κάνετε στη συνέχεια — Μέλη (και υψηλότεροι ρόλοι) μπορούν ακόμα να προσθέσουν άλλους συνεργάτες χωρίς να δημοσιοποιούνται όλοι όσοι βλέπουν τα ατομικά δεδομένα.Μόνο ο κάτοχος του οργανισμού μπορεί να αλλάξει μια εγγραφή από Ιδιωτική σε Δημόσια (εικονίδιο κλειδώματος κατά την επεξεργασία).

Παράδειγμα — Οργανισμός "Consulenza Beta" σε Ιδιωτική λειτουργία. Ο Marco (Χρήστης) δημιουργεί μια εργασία: ξεκινά ιδιωτική με προσυμπληρωμένους συνεργάτες (Marco, ο μάνατζέρ του, ο Team Master). Δεν μπορεί να αφαιρέσει το κλείδωμα, αλλά ένα μέλος μπορεί να προσθέσει έναν συνάδελφο από την ομάδα του Project X, εάν χρειάζεται για αυτήν τη δραστηριότητα.

Αυτόματοι συνεργάτες (Stakeholders)

Σε λειτουργία Ιδιωτική, κάτω από την επιλογή Δημόσιο/Ιδιωτικό, εμφανίζεται η ενότητα Συνεργάτες με τρεις επιλογές (συν εσάς, συμπεριλαμβάνονται πάντα):

• Me — πάντα ενεργός: όποιος δημιουργεί τα δεδομένα παραμένει μεταξύ των συνεργατών και μπορεί να τα ανοίξει.
.
• My manager — προσθέτει το ιεραρχικό σύνολο του διαχειριστή στο προφίλ χρήστη του δημιουργού (πεδίο διαχειριστή στο Users and Teams).
• My teams — προσθέτει τις ομάδες στις οποίες ανήκει ο δημιουργός ως συνεργάτες (όχι τυχαίοι μεμονωμένοι συνάδελφοι: οι ομάδες ομάδων).

Μπορείτε να συνδυάσετε τα πλαίσια ελέγχου: μόνο διαχειριστής, μόνο ομάδες ή και τα δύο. Εάν καταργήσετε την επιλογή του διαχειριστή και των ομάδων, απομένουν μόνο εσείς συν το Team Master (επόμενη ενότητα).

Πρακτικό παράδειγμα — Επιλογές: Εγώ + Ο προπονητής μου + Οι ομάδες μου. Η Sara ανήκει στην ομάδα «Customer Care» και ο μάνατζέρ της είναι ο Luca. Η Sara δημιουργεί ένα εισιτήριο: αρχικοί συνεργάτες = Sara, Luca, ομάδα εξυπηρέτησης πελατών, Team Master. Ένας συνάδελφος από άλλο τμήμα δεν θα το δει μέχρι να προστεθεί χειροκίνητα.

Σημείωση — εάν ένας χρήστης δεν έχει ορίσει διαχειριστή στο προφίλ του, το πλαίσιο ελέγχου "Ο διαχειριστής μου" δεν προσθέτει κανέναν. Εάν δεν ανήκουν σε καμία ομάδα, το "Οι ομάδες μου" δεν προσθέτει καμία ομάδα. Διατηρήστε ενημερωμένα τα προφίλ χρηστών και τις ομάδες πριν ενεργοποιήσετε την ιδιωτική λειτουργία.

Team Master

Το Team Master είναι μια ειδική ομάδα που δημιουργήθηκε από την Mokapen για την ασφάλεια του οργανισμού. Τα μέλη που επιλέγετε στη σελίδα Ασφάλεια αποτελούν αυτήν την ομάδα και προστίθενται πάντα ως συνεργάτες σε κάθε νέα εγγραφή που δημιουργείται σε Ιδιωτική λειτουργία — ακόμα κι αν ο δημιουργός δεν τα γνωρίζει ή δεν τα επιλέξει με μη αυτόματο τρόπο.

Συνήθως συμπεριλαμβάνετε: τον Κάτοχο, το εσωτερικό IT, τον DPO ή έναν υπεύθυνο συμμόρφωσης που χρειάζεται διατομεακή ορατότητα για ευαίσθητα δεδομένα.

Όταν δημιουργείτε και επεξεργάζεστε εγγραφές — το Team Master εμφανίζεται ως σήμα με ένα εικονίδιο κορώνας. Ο Κάτοχος του οργανισμού μπορεί να το αφαιρέσει σε μία μόνο εγγραφή (με προειδοποίηση) εάν δεν είναι απαραίτητο για τη συγκεκριμένη περίπτωση. άλλοι ρόλοι το βλέπουν αλλά δεν μπορούν να το αφαιρέσουν από την παγκόσμια πολιτική.

Ειδοποιήσεις — όταν κάποιος προστίθεται στο Team Master, το Mokapen στέλνει μια ειδοποίηση εντός εφαρμογής (και ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανάλογα με τις προτιμήσεις), όπως και η συμμετοχή σε μια κανονική ομάδα.

Παράδειγμα — Team Master: Anna (Ιδιοκτήτης) και Paolo (IT). Κάθε νέα ιδιωτική επαφή που δημιουργείται από έναν εκπρόσωπο πωλήσεων είναι επίσης ορατή στην Άννα και τον Πάολο, εκτός από τον εκπρόσωπο πωλήσεων και τους αυτόματους συνεργάτες που επιλέγονται στις επιλογές.

Τι συμβαίνει όταν αλλάζετε λειτουργίες

Η αλλαγή μετράει από τη στιγμή που θα αποθηκεύσετε και μετά. Σκεφτείτε δύο σετ δεδομένων: ήδη αποθηκευμένο και νέο προς αποθήκευση.

Από Δημόσιο σε Ιδιωτικό (π.χ. σήμερα)

• Υφιστάμενες εγγραφές — παραμείνετε ως έχουν. Μια δημόσια επαφή που δημιουργήθηκε χθες παραμένει δημόσια. μια εργασία ήδη ιδιωτική παραμένει ιδιωτική με τους συνεργάτες της. Χωρίς αυτόματη μετεγκατάσταση.
• Εγγραφές που δημιουργούνται από τώρα — ακολουθήστε την Ιδιωτική λειτουργία: κλειστό κλείδωμα από προεπιλογή, αυτόματοι συνεργάτες + Team Master.
• Team Master — Η Mokapen δημιουργεί την ομάδα (αν δεν υπήρχε) και αποθηκεύει τα μέλη που επιλέγετε. Απαιτείται τουλάχιστον ένα: το πεδίο είναι υποχρεωτικό σε Ιδιωτική λειτουργία.
• Δημιουργία διαλόγων — αμέσως μετά την αποθήκευση, εμφανίζεται το προσυμπληρωμένο πεδίο Συνεργάτες και το σήμα Team Master. για οποιονδήποτε δεν είναι κάτοχος οργανισμού, η ιδιωτική κλειδαριά δεν μπορεί να αλλάξει.

"Γίνεται ιδιωτικό από σήμερα" — Δευτέρα πρωί ο Κάτοχος ενεργοποιεί το Private with Me + Manager + Team Master (οι ίδιοι και η συμμόρφωση).Το απόγευμα της Δευτέρας ένας εκπρόσωπος πωλήσεων δημιουργεί μια εταιρεία: ξεκινά ιδιωτική, ορατή σε αυτούς, τον μάνατζέρ τους και τον Team Master. Οι 2.000 εταιρείες που βρίσκονται ήδη στον κατάλογο παραμένουν δημόσιες μέχρι να τις αλλάξετε μία προς μία (ή με μαζικά εργαλεία όπου υπάρχουν). Εάν πρέπει επίσης να κάνετε ιδιωτικά δεδομένα ιστορικού, σχεδιάστε ένα έργο για να ελέγξετε τους συνεργάτες / την προβολή σε υπάρχουσες εγγραφές: δεν συμβαίνει από μόνο του.

Από Ιδιωτικό σε Δημόσιο

• Υφιστάμενες εγγραφές — για άλλη μια φορά αμετάβλητες. Μια ιδιωτική συμφωνία με τρεις συνεργάτες παραμένει ιδιωτική.
• Νέες εγγραφές — έναρξη ως Δημόσιο; οποιοσδήποτε με ρόλο χρήστη ή υψηλότερο μπορεί να ορίσει Ιδιωτικό στο ατομικό αρχείο προτού το αποθηκεύσει ξανά.
.
• Team Master — η ειδική ομάδα αφαιρέθηκε από τον οργανισμό (πρόσβαση και συμμετοχή). Οι παλαιότερες εγγραφές που το είχαν μεταξύ των συνεργατών ενδέχεται να το εμφανίζουν ακόμα ως αναφορά μέχρι να ενημερώσετε τους συνεργάτες.
• Ρυθμίσεις ενδιαφερόμενων μερών — τα πλαίσια ελέγχου διαχειριστή/ομάδας δεν ισχύουν πλέον για νέα δεδομένα.

Σενάριο "Επιστροφή στο δημόσιο" — Μετά από ένα εμπιστευτικό έργο, ο οργανισμός επιστρέφει στο Δημόσιο. Τα ιδιωτικά έργα από εκείνη την περίοδο παραμένουν ιδιωτικά. Οι εργασίες που δημιουργούνται από αύριο και στο εξής θα είναι δημόσιες από προεπιλογή. Το Team Master εξαφανίζεται: τα άτομα που βρίσκονταν εκεί μόνο για επίβλεψη πρέπει να προστεθούν με μη αυτόματο τρόπο όπου χρειάζεται, διαφορετικά ορίζετε διαφορετική πολιτική.

Προβολή και συνεργάτες σε ατομικά αρχεία

Πέρα από την παγκόσμια πολιτική, κάθε ρεκόρ έχει:

• Εικονίδιο ορατότητας (κλείδωμα) — Δημόσιο ή Ιδιωτικό για αυτήν την εγγραφή.
• Ιδιοκτήτης — υπεύθυνος για τα δεδομένα. σχεδόν πάντα ανάμεσα στους πραγματικούς συνεργάτες.
• Συνεργάτες — χρήστες ή/και ομάδες που μπορούν να ανοίξουν ένα ιδιωτικό αρχείο.

Σε έναν οργανισμό Public, ένα δημόσιο αρχείο δεν απαιτεί συνεργάτες: ο καθένας μπορεί να το δει. Εάν το κάνετε ιδιωτικό, πρέπει να καθορίσετε ποιος έχει πρόσβαση.

Σε έναν οργανισμό Ιδιωτικός, οι νέες εγγραφές ξεκινούν ιδιωτικές με προκαθορισμένους συνεργάτες. Τα μέλη και οι ανώτεροι ρόλοι μπορούν να επεκτείνουν τη λίστα κατά την επεξεργασία. Οι χρήστες με χαμηλότερους ρόλους βλέπουν τους συνεργάτες σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση.

Στα αποθηκευμένα φίλτρα, το πεδίο ορατότητας σε έναν ιδιωτικό οργανισμό είναι διαθέσιμο μόνο στους Ιδιοκτήτες. οι συνεργάτες μπορούν να φιλτραριστούν κατά μέλη και υψηλότερους ρόλους.

Ποιος μπορεί να αλλάξει τι (κατά ρόλο)

• Κάτοχος οργανισμού — διαμορφώνει την ασφάλεια. σε οποιαδήποτε εγγραφή μπορεί να αλλάξει Δημόσιο ↔ Ιδιωτικό. διαχειρίζεται το Team Master σε ατομικά αρχεία. βλέπει φίλτρα ορατότητας.
• Member — δεν μπορεί να ανοίξει τη σελίδα Ασφάλεια. σε ιδιωτικά αρχεία μπορείτε να επεξεργαστείτε τους συνεργάτες (προσθήκη/αφαίρεση, με την επιφύλαξη των περιορισμών του Team Master για μη κατόχους).
• Χρήστης / Περιορισμένος χρήστης — δημιουργεί δεδομένα σύμφωνα με την πολιτική. σε έναν ιδιωτικό οργανισμό δεν μπορεί να ξεκλειδώσει το Δημόσιο. συνεργάτες μόνο για ανάγνωση σε ιδιωτικά αρχεία.
• Guest — δεν διαχειρίζεται την ασφάλεια του οργανισμού. λειτουργεί μόνο σε ό,τι είναι κοινόχρηστο (π.χ. έργα που έχουν ανατεθεί).
⟦323 ⟧

 

Παραδείγματα εφαρμογών

• Δικηγορικό γραφείο — Ιδιωτικός + Team Master (ανώτεροι συνεργάτες). Κάθε νέα επαφή πελάτη αρχίζει να είναι ορατή μόνο στον δημιουργό, τον διαχειριστή, τις ομάδες τους και τους συνεργάτες. Οι συνεργάτες σε άλλες ομάδες δεν βλέπουν κατά λάθος τους πελάτες άλλων.
• Creative Agency — Δημόσιο, με μη αυτόματες εξαιρέσεις. Τα έργα και τα καθήκοντα είναι ανοιχτά. πριν αποθηκεύσει μια προσφορά για μια μυστική επωνυμία, ο διαχειριστής λογαριασμού αλλάζει την εγγραφή σε Ιδιωτική και προσθέτει μόνο την ομάδα "Κατεύθυνση".
• Μετάβαση GDPR — Από Δημόσιο σε Ιδιωτικό σε μια συμφωνημένη ημερομηνία. Εσωτερική επικοινωνία: "από την 1η Μαρτίου τα νέα δεδομένα είναι ιδιωτικά. Τα ιστορικά δεδομένα πρέπει να αναθεωρηθούν." Team Master = επικεφαλής απορρήτου + IT.
• Διαχειριστής πάντα στο βρόχο — Ιδιωτικό με επιλεγμένο το "My manager". Κάθε νέα συμφωνία είναι ορατή στον υπεύθυνο πωλήσεων του δημιουργού χωρίς να την προσθέτει με μη αυτόματο τρόπο κάθε φορά.
• Προσωρινό εμπιστευτικό έργο — Ο οργανισμός παραμένει δημόσιος. ο PM κάνει το μεμονωμένο έργο ιδιωτικό και προσθέτει την ομάδα ανάπτυξης.Όταν τελειώσουν, αρχειοθετούν το έργο χωρίς να αλλάξουν την παγκόσμια πολιτική.

Σχετικοί οδηγοί

• Χρήστες και Ομάδες — διευθυντές, ομάδες, ρόλοι οργανισμού.
• Ρόλοι και δικαιώματα — τι μπορούν να κάνουν ο Επισκέπτης, ο Χρήστης, το Μέλος και ο Κάτοχος.
.
• Οργανισμοί και πρόσβαση — απομόνωση μεταξύ διαφορετικών οργανισμών.
• Automations — Ιδιοκτήτης ροής και δικαιώματα κατά το χρόνο εκτέλεσης.

Συχνές ερωτήσεις

Ε: Εάν μεταβώ στο Ιδιωτικό σήμερα, τα δεδομένα του χθες γίνονται ιδιωτικά;

A: Όχι. Αποθηκεύονται μόνο δεδομένα μετά η αλλαγή ακολουθεί τη νέα λειτουργία. Τα ιστορικά δεδομένα πρέπει να ενημερώνονται ρητά εάν χρειάζεται.

Q: Μπορεί ένας χρήστης να δημιουργήσει δημόσια δεδομένα σε έναν ιδιωτικό οργανισμό;

A: Όχι κατά τη δημιουργία. Μόνο ο κάτοχος του οργανισμού μπορεί να ορίσει Δημόσιο σε ένα ατομικό αρχείο (κατά τη δημιουργία ή την επεξεργασία).

Q: Μπορώ να έχω έναν ιδιωτικό οργανισμό αλλά ένα δημόσιο αρχείο;

A: Ναι, εάν ο κάτοχος του οργανισμού ορίσει το κλείδωμα σε Δημόσιο για αυτήν την εγγραφή. Είναι η προβλεπόμενη εξαίρεση στον προεπιλεγμένο κανόνα.

Q: Τι συμβαίνει με τον Team Master αν επιστρέψω στο Public;

A: Η ομάδα αφαιρέθηκε από τον οργανισμό. Τα νέα δεδομένα δεν θα το περιλαμβάνουν πλέον. Τα παλιά ιδιωτικά αρχεία ενδέχεται να τα αναφέρουν μεταξύ των συνεργατών μέχρι να τα επεξεργαστείτε.

Ε: Η "Ομάδες μου" προσθέτει μεμονωμένα άτομα ή ολόκληρη την ομάδα;

A: Προσθέτει τις ομάδες στις οποίες ανήκετε ως συνεργάτες (ορατότητα ομάδας). Οι συνάδελφοι βλέπουν τα δεδομένα εάν ανήκουν σε αυτήν την ομάδα ή προστίθενται μεμονωμένα.

Q: Πού μπορώ να ρυθμίσω τον κωδικό πρόσβασης και το 2FA για ολόκληρο τον οργανισμό;

A: Όχι σε αυτήν τη σελίδα. Κάθε χρήστης διαχειρίζεται τον δικό του κωδικό πρόσβασης και τον έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων από το Profile → Security. Αυτή η σελίδα αφορά μόνο CRM ορατότητα δεδομένων.