Mokapen-guiden

Security

Siden Security definerer standard synlighedstilstand for data, organisationen opretter i Mokapen: opgaver, projekter, kontakter, virksomheder, muligheder, tickets, tilbud, ordrer, aftaler og andre poster, der understøtter Collaborators og låseikonet.

Det er ikke adgangskodepolitik eller tofaktorgodkendelse (det ligger i hver brugers Personal Profile). Her beslutter du, om nye data starter synlige for hele organisationen (Public) eller allerede begrænset til en lille gruppe (Private), med automatiske regler for hvem der tilføjes som samarbejdspartner.

For hvem der arbejder i organisationen, se guiden Brugere og teams; for detaljer om hver rolles tilladelser, se guiden Roller og tilladelser.

Overblik

Mokapen skelner to synlighedsniveauer på hver post:

• Public (åben lås) — alle org-medlemmer med tilladelse til at se den datatype kan åbne posten.
• Private (lukket lås) — kun postens Owner, udvalgte Collaborators (brugere eller teams) og personer med passende admin-tilladelser kan se den; andre finder den ikke i lister, filtre eller søgning.

Security-siden sætter ikke låsen post for post: den sætter standardadfærd ved oprettelse og, i privat tilstand, hvem der automatisk tilføjes som samarbejdspartner.

Vigtig regel (også vist på siden): Security-tilstand gælder kun data gemt efter du ændrer indstillingen. Eksisterende poster genberegnes ikke i bulk: de beholder synlighed og samarbejdspartnere, de havde ved gem.

Hvor du finder det, og hvem der har adgang

Åbn menuen Organization (bygningsikon) → i sidebjælken, under org-navnet, vælg Security.

Kun organisationens ejere (Owners) ser dette menupunkt og kan ændre det. Medlemmer, brugere og lavere roller har ikke adgang til globale sikkerhedsindstillinger (de kan stadig arbejde på enkelte poster efter reglerne nedenfor).

Efter hvert gem logges opdateringen i organisationens aktivitetslog.

Public-tilstand

Med Public valgt starter hver ny post med Public-synlighed: alle kolleger autoriseret til området (f.eks. Sales, Contacts) kan se den uden at tilføjes som samarbejdspartnere.

Hvad du kan før gem — har du mindst rollen User, kan du i oprettelsesforhåndsvisningen klikke låseikonet og skifte posten til Private, derefter vælge samarbejdspartnere manuelt. Nyttigt til engangsundtagelser (f.eks. kontakt for direktøren) uden at ændre indstilling for hele org’en.

Eksempel — Organisation «Studio Alfa» i Public-tilstand. Sælger Laura opretter en mulighed: den vises allerede som offentlig, synlig for hele salgsteamet. Før gem kan hun gøre den privat og kun tilføje lederen og teamet «Direction», hvis det er en strategisk kunde.

I Public-tilstand vises feltet Collaborators ikke som standard i hurtig-opret-dialoger: synlighed er implicit «hele organisationen», indtil du gør den enkelte post privat.

Private-tilstand

Med Private valgt starter hver ny post som Private. Indledende samarbejdspartnere er ikke «hele organisationen», men gruppen defineret i indstillinger (se følgende afsnit).

Hvad du ikke kan ved oprettelse — alle der ikke er org-ejer kan ikke sætte en ny post til Public fra dialogen: låseikonet forbliver på Private. Det forhindrer driftsbrugere i ved et uheld at udvide synlighed ud over virksomhedspolitik.

Hvad du kan bagefter — Members (og højere roller) kan stadig tilføje andre samarbejdspartnere på den enkelte post og udvide hvem der ser data uden at gøre dem offentlige for alle. Kun org-ejeren kan skifte en post fra Private til Public (låseikon ved redigering).

Eksempel — Organisation «Consulenza Beta» i Private-tilstand. Marco (User) opretter en opgave: den starter privat med forudfyldte samarbejdspartnere (Marco, hans leder, Team Master). Han kan ikke fjerne låsen, men et medlem kan tilføje en kollega fra Project X-team, hvis det er nødvendigt for aktiviteten.

Automatiske samarbejdspartnere (Stakeholders)

I Private-tilstand vises under Public/Private-valget sektionen Collaborators med tre muligheder (plus dig, altid inkluderet):

• Me — altid aktiv: den der opretter data forbliver blandt samarbejdspartnere og kan åbne dem.
• My manager — tilføjer den hierarkiske leder sat på opretterens brugerprofil (Manager-felt under Users and Teams).
• My teams — tilføjer de teams opretteren tilhører som samarbejdspartnere (ikke tilfældige kolleger: team-grupperne).

Du kan kombinere afkrydsningsfelter: kun leder, kun teams eller begge. Afmarkerer du leder og teams, forbliver kun dig plus Team Master (næste afsnit).

Praktisk eksempel — Muligheder: Me + My manager + My teams. Sara er på teamet «Customer Care», hendes leder er Luca. Sara opretter en ticket: indledende samarbejdspartnere = Sara, Luca, Customer Care-team, Team Master. En kollega fra anden afdeling ser den ikke, før den tilføjes manuelt.

Bemærk — har en bruger ingen leder sat i profilen, tilføjer «My manager» ingen. Tilhører de ingen teams, tilføjer «My teams» ingen grupper. Hold brugerprofiler og teams opdateret, før du aktiverer privat tilstand.

Team Master

Team Master er et særligt team oprettet af Mokapen til org-sikkerhed. Medlemmer du vælger på Security-siden danner gruppen og tilføjes altid som samarbejdspartnere på hver ny post oprettet i Private-tilstand — selv om opretteren ikke kender dem eller ikke vælger dem manuelt.

Typisk inkluderer du: ejeren, intern IT, DPO eller compliance-ansvarlig, der skal have tværgående indsigt i følsomme data.

Ved oprettelse og redigering af poster — Team Master vises som badge med krone-ikon. Org-ejeren kan fjerne den på en enkelt post (med advarsel), hvis den ikke er nødvendig i det tilfælde; andre roller ser den, men kan ikke fjerne den fra den globale politik.

Notifikationer — når nogen tilføjes til Team Master, sender Mokapen in-app-notifikation (og e-mail efter præferencer), som ved tilslutning til et almindeligt team.

Eksempel — Team Master: Anna (Owner) og Paolo (IT). Hver ny privat kontakt oprettet af en sælger er også synlig for Anna og Paolo, ud over sælgeren og de automatiske samarbejdspartnere valgt i mulighederne.

Hvad sker der, når du skifter tilstand

Ændringen tæller fra det øjeblik du gemmer. Tænk to datasæt: allerede gemt og nyt der skal gemmes.

Fra Public til Private (f.eks. i dag)

• Eksisterende poster — forbliver som de er. En offentlig kontakt oprettet i går forbliver offentlig; en opgave allerede privat forbliver privat med sine samarbejdspartnere. Ingen automatisk migration.
• Poster oprettet fra nu af — følger Private-tilstand: lukket lås som standard, automatiske samarbejdspartnere + Team Master.
• Team Master — Mokapen opretter teamet (hvis det ikke fandtes) og gemmer medlemmer du vælger. Mindst én er påkrævet: feltet er obligatorisk i Private-tilstand.
• Oprettelsesdialoger — straks efter gem vises forudfyldt Collaborators-felt og Team Master-badge; for alle der ikke er org-ejer, kan Private-låsen ikke ændres.

Scenarie «privat fra i dag» — Mandag morgen aktiverer ejeren Private med Me + Manager + Team Master (sig selv og compliance). Mandag eftermiddag opretter en sælger en virksomhed: den starter privat, synlig for dem, deres leder og Team Master. De 2.000 virksomheder allerede i katalog forbliver offentlige, indtil du ændrer dem én for én (eller med bulk-værktøjer hvor tilgængeligt). Skal historiske data også være private, planlæg et projekt til gennemgang af samarbejdspartnere/synlighed på eksisterende poster: det sker ikke af sig selv.

Fra Private til Public

• Eksisterende poster — igen uændrede. En privat deal med tre samarbejdspartnere forbliver privat.
• Nye poster — starter som Public; alle med User-rolle eller højere kan sætte Private på den enkelte post før gem igen.
• Team Master — det særlige team fjernes fra organisationen (adgang og medlemskab). Ældre poster, der havde det blandt samarbejdspartnere, kan stadig vise det som reference, indtil du opdaterer samarbejdspartnere.
• Stakeholder-indstillinger — leder/team-afkrydsninger gælder ikke længere for nye data.

Scenarie «tilbage til offentlig» — Efter et fortroligt projekt skifter org tilbage til Public. Private projekter fra den periode forbliver private; opgaver oprettet fra i morgen bliver offentlige som standard. Team Master forsvinder: personer kun der for oversight skal tilføjes manuelt hvor nødvendigt, eller I sætter en anden politik.

Synlighed og samarbejdspartnere på enkelte poster

Ud over den globale politik har hver post:

• Synlighedsikon (lås) — Public eller Private for den post.
• Owner — ansvarlig for data; næsten altid blandt de faktiske samarbejdspartnere.
• Collaborators — brugere og/eller teams, der kan åbne en privat post.

I en Public-organisation kræver en offentlig post ikke samarbejdspartnere: alle kan se den. Gør du den privat, skal du angive hvem der har adgang.

I en Private-organisation starter nye poster private med forudindstillede samarbejdspartnere; Members og højere roller kan udvide listen ved redigering. Brugere med lavere roller ser samarbejdspartnere skrivebeskyttet.

I gemte filtre er synlighedsfeltet i privat org kun tilgængeligt for ejere; samarbejdspartnere kan filtreres af Members og højere roller.

Hvem kan ændre hvad (efter rolle)

• Organisation Owner — konfigurerer Security; på enhver post kan skifte Public ↔ Private; administrerer Team Master på enkelte poster; ser synlighedsfiltre.
• Member — kan ikke åbne Security-siden; på private poster kan redigere samarbejdspartnere (tilføj/fjern, med Team Master-begrænsninger for ikke-ejere).
• User / Limited User — opretter data efter politik; i privat org kan ikke låse op til Public; samarbejdspartnere skrivebeskyttet på private poster.
• Guest — administrerer ikke org-sikkerhed; arbejder kun på det, der deles (f.eks. tildelte projekter).

Anvendelseseksempler

• Advokatfirma — Private + Team Master (seniorpartnere). Hver ny klientkontakt starter kun synlig for opretter, deres leder, deres teams og partnerne. Associates på andre teams ser ikke ved et uheld andres klienter.
• Kreativt bureau — Public med manuelle undtagelser. Projekter og opgaver er åbne; før gem af tilbud til hemmeligt brand skifter account manager posten til Private og tilføjer kun teamet «Direction».
• GDPR-overgang — Fra Public til Private på aftalt dato. Intern kommunikation: «fra 1. marts er nye data private; historiske data skal gennemgås.» Team Master = privacy-ansvarlig + IT.
• Leder altid med — Private med «My manager» markeret. Hver ny deal er synlig for opretterens salgschef uden manuel tilføjelse hver gang.
• Midlertidigt fortroligt projekt — Org forbliver Public; PM gør det enkelte projekt privat og tilføjer udviklingsteamet. Når det er færdigt, arkiverer de projektet uden at ændre global politik.

Relaterede guider

• Brugere og teams — ledere, teams, org-roller.
• Roller og tilladelser — hvad Guest, User, Member og Owner kan.
• Datasynlighed — hvad vises i lister, kanban, søgning og rapporter (lås, dagsfilter, Network).
• Organisationer og adgang — isolation mellem organisationer.
• Automatiseringer — flow Owner og tilladelser ved kørsel.

Ofte stillede spørgsmål

Sp: Skifter jeg til Private i dag, bliver gårs data så private?

Sv: Nej. Kun data gemt efter ændringen følger den nye tilstand. Historiske data skal opdateres eksplicit, hvis nødvendigt.

Sp: Kan en User oprette offentlige data i privat organisation?

Sv: Nej ved oprettelse. Kun org-ejeren kan sætte Public på en enkelt post (ved oprettelse eller redigering).

Sp: Kan jeg have privat organisation men offentlig post?

Sv: Ja, hvis org-ejeren sætter låsen til Public for den post. Det er den tilsigtede undtagelse fra standardreglen.

Sp: Hvad sker der med Team Master, hvis jeg skifter tilbage til Public?

Sv: Teamet fjernes fra organisationen. Nye data inkluderer det ikke længere. Gamle private poster kan stadig liste det blandt samarbejdspartnere, indtil du redigerer dem.

Sp: Tilføjer «My teams» enkelte personer eller hele teamet?

Sv: Det tilføjer de teams du tilhører som samarbejdspartnere (gruppesynlighed). Kolleger ser data, hvis de tilhører teamet eller tilføjes individuelt.

Sp: Hvor konfigurerer jeg adgangskode og 2FA for hele organisationen?

Sv: Ikke på denne side. Hver bruger administrerer egen adgangskode og tofaktorgodkendelse under Profile → Security. Denne side handler kun om synlighed af CRM-data.