Mokapen-guiden

Microsoft Outlook Contacts

Forbind din Microsoft Outlook Contacts-adressebog med organisationens kontakter i Mokapen. Importer kunder og leads, der allerede ligger på Outlook, hold data afstemt, eller eksporter kontakter oprettet i CRM til Outlook — efter de regler, du vælger.

Generelt overblik: Integrationer.

Krav

• Microsoft-konto med en kontakt-adressebog.
• Tilladelse til at autorisere Mokapen til at læse og skrive kontakter på Outlook.
• Mokapen-tilladelser på kontakter i org (se Brugerroller og tilladelser).

Forbind Outlook Contacts

1. Brugermenu → Integrationer → Microsoft Outlook Contacts.
2. Klik Sync Microsoft Outlook Contacts.
3. Vælg din Microsoft-konto (den kan afvige fra din Mokapen-e-mail).
4. Acceptér tilladelser til kontakt-adressebogen.
5. Vend tilbage til Mokapen: verificér Forbundet konto og konfigurer indstillingerne nedenfor.

Hvis du ikke accepterer, importeres eller eksporteres ingen kontakter. Siden forbliver uden aktiv synk.

Hvad Mokapen anmoder om fra Microsoft

Profil (navn, e-mail) og fuld adgang til kontakt-adressebogen: læs eksisterende kontakter, opret nye, opdater dem. Påkrævet til tovejssynk eller masseimport.

Indstillinger at konfigurere

Synkretning

• Kun til Mokapen — Outlook → CRM.
• Kun til Outlook — CRM → Outlook.
• Begge — afstemning i begge retninger.

Bruger du en delt forbindelse i visse tilstande, kan Mokapen begrænse retningen: følg det, du ser på siden.

Kontaktlister

• Hovedliste — som standard «Contacts» (kan ikke redigeres: Microsoft API eksponerer ikke en anden hovedliste).
• Andre lister — yderligere kontaktmapper eller lister oprettet i Outlook; vælg dem, der skal med i synk.

Synlighed

• Alle medlemmer — importerede kontakter synlige i org (delt CRM).
• Kun mig — importeret adressebog begrænset til din adgang (personlige kontakter).

Duplikater og konflikter

• E-mail-sammenligning — i Outlook Contacts er den altid aktiv (afkrydsningsfelt kan ikke deaktiveres): undgår at oprette en anden kontakt, hvis e-mailen allerede findes i Mokapen.
• Konflikthåndtering — når data afviger, vælg om Mokapen eller Outlook Contacts har forrang.

Feltmapping

Link Outlook-felter (navn, telefon, adresse…) til Mokapen-kolonner. Primær e-mail forbliver på kontaktens e-mailfelt.

Hver Mokapen-kolonne kan bruges kun én gang: tildel ikke samme Mokapen-felt til to forskellige Outlook-kolonner.

Automatisk eller manuel synk

Vælg om synk kører automatisk, når du ændrer data, eller kun når du klikker Synkroniser (manuel synk).

Del synk

Med passende plan kan andre medlemmer bruge din forbindelse uden at logge ind på Microsoft igen.

Obligatorisk autorisation

Markér «Jeg autoriserer Mokapen til at oprette en kopi…» — uden det afkrydsningsfelt forbliver knapperne Gem og Synkroniser deaktiverede.

Klik derefter Synkroniser. Synk kan tage tid ved store adressebøger.

Adfærd i Mokapen

• Fra kontaktlisten kan du køre synk igen fra menuen (hvis tilladt).
• Med aktiv eksport kan oprettelse eller redigering af en kontakt i Mokapen opdatere Outlook.
• Ved sammenlægning af duplikater i adressebogen kan Mokapen opdatere eller fjerne kontakten på Outlook — test først med prøvedata.

Almindelige problemer

• For mange duplikater — aktivér e-mail-sammenligning; brug værktøjet Duplikater efter første import.
• Synk blokeret — verificér autoriseringsafkrydsningen; frakobl og forbind igen.
• Kontakter ikke synlige for teamet — synlighed «kun mig» eller rolletilladelser.

Frakobl

Klik Frakobl: et bekræftelsesvindue åbnes med sektionen Behold. Der beslutter du, hvad der skal ske med data allerede importeret til Mokapen med denne synk.

Muligheder i Mokapen (afkrydsede felter = behold, standard):

• Kontakter — hvis feltet forbliver markeret, bliver kontakter importeret fra Outlook i Mokapen, men synkroniseres ikke længere. Hvis du afmarkerer, fjerner Mokapen fra org kontakter knyttet til denne Outlook Contacts-integration.
• Virksomheder — samme logik for virksomhedsposter importeret via synk (behold eller fjern fra Mokapen).

I begge tilfælde sletter frakobling ikke automatisk kontakter på Outlook Contacts: de forbliver i Outlook-adressebogen, medmindre du sletter dem dér.

Efter valg skriver du bekræftelsesordet og bekræfter Frakobl. Fjernelse af mange kontakter kan tage et par minutter.

Læs mere: guiden Kontakter.