Vodnik po Mokapenu

Microsoft Outlook Contacts

Povežite imenik Microsoft Outlook Contacts s stiki vaše organizacije Mokapen. Uvozite stranke in lead-e, ki so že v Outlooku, ohranjajte podatke usklajene ali izvozite v Outlook stike, ustvarjene v CRM — po pravilih, ki jih izberete.

Splošni pregled: Integracije.

Zahteve

• Microsoft račun z imenikom stikov.
• Dovoljenje za avtorizacijo Mokapena za branje in pisanje stikov v Outlooku.
• Dovoljenja Mokapena za stike v org (glej Vloge in dovoljenja).

Povezava Outlook Contacts

1. Uporabniški meni → Integracije → Microsoft Outlook Contacts.
2. Pritisnite Sinhroniziraj Microsoft Outlook Contacts.
3. Izberite Microsoft račun (lahko se razlikuje od e-pošte Mokapen).
4. Sprejmite dovoljenja za imenik stikov.
5. Vrnite se v Mokapen: preverite Povezan račun in nastavite spodnje možnosti.

Če ne sprejmete, se noben stik ne bo uvozil ali izvozil. Stran bo brez aktivne sinhronizacije.

Kaj Mokapen zahteva od Microsofta

Profil (ime, e-pošta) in polni dostop do imenika stikov: branje obstoječih stikov, ustvarjanje novih, posodabljanje. Potrebno za dvosmerno sinhronizacijo ali množični uvoz.

Nastavitve

Smer sinhronizacije

• Samo v Mokapen — Outlook → CRM.
• Samo v Outlook — CRM → Outlook.
• Oba — uskladitev v obe smeri.

Pri skupni povezavi v določenih načinih lahko Mokapen omeji smer: sledite temu, kar vidite na strani.

Seznami stikov

• Glavni seznam — privzeto «Stiki» (ni mogoče spremeniti: Microsoft API ne ponuja drugega glavnega seznama).
• Drugi seznami — dodatne mape ali seznami stikov, ustvarjeni v Outlooku; izberite tiste za vključitev v sinhronizacijo.

Vidnost

• Vsi člani — uvoženi stiki vidni v org (skupni CRM).
• Samo jaz — uvoženi imenik omejen na vaš dostop (osebni stiki).

Podvojitve in konflikti

• Primerjava e-pošte — v Outlook Contacts je vedno aktivna (polje ni mogoče onemogočiti): prepreči ustvarjanje drugega stika, če e-pošta že obstaja v Mokapenu.
• Obvladovanje konfliktov — ob neskladnih podatkih izberite, ali prevlada Mokapen ali Outlook Contacts.

Preslikava polj

Povežite polja Outlook (ime, telefon, naslov…) s stolpci Mokapen. Glavna e-pošta ostane v polju e-pošte stika.

Vsak stolpec Mokapen se lahko uporabi samo enkrat: ne dodelite istega polja Mokapen dvema različnima stolpca Outlook.

Samodejna ali ročna sinhronizacija

Izberite, ali se sinhronizacija zažene samodejno ob spremembi podatkov, ali le ob pritisku Sinhroniziraj (ročna sinhronizacija).

Deljenje sinhronizacije

Z ustreznim paketom lahko drugi člani uporabljajo vašo povezavo brez ponovne prijave v Microsoft.

Obvezna avtorizacija

Označite «Dovoljujem Mokapenu ustvarjanje kopije…» — brez tega polja sta gumba Shrani in Sinhroniziraj onemogočena.

Nato pritisnite Sinhroniziraj. Sinhronizacija lahko traja dolgo pri velikih imenikih.

Obnašanje v Mokapenu

• S seznama stikov lahko ponovno zaženete sinhronizacijo iz menija (če je dovoljeno).
• Ob aktivnem izvozu lahko ustvarjanje ali urejanje stika v Mokapenu posodobi Outlook.
• Ob združevanju podvojitev v imeniku lahko Mokapen posodobi ali odstrani stik v Outlooku — najprej preizkusite na testnih podatkih.

Pogosti problemi

• Preveč podvojitev — vklopite primerjavo e-pošte; uporabite orodje Podvojitve po prvem uvozu.
• Sinhronizacija blokirana — preverite polje avtorizacije; odklopite in ponovno povežite.
• Stiki niso vidni ekipi — vidnost «samo jaz» ali dovoljenja vloge.

Odklop

Pritisnite Odklopi: odpre se potrditveno okno z razdelkom Ohrani. Tam se odločite, kaj storiti s podatki, ki so že uvoženi v Mokapen s to sinhronizacijo.

Možnosti v Mokapenu (označena polja = ohrani, privzeto):

• Stiki — če pustite polje označeno, stiki uvoženi iz Outlooka ostanejo v Mokapenu, vendar se ne sinhronizirajo več. Če ga odznačite, Mokapen odstrani iz org stike, povezane s to integracijo Outlook Contacts.
• Podjetja — enaka logika za kartice podjetij, uvožene prek sinhronizacije (ohrani ali odstrani iz Mokapena).

V obeh primerih odklop ne izbriše samodejno stikov v Outlook Contacts: ostanejo v imeniku Outlook, razen če jih tam izbrišete.

Po izbiri vnesite potrditveno besedo in potrdite Odklopi. Odstranitev velikega števila stikov lahko traja nekaj minut.

Več informacij: vodnik Stiki.