Mokapen-guiden

Aftaler — guide

Området Appointments er Mokapens kalender til planlægning af møder, kundeopkald, besøg on-site, produktdemoer og interne teammøder. Hver aftale har dato og tid, arrangør, deltagere, lokation eller videokonference, status åben/lukket og links til resten af CRM (kontakter, deals, tickets, opgaver).

Adgang fra menuen Activities → Appointments eller fra Appointments-siden. Standardvisning er Calendar. Appointments-modulet er tilgængeligt med Small-plan og kræver korrekte tilladelser i organisationen.

Rolle i CRM og processer

En aftale i Mokapen er ikke bare en kalenderhændelse: det er en linket post forbundet med resten af systemet.

• Sales: kvalificeringsopkald, demoer, forhandlinger — linket til kontakt, virksomhed og deal.
• Delivery: projekt kick-off, ugentlig review — connections til projekt og opfølgningsopgaver.
• Support: aftale on-site eller opkald linket til ticket.
• Internt team: stand-ups, one-to-ones, afdelingsmøder med Mokapen-kolleger.

Praktisk regel: hver aftale med kunde eller prospect bør have mindst én kontaktdeltager eller en connection til kontakt, virksomhed eller deal — så historikken forbliver synlig fra kundeposten.

Deltagere, collaborators og personlig kalender

Aftaler har to forskellige måder at involvere personer på. Forskellen undgår forvirring mellem «hvem deltager i mødet» og «hvem skal kun se aftalen i Mokapen».

Participants — hvem deltager i mødet

Participants er personer involveret i mødet. Du tilføjer dem på fanen Data på posten, i feltet Participants. Du kan angive tre typer:

• Mokapen-brugere — teamkolleger med konto på platformen (salg, projektledere, support…). De ser aftalen i kalenderen, hvis de er arrangører eller deltagere.
• Contacts — personer i CRM-adressebogen (kunder, prospects, leverandører). Du kan søge på navn eller e-mail. Hvis du indtaster en e-mail, der endnu ikke er i adressebogen, kan Mokapen automatisk oprette en ny kontakt.
• Companies — virksomheder knyttet til mødet (fx kundens kontor). Nyttigt, når mødet involverer organisationen som helhed, ikke én person.

Kun aftalens organizer kan fjerne en deltager (menu på deltagerkort → Remove). Ved oprettelse, redigering eller sletning kan Mokapen spørge, om du vil sende e-mail til deltagere med opdaterede detaljer — nyttigt for at informere eksterne kunder om flytning eller aflysning.

Collaborators — hvem skal se aftalen uden at deltage

Collaborators (feltet Collaborators på fanen Data, hvis aktiveret i organisationen) er Mokapen-brugere eller teams, der har brug for synlighed på aftalen, men ikke nødvendigvis deltager i mødet. Eksempler: salgschef, der følger dealen, men ikke deltager i opkaldet; assistent, der forbereder materiale; leder, der overvåger teamaktivitet.

Kort sagt:

• Participant = person til stede (eller inviteret) til mødet; modtager e-mailnotifikationer, hvis du sender dem; vises som deltager på posten.
• Collaborator = teammedlem, der skal se og følge aftalen i Mokapen, uden nødvendigvis at være blandt mødedeltagerne.

Med private privacy (lås i handlingslinjen) er aftalen kun synlig for arrangør, udpegede collaborators og involverede Mokapen-brugere som deltagere — ikke for alle org-medlemmer.

Aftaler på tværs af organisationer — din personlige kalender

I modsætning til opgaver, kontakter eller deals er aftaler primært knyttet til personen, ikke kun organisationen, du arbejder i på det tidspunkt. Hvis du deltager i en aftale oprettet i en anden Mokapen-organisation (eller er arrangør), ser du den stadig i din kalender uden at skifte organisation.

Som standard viser Appointments-siden møder, hvor du er arrangør eller brugerdeltager — også hvis de tilhører forskellige organisationer. I topbaren lader vælgeren Users / Teams dig skifte til en kollegas eller et teams kalender (hvis du har tilladelser), for at se, hvordan en anden medlems uge er planlagt.

Hver aftale forbliver linket til organisationen, der oprettede den (kontakter, connections og indstillinger følger den organisation). Fordelen for dig: ét sted at se alle forpligtelser, også hvis du arbejder på tværs af flere Mokapen-organisationer.

Use cases

• Sales: «Product demo — Acme Ltd» med beslutningstager-kontakt, videokonferencelink, connection til pipeline-deal.
• Agency: månedlig kundereview med flere deltagere og vedhæftet rapport.
• Consulting: aftale on-site med fysisk adresse og linket opgave efter besøg.
• Internt: teammøde uden eksterne kontakter; public eller private privacy for at begrænse, hvem der ser aftalen.
• Fra anden post: hurtig oprettelse med Create and connect fra kontakt, deal eller ticket — aftalen oprettes allerede linket.

Appointments-siden — topbar

Hovedsiden tilbyder to visninger: Calendar og List. Topbar:

• Filters (Large-plan): åbner panel til at indsnævre aftaler efter periode, arrangør, labels, aftaletype, deltagere og andre konfigurerede felter. Nyttigt, når kalenderen er fuld, og du kun skal finde månedens demoer eller møder med en bestemt kunde.
• Actions: eksport af valgte aftaler til fil (fra List-visning).
• Views: skift mellem Calendar (standard) og List (Small-plan) — sorterbar tabel med tilpassede kolonner.
• Users / Teams: vis en kollegas eller et helt teams kalender i stedet for din. Som standard ser du dine aftaler (arrangør eller deltager).
• + Appointment: åbner oprettelsesmodal.

I List-visning vises handlingslinjen ved valg af rækker med afkrydsning: Clone, Archive, Delete. Der er ingen dedikeret masse-redigering: enkelte felter opdateres fra aftaleposten.

Aftalepost

Klik en hændelse i kalenderen eller en titel på listen for at åbne sidepanelet. Med Small-plan kan du åbne det som fuld side (expand-pile-ikon): samme indhold, mere plads og fast Save-knap øverst.

Header: inline-redigerbar titel, badge Archived hvis relevant. Hvis aftalen er i papirkurv, rødt banner med Restore og Delete permanently (Medium-plan).

Handlingslinje

• Status (dropdown): Open eller Closed — marker om aftalen stadig er aktiv eller afsluttet (forskelligt fra opgave med fuldførelses-checkbox).
• Priority (flag): Normal eller Urgent.
• Privacy (lås): Public (synlig for org-medlemmer) eller Private (kun arrangør, collaborators og udpegede brugerdeltagere).
• Labels, Color titel/postbaggrund, Attachments, Sticky notes (Small-plan).
• Full page, Copy link.
• + Create and connect: opgaver, tickets, deals… allerede linket til aftalen.

Options-menu (tre prikker)

• Clone: dupliker aftalen; modal til valg af kopiering af attachments, connections, comments, updates.
• Archive / Restore (Medium-plan): skjul fra operative visninger, eller bring tilbage til kalender/liste.
• Edit record (autoriserede medlemmer): åbner indstillinger for aftalefelt-layout.
• Delete / Restore (rød post): flyt til papirkurv (Medium-plan) eller direkte sletning (basisplan).

Postfaner

• Data: arrangør, deltagere, collaborators, datoer, type, videokonference, lokation — se fanen Data og Deltagere og collaborators.
• Connections, Time: se Relaterede sektioner.
• Ekstra menu: Marketing, Sync (Google Calendar / Outlook), Updates (posthistorik).

Fanen Data — hovedfelter

Felter redigerbare inline (blyant-ikon) eller fra posten i redigeringstilstand:

• Organizer: Mokapen-bruger ansvarlig for aftalen; som standard den, der opretter den. Hovedkontakt for mødet.
• Participants: se afsnittet Deltagere og collaborators.
• Collaborators: brugere eller teams med synlighed på aftalen uden nødvendigvis at deltage — se Deltagere og collaborators.
• Start date / End date: tidsinterval; i kalenderen optager hændelsen det tilsvarende slot. For en-dags aftaler sæt samme dag med start- og sluttid.
• Type: kategoriserer aftalen (opkald, besøg, demo…) — nyttigt til filtre og rapporter.
• Video conference: genereret eller valgt link — Google Meet (med Google Calendar og Meet-integration aktiv) eller Microsoft Teams (med Outlook Calendar-integration). Linket er klikbart fra posten.
• Location: fysisk adresse eller fritekst til fysiske aftaler.
• Description (formateret tekst, @-mentions til at tagge kolleger).

Med custom fields (Medium-plan) følger fanen Data synligheds- og påkrævet-regler fra indstillinger. Attachments og kommentarer fuldender posten nederst på fanen.

Relaterede sektioner

• Connections — link deals, opgaver, tickets, projekter, andre kontakter; ved åbning af kontakt vises linkede aftaler.
• Time — registrer timer dedikeret til aftalen (forberedelse, opkald, debrief).
• Sync — forbindelsesstatus med Google Calendar eller Outlook (hvis integrationer er aktive).
• Labels og Attachments — som andre Mokapen-enheder.

Aftaler har ikke native Checklist-fane: til opfølgningshandlinger opret en linket opgave med Create and connect eller fra fanen Connections.

Oprette en aftale

Procedure

1. Åbn Appointments-siden (Calendar eller List).
2. Klik + Appointment (eller klik et tomt slot i kalenderen, hvis tilgængeligt).
3. Indtast title (påkrævet).
4. Fanen Data: sæt arrangør, deltagere, collaborators ved behov, dato/tid, type, videokonference eller lokation.
5. Valgfrit: fanen Connections for at linke kontakt eller deal før gem.
6. Gem; hvis du bliver spurgt, bekræft afsendelse af e-mail til deltagere.

Du kan også oprette aftaler fra Create and connect på en anden post, eller fra connections på kontakt, virksomhed eller deal.

Redigere en aftale

Enkelt redigering (post)

1. Åbn aftaleposten.
2. Rediger inline: titel i header, felter på fanen Data (blyant), deltagere, datoer.
3. Opdater Status (Open/Closed), priority, labels, privacy fra handlingslinjen.
4. I Calendar træk hændelsen for hurtigt at ændre dato og tid.
5. Gem; ved redigering af datoer eller deltagere kan du blive spurgt om at sende opdateringsmails.

Lukke en aftale

Fra menuen Status i handlingslinjen vælg Closed, når mødet er slut. Aftalen forbliver i historik og rapporter; den forsvinder ikke fra kalenderen, medmindre den arkiveres eller slettes.

Slette en aftale

Slet aftaler oprettet ved en fejl eller duplikerede testposter. Foretræk Archive, hvis mødet er slut, og du vil beholde historik og connections uden at fylde kalender og liste.

Enkelt sletning

1. Åbn posten → Options → Delete (rød post).
2. Bekræft i modalen; valgfri e-mail til deltagere.

Med Large-plan går aftalen til organisationens trash (Appointments-siden → Actions → Appointment trash). Derfra kan du Restore eller Delete permanently. Hvis du åbner en aftale allerede i trash, vises banner Restore / Delete permanently.

På Gratis-planen (uden Large-plan) er sletning generelt permanent straks efter bekræftelse, uden papirkurv — tjek organisationens tilladelser.

Masse-sletning

1. List-visning → vælg med afkrydsning.
2. Klik Delete (rød knap) → bekræft.

Arkivere en aftale

Arkiv er til afsluttede aftaler, der ikke længere skal vises i den operative kalender og liste, mens connections og historik bevares.

Arkiver én aftale

1. Post → Options → Archive (Medium-plan) → bekræft.

Arkiver flere aftaler / gendan

• Masse: List-visning → vælg → Archive i handlingslinjen.
• Restore: åbn posten (fx fra Connections-fane på linket kontakt) → Options → Restore fra arkiv. Arkiverede aftaler vises ikke i standard kalender- og listevisninger.

Klone en aftale

Nyttigt til tilbagevendende møder med samme struktur (samme attachments, samme CRM-connections).

Enkelt klon

1. Post → Options → Clone.
2. Modal: titel (med «copy»-suffix), valg om kopiering af Attachments, Connections, Comments, Updates.
3. Bekræft; opdater datoer og deltagere på den nye aftale.

Masse-klon

1. List → vælg → Clone → valg → bekræft.

Aftalevisninger

Calendar (standard)

Gittervisning for day, week eller month: hver aftale vises i slot svarende til dato og tid. Klik hændelsen for at åbne posten. Ideel til at se ugen på et øjeblik og spotte overlappende møder. Du kan trække en hændelse for at flytte den til anden dato eller tid. Filtre og vælgeren Users/Teams forbliver aktive: som standard ser du dine aftaler, også hvis de er oprettet i forskellige organisationer.

List (Small-plan)

Tabellarisk liste med tilpassede kolonner (titler, datoer, arrangør, type, labels…). Du kan søge og sortere efter kolonne, vælge flere rækker og bruge Clone, Archive, Delete. Eksporter data fra menuen Actions.

Filtre

• Advanced filters (Small-plan): indsnævr efter periode (start/slutdato), arrangør, labels, aftaletype, deltagere og brugerdefinerede felter. Eksempel: «alle kvartalsdemoer med Sales-label».
• Users / Teams: skift fra din kalender til en kollegas eller et helt teams, hvis autoriseret.

Appointments-indstillinger

Fra Appointments settings (autoriserede org-medlemmer):

• Fields: liste over standard- og brugerdefinerede felter (Medium-plan).
• Record: rækkefølge og synlighed af felter i post og oprettelsesmodal.
• List and columns: standardkolonner til List-visning.

Afstem aftaletype og påkrævede felter før kommerciel udrulning (fx obligatorisk type til rapporter).

Aftalerapporter

Sektionen Appointment Reports (Large-plan) opsummerer aftaler, du har adgang til, efter rolle og org-tilladelser: du ser kun autoriserede poster og felter. Brug den til analyse af mødebyrde, salgsopkald og eksport — til daglig planlægning brug Calendar og List.

• Dashboard: diagrammer efter labels, type, arrangør, collaborators, open/closed-status, deadlines, timer.
• Report list: analytisk tabel med filtre og eksport.
• Gantt chart: tidslinje efter periode og arrangør.

Brug rapporter til at måle salgsopkald pr. afdeling, afsluttede vs. stadig åbne aftaler og mødebyrde pr. uge.

 

Anbefalede processer

• Pre-sales: demo-aftale → deal- og kontakt-connection → opfølgningsopgave inden 24 timer.
• Client kick-off: kick-off med kundedeltagere → linkede projekttjekliste-opgaver.
• Calendar sync: forbind Google eller Outlook, og tjek fanen Sync; undgå dobbeltbooking.
• Monthly cleanup: arkiver aftaler lukket i mere end 90 dage; slet duplikerede kladder.
• Notifications: send altid opdateringsmail ved flytning eller aflysning til eksterne kontakter.

Kombiner aftaler med Contacts, Deals og Tasks for en sammenhængende salgs- og driftsworkflow.