Mokapen-guiden

Vedhæftninger

Vedhæftninger knytter filer til en Mokapen-enhed: kontrakter, briefs, skærmbilleder, fakturaer, præsentationer. De bliver i kortets kontekst (opgave, projekt, kontakt, ticket, deal…), så alle, der åbner kortet, finder relevante dokumenter med det samme — uden at søge i e-mail eller personlige drev uden for CRM.

Rolle i CRM

Vedhæftninger supplerer strukturerede data og forbindelser:

• Deal / tilbud: underskrevet PDF, specifikationer, sendt tilbud.
• Ticket: fejlskærmbillede, log, leverandørsvar.
• Projekt / opgave: mockup, kravspecifikation, kundegodkendt leverance.
• Kontakt / virksomhed: virksomhedsregister, NDA'er, onboarding-dokumenter.

Det nummererede badge på papirclipsen viser, hvor mange filer der er knyttet — et hurtigt signal i liste og kanban.

Upload en fil

1. Åbn enhedens kort.
2. Topbjælke → papirclips-ikon (Vedhæftninger).
3. Vælg kilden:
   • Din computer — upload til organisationens Mokapen-lager.
   • Google Drive eller OneDrive (med aktiv integration) — link cloud-filer uden at duplikere lokalt Mokapen-lager.
4. Vælg filen, og vent til den er færdig.

På nogle kort kan du også trække og slippe filer på kortområdet for at starte upload.

Se og administrer

I Vedhæftningsmenuen: liste med navn, størrelse og dato. Åbn, download eller fjern fra enheden. At fjerne en vedhæftning fra kortet sletter ikke nødvendigvis filen på Drive/OneDrive, hvis den er linket via cloud-integration — det afbryder kun CRM-referencen.

På fanen Data (fuld side) opsummerer sektionen for vedhæftede filer de samme dokumenter inline med kommentarer og beskrivelse.

Tilgængelig plads

Organisationer på gratisplan: begrænset onlineplads (100 MB) til direkte uploadede vedhæftninger. Premium-planer (Small, Medium, Large): udvidelig plads. Tjek plan og forbrug under Organisationsinfo. Ved store mængder: foretræk Drive/OneDrive-integration, og link filer i stedet for at uploade alt til Mokapen.

Kloning

Når du kloner opgaver, projekter, kontakter, tickets, deals osv., kan du inkludere vedhæftninger i kopien (afkrydsningsfelt i Klon-modalen). Pas på den samlede størrelse: modalen kan vise det samlede MB af filer, der skal duplikeres. Fravælg, hvis kopien skal være let (kun struktur, ingen dokumenter).

Anbefalede processer

• Én sandhedskilde: underskrevet kontrakt på dealet, ikke kun i e-mail — vedhæftning + kontakt-/virksomhedsforbindelse.
• Tickets med bevis: kræv skærmbillede/log vedhæftet, før tekniske tickets lukkes (tjekliste + fil).
• Projektoverdragelse: delt Drive-mappe + i Mokapen link/reference-PDF'er på projektet.
• GDPR / opbevaring: fjern forældede vedhæftninger fra kontaktkort, når de ikke længere behøves; overvej virksomhedscloud til langtidsarkiv.
• Klonede skabeloner: opgaveskabelon med intern instruktionsvedhæftning, klonet til hver ny onboarding.

Vedhæftninger, Forbindelser og kommentarer udgør den operative «hukommelse» på CRM-kortet.