Mokapen-guiden

OneDrive

Forbind OneDrive til Mokapen for at vedhæfte filer fra CRM-poster (kontakter, deals, tickets, projekter…) og, hvis du ønsker det, gemme i skyen filer uploadet fra din computer i stedet for kun at lagre dem på Mokapen-serveren.

Generelt overblik: Integrationer.

Krav

• Microsoft-konto med tilgængelig OneDrive-lagerplads.
• Tilladelse for Mokapen til at få adgang til filer, appen opretter eller åbner på OneDrive (ikke hele dit drive-indhold).

Forbind OneDrive

1. Brugermenu → Integrationer → OneDrive.
2. Klik Sync OneDrive.
3. Log ind på Microsoft og Tillad adgang til filer administreret af Mokapen.
4. Konfigurer præferencer og deling (kun brugeren, der forbandt, ser disse sektioner).
5. Klik Synkroniser nederst på siden.

Hvis du ikke accepterer, kan du ikke vedhæfte filer fra OneDrive eller gemme uploads i skyen.

Hvad Mokapen anmoder om fra Microsoft

Mokapen anmoder om adgang til filer, den opretter eller åbner gennem integrationen — ikke læseadgang til hele dit personlige OneDrive. Det er nødvendigt til den dedikerede mappe, uploads og åbning af vedhæftninger fra CRM-poster.

Præferencer

• Gem computerfiler i skyen (kontakt til): filer uploadet fra din PC går også til dit OneDrive, ikke kun til Mokapen.
• Dedikeret mappe: Mokapen opretter eller genbruger en mappe med navnet App-navn – Organisationsnavn og placerer linkede filer dér, så du kan finde dem samlet på OneDrive.

Deling med teamet

• Aktivér for andre brugere — kolleger eller hele org kan bruge din OneDrive-forbindelse til at vedhæfte filer uden at logge ind igen. Nyttigt til virksomheds-OneDrive administreret af én kontaktperson.
• Del alle OneDrive-filer med medlemmer — når til, er Mokapen-filer på OneDrive tilgængelige via delt link for org-medlemmer; når fra, er tilladelser mere restriktive.

Efter hver ændring klik Synkroniser.

Daglig brug — vedhæft filer fra en post

Åbn en post (kontakt, deal, ticket, projekt…), klik på clips (Vedhæftninger) og vælg kilde. Med OneDrive forbundet vises to tydelige tilstande:

1. Fra din computer (til OneDrive)

Menupunkt: Din computer på OneDrive.

1. Vælg filen på din PC (eller træk den ind i upload-området, hvor det er tilgængeligt).
2. Mokapen uploader den til OneDrive-kontoen knyttet til integrationen — ikke kun til Mokapen-lager.
3. Hvis du aktiverede den dedikerede mappe under Integrationer, opretter Mokapen (eller genbruger) mappen App-navn – Organisationsnavn og placerer filen dér.
4. Filen er vedhæftet posten med et link, der åbner dokumentet på OneDrive.

Fordele: dokumentet bliver i org-OneDrive (eller kontoen delt med teamet); du bruger ikke Mokapen-vedhæftningslager; Microsoft-backup og -deling forbliver tilgængelige uden for CRM. Ideelt til kontrakter, PDF'er og nye filer oprettet på din computer.

2. OneDrive online — filvælger

Menupunkt: OneDrive online.

1. Microsoft-vælgeren åbnes (OneDrive-vindue).
2. Vælg en eller flere filer, der allerede ligger på OneDrive, eller en mappe.
3. Mokapen uploader ikke filen igen fra din PC: den linker posten til filen (eller filerne) på OneDrive med et link til at åbne den.

Fordele: ingen dobbelt upload; du bruger dokumenter allerede organiseret i OneDrive-mapper; nyttigt til skabeloner, præsentationer eller delte mapper, teamet vedligeholder på OneDrive. Filen bliver, hvor du lagde den på OneDrive — Mokapen tilføjer kun CRM-linket.

Hvad vælger du?

• Ny fil fra din PC → «Din computer på OneDrive».
• Fil allerede på OneDrive → «OneDrive online».

Hvis OneDrive-integrationen deles med kolleger, bruger begge muligheder den aktive forbindelse for org (din eller den delte), så vedhæftninger peger på samme virksomhedsarkiv.

Fjernelse af en vedhæftning fra Mokapen-posten sletter ikke filen på OneDrive. Forsvinder en fil fra OneDrive, kan linket i Mokapen stoppe med at virke — frakobl og forbind integrationen igen, eller erstat vedhæftningen.

Generelle detaljer om vedhæftninger: guiden Vedhæftninger.

Almindelige problemer

• Uploadfejl — fil for stor, ikke-understøttet format, OneDrive-lager fuldt, eller tilladelse tilbagekaldt. Forbind integrationen igen.
• Kollega kan ikke se indstillinger — kun brugeren, der oprettede forbindelsen, kan ændre præferencer og deling; andre bruger den delte konto, hvis aktiveret.

Frakobl

Klik Frakobl og bekræft ved at skrive det anmodede ord. I vinduet kan du vælge, hvad der skal ske med eksisterende OneDrive-vedhæftningslinks i Mokapen.

Muligheder i Mokapen:

• Standard frakobling (kontakt «Fjern alle links…» fra) — du tilbagekalder kun kontoforbindelsen. Vedhæftninger med OneDrive-links forbliver på poster i Mokapen, men uden aktiv integration kan linkene stoppe med at virke, indtil du forbinder igen eller erstatter vedhæftningerne.
• Fjern alle OneDrive-fillinks fra Mokapen (kontakt til) — Mokapen fjerner fra org referencer til OneDrive-vedhæftninger (poster knyttet til den synk). Filer slettes ikke på OneDrive: de bliver i skyen; kun CRM-linkene forsvinder.

Under alle omstændigheder ødelægges dokumenter på ekstern OneDrive ikke automatisk af Mokapen. For at frigøre plads eller lukke et arkiv, handle direkte på OneDrive.

Detaljer om vedhæftninger: guiden Vedhæftninger.