Sprievodca Mokapenom

OneDrive

Prepojte OneDrive s Mokapenem pre pripojení souborů zo záznamů CRM (kontakty, obchody, tickety, projekty…) a prípadně pre ukládání do cloudu souborů nahraných z počítače namiesto uložení iba na server Mokapen.

Obecný prehľad: Integrácie.

Požiadavky

• Microsoft účet s dostupným úložištěm OneDrive.
• Oprávnenia pre Mokapen přistupovat k souborům, ktoré aplikácie vytvorí alebo otevře na OneDrive (ne k celému obsahu disku).

Pripojenie OneDrive

1. Používateľské menu → Integrácie → OneDrive.
2. Kliknite na Synchronizovať OneDrive.
3. Přihlaste se k Microsoft a Povolte prístup k souborům spravovaným Mokapenem.
4. Nastavte preference a sdílení (tyto sekce vidí iba používaťeľ, ktorý pripojil).
5. Kliknite na Synchronizovať ve spodní části stránky.

Ak nepřijmete, nebudete moci připojovat súbory z OneDrive ani ukládat nahrávky do cloudu.

Co Mokapen žádá od Microsoft

Mokapen žádá prístup k souborům, ktoré vytvorí alebo otevře prostřednictvím integrácie — ne čtení celého osobního OneDrive. Je to potřeba pre vyhrazenou složku, nahrávání a otevírání příloh zo záznamů CRM.

Preference

• Ukládat súbory z počítače do cloudu (přepínač zapnutý): súbory nahrané z PC idú tiež na OneDrive, nelen do Mokapenu.
• Vyhrazená složka: Mokapen vytvorí alebo znovu použije složku pojmenovanou Názov aplikácie – Názov organizácie a umístí tam prepojené súbory, abyste je na OneDrive našli seskupené.

Sdílení s tímem

• Povolit pre ostatní používaťeľa — kolegové alebo celá org mohou používať vaše OneDrive pripojení k pripojení souborů bez nového prihlásenie. Užitočné pre firemní OneDrive spravovaný jednou kontaktní osobou.
• Sdílet všetky OneDrive súbory s členy — keď je zapnuto, súbory Mokapen na OneDrive sú prístupné sdíleným odkazem pre členy org; keď vypnuto, oprávnenia sú restriktivnější.

Po každé změně kliknite na Synchronizovať.

Každodenní použití — pripojení souborů zo záznamu

Otvorte záznam (kontakt, obchod, ticket, projekt…), kliknite na sponku (Prílohy) a zvoľte zdroj. S připojeným OneDrive se zobrazí dva odlišné režimy:

1. Z počítače (na OneDrive)

Položka menu: Váš počítač na OneDrive.

1. Vyberte soubor na PC (alebo ho přetáhněte do oblasti nahrávání, kde je k dispozícii).
2. Mokapen ho nahraje na OneDrive účet prepojený s integrácií — nelen do úložiště Mokapen.
3. Ak jste v Integracích zapnuli vyhrazenou složku, Mokapen vytvorí (alebo znovu použije) složku Názov aplikácie – Názov organizácie a soubor tam umístí.
4. Soubor je připolen ku záznamu s odkazem, ktorý otevře dokument na OneDrive.

Výhody: dokument zostane v org OneDrive (alebo účtu sdíleném s tímem); nevyužíváte úložiště příloh Mokapen; záloha a sdílení Microsoft zostávajú dostupné mimo CRM. Ideální pre smlouvy, PDF a nové súbory vytvořené na počítači.

2. OneDrive online — výběr souboru

Položka menu: OneDrive online.

1. Otevře se Microsoft picker (okno OneDrive).
2. Vyberte jeden alebo viac souborů už na OneDrive, alebo složku.
3. Mokapen soubor z PC znovu nenahrává: prepojí záznam se souborem (súbory) na OneDrive s odkazem k otvorenia.

Výhody: žiadne duplicitní nahrávání; používate dokumenty už uspořádané ve složkách OneDrive; užitečné pre šablóny, prezentace alebo sdílené složky, ktoré tím udržuje na OneDrive. Soubor zostane tam, kam jste ho na OneDrive dali — Mokapen iba přidá CRM odkaz.

Co zvolit?

• Nový soubor z PC → «Váš počítač na OneDrive».
• Soubor už na OneDrive → «OneDrive online».

Ak je integrácie OneDrive sdílená s kolegy, obě možnosti používají aktívna pripojení pre org (vaše alebo sdílené), takže prílohy ukazují na stejný firemní archiv.

Odstranění prílohy zo záznamu Mokapen nesmaže soubor na OneDrive. Ak soubor z OneDrive zmizí, odkaz v Mokapenu môže přestat fungovat — v tom prípadě odpojte a znova pripojte integráciu alebo přílohu nahraďte.

Vševšeobecné podrobnosti o přílohách: Příručka Prílohy.

Časté problémy

• Chyba nahrávání — soubor příliš velký, nepodporovaný formát, plné úložiště OneDrive alebo zrušené oprávnenia. Znovu připojte integráciu.
• Kolega nevidí nastavenia — preference a sdílení môže měnit iba používaťeľ, ktorý pripojení vytvořil; ostatní používají sdílený účet, ak je povolen.

Odpojenie

Kliknite na Odpojiť a potvrďte zadáním požadovaného slova. V okne môžete zvolit, co udělat s existujícími odkazy na prílohy OneDrive v Mokapenu.

Možnosti v Mokapenu:

• Standardní odpojenie (přepínač «Odstranit všetky odkazy…» vypnutý) — iba zrušíte pripojení účtu. Prílohy s OneDrive odkazy zůstanou u záznamů v Mokapenu, ale bez aktívna integrácie odkazy mohou přestat fungovat, dokud znovu nepřipojíte alebo prílohy nenahradíte.
• Odstranit všetky odkazy na súbory OneDrive z Mokapenu (přepínač zapnutý) — Mokapen odstraní z org reference na OneDrive prílohy (záznamy prepojené s touto synchronizáciou). Súbory se na OneDrive nesmažou: zůstanou v cloudu; zmizí iba CRM odkazy.

V každém prípadě Mokapen automaticky nezničí dokumenty na externím OneDrive. Chcete-li uvolnit namiesto alebo uzavřít archiv, jednejte priamo na OneDrive.

Podrobnosti o přílohách: Příručka Prílohy.