Sprievodca Mokapenom

Príručka Úlohy

Oblasť Úlohy je prevádzkovým centrom Mokapenu na organizáciu každodennej práce vášho tímu. Každá úloha predstavuje konkrétnu akciu na dokončenie — telefonát, revízia, follow-up aktivitu — so zodpovednou osobou, termínom a stavom priebehu.

Na čo slúži oblasť Úlohy

Úlohy vám umožňujú:

• Plánovať tímovú prácu s termínmi viditeľnými v kalendári a v zobrazeniach podľa dátumu.
• Priradiť jasné zodpovednosti: každá úloha má zodpovednú osobu, ktorá vie, čo urobiť a do kedy.
• Prepojiť aktivity s CRM: úlohu možno prepojiť s kontaktmi a spoločnosťami, s ticketmi alebo umiestniť do projektu.
• Sledovať priebeh pomocou interných kontrolných zoznamov, zaznamenaných hodín a agregovaných reportov.
• Koordinovať distribuované tímy: všetci vidia rovnaké úlohy (alebo iba tie, ku ktorým majú oprávnenie, ak sú súkromné) a môžu ich aktualizovať v reálnom čase.

Samostatná úloha zostáva rýchlou akciou; zoskupením viacerých úloh do projektu získate prehľad o širších iniciatívach. Pristúpte k oblasti zo stránky Úlohy v menu Aktivity.

Prepojenie úlohy s projektom

Každú úlohu možno priradiť k projektu, ktorý zoskupuje akcie smerujúce k spoločnému cieľu (napr. «Spustenie webu 2026» s úlohami «Design brief», «Frontend vývoj», «QA testovanie»). Priradením úlohy k projektu:

• sa úloha zobrazí na karte Úlohy záznamu projektu s počítadlom priebehu (napr. 3/8 dokončené);
• v Kanbane úloh možno zoskupiť podľa projektu a vidieť všetky úlohy z rovnakého projektu;
• zdieľate organizačný kontext: pracovnú oblasť, zodpovednú osobu, termíny a reporty na úrovni iniciatívy.

Úloha bez projektu zostáva platná pre jednorazové aktivity; pri štruktúrovaných iniciatívach je najlepšie najprv vytvoriť projekt a potom do neho pridávať úlohy. Na správu projektov a pracovných oblastí pozri príručku Projekty.

Na karte Dáta úlohy pole Projekt umožňuje kedykoľvek vybrať alebo zmeniť projekt (menu Možnosti → Presunúť na presun úlohy do iného projektu).

Horná lišta stránky Úlohy

Na stránke zoznamu úloh (Kanban, Karty, Kalendár alebo Zoznam) horná lišta obsahuje:

• Filtre (Premium): pokročilý panel pre projekt, dátumy, zodpovednú osobu, štítky, vlastné polia.
• Akcie: import/export, prístup k archívu a košu, úprava stĺpcov (Zoznam).
• Zobrazenia: Kanban | Karty | Kalendár | Zoznam — aktívne filtre zostávajú pri prepnutí zobrazenia.
• Používatelia / Tímy: menu s avatarmi na zobrazenie úloh kolegu alebo tímu.
• + Úloha: vytvorenie novej úlohy.

Panel úlohy

Kliknutím na názov úlohy otvoríte bočný panel. Odtiaľ spravujete celý životný cyklus úlohy. S plánom Premium môžete rovnaký panel otvoriť ako celú stránku (ikona šípok na rozbalenie → stránka úlohy): rovnaké rozloženie, viac miesta a pevné tlačidlo Uložiť vpravo hore.

Hlavička panelu

• Začiarkavacie políčko (vedľa názvu): označí úlohu ako dokončenú alebo ju znovu otvorí.
• Názov: kliknutím upravíte priamo na mieste.
• Odznak Archivované: zobrazí sa, ak je úloha v archíve.
• Uložiť (iba stránka úlohy): potvrdí všetky zmeny naraz.

Akčná lišta panelu

Pod hlavičkou ikonová lišta umožňuje rýchle akcie bez otvárania kariet:

• Priorita (ikona vlajky): nastaviť Normálna alebo Urgentná. Urgentné úlohy zobrazujú žltú ikonu s výkričníkom v zobrazeniach.
• Súkromie (zámok): Verejné (viditeľné členom organizácie) alebo Súkromné (iba zodpovedná osoba a určení zainteresovaní).
• Štítky: priradiť farebné štítky na kategorizáciu. Pozri príručku Štítky.
• Farba (kvapka): farba pozadia názvu v paneli a na kartách Kanbanu.
• Prílohy (sponka): nahranie súborov z počítača alebo cloudu. Odznak ukazuje počet prepojených súborov. Pozri príručku Prílohy.
• Lepiace poznámky (Premium): poznámky viditeľné na paneli pre rýchle pripomienky.
• Kopírovať odkaz: skopíruje priamu URL úlohy na zdieľanie s kolegami.
• Celá stránka (šípky na rozbalenie, Premium): otvorí stránku úlohy v novej záložke prehliadača.
• Možnosti (tri zvislé bodky): menu s Duplikovať, Presunúť, Previesť na projekt, Archivovať, Upraviť panel, Zmazať. Vysvetlené nižšie.
• + Vytvoriť a prepojiť (zelené tlačidlo): okamžite vytvorí prepojenú entitu (nová úloha, ticket, kontakt, obchod…) z tejto úlohy.

Menu Možnosti (tri bodky)

Otvorte panel úlohy → ikona troch zvislých bodiek vpravo hore:

• Duplikovať: duplikuje úlohu s názvom, poľami a kontrolným zoznamom (užitočné pre opakujúce sa aktivity).
• Presunúť: presunie úlohu do iného projektu v organizácii.
• Previesť na projekt: prevedie úlohu na projekt; položky kontrolného zoznamu sa stanú úlohami v novom projekte.
• Archivovať / Obnoviť (Premium): presunie úlohu do archívu alebo vráti do prevádzkových zobrazení.
• Upraviť panel (admin): otvorí nastavenia rozloženia panelu úlohy v novom okne.
• Zmazať / Obnoviť: mäkké zmazanie do koša, alebo obnovenie, ak už bolo zmazané.

Karty panelu

Karty pod akčnou lištou organizujú obsah úlohy:

• Dáta: všetky polia úlohy (projekt, zodpovedná osoba, dátumy, popis, vlastné polia).
• Kontrolný zoznam, Prepojenia, Čas: funkcie zdieľané naprieč entitami — pozri sekciu Súvisiace sekcie.
• Ďalšie rozbaľovacie menu: Marketing, Integrácie (synchronizácia s externými aplikáciami), Aktualizácie (história panelu).

Súvisiace sekcie (zdieľané naprieč entitami)

Niektoré časti panelu úlohy sú identické pri projektoch, kontaktoch, ticketoch a ďalších entitách. Pre prevádzkové detaily pozri špecializované príručky:

• Kontrolný zoznam — mikroakcie na odškrtnutie, ukazovateľ priebehu, preusporiadanie drag-and-drop.
• Prepojenia — prepojenie úloh s kontaktmi, spoločnosťami, ticketmi, obchodmi a ďalšími CRM entitami.
• Čas — zaznamenanie odpracovaných hodín a porovnanie s odhadom (Premium).
• Štítky — farebné štítky na filtrovanie a zoskupovanie v Kanbane.
• Prílohy — dokumenty z počítača alebo cloudu (Drive, OneDrive).
• Aktualizácie — história zmien, komentáre, prepojenia a e-maily prepojené s úlohou.

Vytvorenie úlohy

Postup

1. Prejdite na stránku Úlohy.
2. Kliknite na + Úloha vpravo hore.
3. Zadajte názov (povinné): buďte konkrétni («Zavolať Rossimu ohľadom ponuky Q2», nie «Zavolať»).
4. Na karte Dáta vyplňte projekt, zodpovednú osobu, dátumy, popis a vlastné polia.
5. Voliteľne: pridajte kontrolný zoznam, prepojenia alebo čas v príslušných kartách.
6. Uložte panel.

Úlohy možno vytvárať aj z karty Úlohy projektu, z prepojenia pri kontakte/spoločnosti alebo pomocou automatizácií.

Hlavné polia na karte Dáta

• Projekt: prepojí úlohu s jej projektom. Pozri aj Prepojenie úlohy s projektom.
• Zodpovedná osoba: kto má úlohu dokončiť.
• Zainteresovaní: ďalší zapojení členovia, ktorí získajú viditeľnosť.
• Dátum začiatku / termín: zobrazujú sa v Kalendári a Kartách.
• Popis: prevádzkové detaily; použite @meno na zmienenie kolegov.
• Vlastné polia: definované v Nastaveniach úloh.

Úprava úlohy

Jednotlivá úprava

1. Otvorte panel kliknutím na názov.
2. Upravte polia na karte Dáta (kliknite na hodnotu → úprava na mieste) alebo použite akčnú lištu pre prioritu, štítky, farbu atď.
3. Uložte: automaticky pole po poli v bočnom paneli, alebo tlačidlo Uložiť na stránke úlohy.

Uzavretie a znovuotvorenie

Začiarkavacie políčko vedľa názvu: jedno kliknutie uzavrie úlohu, druhé ju znovu otvorí. Uzavreté úlohy zostávajú viditeľné v zobrazeniach, kým ich nearchivujete alebo nezmažete.

Hromadná úprava (zobrazenie Zoznam, Premium)

1. Prepnite na zobrazenie Zoznam.
2. Vyberte úlohy začiarkavacími políčkami vľavo.
3. Kliknite na Upraviť v akčnej lište nad tabuľkou.
4. V modálnom okne pridajte polia na aktualizáciu (projekt, zodpovedná osoba, dátumy, priorita…) a nastavte hodnoty.
5. Potvrďte: hodnoty sa aplikujú na všetky vybrané úlohy.

Zmazanie úlohy

Mažte úlohy vytvorené omylom, duplicity alebo nepoužité koncepty. Nezamieňajte s Archiváciou: zmazanie odstráni záznam zo zobrazení (alebo z koša); archivácia skryje dokončené úlohy pri zachovaní čitateľnej histórie.

Jednotlivé zmazanie

1. Otvorte panel úlohy.
2. Menu Možnosti (tri bodky) → Zmazať (červená položka).
3. Potvrďte v modálnom okne.

S vhodným plánom Premium ide úloha do koša (stránka Úlohy → Akcie → Kôš úloh). Odtiaľ môžete Obnoviť alebo Zmazať natrvalo. Ak otvoríte úlohu už v koši, zobrazí sa banner s Obnoviť / Zmazať natrvalo.

Na bezplatnom pláne (bez vhodného plánu Premium) je zmazanie všeobecne trvalé ihneď po potvrdení, bez koša — overte oprávnenia vašej organizácie.

Hromadné zmazanie

1. V zobrazení Zoznam vyberte úlohy.
2. Kliknite na Zmazať (červené tlačidlo nad tabuľkou).
3. Potvrďte.

Archivácia úlohy

Archív je správna voľba pre dokončené alebo pozastavené úlohy, ktoré chcete zachovať v histórii, no nechcete, aby zahlcovali Kanban, Karty a Kalendár.

Archivácia jednej úlohy

1. Otvorte panel → Možnosti → Archivovať (Premium).
2. Potvrďte v modálnom okne.

Archivácia viacerých úloh / zobrazenie archívu

• Viacero: zobrazenie Zoznam → vyberte → Archivovať v akčnej lište.
• Zobrazenie: stránka Úlohy → Akcie → Archív úloh.
• Obnoviť: z archívu vyberte a kliknite Obnoviť, alebo Možnosti → Obnoviť z archívu na jednotlivom paneli.

Archivované úlohy sa nezobrazujú v štandardných prevádzkových zobrazeniach, ale zostávajú prístupné z archívu, prepojení a historických reportov.

Zobrazenia úloh

Štyri režimy zobrazenia, voliteľné hore. Filtre a vybraný používateľ/tím zostávajú aktívne pri prepnutí zobrazenia.

Kanban (predvolené)

Interaktívne stĺpce s drag-and-drop. Menu Zoskupiť podľa: Projekt (predvolené), Termín, Zodpovedná osoba, Štítky, Farba (Premium). Ideálne pre vizuálne workflow a stand-up meetingy.

Karty

Úlohy zoradené podľa termínu: hore tie po termíne alebo s blížiacim sa termínom. Užitočné pre denné plánovanie «čo urobiť dnes».

Kalendár

Úlohy v kalendári podľa termínu/začiatku. Ukazuje pracovné zaťaženie rozložené v čase.

Zoznam (Premium)

Tabuľka s konfigurovateľnými stĺpcami, radením, textovým vyhľadávaním a hromadnými akciami (Upraviť, Duplikovať, Archivovať, Zmazať). Ikona zámku = súkromná úloha; farebná bodka = nedávno aktualizované.

Filtre

• Filtre (Premium): modálne okno s filtrami na projekt, dátumy, zodpovednú osobu, štítky, stav, vlastné polia.
• Používatelia / Tímy: obmedzí úlohy na vybranú zodpovednú osobu alebo tím.
• Vyhľadávanie v zozname: filtrovacie pole nad tabuľkou.

Nastavenia úloh

V Nastaveniach úloh (admin):

• Polia: vytvorenie vlastných polí (text, číslo, výber…).
• Panel: poradie a viditeľnosť polí v paneli úlohy.
• Zoznam a stĺpce: stĺpce v zobrazení Zoznam.
• Grafy: widgety v reportoch úloh.

Zo Zoznamu: Akcie → Upraviť stĺpce otvorí editor stĺpcov priamo.

Reporty úloh

Sekcia Reporty úloh (Premium) sumarizuje úlohy, ku ktorým máte prístup podľa role a oprávnení organizácie: vidíte iba autorizované záznamy a polia, nie celý pracovný priestor. Použite na analýzu pracovného zaťaženia, oneskorení a export — pre každodennú prácu používajte Kanban, Karty a Zoznam.

• Dashboard: grafy podľa stavu, projektu, priority, tímu, zodpovednej osoby, hodín, štítkov.
• Zoznam reportov: analytická tabuľka s filtrami a exportom CSV/Excel.
• Gantt úloh (Premium): časová os podľa projektu a termínov.

Používajte reporty na identifikáciu oneskorení, nerovnováhy pracovného zaťaženia medzi členmi a skutočných vs odhadovaných hodín.