De Mokapen-gids

Taken-gids

Het gedeelte Taken is het operationele hart van Mokapen voor het organiseren van het dagelijkse werk van je team. Elke taak staat voor een concrete actie om uit te voeren — een telefoongesprek, een review, een opvolgactiviteit — met een toegewezen persoon, een vervaldatum en een voortgangsstatus.

Waarvoor het Taken-gedeelte dient

Met taken kun je:

• Plannen — teamwerk met vervaldatums zichtbaar in de kalender en in datumgebaseerde weergaven.
• Toewijzen — duidelijke verantwoordelijkheden: elke taak heeft een eigenaar die weet wat te doen en tegen wanneer.
• Koppelen — activiteiten aan het CRM: een taak kan verbonden worden met contacten en bedrijven, met tickets, of geplaatst in een project.
• Volgen — voortgang met interne checklists, gelogde uren en geaggregeerde rapporten.
• Coördineren — verspreide teams: iedereen ziet dezelfde taken (of alleen die waarvoor ze gemachtigd zijn bij privé) en kan ze realtime bijwerken.

Een losse taak blijft een snelle actie; door meerdere taken in een project te groeperen, krijg je overzicht over bredere initiatieven. Open het gedeelte via de Taken-pagina in het menu Activiteiten.

Een taak koppelen aan een project

Elke taak kan gekoppeld worden aan een project dat acties groepeert rond een gemeenschappelijk doel (bijv. «Website-lancering 2026» met de taken «Designbrief», «Frontend-ontwikkeling», «QA-testen»). Wanneer je een taak aan een project toewijst:

• verschijnt de taak in het tabblad Taken van het projectrecord, met een voortgangsteller (bijv. 3/8 voltooid);
• in taak-Kanban kun je groeperen op project en alle taken van hetzelfde project zien;
• deel je organisatorische context: werkgebied, eigenaar, vervaldatums en rapporten op initiatiefniveau.

Een taak zonder project blijft geldig voor eenmalige activiteiten; voor gestructureerde initiatieven is het het beste eerst het project aan te maken en daarna taken toe te voegen. Voor projecten en werkgebieden, zie de Projecten-gids.

In het tabblad Gegevens van de taak laat het veld Project je op elk moment een project selecteren of wijzigen (menu Opties → Verplaatsen om de taak naar een ander project te verplaatsen).

Bovenbalk van de Taken-pagina

Op de takenlijstpagina (Kanban, Kaarten, Kalender of Lijst) bevat de bovenbalk:

• Filters (passend Premium-plan): geavanceerd paneel voor project, datums, toegewezen persoon, labels, aangepaste velden.
• Acties: import/export, toegang tot archief en prullenbak, kolommen bewerken (Lijst).
• Weergaven: Kanban | Kaarten | Kalender | Lijst — actieve filters blijven toegepast bij wisselen van weergave.
• Gebruikers / Teams: avatarmenu om taken van een collega of team te bekijken.
• + Taak: nieuwe taak aanmaken.

Het takenpaneel

Klik op een taaktitel om het zijpaneel te openen. Daar beheer je de volledige taakcyclus. Met een passend Premium-plan kun je hetzelfde paneel als volledige pagina openen (pictogram uitklappijlen → paginataak): identieke layout, meer ruimte en een vaste knop Opslaan rechtsboven.

Paneelkop

• Checkbox (naast de titel): markeer de taak als voltooid of open hem opnieuw.
• Titel: klik om inline te bewerken.
• Archiefbadge: verschijnt als de taak in het archief staat.
• Opslaan (alleen paginataak): bevestig alle wijzigingen tegelijk.

Actiebalk paneel

Onder de kop biedt de pictogrambalk snelle acties zonder tabbladen te openen:

• Prioriteit (vlagpictogram): stel Normaal of Urgent in. Urgente taken tonen het gele pictogram met uitroepteken in weergaven.
• Privacy (slot): Openbaar (zichtbaar voor organisatieleden) of Privé (alleen toegewezen persoon en aangewezen belanghebbenden).
• Labels: wijs gekleurde labels toe om te categoriseren. Zie de Labels-gids.
• Kleur (druppel): achtergrondkleur van de titel in het paneel en op Kanban-kaarten.
• Bijlagen (paperclip): upload bestanden van computer of cloud. Badge toont het aantal gekoppelde bestanden. Zie de Bijlagen-gids.
• Plaknotities (passend Premium-plan): post-its zichtbaar op het paneel voor snelle herinneringen.
• Link kopiëren: kopieer de directe URL naar de taak om te delen met collega's.
• Volledige pagina (uitklappijlen, passend Premium-plan): opent de paginataak in een nieuw browsertabblad.
• Opties (drie verticale puntjes): menu met Klonen, Verplaatsen, Converteren naar project, Archiveren, Paneel bewerken, Verwijderen. Hieronder uitgelegd.
• + Aanmaken en koppelen (groene knop): maak direct een gekoppelde entiteit aan (nieuwe taak, ticket, contact, deal…) vanuit deze taak.

Optiemenu (drie puntjes)

Open het takenpaneel → pictogram drie verticale puntjes rechtsboven:

• Klonen: dupliceer de taak met titel, velden en checklist (nuttig voor terugkerende activiteiten).
• Verplaatsen: verplaats de taak naar een ander project in de organisatie.
• Converteren naar project: zet de taak om in een project; checklistitems worden taken in het nieuwe project.
• Archiveren / Herstellen (passend Premium-plan): verplaats de taak naar het archief of breng hem terug naar operationele weergaven.
• Paneel bewerken (beheerder): opent de layoutinstellingen van het takenpaneel in een nieuw venster.
• Verwijderen / Herstellen: soft delete naar prullenbak, of herstellen indien al verwijderd.

Paneeltabbladen

De tabbladen onder de actiebalk organiseren de taakinhoud:

• Gegevens: alle taakvelden (project, toegewezen persoon, datums, beschrijving, aangepaste velden).
• Checklist, Koppelingen, Tijd: functies gedeeld over entiteiten — zie het gedeelte Gerelateerde secties.
• Extra dropdownmenu: Marketing, Integraties (sync met externe apps), Updates (paneelgeschiedenis).

Gerelateerde secties (gedeeld over entiteiten)

Sommige delen van het takenpaneel zijn identiek op projecten, contacten, tickets en andere entiteiten. Voor operationele details, zie de dedicated gidsen:

• Checklist — microacties af te vinken, voortgangsbalk, herschikken via drag-and-drop.
• Koppelingen — koppel taken aan contacten, bedrijven, tickets, deals en andere CRM-entiteiten.
• Tijd — log gewerkte uren en vergelijk met de schatting (passend Premium-plan).
• Labels — gekleurde labels om te filteren en groeperen in Kanban.
• Bijlagen — documenten van computer of cloud (Drive, OneDrive).
• Updates — wijzigingsgeschiedenis, opmerkingen, koppelingen en e-mails gekoppeld aan de taak.

Een taak aanmaken

Procedure

1. Ga naar de Taken-pagina.
2. Klik + Taak rechtsboven.
3. Voer de titel in (verplicht): wees specifiek («Rossi bellen voor Q2-offerte», niet «Bellen»).
4. Vul in het tabblad Gegevens project, toegewezen persoon, datums, beschrijving en aangepaste velden in.
5. Optioneel: voeg checklist, koppelingen of tijd toe in de betreffende tabbladen.
6. Sla het paneel op.

Je kunt taken ook aanmaken vanuit het tabblad Taken van een project, vanuit een koppeling op een contact/bedrijf, of via automatiseringen.

Belangrijkste velden in het tabblad Gegevens

• Project: koppel de taak aan het project. Zie ook Een taak koppelen aan een project.
• Toegewezen persoon: wie de taak moet voltooien.
• Belanghebbenden: andere betrokken leden die zichtbaarheid krijgen.
• Start- / vervaldatums: verschijnen in Kalender en Kaarten.
• Beschrijving: operationele details; gebruik @naam om collega's te vermelden.
• Aangepaste velden: gedefinieerd in Taakinstellingen.

Een taak bewerken

Enkele bewerking

1. Open het paneel door op de titel te klikken.
2. Bewerk velden in het tabblad Gegevens (klik op de waarde → inline bewerken) of gebruik de actiebalk voor prioriteit, labels, kleur, enz.
3. Opslaan: automatisch veld voor veld in het zijpaneel, of de knop Opslaan in paginataak.

Sluiten en heropenen

Checkbox naast de titel: één klik sluit de taak, een tweede klik opent hem opnieuw. Gesloten taken blijven zichtbaar in weergaven tot je ze archiveert of verwijdert.

Bulk bewerken (Lijstweergave, passend Premium-plan)

1. Schakel over naar Lijstweergave.
2. Selecteer taken met de checkboxes links.
3. Klik Bewerken in de actiebalk boven de tabel.
4. Voeg in de modal velden toe om bij te werken (project, toegewezen persoon, datums, prioriteit…) en stel de waarden in.
5. Bevestig: waarden gelden voor alle geselecteerde taken.

Een taak verwijderen

Verwijder taken die per ongeluk zijn aangemaakt, duplicaten of concepten die nooit zijn gebruikt. Verwar dit niet met Archiveren: verwijderen haalt het record uit weergaven (of uit de prullenbak); archiveren verbergt voltooide taken maar behoudt leesbare geschiedenis.

Enkele verwijdering

1. Open het takenpaneel.
2. Menu Opties (drie puntjes) → Verwijderen (rood item).
3. Bevestig in de modal.

Met een passend Premium-plan gaat de taak naar de prullenbak (Taken-pagina → Acties → Takenprullenbak). Daar kun je Herstellen of Definitief verwijderen. Open je een taak die al in de prullenbak staat, dan verschijnt een banner met Herstellen / Definitief verwijderen.

Op het Gratis-plan (zonder passend Premium-plan) is verwijderen doorgaans definitief direct na bevestiging, zonder prullenbak — controleer de rechten van je organisatie.

Meerdere verwijdering

1. In Lijstweergave, selecteer de taken.
2. Klik Verwijderen (rode knop boven de tabel).
3. Bevestig.

Een taak archiveren

Het archief is de juiste keuze voor voltooide of opgeschorte taken die je in de geschiedenis wilt houden zonder Kanban, Kaarten en Kalender te overladen.

Eén taak archiveren

1. Open het paneel → Opties → Archiveren (passend Premium-plan).
2. Bevestig in de modal.

Meerdere taken archiveren / archief bekijken

• Meerdere: Lijstweergave → selecteren → Archiveren in de actiebalk.
• Bekijken: Taken-pagina → Acties → Takenarchief.
• Herstellen: vanuit het archief selecteren en op Herstellen klikken, of Opties → Herstellen uit archief op het enkele paneel.

Gearchiveerde taken verschijnen niet in standaard operationele weergaven maar blijven toegankelijk vanuit archief, koppelingen en historische rapporten.

Taakweergaven

Vier weergavemodi, selecteerbaar bovenaan. Filters en geselecteerde gebruiker/team blijven actief bij wisselen van weergave.

Kanban (standaard)

Interactieve kolommen met drag-and-drop. Menu Groeperen op: Project (standaard), Vervaldatum, Toegewezen persoon, Labels, Kleur (passend Premium-plan). Ideaal voor visuele workflows en stand-up meetings.

Kaarten

Taken gesorteerd op vervaldatum: achterstallige of naderende taken bovenaan. Nuttig voor dagplanning «wat vandaag te doen».

Kalender

Taken op de kalender op verval-/startdatum. Toont werklast verdeeld over de tijd.

Lijst (passend Premium-plan)

Tabel met configureerbare kolommen, sorteren, tekstzoeken en bulkacties (Bewerken, Klonen, Archiveren, Verwijderen). Slotpictogram = privétaak; gekleurde stip = recent bijgewerkt.

Filters

• Filters (passend Premium-plan): modal met filters op project, datums, toegewezen persoon, labels, status, aangepaste velden.
• Gebruikers / Teams: beperk taken tot de geselecteerde toegewezen persoon of team.
• Lijstzoeken: filterveld boven de tabel.

Taakinstellingen

In Taakinstellingen (beheerder):

• Velden: aangepaste velden aanmaken (tekst, nummer, select…).
• Paneel: volgorde en zichtbaarheid van velden in het takenpaneel.
• Lijst en kolommen: kolommen in Lijstweergave.
• Grafieken: widgets in taakrapporten.

Vanuit Lijst: Acties → Kolommen bewerken opent direct de kolommeneditor.

Taakrapporten

Het gedeelte Taakrapporten (passend Premium-plan) vat taken samen waartoe je toegang hebt op basis van rol en organisatierechten: je ziet alleen geautoriseerde records en velden, niet de hele werkruimte. Gebruik het voor werklastanalyse, vertragingen en export — voor dagelijks werk gebruik je Kanban, Kaarten en Lijst.

• Dashboard: grafieken over status, project, prioriteit, team, toegewezen persoon, uren, labels.
• Rapportlijst: analytische tabel met filters en CSV/Excel-export.
• Taak-Gantt (passend Premium-plan): tijdlijn per project en vervaldatums.

Gebruik rapporten om vertragingen, werklastonevenwichtigheden tussen leden en werkelijke vs. geschatte uren te identificeren.