De Mokapen-gids

Projecten-gids

Het gedeelte Projecten is het organisatieniveau boven taken: het groepeert gerelateerde acties rond een gemeenschappelijk doel, met een eigenaar, vervaldatums, deelnemers en algehele voortgang. Een project beantwoordt de vraag «wie doet wat en wanneer» bij een gestructureerd initiatief — productlancering, klantonboarding, marketingcampagne.

Waarvoor het Projecten-gedeelte dient

Met projecten kun je:

• Structureren — werk per initiatief, elk met eigen taken.
• Voortgang volgen — via de teller voltooide/totale taken (bijv. 5/12) zichtbaar op het paneel en in Kanban.
• Organiseren per werkgebied — macrocategorieën zoals Marketing, Verkoop, Operations — voor overzicht per bedrijfsgebied.
• Teams coördineren — met een eigenaar, deelnemers (belanghebbenden) en openbare of private zichtbaarheid.
• Koppelen aan het CRM — contacten, bedrijven en tickets via Koppelingen.
• Analyseren — geaggregeerde gegevens in projectrapporten.

Open het via de Projecten-pagina in het menu Activiteiten. Projecttaken beheer je in het tabblad Taken van het projectpaneel of via de dedicated takengids.

Bovenbalk van de Projecten-pagina

• Groeperen op (Kanban): Werkgebied (standaard), Vervaldatum, Eigenaar, Labels, Kleur (passend Premium-plan).
• Filters (passend Premium-plan): geavanceerde filtersmodal.
• Acties: import/export, projectarchief, prullenbak, kolommen bewerken (Lijst).
• Weergaven: Kanban | Kaarten | Lijst (geen dedicated Kalender — gebruik vervaldatums in Kaarten).
• Gebruikers / Teams: filter op eigenaar of team.
• + Project: nieuw project aanmaken.

Het projectpaneel

Klik op een projecttitel om het zijpaneel te openen. Met passend Premium-plan opent het pictogram Volledige pagina het paginaproject fullscreen met een vaste knop Opslaan.

Paneelkop

• Checkbox: sluit het project wanneer alle taken voltooid zijn; blijven er open taken, dan opent een klik een begeleide sluitmodal.
• Titel: inline bewerken door op de tekst te klikken.
• Archiefbadge: zichtbaar als het project in het archief staat.

Actiebalk paneel

Zelfde logica als taken, met drie prioriteitsniveaus (Laag, Gemiddeld, Hoog):

• Prioriteit (vlag): Laag / Gemiddeld / Hoog.
• Privacy (slot): Openbaar of Privé (zichtbaar voor eigenaar, deelnemers en genoemde gebruikers).
• Labels: zie de Labels-gids.
• Kleur: titel- en kaartachtergrond.
• Bijlagen: zie de Bijlagen-gids.
• Plaknotities, Link kopiëren, Volledige pagina (passend Premium-plan).
• Opties (drie puntjes): Klonen, Verplaatsen, Converteren naar taak, Archiveren, Paneel bewerken, Verwijderen.
• + Aanmaken en koppelen: gekoppelde entiteiten aanmaken (taak, ticket, contact…) al gekoppeld aan het project.

Optiemenu (drie puntjes)

• Klonen: dupliceer het project; kies in de modal wat te kopiëren (checklist, bijlagen, koppelingen, opmerkingen, onderliggende taken indien van toepassing).
• Verplaatsen: verplaats het project naar een ander werkgebied of organisatie (indien multi-org).
• Converteren naar taak: zet het project om in één taak; projecttaken worden checklistitems in de nieuwe taak.
• Archiveren / Herstellen (passend Premium-plan).
• Paneel bewerken (beheerder): veldlayout projectpaneel.
• Verwijderen / Herstellen: soft delete naar prullenbak.

Tabbladen projectpaneel

• Gegevens: titel, werkgebied, eigenaar, deelnemers, datums, beschrijving, aangepaste velden.
• Taken: lijst van projecttaken met teller (gesloten/totaal); maak en beheer taken hier. Voor operationele details zie de Taken-gids.
• Koppelingen, Tijd: gemeenschappelijke gidsen in Gerelateerde secties.
• Extra menu: Marketing, Integraties, Updates.

Werkgebied

Werkgebieden zijn macrocategorieën om projecten te groeperen: bedrijfsfuncties (Marketing, Verkoop, HR), productlijnen of elke groepering nuttig voor je team. In project-Kanban organiseert de standaardweergave kolommen per werkgebied.

Waarvoor ze dienen

• Projecten van verschillende scopes visueel scheiden zonder ze op één bord te mengen.
• Filteren en rapporteren per gebied (bijv. hoeveel actieve projecten in Verkoop vs. Marketing).
• Een referentieteam toewijzen aan een werkgebied (optioneel in instellingen).

Een werkgebied aanmaken

1. Ga naar Projectinstellingen → kaart Werkgebied, of direct naar de Werkgebied-pagina.
2. Klik Nieuw werkgebied (limiet afhankelijk van je plan: passend Premium-plan).
3. Voer een titel in en koppel indien van toepassing een team.
4. Sla op: het werkgebied verschijnt in de lijst en als kolom in Kanban.

Een project toewijzen aan een werkgebied

1. Open het projectpaneel → tabblad Gegevens.
2. Selecteer in het veld Werkgebied de gewenste categorie.
3. Sla op: het project verschijnt in de bijbehorende kolom in Kanban (groeperen op Werkgebied).

Je kunt een project ook tussen werkgebiedkolommen in Kanban slepen om de toewijzing snel te wijzigen.

Een werkgebied bewerken en verwijderen

Op de Werkgebied-pagina klik je op de titel om te bewerken of gebruik je de kaartacties (bewerken/verwijderen). Verwijderen van een werkgebied verwijdert projecten niet: ze blijven zonder toegewezen werkgebied (kolom «Geen werkgebied» in Kanban).

Gerelateerde secties (gemeenschappelijk voor meerdere entiteiten)

• Koppelingen — koppel het project aan klanten, partners, tickets.
• Tijd — gelogde en geschatte uren op het project (passend Premium-plan).
• Labels — categorisering en Kanban-groepering.
• Bijlagen — projectdocumenten.
• Taken — operationele acties binnen het project.

Een project aanmaken

1. Ga naar de Projecten-pagina.
2. Klik + Project.
3. Voer de titel in (verplicht).
4. In het tabblad Gegevens: werkgebied, eigenaar, deelnemers, start-/einddatums, beschrijving.
5. Voeg in het tabblad Taken projecttaken toe, of maak ze later aan vanuit het tabblad of met + Taak gefilterd op project.
6. Sla het paneel op.

Belangrijkste velden

• Werkgebied: macrocategorie van belonging.
• Eigenaar: aanspreekpunt van het project.
• Deelnemers (belanghebbenden): medewerkers met zichtbaarheid op het project.
• Datums: projectstart en vervaldatum.
• Beschrijving: doelen en notities; vermeldingen met @naam.
• Zichtbaarheid: Openbaar (standaard) of Privé.
• Prioriteit: Laag, Gemiddeld, Hoog.

Een project bewerken

Enkele bewerking

1. Open het projectpaneel.
2. Bewerk velden in het tabblad Gegevens of gebruik de actiebalk.
3. Beheer taken in het tabblad Taken (openen, aanmaken, sluiten).
4. Opslaan (inline in zijpaneel, knop Opslaan in paginaproject).

Sluiten en heropenen

Checkbox naast de titel: als alle taken gesloten zijn, markeert het het project als voltooid. Met nog open taken biedt Mokapen aan ze te sluiten of toch door te gaan. Klik opnieuw om te heropenen.

Bulk bewerken (Lijst, passend Premium-plan)

1. Ga naar Lijstweergave.
2. Selecteer projecten met checkboxes.
3. Klik Bewerken → stel gemeenschappelijke velden in (werkgebied, eigenaar, datums…).
4. Bevestig.

Een project verwijderen

Verwijder projecten die per ongeluk zijn aangemaakt of dubbele testitems. Geef de voorkeur aan Archiveren als het project taken, gelogde uren of koppelingen heeft die je in de geschiedenis wilt houden.

Enkele verwijdering

1. Open het paneel → Opties (drie puntjes) → Verwijderen (rood item).
2. Bevestig in de modal.

Met een passend Premium-plan gaat het project naar de prullenbak (Projecten-pagina → Acties → Projectprullenbak). Daar kun je Herstellen of Definitief verwijderen. Open je een project dat al in de prullenbak staat, dan verschijnt een banner Herstellen / Definitief verwijderen.

Op het Gratis-plan (zonder passend Premium-plan) is verwijderen doorgaans definitief direct na bevestiging, zonder prullenbak — controleer de rechten van je organisatie.

Meerdere verwijdering

1. Lijstweergave → selecteer projecten met checkboxes.
2. Klik Verwijderen (rode knop) → bevestig.

Een project archiveren

Het archief is de juiste keuze voor voltooide of opgeschorte projecten die je in de geschiedenis wilt houden zonder Kanban en Kaarten te overladen.

Eén project archiveren

1. Open het paneel → Opties → Archiveren (passend Premium-plan) → bevestig.

Meerdere projecten archiveren / archief bekijken

• Meerdere: Lijstweergave → selecteren → Archiveren in de actiebalk.
• Bekijken: Projecten-pagina → Acties → Projectarchief.
• Herstellen: vanuit het archief selecteren en op Herstellen klikken, of Opties → Herstellen uit archief op het enkele paneel.

Gearchiveerde projecten verschijnen niet in standaard operationele weergaven maar blijven toegankelijk vanuit archief, koppelingen en historische rapporten.

Een project klonen

Enkel klonen

1. Open het paneel → Opties → Klonen.
2. Selecteer in de modal: checklist, bijlagen, koppelingen, opmerkingen.
3. Bevestig: het nieuwe project opent; werk titel en datums bij vóór operationeel gebruik.

Meerdere klonen

1. Lijstweergave → selecteer projecten → Klonen → kies opties → bevestig.

Projectweergaven

Kanban (standaard)

Kolommen op Werkgebied standaard. Drag-and-drop tussen kolommen om werkgebied te wijzigen. Groeperen op: Werkgebied, Vervaldatum, Eigenaar, Labels, Kleur (passend Premium-plan).

Kaarten

Projecten gesorteerd op vervaldatum; achterstallige of naderende bovenaan. Elke kaart klapt de taken van het project uit.

Lijst (passend Premium-plan)

Tabel met configureerbare kolommen, zoeken, bulkacties (Bewerken, Klonen, Archiveren, Verwijderen).

Filters

Filtersmodal (passend Premium-plan), menu Gebruikers/Teams, zoeken in Lijst — zelfde logica als taken.

Projectinstellingen

In Projectinstellingen:

• Werkgebied: macrocategorieën aanmaken en beheren (zie Werkgebied-sectie).
• Velden: aangepaste projectvelden.
• Paneel: layout projectpaneel.
• Lijst en kolommen: tabelweergave.
• Grafieken: rapportwidgets.

Projectrapporten

Het gedeelte Projectrapporten (passend Premium-plan) vat projecten samen waartoe je toegang hebt op basis van rol en organisatierechten: je ziet alleen geautoriseerde records en velden. Gebruik het voor werklastanalyse, vertragingen en export — voor dagelijks werk gebruik je Kanban, Kaarten en Lijst.

• Dashboard: status, werkgebied, prioriteit, team, eigenaar, uren, labels.
• Rapportlijst: tabellarische analyse en export.
• Project-Gantt (passend Premium-plan): tijdlijn vervaldatums.

Nuttig voor werklast per werkgebied, achterstallige projecten en resourceverdeling.