De Mokapen-gids

Sluitingsdagen

Sluitingsdagen bepalen wanneer de organisatie niet operationeel is: nationale feestdagen, collectieve vakanties, brugdagen, inventarisafsluitingen. Je configureert ze in Organisatie-instellingen → Algemeen → tabblad Sluitingsdagen. Wanneer ze actief zijn, gebruikt Mokapen die datums in bepaalde modules (vooral publieke boekingen en HR); in andere toont het alleen een waarschuwing.

Deze gids legt uit hoe je ze instelt en vooral de cascade: wat wordt geblokkeerd, wat alleen wordt gemarkeerd en wat helemaal niet is gekoppeld. Voor het bedrijfsprofiel zie de Algemeen-gids; voor diensten en aanwezigheden de gidsen Diensten en Aanwezigheden.

Waar je het vindt en wie kan bewerken

Menu Organisatie → Algemeen → tabblad Sluitingsdagen.

• Lid (en hoger) — kan het tabblad openen en sluitingsdagen opslaan (inschakelen, feestdagen importeren, datums toevoegen).
• Eigenaar — dezelfde mogelijkheden; wijzigingen verschijnen ook in het Activiteitenlog.

Voor dit tabblad is geen apart passend Premium-plan vereist.

Sluitingsdagen configureren

1. Zet de schakelaar Sluitingsdagen inschakelen aan. Uitgeschakeld past Mokapen de sluitingskalender niet toe (ook al blijven opgeslagen datums bewaard).
2. Kies het referentie-Land voor officiële feestdagen. Bij opslaan met sluitingsdagen ingeschakeld kan Mokapen ook het land van de organisatie in Informatie bijwerken.
3. Gebruik de tabbladen per jaar (huidig jaar plus de twee volgende): elk jaar heeft een eigen lijst.
4. Voeg datums handmatig toe (datum + beschrijving, bijv. «Zomervakantie») of druk op Feestdagen laden [jaar] om feestdagen van het land te importeren (alleen datums die nog niet aanwezig zijn).
5. Bewerk labels of verwijder losse rijen, daarna Opslaan.

Instellingen verwijderen (rode knop) wist de sluitingsconfiguratie volledig. De schakelaar uitzetten zonder te verwijderen houdt de datums in de database maar past ze niet toe.

Cascade: wat wordt toegepast (en wat niet)

Dit is het belangrijkste deel. Sluitingsdagen zijn geen globale blokkade in heel Mokapen. Dit doet het systeem vandaag daadwerkelijk:

1. Publieke boekingen (formulier / boekingskalender) — harde blokkade

In publieke formulieren met de boekingskalender zijn datums in de actieve org_closings niet selecteerbaar (disabled). De klant kan die datum niet kiezen voor een slot. Dit is de enige «harde» blokkade die sluitingsdagen veroorzaken.

Gebruik je Boekingen met publieke formulieren, configureer feestdagen en collectieve sluitingen vóór je de link publiceert.

2. Diensten en Aanwezigheden (HR) — alleen waarschuwing

In de modals voor aanmaken/bewerken van diensten en aanwezigheden toont Mokapen bij een sluitingsdag een waarschuwing (gele alert): je kunt nog steeds opslaan. Er is geen server-side blokkade die diensten of uren op gesloten dagen voorkomt.

In de praktijk: sluitingsdagen helpen fouten te vermijden, maar een HR-editor kan nog plannen of registreren op die dag (bijv. wachtdienst, buitengewone opening).

3. HR-rapporten — geclassificeerd als feestdagen

In rapporten voor Diensten en Aanwezigheden kunnen sluitingsdatums (meestal samen met zondagen) als feestdagen worden behandeld in urenanalyses. Ze blokkeren niets bij aanmaak: ze dienen de datalaag voor rapportage.

4. Wat niet is gekoppeld

• Taken / projecten / activiteitsdeadlines — geen automatische blokkade op vervaldatums van taken op een sluitingsdag.
• CRM-afspraken (interne kalender) — sluitingsdagen vervangen geen afspraakregels; de kalenderblokkade geldt voor de publieke boeking, niet per se voor elk type interne afspraak.
• Bestaande taken — worden niet geannuleerd of automatisch verplaatst.

Las je eerder dat sluitingsdagen «andere deadlines voorkomen», interpreteer dat zo: de marketingtekst is breed; het geverifieerde gedrag is blokkade op de publieke boekingskalender + HR-waarschuwing + classificatie in rapporten.

Aanbevolen proces

1. Begin van het jaar: sluitingsdagen inschakelen, land instellen, feestdagen laden voor huidig en volgend jaar.
2. Collectieve vakanties en inventarisafsluitingen handmatig toevoegen.
3. Gebruik je boekingsformulieren: controleer in de publieke preview dat gesloten dagen niet selecteerbaar zijn.
4. Stem af met HR: op die dagen kunnen ze nog diensten/aanwezigheden aanmaken (met waarschuwing) — definieer intern beleid («niet opslaan» of «alleen wachtdienst»).
5. Vóór maandrapporten: controleer of de sluitingsdagen van het jaar compleet zijn.

Use cases

• Praktijk / kliniek met online formulier — feestdagen + augustusvakantie: patiënten kunnen niet boeken op gesloten dagen.
• Retail met meerdere locaties — nationale sluitingsdagen zijn hetzelfde voor alle locaties; locaties beheer je in de gids Locaties (sluitingsdagen gelden op organisatieniveau, niet per locatie).
• HR met wachtdienst — waarschuwing bij dienst op sluitingsdag; de manager slaat toch op met notitie «wachtdienst».

Veelgestelde vragen

V: Blokkeren sluitingsdagen taken?

A: Nee. Er is geen automatische blokkade op vervaldatums van taken.

V: Kan ik een dienst aanmaken op een sluitingsdag?

A: Ja. Er verschijnt een waarschuwing, maar je kunt opslaan.

V: Waarom kan de klant niet boeken op 25 december?

A: Als sluitingsdagen aan staan en die datum in de lijst staat, schakelt het publieke formulier die dag uit. Controleer het tabblad Sluitingsdagen en of de schakelaar aan staat.

V: Wat gebeurt er als ik sluitingsdagen uitschakel?

A: Mokapen stopt met toepassen (boekingen blokkeren die dagen niet meer; HR waarschuwt niet meer). De datums kunnen bewaard blijven tot je de instellingen verwijdert.

V: Zijn sluitingsdagen per locatie?

A: Nee — ze gelden op organisatieniveau. Locaties zijn een aparte lijst (voor diensten/aanwezigheden).