De Mokapen-gids

Automatiseringen

Automatiseringen koppelen een triggerevent (iets dat gebeurt in het CRM, een formulierinzending, een inkomende e-mail of een gepland tijdstip) aan een reeks stappen die Mokapen namens jou uitvoert: een taak aanmaken, een deal bijwerken, een e-mail versturen, rijen uit een Google Sheet lezen, dezelfde bewerking herhalen op tientallen contacten. Je configureert de flow eenmaal, activeert hem, en het systeem herhaalt hem telkens wanneer aan de voorwaarden is voldaan.

De volledige module is inbegrepen in het passend Premium-plan. Je vindt hem via het gebruikersmenu (profielpictogram rechtsboven) → Automatiseringen: lijst van flows, visuele editor en uitvoeringsgeschiedenis.

Overzicht

Elke automatisering heeft drie hoofdelementen:

• Trigger (start) — bepaalt wanneer de flow start: bijv. "contactformulier ontvangen", "deal gewijzigd", "elke maandag om 9:00".
• Flowstappen — acties in volgorde: records aanmaken of bewerken, berichten versturen, wachten, een voorwaarde controleren, herhalen over een lijst.
• Algemene instellingen — titel, Eigenaar, Medewerkers, status Actief of Inactief (dezelfde labels als in de tabel).

Wanneer de trigger afgaat, plaatst Mokapen de uitvoering in de wachtrij en verwerkt die op de achtergrond. Elke start laat een doorzoekbare geschiedenis achter, stap voor stap, zodat je ziet wat gelukt is en waar je moet bijsturen. Automatiseringen vervangen geen menselijk oordeel bij complexe gevallen: ze nemen repetitief werk weg en houden de processen die je eenmaal hebt vastgelegd op één lijn.

Basistermen

Voordat je een flow bouwt, helpt het om je te oriënteren op de termen in de editor:

• Automatisering / flow — het hele proces, van het startblok bovenaan tot de laatste actie.
• Blok — elke box in de editor: start, actie, voorwaarde, vertraging of "ForEach Loop".
• Tak — onder een voorwaarde of lus kunnen stappen op verschillende paden staan (bijv. "als de voorwaarde waar is" / "anders").
• Variabele — een stukje data dat onderweg wordt opgepikt: veld uit het zojuist ingediende formulier, naam van het contact dat de flow startte, e-mail van de Eigenaar van de automatisering, resultaat van de vorige stap. Voorkomt dat je informatie opnieuw moet intypen die al in het CRM staat.
• Eigenaar (kolom in de lijst) — de gebruiker onder wie Mokapen de flow uitvoert: rechten, e-mail-/SMS-verzending en het aanmaken van records hangen van hem of haar af. Dit verschilt van de eigenaar van een enkele taak die je in een stap aanmaakt: in de flow kun je beide instellen, maar de Eigenaar van de automatisering moet de rechten hebben die nodig zijn voor alles wat de flow moet doen.
• Medewerkers — andere gebruikers of teams die de automatisering naast de Eigenaar kunnen bekijken en bewerken; organisatiebeheerders zien altijd alles.

Rol in het CRM

Automatiseringen verbinden CRM-onderdelen die anders gescheiden blijven:

• Marketing en leads — siteformulier → nieuw contact en deal → kwalificatietaak → e-mail naar de verkoper (Contacten, Deals).
• Operaties — deal gewonnen → onboardingtaak → checklistitems afgevinkt (Taken, Checklist).
• Support — ticket geopend of inkomende e-mail → toewijzing, tags, interne taak (Tickets).
• Integraties — periodiek lezen uit Google Sheet, Excel online of webpagina om adresboeken op één lijn te brengen (Integraties).
• Commerciële documenten — offerte- of orderregels bijwerken vanuit een lijst (Offertes, Orders).

Wanneer een stap taken, contacten of tickets aanmaakt, koppel Koppelingen en Tags zoals je handmatig zou doen: gegenereerde records blijven navigeerbaar vanuit de rest van de workspace.

Use cases

• Website-leads — "Contactformulier ontvangen" → Create Contact + Create Deal in de Inbound-pipeline → Create Task "Eerste contact binnen 24 uur" → Send Email naar de dienstdoende verkoper.
• Sales-opvolging — "Deal Modified" alleen wanneer de fase wijzigt → Create follow-up task met vervaldatum afgeleid van de verwachte sluitingsdatum van de deal.
• Support-SLA — "Ticket Created" → Condition op prioriteit → bij hoog, Send SMS naar de contactpersoon en Create linked internal task.
• Wekelijkse samenvatting — geplande trigger elke maandag → Get tasks (met filters) → Send Email-samenvatting naar de Medewerkers van de flow.
• Adresboekafstemming — 's nachts geplande trigger → Read Google Sheet → ForEach Loop over elke rij → Create or Edit Contact / Company.
• Inkomende e-mail — bericht naar dedicated adres → afzender opslaan → Create ticket gekoppeld aan de klant.

Automatiseer alleen processen met duidelijke regels. Als elk geval menselijk oordeel vereist, beperk je tot het voorbereiden van de juiste taak met titel, vervaldatum en koppelingen al ingevuld.

Toegang en rechten

Plan — een passend Premium-plan is vereist; zonder passend Premium-plan blijft het menu-item Automatiseringen uitgeschakeld.

Wie kan een nieuwe aanmaken — alleen de organisatie-Eigenaar (rol beschreven in de Rollengids) kan het aanmaken starten: de trigger kiezen en de eerste flow opslaan. Andere geautoriseerde gebruikers kunnen bestaande automatiseringen openen, bewerken of dupliceren als ze Eigenaar of Medewerker van die flow zijn, of als ze organisatiebeheerder zijn.

Wie ziet wat in de lijst — beheerders zien alle automatiseringen van de organisatie; andere gebruikers zien alleen die waarbij ze Eigenaar, Medewerker zijn of lid van een team dat onder Medewerkers staat.

Wie de flow "uitvoert" — Mokapen voert stappen uit met de rechten van de Eigenaar die op de automatisering staat (tabelkolom). Als die persoon geen deals kan aanmaken, geen e-mail namens de org kan versturen of geen tickets kan bewerken, faalt de betreffende stap: wijs als Eigenaar een gebruiker toe die al de nodige rechten heeft, of vraag de rol aan te passen (ook in de Rollengids).

Lijstpagina

In Automatiseringen → Mijn automatiseringen vind je de tabel van flows waartoe je toegang hebt:

• Automatisering — titel en ondertitel met het triggertype.
• Type — Event of Scheduled.
• Eigenaar en Medewerkers — wie de flow beheert.
• Status — Actief of Inactief.
• Bijgewerkt op — laatste wijziging aan de flow.

In de zijbalk: + Automatisering aanmaken (alleen organisatie-Eigenaar) en link naar de lijst. Bij selectie van meerdere rijen kun je in bulk Eigenaar, Medewerkers en status wijzigen, dupliceren of verwijderen (bulkverwijderen is voorbehouden aan profielen met geavanceerde bewerkingsrechten). Klik op de titel om de flowkaart te openen; van daaruit ga je naar de editor of uitvoeringsgeschiedenis.

Triggers: overzicht

De trigger is altijd het eerste blok van de flow. Kies het type op basis van wanneer het proces moet starten:

• Event — iets gebeurt in het CRM of op een gekoppeld kanaal (formulier, record gewijzigd, e-mail ontvangen…).
• Scheduled — Mokapen start de flow op vaste intervallen of op specifieke datums/tijden, zonder gebruikersactie.

Bij eerste aanmaak is de automatisering Inactief: je kunt alle stappen rustig afronden en pas activeren wanneer alles klaar is. Elke trigger levert variabelen (formuliervelden, data van het betrokken record, enz.) voor gebruik in latere stappen.

Event-triggers

Ze starten wanneer iets concreets gebeurt. De meest gebruikte:

• Contactformulier ontvangen — iemand vult een Mokapen-formulier in dat aan je organisatie is gekoppeld.
• Record aangemaakt of gewijzigd — taak, project, afspraak, booking, contact, bedrijf, deal, ticket, offerte, order, product, service, document (exacte items verschijnen op het scherm "Select Trigger" met titels als "Task Created", "Contact Modified", "Deal Created"…).
• Inkomende e-mail — bericht ontvangen op een dedicated adres geconfigureerd in de organisatie.

Bij triggers "modified" en "created" kun je in het configuratiepaneel triggervoorwaarden toevoegen: dit is niet de flowstap Condition, maar filters die bepalen of de automatisering daadwerkelijk start wanneer het event plaatsvindt. Volledige logica — vooral het verschil tussen "veld gewijzigd" en "huidige waarde" — staat in Triggervoorwaarden.

Deze triggers geven data terug van het betrokken record of formulier — titel, eigenaar, aangepaste velden — ideaal om automatisch gegenereerde e-mails en taken in te vullen.

Geplande triggers

Ze wachten niet op gebruikersactie; ze volgen een kalender:

• Vast schema — start vanaf een datum/tijd en regelmatige herhaling (elk uur, elke dag, elke week, elke maand, elk jaar, of een enkele run op een specifieke datum).
• Kalenderschema — uitvoering op specifieke kalenderdagen of -tijden (bijv. elke maandag om 8:00, op de 2e van de maand).

Mokapen gebruikt de tijdzone van de organisatie. Er is geen "triggerend" record: de flow start met de instellingen opgeslagen in de trigger. Bij tests simuleert Mokapen die start onmiddellijk, zonder te wachten op de echte tijd.

Voorbeelden: maandelijkse herinneringen aan het team, 's nachts controle op vervaldatums, periodieke sync met een extern sheet, gecombineerd met gefilterde Get tasks of Get deals.

De trigger configureren

In de editor klik je op het startblok bovenaan om het configuratiepaneel te openen:

1. Kies het formulier, recordtype of inkomende e-mailadres (afhankelijk van de gekozen trigger).
2. Voor Contactformulier ontvangen, geef de formuliercode (slug) van het juiste formulier op: de flow start alleen voor inzendingen van dat formulier.
3. Voor Inkomende e-mail, selecteer het dedicated adres geconfigureerd in de organisatie.
4. Voor triggers … created of … modified, voeg optioneel de voorwaarden toe beschreven in de volgende sectie.
5. Voor geplande triggers, stel frequentie, dag, tijd en herhaling in.
6. Sla de automatisering op: instellingen blijven bewaard ook als de status Inactief is.

De trigger bepaalt welke items in de variabelenkiezer van latere stappen verschijnen. Als je het starttype wijzigt op een al gebouwde flow, controleer dan of de gebruikte variabelen nog kloppen.

Triggervoorwaarden

Bij triggers … created en … modified (contact, deal, taak, ticket, enz.) bevat het startpaneel een voorwaardensectie met dezelfde filter- en operatorinterface als beschreven in Filters en operatoren. Hier gelden de regels echter voordat een flowstap start: als ze niet zijn voldaan, wordt de automatisering niet in de wachtrij geplaatst (er verschijnt geen uitvoeringsgeschiedenis voor dat event).

Triggervoorwaarden vs Condition-stap in de flow

• Op de trigger — ingangsfilter: "dit moet gebeuren" voordat Mokapen de flow start.
• Condition-stap — Yes / No-splitsing nadat de flow al is gestart: nuttig voor vertakking (bijv. hoog bedrag → e-mail naar directeur, anders alleen interne taak).

Geen voorwaarden ingesteld

• … modified — de flow start bij elke opslag van het record, ook als je alleen een notitie of een klein veld wijzigt. Om te veel runs te vermijden, filter altijd.
• … created — de flow start bij elk nieuw record van dat type.

"… modified"-trigger — hoe voorwaarden werken (belangrijk)

Mokapen vergelijkt de recordstatus vóór en na de opslag die het event genereerde. Voor elke ingestelde voorwaarde worden twee controles na elkaar uitgevoerd:

1. Het gekozen veld moet zijn gewijzigd in die opslag — de waarden "vóór" en "na" moeten verschillen. Als je het record opslaat terwijl je iets anders wijzigt (bijv. alleen de beschrijving) maar het voorwaardeveld niet aanraakt, gaat de trigger niet af, ook al had het veld al de waarde die je belangrijk vindt.
2. De nieuwe waarde (die na de wijziging) moet voldoen aan de operator en waarde die je hebt opgegeven — bijv. pipelinefase Is one of "Won", bedrag Is greater than 10.000, e-mail Has any value.

In de interface heet de eerste kolom Modified field (niet alleen "Field"): het herinnert je dat Mokapen kijkt naar een echte wijziging op dat veld, niet naar de generieke status van het record.

Praktische voorbeelden — Deal Modified

• Voorwaarde: Modified field = Pipeline stage, operator Is one of, waarde = Won. Gebruiker verplaatst fase van "Proposal" naar "Won" en slaat op → gaat af. Verplaatst van "Lost" naar "Won" → gaat af. Wijzigt alleen het bedrag en laat fase ongewijzigd → gaat niet af. Fase was al "Won" en opslaan zonder wijziging → gaat niet af.
• Voorwaarde: Stage Is one of "Won" AND Amount Is greater than 50.000 — beide velden moeten gewijzigd zijn in diezelfde opslag en de nieuwe waarden moeten aan de regels voldoen. Als je alleen de fase wijzigt, faalt de tweede voorwaarde.
• Twee voorwaarden gekoppeld met OR (OR): slechts één regel hoeft te worden voldaan (veld gewijzigd + nieuwe waarde ok) om de trigger te laten afgaan.

"Changed from X to Y"-operatoren en geschiedenis

Bij modified-triggers kun je geavanceerde operatoren gebruiken zoals Changed from X to Y (en andere gekoppeld aan wijzigingsgeschiedenis): gebruik ze wanneer je de expliciete overgang belangrijk vindt (bijv. fase ging van "Proposal" naar "Won"), niet alleen "fase is nu Won". Voor de volledige operatorlijst zie Filters en operatoren.

"… created"-trigger — andere voorwaarden

Hier vergelijkt Mokapen geen vóór/na: het record is net aangemaakt. Voorwaarden controleren de waarden waarmee het record wordt aangemaakt:

• Voorbeeld: Ticket Created + prioriteit Is one of "High" → gaat alleen af als het nieuwe ticket bij aanmaak al hoge prioriteit heeft.
• Voorbeeld: Contact Created + tag Contains "Website lead" → gaat af als het contact met die tag wordt aangemaakt.

Een veld hoeft niet "gewijzigd te zijn": het bestond vóórheen niet.

Andere event-triggers

• Contactformulier ontvangen — hoofdfilter = formuliercode; gebruikt niet het raster met recordveldvoorwaarden (ingediende waarden zijn triggervariabelen).
• Inkomende e-mail — kies welk dedicated adres; de flow start voor berichten ontvangen op dat adres.
• Geplande triggers — geen recordvoorwaarden; ze starten volgens de opgeslagen kalender.

Tips

• Bij "modified", begin altijd met een strakke voorwaarde (één veld + doelwaarde) in plaats van de trigger leeg te laten.
• Als de flow nooit start, controleer in de CRM-geschiedenis of de opslag het voorwaardeveld echt heeft gewijzigd naar de verwachte nieuwe waarde.
• Als hij te vaak start, voeg AND-voorwaarden toe of verplaats secundaire controles naar de Condition-stap in de flow.

Flow-editor

De bewerkpagina is een verticale blokeditor met gekoppelde blokken:

• Bovenaan: bewerkbare titel, Terug, link naar uitvoeringsgeschiedenis, schakelaar Actief / Inactief.
• Eerste blok: de gekozen trigger.
• Daaronder: stappen in volgorde — acties, voorwaarden, vertragingen, "ForEach Loop"-cycli.
• + Add action opent de volledige catalogus (dezelfde namen als in de editormenu's).

Elk blok kan worden bewerkt, gedupliceerd of verwijderd. Conditions en "ForEach Loop" openen takken: voeg stappen toe op de rechtertak ("yes" / "no" voor conditions, "inside the loop" voor herhalingen).

Bij opslaan controleert Mokapen verplichte velden en markeert gevaarlijke lussen tussen verschillende automatiseringen (bijv. flow A triggert B die A aanroept). In dat geval wordt opslaan geblokkeerd en verschijnt de lijst van betrokken automatiseringen.

Beschikbare acties

Klik op + Add action om de catalogus te openen: elke entry heeft de zelfde naam als in Mokapen. Na keuze vul je de modal in (referentierecord, in te stellen velden, berichtontvanger…). Bijna elk veld accepteert vaste tekst of een variabele uit het menu of de dedicated kiezer.

Hieronder vind je alle acties die momenteel beschikbaar zijn, gegroepeerd per type. Namen in vet zijn catalogusnamen.

Lees vóór de catalogus Actiemodalen invullen: het legt record-ID-velden, enkelvoudige vs meervoudige waarden en filters met operatoren uit (ook nuttig voor Get … en Condition).

Actiemodalen invullen

Bijna elke actie opent een modal met in te vullen velden. Sommige verschijnen altijd, andere alleen als je een veld uit de lijst toevoegt. Dit moet je weten om fouten bij eerste opslag te vermijden.

Op welk record werken: het ID-veld

Voor Read …, Edit …, Clone …, Get connections, Update checklist, Get quote items / Get order items, en vergelijkbaar, moet je aangeven welk CRM-record te gebruiken. Bovenaan de modal verschijnt een veld met het exacte recordtypelabel, bijvoorbeeld Contact ID, Deal ID, Task ID, Ticket ID — dezelfde naam als bij openen van het record in het CRM.

• Je kunt een vast ID-nummer plakken (alleen voor testen) of, in de overgrote meerderheid van gevallen, een variabele selecteren uit de kiezer (pictogram naast het veld of "/"-toets): bijv. het ID van het contact aangemaakt door de vorige stap, het ID van de deal die de flow startte, het ID gelezen met een Read Deal-stap.
• Dit veld accepteert slechts één waarde — één variabele of één ID. Voer geen meerdere ID's in gescheiden door komma's en selecteer geen meerdere variabelenbadges in hetzelfde veld: Mokapen moet precies één record kennen om te lezen of bewerken.
• Als het veld leeg blijft of de variabele geen geldig ID bevat, faalt de stap in de uitvoeringsgeschiedenis met een fout voor verplicht veld.

Enkelvoudige waarde, meervoudige waarden en koppelingen

Niet alle velden gedragen zich hetzelfde bij invullen van een create- of edit-actie:

• Enkelvoudige velden — titel, eigenaar, een datum, een bedrag, e-mail, telefoon, pipelinefase, enz.: je moet één waarde opgeven (vaste tekst of een variabele). Als de variabele een lijst (array) is, kan Mokapen die niet gebruiken in een veld dat slechts één accepteert: kies een "eenvoudige" variabele of een specifiek veld uit de vorige stap.
• Koppelingsvelden — velden waarvan de naam begint met connected_ (bijv. connected contacts, connected deal, connected company): kunnen meerdere records bevatten. Naast het veld zie je vaak Add of Replace: met Add worden nieuwe koppelingen toegevoegd aan die al op het record staan; met Replace worden huidige koppelingen verwijderd en blijven alleen die die je opgeeft. Je kunt ze instellen met één of meer ID's, meerdere variabelen of output van Get connections.
• Andere meerwaardevelden — tags, stakeholders, sommige lijsten: accepteren meerdere items; de variabelenkiezer kan een "?"-pictogram op de badge tonen: hover om te zien of de variabele platte tekst, datum, multilijst, enz. is.

In Edit …-acties verschijnen alleen velden die je toevoegt met Add field: je hoeft niet het hele record in te vullen, alleen ID + de velden die je wilt wijzigen.

Een nieuw record aanmaken

Deze acties genereren een nieuw record in de organisatie, alsof je het handmatig aanmaakt vanuit lijst of record. Vul titel, eigenaar, koppelingen en aangepaste velden in; je kunt ze vooraf invullen met trigger- of vorige-stapvariabelen.

• Create Task — opent een activiteit (vervaldatum, eigenaar, prioriteit, koppelingen aan klant of deal). Typisch na een lead of voor automatische opvolgingen.
• Create Project — start een operationeel project gekoppeld aan de klant of het proces dat de flow startte.
• Create Appointment — voegt een kalenderafspraak toe (gesprek, bezoek, review).
• Create Booking — registreert een boekbare slot gekoppeld aan je services of resources.
• Create Contact — voegt een persoon toe aan het adresboek (vanuit formulier, extern sheet, inkomende e-mail).
• Create Company — voegt een bedrijf toe aan het adresboek, vaak gekoppeld aan het contact aangemaakt in dezelfde flow.
• Create Deal — opent een deal in de pipeline (bedrag, fase, gekoppeld contact of bedrijf).
• Create Ticket — opent een supportverzoek al gekoppeld aan de klant.
• Create Quote — genereert een commercieel document met regels, totalen en klantgegevens.
• Create Order — registreert een bevestigde order, vaak na een gewonnen deal of geaccepteerde offerte.
• Create Product — voegt een item toe aan de productcatalogus.
• Create Service — voegt een item toe aan de servicecatalogus.
• Create Document — archiveert een gestructureerd document in het documentenoverzicht van de organisatie.

Een bestaand record lezen

Deze acties laden één record dat al in het CRM staat. Vul in de modal het veld ID … in (bijv. Contact ID) met de variabele die naar het juiste record wijst, en sla op. Velden van het gelezen record worden variabelen voor latere stappen met de stapnaam (bijv. titel en e-mail van het contact gelezen bij stap 3).

Gebruik ze wanneer de trigger niet genoeg is — bijv. je moet het bedrag lezen van een gekoppelde deal die de flow niet startte — of wanneer je een ander record dan het startrecord moet bijwerken.

• Read Contact — haalt naam, e-mail, telefoon, aangepaste velden en andere contactgegevens op.
• Read Company — haalt bedrijfsnaam, BTW-nummer, adres en bedrijfsvelden op.
• Read Task — leest titel, vervaldatum, status, eigenaar en taakvelden.
• Read Project — haalt projectgegevens en status op.
• Read Appointment — leest datum, tijd, deelnemers en afspraaknotities.
• Read Booking — haalt slot, service en bookinggegevens op.
• Read Deal — leest bedrag, pipelinefase, kans, datums en commerciële velden.
• Read Ticket — haalt prioriteit, status, beschrijving en tickettoewijzingen op.
• Read Quote — leest kop, totalen en offertemetadata (geen regels: daarvoor Get quote items).
• Read Order — haalt ordergegevens op (kop; regels via Get order items).
• Read Product — leest prijs, code, beschrijving en catalogusproductvelden.
• Read Service — haalt catalogusservicegegevens op.
• Read Document — leest titel, type en gearchiveerde documentvelden.
• Read user or team — haalt gegevens op van een organisatiegebruiker of team (naam, e-mail, rol…) voor gebruik in e-mails of toewijzingen.

Een bestaand record bewerken

Deze acties werken velden bij op een bestaand record. In de modal: (1) geef ID … op van het te bewerken record; (2) voeg met Add field alleen de velden toe die je wilt wijzigen; (3) voor elk veld vaste waarde of variabele. Bij koppelingen en meerwaardelijsten onthoud Add / Replace (zie Actiemodalen invullen).

• Edit Contact — werkt adresboek, tags, aangepaste velden of contacteigenaar bij.
• Edit Company — wijzigt bedrijfsgegevens, classificaties of bedrijfsvelden.
• Edit Task — verplaatst vervaldatum, status, eigenaar of taakbeschrijving.
• Edit Project — werkt status, datums of projectvelden bij.
• Edit Appointment — wijzigt tijd, titel of afspraakdeelnemers.
• Edit Booking — werkt slot of bookinggegevens bij.
• Edit Deal — verplaatst fase, bedrag, kans of andere commerciële velden.
• Edit Ticket — wijzigt status, prioriteit, toewijzing of ticketvelden.
• Edit Quote — werkt offertekop en velden bij (regelitems hebben dedicated acties).
• Edit Order — werkt orderkop en velden bij.
• Edit Product — wijzigt prijs, code of productattributen.
• Edit Service — werkt catalogusservicegegevens bij.
• Edit Document — wijzigt titel, classificatie of documentvelden.

Een bestaand record klonen

Deze acties maken een kopie van een bestaand record. Geef in de modal het ID … op van het bronrecord (variabele of vast ID) en, waar voorzien, duplicatieopties (checklist, bijlagen, koppelingen). Het nieuwe gedupliceerde record levert een nieuw ID voor latere stappen.

• Clone Task — kopieert een taak met gekozen structuur en koppelingen.
• Clone Project — repliceert een templatesproject voor een nieuwe klant of cyclus.
• Clone Appointment — maakt een tweelingafspraak met datum of deelnemers aan te passen.
• Clone Booking — kopieert een templatebooking.
• Clone Contact — maakt een afgeleid contact (variant, vestiging, extra contactpersoon).
• Clone Company — kopieert een templatebedrijf.
• Clone Deal — dupliceert een deal voor verlenging of upsell.
• Clone Ticket — heropent een vergelijkbaar geval vanuit een bestaand ticket.
• Clone Product — maakt een catalogusproductvariant.
• Clone Service — kopieert een templateservice.
• Clone Document — repliceert een gestructureerd document.

De catalogus bevat geen Clone Quote of Clone Order: voor commerciële documenten gebruik Create Quote / Create Order of dupliceer handmatig vanuit het record in het CRM.

Lijsten van records ophalen

Acties Get tasks, Get Contacts, Get deals en anderen in dezelfde familie vragen geen enkel ID: ze zoeken meerdere records in de organisatie en geven een lijst terug. In de modal vind je:

• Filters (optional) — sectie bovenaan met dezelfde logica als CRM-rapporten en voorwaarden. Zonder filters kan de actie veel rijen teruggeven (tot de interne limiet): versmal criteria altijd in productie.
• Knop om add a condition toe te voegen: per rij kies field (uit de entiteitsveldenlijst), operator (hangt af van veldtype — zie Filters en operatoren), en value (tekst, datum, status, variabele…).
• Tussen voorwaarden kies AND (AND — beide moeten waar zijn) of OR (OR — slechts één hoeft waar te zijn).

Wat je krijgt na uitvoering

• results — array van records die aan de filters voldoen; elk element bevat de entiteitsvelden (ID, titel, eigenaar, aangepaste velden…).
• total — aantal gevonden records.

Om op elke rij van de lijst te handelen, voeg direct na de stap een ForEach Loop toe en koppel de variabele results van de Get …-stap. Binnen de lus "ziet" elke actie het huidige record (contact, taak, enz.) alsof het de trigger was.

• Get tasks — gefilterde takenlijst (bijv. morgen vervallen, salesteam, status "Open").
• Get projects — projecten die aan gekozen criteria voldoen.
• Get Contacts — gefilterde contacten (bijv. met tag "Newsletter", aangemaakt afgelopen week).
• Get companies — bedrijven op sector, tag of andere filters.
• Get deals — deals op fase, bedrag of pipeline.
• Get appointments — afspraken in een bereik of met bepaalde kenmerken.
• Get bookings — gefilterde bookings.
• Get tickets — tickets op status, prioriteit of toewijzing.
• Get products — catalogusproducten die aan filters voldoen.
• Get services — gefilterde catalogusservices.
• Get documents — gearchiveerde documenten volgens ingestelde criteria.
• Get users — organisatiegebruikers (bijv. voor samenvattingsmeldingen).
• Get team users — leden van een specifiek team (filter op team in voorwaarden).

Er zijn geen Get quotes of Get orders als lijsten van documentkoppen: voor offerte- en orderregels gebruik de acties in de volgende sectie.

Filters en operatoren (Get-lijsten en Conditions)

Operatoren verschijnen in het dropdown naast elke voorwaarde in drie contexten: Get …-acties, flowstap Condition, en triggervoorwaarden (… created / … modified). Mokapen toont alleen operatoren compatibel met het gekozen veldtype (tekst, getal, datum, lijst, ja/nee). Bij modified-triggers moet het veld naast de operator daadwerkelijk zijn gewijzigd in die opslag — zie Triggervoorwaarden.

Tekst- en generieke velden

• Is equal to — het veld komt exact overeen met de waarde (bijv. land = "Italy").
• Is not equal to — het veld verschilt van de opgegeven waarde.
• Contains — de tekst bevat de substring (bijv. e-mail bevat "@company.com").
• Does not contain — de tekst bevat de substring niet.
• Starts with / Ends with — nuttig voor codeprefixen of domeinsuffixen.
• Has any value — het veld is ingevuld (niet leeg).
• Has no value — het veld is leeg of afwezig.
• Is one of / Is not one of — de waarde behoort (niet) tot een lijst gekozen opties.
• Is equal to every / Is not equal to every, Contains every / Does not contain every — voor velden met meerdere waarden: controleert dat alle opgegeven waarden aanwezig (of afwezig) zijn.

Getallen en bedragen

• Is equal to, Is not equal to — exacte vergelijking.
• Is less than, Is less than or equal to, Is greater than, Is greater than or equal to — typische vergelijkingen op bedragen, hoeveelheden, scores.
• Is between — numeriek bereik (minimum- en maximumwaarde).
• Has any value, Has no value, en "one of" / "every"-operatoren gelden ook waar relevant.

Datums en vervaldatums

• Is equal to, Is before, Is after — vergelijking met een specifieke datum.
• Is between / Is not between — datumbereik.
• Is within X days/hours/minutes/weeks/months from now — venster relatief ten opzichte van vandaag (bijv. vervalt binnen 7 dagen).
• Is more than X days/hours/minutes ago — event dat minstens X tijdseenheden geleden plaatsvond.
• Is exactly X days/hours from now — datum op vaste afstand van vandaag.
• Is in the past / Is in the future — zonder vaste datum in te voeren.

Lijst, status, tags, koppelingen (keuzevelden)

• Is one of / Is not one of — het record heeft (niet) minstens één van de geselecteerde waarden (pipelinefase, ticketprioriteit, tag…).
• Contains every / Does not contain every — alle gekozen waarden moeten aanwezig (of afwezig) zijn in het meerwaardeveld.

Geavanceerde operatoren (wijzigingsgeschiedenis)

Deze verschijnen vooral in Condition bij "record modified"-triggers en, waar het veldtype het toelaat, ook in Get …-filters. Ze vergelijken de waarde vóór en na de wijziging of verifiëren recente updates:

• Has ever been equal to / Has never been equal to, Has ever been one of / Has never been one of — veldgeschiedenis over tijd.
• Updated in the last X days / Not updated in the last X days — het veld is (niet) recent gewijzigd.
• Changed from X to Y — de waarde ging van de ene specifieke waarde naar de andere (nuttig bij deal modify trigger: "fase was Proposal en werd Won").

Na keuze van de operator, open indien nodig de waarderij (pijlpictogram): voor relatieve datums voer alleen het getal X in; voor Has any value / Has no value is geen waarde vereist.

Offerte- en orderregels

Deze acties werken op de regeltabel binnen een offerte of order (producten, hoeveelheden, prijzen), niet op de documentkop. Voor Get quote items / Get order items en Edit quote items / Edit order items geef Quote ID of Order ID op (triggervariabele of van een Read/Create Quote|Order-stap).

• Get quote items — leest alle regels van een bestaande offerte, voor gebruik in een ForEach Loop of edit-stappen.
• Get order items — haalt regels op van een bestaande order.
• Edit quote items — werkt regels bij met drie modi: Replace all line items, Append line items, of Update matching line items only (met matchcriterium en velden om bij te werken).
• Edit order items — zelfde doel op orderregels, met dezelfde modi.

Dit zijn geavanceerde acties: test ze op testoffertes en -orders en controleer de uitvoeringsgeschiedenis regel voor regel.

Koppelingen en checklist

Get connections

Haalt gekoppelde records op van een record (contacten, deals, taken, bedrijven… gekoppeld aan dezelfde entiteit), zonder ze één voor één in het CRM te openen.

In de modal

1. Kies Type — welk "centraal" record je beschouwt (Contact, Deal, Task, Ticket…).
2. Vul het bijbehorende veld ID … in (bijv. Contact ID) met een variabele: meestal het trigger-ID of van een Read … / Create …-stap.
3. Sla de actie op.

Wat je krijgt — variabelen per koppelingstype, bijvoorbeeld de volledige lijst connected_contacts, gekoppelde IDs (connected_contacts.contact_id), titles (connected_contacts.title), en hetzelfde schema voor deals, bedrijven, taken, enz. Dit zijn meerwaarde-variabelen: gebruik ze in een ForEach Loop op IDs, of in koppelingsvelden van Edit … / Create … met modus Add.

Update checklist

Wijzigt een recordchecklist (klant-onboarding, project-QA, ticketsluiting) door bestaande items af te vinken of nieuwe toe te voegen, zonder het record te openen.

In de modal

1. Type — entiteit met checklist (Task, Deal, Ticket, Contact…; alleen types die checklist in Mokapen ondersteunen verschijnen).
2. ID … — variabele of ID van het bij te werken record.
3. Add / Replace — Add behoudt bestaande items en voegt die toe die je hieronder definieert; Replace verwijdert de volledige huidige checklist en voegt alleen de lijst in die je in de modal invult.
4. Checklist — één of meer rijen: vink Done aan om als voltooid te markeren, schrijf de title (ook met variabelen, bijv. "Verify {$contact.name}"), voeg rijen toe met de dedicated knop, herschik door te slepen.

Rijen met lege titel worden genegeerd. Controleer na uitvoering het record of de stapgeschiedenis om te verifiëren dat items zijn toegepast.

Communicatie

Send Email

Verstuurt een echte e-mail vanuit de flow. Verzending gaat altijd via een SMTP-account gekoppeld in Mokapen — niet vanaf een "generiek" adres zonder configuratie.

In de modal

• From — selecteer uit de lijst een SMTP-adres al geconfigureerd in de organisatie Email integrations (accounts gekoppeld door de Eigenaar van de automatisering of gebruikers met rechten). Je kunt ook een adres of variabele opgeven (bijv. e-mail van de flow-Eigenaar): Mokapen gebruikt de SMTP-integratie gekoppeld aan dat adres na het oplossen van variabelen. Als geen SMTP-account overeenkomt, faalt de stap — een gele waarschuwing verschijnt onder het veld From.
• Als je Medewerker bent en niet de flow-Eigenaar, moet de Eigenaar het verzend-e-mailadres gekoppeld hebben; anders start verzending niet.
• To (required), CC, BCC — één of meer adressen, komma-gescheiden indien nodig, of variabelen (contact-e-mail, e-mail ticketeigenaar, enz.).
• Subject en Message — vrije tekst met variabelen; de body gebruikt de volledige editor (ook HTML).

De ontvanger ontvangt de mail van de gekozen SMTP-afzender. Controleer spam en domeinreputatie als mail niet aankomt; uitvoeringsgeschiedenis toont of de stap voltooid is of geweigerd.

Send SMS

Verstuurt een korte SMS via de LinkMobility-integratie (Mokapen SMS-gateway).

In de modal

• SMS Account — kies een van de SMS-accounts gekoppeld aan de Eigenaar van de automatisering (afzenderalias geconfigureerd in Integrations → SMS). Als de lijst leeg is, koppel eerst een nummer/alias vanaf de integratiepagina.
• Ook hier: als je de flow bewerkt als Medewerker, moet de Eigenaar de SMS-integratie actief hebben.
• Template (optional) — selecteer een organisatie-SMS-template om de tekst vooraf in te vullen; je kunt die daarna bewerken. Template-placeholders worden niet automatisch vervangen door contactgegevens: gebruik automatiseringvariabelen in het bericht.
• Phone — ontvangernummer (internationaal formaat aanbevolen) of variabele (bijv. telefoon triggercontact).
• Message — SMS-tekst met variabelen; respecteer providerlimieten voor lengte.

Verifieer SMS-tegoed en afzendernummer in Integraties. Flowtest verstuurt echte SMS.

WhatsApp — in de module Automatiseringen zijn vandaag alleen Send Email en Send SMS beschikbaar. WhatsApp (WABA) is bruikbaar in CRM-conversations en via gerelateerde integraties, maar verschijnt niet als actie in de automatiseringcatalogus. Voor automatische WhatsApp-berichten overweeg externe integraties of handmatige flows vanuit de inbox.

Flowcontrole

• Delay — pauzeert de flow minuten, uren of dagen vóór de volgende stap (herinneringen, wachttijd tussen twee acties).
• Condition — maakt een splitsing: als de regel op velden of variabelen waar is, volgt Mokapen de "yes"-tak, anders de "no"-tak.
• ForEach Loop — herhaalt stappen in de innerlijke tak voor elk element van een lijst (typisch output van Get Contacts, Get tasks, of rijen gelezen uit een extern sheet).

Lezen uit formulieren en externe bronnen

Deze acties lezen data buiten het enkele triggerrecord of integreren lijsten uit bestanden en formulieren. Ze vereisen actieve integraties waar aangegeven (zie Integratiegebonden acties).

Read Form

Actie in de catalogus om de veldstructuur van een organisatieformulier te kennen (dezelfde velden als gedefinieerd in de form builder). In de praktijk, wanneer een bezoeker een formulier invult, zijn ingediende waarden al beschikbaar als variabelen als je de trigger Contactformulier ontvangen gebruikt (formuliercode + veldvoorbeeld in de trigger). Gebruik Read Form in een complexere flow als je technische formulierveldnamen moet mappen naar contact, deal of taak aangemaakt in latere stappen. De formuliercode is de slug zichtbaar op de organisatiepagina/formulierconfiguratie.

Read Google Sheet

Importeert rijen uit een Google Sheet bereikbaar via URL.

• Koppel eerst het Google-account in Integrations als het sheet privé is of authenticatie vereist.
• Plak in de modal de sheet-URL in exporteerbaar formaat (bijv. link eindigend op export?format=csv voor publieke of gedeelde CSV).
• Laat het URL-veld en wacht op het bericht File loaded: Mokapen downloadt het bestand, detecteert kolommen (CSV, JSON of Excel) en toont voorbeeld in het resultaat-tabblad.
• Output — variabelen results (array van rijen, één per sheetrij) en total (aantal). Elke kolom wordt een veld toegankelijk binnen ForEach Loop (bijv. map kolom "Email" naar Create Contact → email).

Read Excel online

Zelfde interface als Read Google Sheet, ontworpen voor Microsoft 365-bestanden (OneDrive, SharePoint, directe link naar .xlsx/.xls).

• Koppel Microsoft Office 365 in Integrations als het bestand Microsoft-login vereist.
• Plak de URL van het bestand of deellink, wacht op laden.
• Gebruik results + ForEach Loop om rijen te synchroniseren met contacten, producten of deals in het CRM.

Read from URL

Generiek lezen van webadres: CSV, JSON, Excel online, of API's die tabulaire data teruggeven.

• Voer de volledige URL in (https://…). Formaat wordt automatisch gedetecteerd.
• Als de URL onbereikbaar, beschermd is of een fout teruggeeft, verschijnt een rode waarschuwing en faalt de stap bij uitvoering.
• Na laden zijn gedetecteerde kolommen beschikbaar als stapvariabelen; combineer met ForEach Loop voor bulkimports of updates vanuit externe systemen.

Voor alle drie URL-acties: sla de actie alleen op na succesvol laden in bewerkmodus, zodat kolommen bewaard blijven. Als je de URL wijzigt, herlaad en verifieer het voorbeeld vóór activatie van de flow.

Conditions, delays en "ForEach Loop"

Diepgaande uitleg van de drie stappen die geen records aanmaken maar de flow sturen:

De actie Condition maakt een Yes / No-splitsing. Voeg één of meer regels toe met dezelfde interface als beschreven in Filters en operatoren: veld (of variabele), operator, waarde, AND/OR-koppelingen. Voorbeelden: "dealbedrag is greater than 10.000", "contact-e-mail has any value", "fase changed from Proposal to Won" (operator Changed from X to Y bij modify trigger). Vermijd te veel geneste splitsingen — geschiedenis wordt moeilijk te volgen per geval.

De actie Delay pauzeert de flow vóór de volgende stap. Gecombineerd met datums uit variabelen maakt het herinneringen mogelijk ("drie dagen na vervaldatum"); in geplande flows spreidt het eenvoudig twee opeenvolgende acties.

De actie ForEach Loop verwerkt een lijst in bulk: koppel output van Get Contacts, Get tasks, of rijen uit een extern sheet; binnen de lus ziet elke stap het huidige element. Ontwerp en test eerst op enkele records, schaal daarna op.

Variabelen

Variabelen voorkomen dat je data opnieuw intypt die al in het CRM of de flow staat. Selecteer in de editor uit menu of kiezer met pictogram — geen speciale syntax om te onthouden.

Altijd beschikbaar

• Organization-gegevens (naam, instellingen die het systeem blootstelt).
• Gegevens van de Eigenaar van de automatisering (naam, e-mail…).
• Current date en current date and time op het uitvoeringsmoment, ook met offset (bijv. "today + 7 days" waar voorzien).

Van de trigger — hangt af van gekozen start: ingediende formuliervelden, waarden van het record dat de flow startte, inkomende e-mailinformatie.

Van vorige stappen — elke voltooide actie stelt resultaten beschikbaar voor latere stappen: de identifier (ID …) van het aangemaakte record, velden van het gelezen contact, de lijst results van Get deals, sheetkolommen, de enkele rij binnen ForEach Loop. In de variabelenkiezer staan stappen in volgorde: kies de juiste stap, dan het veld.

Variabeltypes — naast badges geeft het "?"-pictogram het type aan: platte tekst, datum, getal, multilijst, gebruiker, enz. Respecteer het bestemmingsveldtype: zet geen "list"-variabele in een Contact ID-veld (enkelvoudige waarde) noch vrije tekst waar Mokapen een numeriek ID verwacht.

Praktische tip: na het koppelen van variabelen, voer een test uit en open stapgeschiedenis: verifieer dat verwachte waarden verschijnen vóór je de automatisering op Actief zet.

Integratiegebonden acties

Sommige acties werken alleen als de bijbehorende integratie actief is in Integrations en, voor e-mail/SMS, als de Eigenaar van de automatisering het juiste account heeft gekoppeld:

• Send Email — SMTP-account (Gmail, Outlook, custom SMTP…) gekoppeld aan het adres gekozen in het veld From. Zonder geldige e-mailintegratie faalt de stap.
• Send SMS — LinkMobility / SMS-integratie met afzenderalias op de Eigenaar; voldoende tegoed.
• Read Google Sheet — Google-account voor privésheets; correcte export- of deellink-URL.
• Read Excel online — Microsoft 365-account voor beschermde OneDrive/SharePoint-bestanden.
• Read from URL — geen verplichte integratie als het adres publiek is; verifieer dat de externe server reageert en het verzoek accepteert.

Als de verbinding verloopt, faalt de stap in de geschiedenis: koppel de app opnieuw vanuit Integrations en herhaal de test. Voor sheets en URL's, map kolommen en contact- of dealvelden binnen ForEach Loop, zoals je handmatig zou doen bij een begeleide afstemming.

De flow testen

Vanuit de editor, knop voor automation test: start een proefrun.

Waarschuwing: de test gebruikt hetzelfde mechanisme als productie. E-mail, SMS, data-aanmaak en -updates worden daadwerkelijk toegepast. Experimenteer op testorganisatie of testrecords wanneer de flow invasief is.

Gedrag:

• Event trigger — als een run al in de geschiedenis bestaat, kun je die startdata hergebruiken; anders gebruikt Mokapen instellingen opgeslagen op de trigger.
• Scheduled trigger — simuleert onmiddellijke start met opgeslagen instellingen, zonder te wachten op het geplande tijdstip.

Na plaatsing in de wachtrij open je uitvoeringsgeschiedenis en volg je elke stap. Corrigeer rechten, ontbrekende variabelen of verlopen integraties tot de run voltooid is.

Uitvoeringslogs

Elke start — automatisch, gepland of test — genereert een entry in de geschiedenis, bereikbaar vanaf de flowkaart of editor. Per run zie je:

• Starttijd en uitkomst (bezig, voltooid, fout).
• Start-detail — welke data de trigger ontving.
• Detail van elke stap — wat erin ging, wat eruit kwam, foutmeldingen indien van toepassing.

De kaart toont ook Flows started in the last 28 days. Oudere runs worden automatisch verwijderd: als je archief nodig hebt voorbij een maand, noteer of exporteer kritieke gevallen elders.

Veelvoorkomende problemen

• Start nooit — Status Actief? Trigger geconfigureerd? Bij "modified" vereist de voorwaarde dat het aangegeven veld is gewijzigd in die opslag en dat de nieuwe waarde aan de operator voldoet (het is niet genoeg dat het record die waarde al had). Herhaal een opslag die dat veld echt wijzigt (bijv. pipelinefase verplaatsen).
• Stapfouten op rechten — De Eigenaar van de automatisering kan die bewerking niet uitvoeren. Wijzig flow-Eigenaar of pas de gebruikersrol aan.
• Lege variabele — De vorige stap produceerde niet de verwachte data, het veld ID … wijst niet naar een geldig record, of de flow nam de "no"-tak van een condition. Controleer stapgeschiedenis vóór de gefaalde stap.
• Opslaan geblokkeerd door lus — Twee automatiseringen triggeren elkaar. Verwijder de stap die de andere automatisering aanroept of ontwerp het proces opnieuw.
• E-mail of SMS komt niet aan — Spam, SMS-tegoed, org-afzender, ontvanger in variabelen. Geschiedenis toont of de stap voltooid is of geweigerd door de provider.
• Externe integratie mislukt — Verlopen account, hernoemd sheet, onbereikbaar adres. Koppel opnieuw vanuit Integrations en werk de stap bij.
• Te veel runs — "Modified"-trigger zonder voorwaarden: elke opslag herstart de flow. Voeg triggervoorwaarden toe (modified field + waarde) of verplaats filters naar de Condition-stap.

Als geschiedenis niet genoeg is, Duplicate de automatisering, probeer op niet-productiedata, en gebruik test tot alles klopt.

Formulierautomatiseringen (vereenvoudigd pad)

Er is een apart pad naast de volledige Automatiseringen-module: op plannen die "Automations from Forms" bevatten, kun je in de form builder directe acties koppelen — contact, deal, taak, ticket aanmaken — zonder de flow-editor te openen.

Goed voor landingspagina's en lineaire formulieren. Wanneer je voorwaarden, delays, lussen over lijsten of lezen uit Google Sheet nodig hebt, schakel over naar de module Automatiseringen met trigger "Contactformulier ontvangen" en bouw daar de volledige flow.

Aanbevolen proces

• Eerst ontwerpen — Op papier: wat start het, welke splitsingen, welke records of berichten het aanmaakt. Kies een Eigenaar met voldoende rechten.
• Bouwen als Inactief — Rond trigger en stappen af, koppel variabelen, activeer niet meteen.
• Test een echt geval — Proefrun en stap-voor-stapgeschiedenis op gecontroleerde data.
• Activeren en monitoren — Schakel naar Actief; controleer de eerste dagen geschiedenis en gegenereerde records.
• Bijwerken wanneer CRM wijzigt — Nieuwe pipeline, gewijzigd formulier, opnieuw gekoppelde integratie: open de flow opnieuw en pas filters en variabelen aan. Dupliceer vóór grote wijzigingen.
• Duidelijke titel en Medewerkers — Bijv. "Website lead → inbound deal" en salesteam onder Medewerkers: wie later komt begrijpt meteen het doel.

Automatiseringen, met Koppelingen, Checklist, en Integraties, helpen Mokapen niet alleen vast te leggen wat gebeurt, maar ook te faciliteren wat zou moeten gebeuren — altijd met geschiedenis, rechten en testen vóór het overdragen van repetitief werk.

Praktische voorbeelden

Vijf van de meest gevraagde flows, stap voor stap uitgelegd: welke trigger ze start, waarom het de moeite waard is ze te automatiseren, de acties in volgorde, en de variabelen die ze samenhouden. Gebruik ze als startsjabloon: pas velden, filters en ontvangers aan je organisatie aan.

1. Website-lead → contact, deal en eerste contact

Trigger — event Contactformulier ontvangen, gefilterd op de formuliercode van het "Informatie aanvragen"-formulier van de website.

Waarom — een lead die het formulier invult moet meteen worden opgepakt: zonder automatisering loop je het risico data handmatig over te typen, tijd te verliezen en het contact koud te laten worden. Hier opent de flow de juiste records en meldt de verkoper binnen seconden.

Actions

1. Create Contact — naam, e-mail en telefoon uit formuliervelden; label "Website lead".
2. Create Deal in de Inbound-pipeline, initiële fase, gekoppeld aan het zojuist aangemaakte contact.
3. Create Task "Eerste contact binnen 24 uur" morgen vervallen, gekoppeld aan contact en deal.
4. Send Email intern naar de dienstdoende verkoper met samenvatting van ingediende data.

Variables — formuliervelden (naam, e-mail, telefoon, bericht) van de trigger; Contact ID van stap 1 gebruikt in deal en taak; Deal ID van stap 2 gekoppeld aan de taak; e-mail van de verkoper (vaste waarde of gebruikersvariabele) als ontvanger.

2. Deal gewonnen → onboarding-opvolging

Trigger — event Deal Modified met triggervoorwaarde: Modified field = Pipeline stage, operator Is one of, waarde Won. Zo gaat het alleen af wanneer de fase wordt Won in die opslag, niet bij elke wijziging.

Waarom — de fase "Won" moet onboarding starten zonder dat iemand het handmatig hoeft te onthouden. Het voorkomt dat gewonnen klanten dagenlang stil blijven liggen.

Actions

1. Create Task "Start onboarding" toegewezen aan de operations manager, gekoppeld aan deal en klant.
2. Update checklist op de taak met standaard onboardingitems (modus Replace).
3. Send Email welkomstbericht naar het hoofdcontact van de deal.

Variables — dealgegevens van de trigger (titel, bedrag, gekoppeld contact); Task ID van stap 1 gebruikt door checklist in stap 2; e-mail van het contact voor verzending in stap 3. Let op: alleen de nieuwe fasewaarde voldoet aan de voorwaarde, dus de flow gaat niet opnieuw af als je de deal opslaat zonder de fase aan te raken.

3. Ticket met hoge prioriteit → SMS naar contactpersoon en interne taak

Trigger — event Ticket Created met triggervoorwaarde: prioriteit Is one of "High". Bij "… created"-triggers controleert Mokapen de waarden waarmee het record wordt aangemaakt, dus het gaat alleen af voor tickets aangemaakt met hoge prioriteit.

Waarom — een urgent ticket kan niet wachten tot de volgende blik op de wachtrij: het heeft een directe alert en een gevolgde taak nodig voor wie moet handelen.

Actions

1. Send SMS naar de supportcontactpersoon via het SMS-account van de Eigenaar van de automatisering.
2. Create Task intern "Urgent ticket afhandelen" binnen enkele uren vervallen, gekoppeld aan het ticket.

Variables — ticketgegevens van de trigger (nummer, onderwerp, prioriteit, klant) gebruikt in SMS-tekst en taaktitel; telefoon van de contactpersoon (gebruikersvariabele of vaste waarde); Ticket ID van de trigger om de aangemaakte taak te koppelen.

4. Wekelijkse samenvatting van vervallende taken (gepland)

Trigger — scheduled, kalenderschema: elke maandag om 9:00, tijdzone van de organisatie.

Waarom — een vaste herinnering aan het begin van de week houdt het team op één lijn over komende deadlines, zonder dat iemand taken handmatig hoeft te filteren.

Actions

1. Get tasks met filters: status "Open" AND vervaldatum Is within 7 days from now.
2. Send Email samenvatting naar de Medewerkers van de flow met de lijst gevonden taken.

Variables — output van stap 1: results (de takenlijst) en total (hoeveel), ingevoegd in de e-mailbody; huidige uitvoeringsdatum voor de kop van het bericht. Als je één regel per taak wilt, kun je vóór verzending een ForEach Loop over results toevoegen.

5. Adresboekafstemming vanuit Google Sheet ('s nachts gepland)

Trigger — scheduled, vast schema: elke nacht (bijv. dagelijkse herhaling om 2:00).

Waarom — wanneer klantdata uit een extern sheet komt (import, ERP, formulier van derden), brengt een nachtelijke sync het in het CRM zonder copy-paste en zonder handmatig beheerde duplicaten.

Actions

1. Read Google Sheet — de sheet-URL in exporteerbaar formaat; Google-account gekoppeld in Integrations als het sheet privé is.
2. ForEach Loop over elke rij van de results-output:
3. binnen de lus, Create Contact (of Edit Contact als je updates afhandelt) met sheetkolommen gemapt op adresboekvelden.

Variables — results en total van de Read Google Sheet-stap; binnen ForEach Loop is elke kolom (Name, Email, Phone, Company…) een variabele van de huidige rij, te koppelen aan velden van Create/Edit Contact. Test eerst op enkele rijen en controleer geschiedenis rij voor rij vóór activatie van de flow in productie.

Veelgestelde vragen

V: Heb ik een bepaald plan nodig om automatiseringen te gebruiken?

A: Ja. De volledige module is inbegrepen in het passend Premium-plan. Zonder passend Premium-plan blijft het item Automatiseringen in het menu uitgeschakeld. Er is ook een eenvoudiger pad, Formulierautomatiseringen, beschikbaar op plannen die het bevatten.

V: Wie kan een nieuwe automatisering aanmaken?

A: Alleen de organisatie-Eigenaar kan het aanmaken van een nieuwe flow starten. Andere gebruikers kunnen bestaande automatiseringen openen, bewerken of dupliceren als ze Eigenaar of Medewerker zijn, of als ze beheerder zijn.

V: Waarom gaat mijn automatisering nooit af?

A: Controleer of de status Actief is en of de trigger is geconfigureerd. Bij "… modified"-triggers onthoud dat de voorwaarde vereist dat het aangegeven veld daadwerkelijk is gewijzigd in die opslag en dat de nieuwe waarde aan de operator voldoet: het is niet genoeg dat het record die waarde al had.

V: Wat is het verschil tussen triggervoorwaarden en de Condition-stap?

A: Triggervoorwaarden zijn een ingangsfilter: als ze niet zijn voldaan, wordt de automatisering niet eens in de wachtrij geplaatst. De Condition-stap is een Yes/No-tak nadat de flow al is gestart, nuttig voor vertakking (bijv. hoog bedrag → e-mail naar directeur, anders alleen een taak).

V: De automatisering ging te vaak af, hoe voorkom ik dat?

A: Meestal is het een "… modified"-trigger zonder voorwaarden: die gaat af bij elke opslag van het record. Voeg een strakke voorwaarde op de trigger toe (modified field + doelwaarde) of verplaats secundaire controles naar de Condition-stap in de flow.

V: Een stap faalt op rechten: wat betekent dat?

A: Mokapen voert stappen uit met de rechten van de Eigenaar ingesteld op de automatisering. Als die persoon geen deals kan aanmaken, geen e-mail namens de organisatie kan versturen of geen tickets kan bewerken, faalt de betreffende stap. Wijs als Eigenaar een gebruiker toe met de nodige rechten, of laat hun rol aanpassen.

V: Waarom gaan mijn e-mail of SMS niet uit?

A: Verzending gaat altijd via een gekoppeld account: een SMTP-account voor e-mail, de LinkMobility-integratie voor SMS, beide gekoppeld aan de flow-Eigenaar. Controleer of de integratie actief en niet verlopen is, of er genoeg SMS-tegoed is, en controleer spam en domeinreputatie. De geschiedenis toont of de stap voltooid is of geweigerd door de provider.

V: Kan ik een automatisering testen zonder echte gevolgen?

A: Let op: de test gebruikt hetzelfde mechanisme als productie, dus e-mail, SMS, record-aanmaak en -bewerking worden daadwerkelijk toegepast. Als de flow invasief is, test op een testorganisatie of testrecords, open daarna de uitvoeringsgeschiedenis en controleer elke stap.

V: Een variabele komt leeg uit in de stap, waarom?

A: Meestal produceerde de vorige stap niet de verwachte data, wijst het veld ID … niet naar een geldig record, of nam de flow de "no"-tak van een condition. Open de geschiedenis van de stap vlak vóór de gefaalde en controleer wat erin en eruit ging.

V: Hoe lang worden uitvoeringslogs bewaard?

A: De kaart toont flows gestart in de afgelopen 28 dagen. Oudere uitvoeringen worden automatisch verwijderd: als je archief nodig hebt voorbij de maand, noteer of exporteer kritieke gevallen elders.