De Mokapen-gids

Tags

De tags zijn gekleurde labels gedeeld op organisatieniveau. Ze classificeren taken, projecten, contacten, tickets, deals, afspraken en andere entiteiten met directe visuele semantiek: urgentie, werkgebied, verkoopfase, kanaal, klanttype. In tegenstelling tot gestructureerde velden zijn tags lichtgewicht toe te passen en ideaal voor filteren, groeperen in Kanban en het team op een gemeenschappelijk vocabulaire af te stemmen.

Wat ze zijn en waarom in het CRM

Een tag vervangt geen koppelingen of verplichte velden: het vult ze aan. Voorbeelden:

• Urgentie: «Urgent», «Blokkerend», «Lage prioriteit».
• Fase of gebied: «Klant kickoff», «Verlenging», «Bug», «Feature request».
• Kanaal of campagne: «LinkedIn», «Q2 Webinar», «Mond-tot-mond».
• Klantsegmentatie: «Enterprise», «SMB», «Partner».

Met tags bouw je persoonlijke weergaven zonder entiteiten te dupliceren: dezelfde takenlijst, gefilterd op «Urgent» in de daily stand-up, of gegroepeerd op tag in Kanban om workload per gebied te zien.

Globale tags of toegewijd aan een gebied

Elke tag kan op twee manieren worden gebruikt:

• Globaal (alle entiteiten) — beperk je de zichtbaarheid niet, dan verschijnt de tag in het menu van alle recordtypes van de organisatie: taken, projecten, contacten, tickets, deals, afspraken en andere entiteiten die tags ondersteunen. Ideaal voor dwarsclassificaties («Urgent», «Enterprise», «Terugbellen») die overal moeten gelden.
• Toegewijd aan één of meer gebieden — je kunt de tag beperken tot bepaalde entiteiten (alleen taken, alleen tickets, alleen deals…). Zo blijft het tagmenu overzichtelijk per gebied: bijv. «Level 1 / Level 2 / Level 3» alleen op tickets, of «Design / Development / QA» alleen op taken, zonder het contactenoverzicht te vervuilen.

De keuze stel je in op de pagina Tags-instellingen (zie hieronder) of bij bewerken van een tag: veld Zichtbaar op. Laat leeg = globale tag; selecteer één of meer entiteiten = tag toegewijd aan die gebieden.

Het tagsysteem ontwerpen

Definieer vóór het aanmaken van tientallen tags een taxonomie met het team:

• Enkele multifunctionele tags (5–15) zijn meer waard dan honderden unieke labels.
• Consistente kleuren: rood = urgentie, blauw = wachten op klant, groen = intern afgerond.
• Documenteer de betekenis (bijv. op een interne pagina of teamgids): wat onderscheidt «In uitvoering» van «In review»?
• Gebruik globale tags voor wat overal nodig is; toegewijde tags voor afdelings- of modulespecifiek vocabulaire.

Een tag toewijzen aan een entiteit

1. Open het record (modal of volledige pagina).
2. Klik in de bovenbalk op het tag-pictogram.
3. Het menu opent met de lijst tags beschikbaar voor die entiteit en een zoekveld.
4. Klik op de gewenste tag: ze verschijnt als gekleurde badge onder de titel (tabblad Gegevens) en blijft zichtbaar in Kanban- en lijstweergaven waar ondersteund.
5. Je kunt meerdere tags toewijzen aan dezelfde entiteit.

Om een tag te verwijderen van het record, klik je op de X op de badge — de tag blijft beschikbaar voor andere records.

Een nieuwe tag aanmaken vanuit het record

Vereist organisatielid-rechten.

1. Tag-pictogram → typ in het zoekveld een naam nog niet in de lijst.
2. De optie Nieuwe tag met «…» verschijnt: open het submenu en kies een kleur uit het palet (achtergrond, tekst en rand werken bij in preview).
3. Bevestig: de tag wordt aangemaakt voor de organisatie en direct toegepast op de huidige entiteit. Standaard is ze globaal (zichtbaar op alle entiteiten); om te beperken tot een gebied gebruik je de instellingenpagina hieronder.

Tags die je aanmaakt zijn meteen zichtbaar voor collega's in het tagmenu op hun records (met respect voor globaal of toegewijd bereik).

Pagina Tags-instellingen

Om alle organisatietags op één plek te beheren — naam, kleur, zichtbaarheid per entiteit en menuvolgorde — open je de dedicated pagina:

• Instellingen → Adresboek → tabblad/kaart Tags, of
• vanuit Taak-, Ticket-, Verkoop- en andere gebiedinstellingen die hetzelfde tabblad Tags tonen, of
• vanuit de zijbalk van de organisatie, menu-item Tags (indien beschikbaar in je profiel).

De pagina toont een tabel van alle tags: kleurpreview, kolom Zichtbaar op («Alle entiteiten» of de lijst toegewijde gebieden), auteur en aanmaakdatum.

Tags sorteren

Sleep rijen met het streepjes-pictogram links om de volgorde in te stellen waarin tags in het menu verschijnen bij toewijzing aan een record. Zet de meest gebruikte tags bovenaan. Klik daarna op Opslaan onderaan de pagina: de volgorde geldt voor de hele organisatie.

Een tag bewerken vanaf de pagina

Klik op een tabelrij: de bewerkmodal opent. Je kunt wijzigen:

• Tag-Titel (werkt bij op alle records die hem gebruiken).
• Kleur uit het palet.
• Zichtbaar op: laat leeg voor globale tag, of selecteer één of meer entiteiten om te beperken tot dat werkgebied.

Sla op in de modal. Om een tag te verwijderen gebruik je de rode knop in de modal: de tag verdwijnt van alle records die hem gebruikten (bevestiging vereist).

Bewerken of verwijderen via potlood-pictogram in menu

Vanuit het tagmenu op een entiteitsrecord zien geautoriseerde leden het potlood-pictogram naast elke bestaande tag:

• Bewerken: opent dezelfde modal als de instellingenpagina (naam, kleur, zichtbaarheid). De wijziging verspreidt zich naar alle entiteiten die die tag gebruiken.
• Verwijderen: verwijdert de tag uit de organisatie. Wees voorzichtig met historische tags.

Filteren en groeperen

• Taak / project Kanban (passend Premium-plan): menu Groeperen op → Tag — elke kolom is een tag, ideaal voor boards per gebied of prioriteit. Zie Taken-gids → Weergaven.
• Geavanceerde filters (passend Premium-plan): conditie op het Tag-veld met één of meer waarden — bijv. alle tickets met tag «Bug» en «Production».
• Lijsten en opgeslagen weergaven: combineer tags met eigenaar, vervaldatum of koppelingen voor operationele weergaven (bijv. «Mijn urgente taken voor klant X»).

Processen en best practices

• Ticket triage: tags «Level 1 / Level 2 / Level 3» alleen op tickets; Kanban gegroepeerd op tag om workload te verdelen.
• Salespipeline: tags «Hot / Warm / Cold» op deals, naast fase; filters voor wekelijkse calls.
• Project delivery: tags «Design / Development / QA» alleen op taken; stand-up gefilterd op tag voor je stream.
• Periodieke opruiming: review dubbele of ongebruikte tags vanaf de instellingenpagina; stem kleuren af na rebranding.

Tags beschrijven hoe te classificeren; Koppelingen beschrijven wie en wat gekoppeld is. Gebruik ze samen voor een leesbaar, filterbaar CRM.