De Mokapen-gids

Fireflies

De Fireflies-integratie brengt transcripties van vergaderingen en AI-notities automatisch naar Mokapen. Wanneer een oproep wordt verwerkt in Fireflies, kan Mokapen een document, een notitie maken, of alleen de vergadering URL behouden, en – indien mogelijk – het resultaat al koppelen aan de overeenkomende afspraak in je agenda.

Dit is ontworpen voor verkoop- en klantsuccesteams die al gesprekken opnemen in Fireflies en de uitkomst (samenvatting, actiepunten, volledige dialoog) beschikbaar willen hebben naast de CRM-afspraak, zonder bestanden handmatig te exporteren.

Algemeen overzicht van integraties: Integraties.

Vereisten

• Een Mokapen-abonnement dat de Fireflies-integratie omvat (Premium — medaillepictogram op de pagina als dit niet beschikbaar is in uw plan).
• Een actief Fireflies-account met toestemming om API-sleutels en/of webhooks te maken.
• Optioneel maar aanbevolen: Google Agenda of Outlook Agenda gesynchroniseerd met Mokapen, zodat afspraken kunnen worden gekoppeld aan agendagebeurtenis-ID of vergadering-URL.

Verbinden

In tegenstelling tot OAuth-agenda-apps maakt Fireflies verbinding met een API-sleutel. Je plakt de sleutel één keer in Mokapen en configureert vervolgens de webhook die Mokapen waarschuwt wanneer een transcript klaar is.

1. Gebruikersmenu → Integraties → Vuurvliegjes.
2. Klik op Sync / Verbinden (vereist een geschikt Premium-abonnement).
3. Maak of kopieer uw API-sleutel van Fireflies (ontwikkelaarsdocumentatie).
4. Plak de sleutel in Mokapen en bevestig Verbinden.
5. Wanneer de koppeling slaagt, wordt op de pagina het verbonden account weergegeven en wordt de webhook ontgrendeld en worden de instellingen opgeslagen.

Webhook

Nadat de API-sleutel is aangesloten, toont de pagina Integraties → Fireflies een webhook-URL om te kopiëren. Plak het in de Fireflies Developer-instellingen en abonneer u op de gebeurtenis die wordt geactiveerd wanneer een transcriptie gereed is (meestal vergadering getranscribeerd / samengevat).

Stel optioneel een Webhook-geheim in Mokapen in en gebruik dezelfde waarde als het optionele webhook-ondertekeningsgeheim dat is geconfigureerd in de Fireflies Developer-instellingen. Dit wordt aanbevolen tijdens de productie, dus alleen echte Fireflies-verzoeken worden geaccepteerd.

Druk op Opslaan op de Mokapen-pagina na het wijzigen van het webhookgeheim of de opslagopties.

Instellingen opslaan

Staat nog steeds op Integraties → Fireflies, kies hoe elke verwerkte vergadering wordt opgeslagen in Mokapen:

• Document — maakt een document met de inhoud van de vergadering (het beste voor het delen van lange transcripties met het team).
• Notitie — maakt een notitie die is gekoppeld aan de overeenkomende afspraak of die beschikbaar is in uw notitiesstroom.
• URL — slaat voornamelijk de link terug naar de opname in Fireflies op, zonder de volledige tekst te importeren.

Je kunt ook schakelen tussen de samenvatting en het transcript (AI-samenvatting, actie-items en volledig transcript). Als u beide uitschakelt met de URL-modus, blijft er slechts een lichte verwijzing naar de externe opname behouden.

Bijpassende afspraken

Wanneer een transcriptie binnenkomt, probeert Mokapen deze aan een bestaande afspraak toe te voegen:

1. Eerst wordt gezocht naar een agendasynchronisatie-ID die al is opgeslagen voor die vergadering (integraties met Google Agenda of Outlook Agenda).
2. Als dat niet lukt, wordt de vergaderings-URL van Fireflies vergeleken met het veld URL voor afspraken.
3. Als er geen afspraak overeenkomt, wordt het document of de notitie nog steeds gemaakt; het is eenvoudigweg niet gekoppeld aan een agenda-evenement.

Tip: bewaar dezelfde vergaderingslink op de afspraakkaart die Fireflies registreert (Zoom, Meet, Teams...) en houd de agendasynchronisatie actief voor de meest betrouwbare match.

Delen met teamgenoten

Net als andere Mokapen-integraties kunt u de Fireflies-verbinding delen met geselecteerde teamgenoten of teams via de besturingselementen voor het delen van synchronisatie op de instellingenpagina. Gedeelde gebruikers kunnen profiteren van transcripties die in de organisatie terechtkomen zonder dat elke persoon zijn eigen sleutel aansluit.

Wat gebeurt er na een vergadering

1. Fireflies voltooit de verwerking van de opname en vuurt de webhook af (of Grain levert vergadering getranscribeerd / samengevat).
2. Mokapen ontvangt de payload, verifieert optioneel de handtekening/het geheim en zet een achtergrondtaak in de wachtrij.
3. De taak haalt indien nodig samenvattings-/transcriptgegevens op via API, past uw opslagopties toe en maakt het document/notitie/URL-record aan.
4. Als er een afspraakmatch wordt gevonden, wordt het nieuwe item aan die afspraak gekoppeld, zodat het in context verschijnt.
5. Dubbele leveringen voor dezelfde opname worden genegeerd via synchronisatie-deduplicatie, zodat bij nieuwe pogingen geen dubbele documenten ontstaan.

Veelvoorkomende problemen

• Er verschijnt niets na een oproep — controleer of de webhook correct in Fireflies is geplakt (behalve Grain, waar deze automatisch is), of de integratie nog steeds verbonden is en of het Premium-abonnement deze app bevat.
• Document gemaakt, maar niet op de afspraak: de URL van de vergadering of de ID van de agenda-afspraak kwamen niet overeen. Open de afspraak, bevestig de URL en zorg ervoor dat de agendasynchronisatie actief is.
• Webhook afgewezen / handtekeningfouten — het geheim in Mokapen moet exact overeenkomen met wat is geconfigureerd in Fireflies; regenereer beide zijden als u het niet zeker weet.
• Alleen de link wordt opgeslagen — vink Opslaan als en de selectievakjes voor samenvatting/transcriptie aan; De URL-modus slaat opzettelijk de volledige tekst over.
• API-sleutel ongeldig — genereer de sleutel opnieuw in Fireflies en maak opnieuw verbinding via Integraties → Fireflies.

Verbinding verbreken

Gebruik Verbinding verbreken op de pagina Integraties → Fireflies (beschikbaar voor de gebruiker die de integratie heeft verbonden). Verwijder of schakel ook de webhook in Fireflies uit als je geen leveringen meer wilt.

Reeds gemaakte documenten en notities blijven in Mokapen; het verbreken van de verbinding verhindert alleen dat er nieuwe transcripties binnenkomen.

Gebruiksscenario's

• Opvolging verkoopgesprek — na een ontdekkingsgesprek opgenomen in Fireflies, komt de samenvatting terecht als een document op de afspraak: de AE kan actie-items delen zonder aantekeningen te herschrijven.
• CS QBR archief — driemaandelijkse bedrijfsbeoordelingen blijven doorzoekbaar in Mokapen-documenten, gekoppeld aan de klantafspraak.
• Overdracht tussen rollen — SDR's nemen demo's op in Fireflies; sluiters openen de overeenkomende afspraak en lezen het transcript zonder van hulpmiddel te wisselen.
• Lichtgewicht CRM-aanwijzer — gebruik de opslagmodus URL als u alleen een deep link terug naar Fireflies nodig heeft vanaf de afspraakkaart.

Veelgestelde vragen

V: Neemt Mokapen de vergadering zelf op?

A: Nee. Opname en transcriptie gebeuren in Fireflies. Mokapen ontvangt het resultaat alleen via webhook en slaat het op volgens uw instellingen.

V: Is er altijd een API-sleutel vereist?

A: Ja voor vuurvliegjes: plak het één keer om verbinding te maken. De webhook levert vervolgens elk voltooid transcript af.

V: Wat als er geen passende afspraak is?

A: Het document of de notitie is nog steeds gemaakt. U kunt dit later handmatig koppelen, of de synchronisatie van de vergaderings-URL/agenda voor toekomstige oproepen corrigeren.

V: Kunnen teamgenoten mijn verbinding gebruiken?

A: Ja, als u de integratie met hen deelt via de instellingen voor het delen van synchronisaties op de pagina Integraties.

V: Zal het opnieuw verbinden van oude vergaderingen leiden?

A: Mokapen ontdubbelt op basis van synchronisatie-identiteit voor opnamen die al zijn geïmporteerd. Nieuwe vergaderingen blijven nieuwe documenten/notities maken.

V: Waar vind ik de instellingen later?

A: Gebruikersmenu → Integraties → Fireflies. Webhook-URL, geheimen en opslagopties staan ​​op die pagina na het verbinden.