De Mokapen-gids

Contacten-gids

Het gedeelte Contacten is het adresboek van personen waarmee je werkt: klanten, prospects, partners, leveranciers, leads uit formulieren of campagnes. Elk contact bundelt identiteit (naam, e-mail, telefoon), rol, bedrijfskoppeling, relatiegeschiedenis en operationele links naar deals, tickets, taken en projecten. Het is het startpunt van relationeel CRM: zonder gestructureerde contacten verliezen verkoop en support context.

Open het via de Contactenlijst in het menu. Via de knop Bedrijven schakel je naar het bedrijvenadresboek (Bedrijven-gids).

Rol in CRM en processen

Een contact in Mokapen is geen rij in een Excel-spreadsheet: het is een levend record gekoppeld aan de rest van het systeem.

• Verkoop: contact gekoppeld aan deals, offertes, opvolgtaken; labels voor segmentatie (Warm, Enterprise…).
• Support: contact op tickets, e-mails gesynchroniseerd in het tabblad E-mail, onboarding-checklists.
• Marketing: tabblad Marketing (lijsten, toestemmingen), leadherkomst (veld Bron), sync-integraties.
• Operations: bidirectionele Koppelingen naar taken, projecten, afspraken; SMS/WhatsApp vanuit de paneelbalk (indien ingeschakeld).

Praktische regel: elke significante interactie (gesprek, verkoopmail, ticket) moet traceerbaar zijn naar een contact (of aangemaakt als contact on the fly) met minstens een e-mail of telefoon en, waar mogelijk, een gekoppeld bedrijf.

Contactenlijstpagina

De hoofdpagina is een DataTables-tabel met configureerbare kolommen (voornaam, achternaam, e-mail, bedrijf, labels, privacy…). Bovenbalk:

• Bedrijven: schakel naar de bedrijvenlijst.
• Filters (passend Premium-plan): geavanceerde filtermodal op standaardvelden, aangepaste velden en koppelingen.
• Acties: import/export (org-rechten), duplicatenbeheer, kolommen bewerken, archief, prullenbak.
• + Contact: opent snel-aanmaakmodal.

Klikken op de naam opent het zijpaneel. Met passend Premium-plan kun je de paginacontact fullscreen openen (uitklappictogram).

Selecteer je één of meer rijen met de checkboxes links, dan verschijnt de bulkactiebalk boven de tabel: Nieuwe e-mail (indien integratie actief), Bewerken, Klonen, Archiveren, Verwijderen, Exporteren (org-eigenaar). Zelfde operationele patroon als taken in Lijstweergave.

Contactpaneel

Het paneel (modal of volledige pagina) is georganiseerd zoals andere Mokapen-entiteiten.

Kop: foto of initialen, voor- en achternaam (inline bewerkbaar), begroeting, badge Gearchiveerd indien van toepassing. Staat het contact in de prullenbak, dan verschijnt een rode banner met knoppen Herstellen en Definitief verwijderen (passend Premium-plan).

Actiebalk (pictogram voor pictogram):

• Privacy (slot): openbaar of privé (alleen eigenaar en belanghebbenden).
• Labels, Titelkleur, Bijlagen, Plaknotities (passend Premium-plan).
• Link kopiëren, Volledige pagina (passend Premium-plan).
• + Aanmaken en koppelen (groene knop): maak direct taak, ticket, deal, afspraak… aan al gekoppeld aan het contact.

Optiemenu (drie puntjes)

Open het contactpaneel → pictogram drie verticale puntjes rechtsboven:

• Klonen: dupliceer het contact; kies in de modal wat te kopiëren (checklist, bijlagen, koppelingen, opmerkingen). Nuttig voor «contactsjabloon» of herhaalbare onboarding.
• Archiveren / Herstellen (passend Premium-plan): verplaats naar archief of terug naar operationele weergaven.
• Paneel bewerken (beheerder): opent de veldlayout-designer contact in een nieuw venster.
• Verwijderen / Herstellen (rood item): soft delete naar prullenbak, of herstellen indien al verwijderd; met passend Premium-plan ook permanente verwijdering uit prullenbak.

Paneeltabbladen

• Gegevens: profiel, bedrijf, e-mail, telefoon, aangepaste velden — zie tabblad Gegevens.
• Checklist, Koppelingen, E-mail, Marketing, Privacy, Sync: zie Gerelateerde secties.
• Updates — profielwijzigingsgeschiedenis, opmerkingen, formulier- en marketingberichten (contacten/bedrijven).

Tabblad Gegevens — profielvelden

In het tabblad Gegevens vind je operationele velden (inline bewerkbaar met potloodpictogram):

• Type en Functie.
• Bedrijf (company_id): gekoppeld bedrijf — doorzoekbare selector; je kunt een bedrijf on the fly aanmaken als het niet bestaat.
• Belanghebbenden: andere gebruikers/teams met zichtbaarheid.
• Bron: waar de lead vandaan komt.
• Beschrijving (rich text, @-vermeldingen).
• Verkoopvelden (indien Verkoopmodule actief).
• E-mail (meerdere adressen), Telefoon, Adres, Taal, Verjaardag, Website, Social.

Met aangepaste velden (passend Premium-plan) volgt het tabblad Gegevens zichtbaarheids-/verplichtregels gedefinieerd in instellingen. Bijlagen en opmerkingen completeren het paneel onderaan het tabblad.

Contact en bedrijf

Het veld Bedrijf in het tabblad Gegevens geeft het referentiebedrijf van het contact aan (bijv. «Jan Jansen» → «Acme Ltd»). Het vervangt Koppelingen niet: je kunt hetzelfde contact onafhankelijk van het primaire bedrijf koppelen aan deals, andere contacten of tickets.

B2B best practice: maak eerst het bedrijf aan (BTW-nummer, hoofdkantooradres) daarna contacten met aparte rollen (beslisser, administratie, technisch). Voor B2C-klanten kan het bedrijfsveld leeg blijven.

Tabbladen en gerelateerde secties

• Checklist — Checklist-gids: klantonboarding, documentverzameling.
• Koppelingen — Koppelingen-gids: gekoppelde deals, taken, tickets, projecten.
• Orders / Fidelity (Verkoop): ordergeschiedenis en loyaliteitspunten.
• E-mail: gesynchroniseerde gesprekken (Gmail/Outlook-integraties).
• Privacy: AVG-toestemmingen, verwerkingsgeschiedenis.
• Marketing: lijabonnementen, campagnes.
• Facturatie (Verkoop): facturatiegegevens gekoppeld aan het contact.
• Sync: syncstatus met Google Contacts, Outlook, andere apps.
• Portal (passend Premium-plan): toegang klantportal.
• Updates — profielwijzigingsgeschiedenis, opmerkingen, formulier- en marketingberichten (contacten/bedrijven).

Een contact aanmaken

1. Contactenlijst → + Contact (of Aanmaken en koppelen vanuit een ander paneel).
2. Vul minstens naam of e-mail in (duplicaatvalidatie op e-mail indien actief).
3. Koppel bedrijf, labels en eigenaar indien al bekend.
4. Sla op: het contact verschijnt in de lijst en kan direct gekoppeld worden aan deals/tickets.

Via CSV-import (Acties → Importeren) laad je duizenden rijen met kolommapping; vanuit landingformulieren/webhooks kunnen contacten automatisch worden aangemaakt met ingevulde bron.

Een contact bewerken

Enkele bewerking (paneel)

1. Open het contactpaneel (klik op de naam in de lijst).
2. Bewerk inline: titel/naam in kop, of velden in tabblad Gegevens (klik waarde → potloodpictogram → bewerken).
3. Gebruik de actiebalk voor labels, kleur, privacy, bijlagen, plaknotities.
4. Opslaan: automatisch veld voor veld in het zijpaneel, of knop Opslaan in paginacontact.

Bulk bewerken (lijst)

1. In de Contactenlijst, selecteer contacten met de checkboxes links.
2. Klik Bewerken in de actiebalk boven de tabel.
3. Voeg in de modal velden toe om bij te werken (eigenaar, labels, type, bedrijf, toegestane aangepaste velden…) en stel waarden in.
4. Bevestig: waarden gelden voor alle geselecteerde contacten.

Wijzigingen in het tabblad Privacy of Marketing kunnen specifieke rechten vereisen. Beheerder: Opties → Paneel bewerken opent de velddesigner (zichtbaarheid, volgorde) in een nieuw venster.

Een contact verwijderen

Verwijder contacten die per ongeluk zijn aangemaakt of testduplicaten. Geef de voorkeur aan Archiveren als het contact gekoppelde e-mailgeschiedenis, deals of tickets heeft en je geen spoor in het CRM wilt verliezen.

Enkele verwijdering

1. Open het contactpaneel.
2. Menu Opties (drie puntjes) → Verwijderen (rood item).
3. Bevestig in de modal.

Met een passend Premium-plan gaat het contact naar de prullenbak (Contactenlijst → Acties → Contactenprullenbak). Daar kun je Herstellen of Definitief verwijderen. Open je een contact dat al in de prullenbak staat, dan verschijnt een banner met knoppen Herstellen / Definitief verwijderen.

Op het Gratis-plan (zonder passend Premium-plan) is verwijderen doorgaans definitief direct na bevestiging, zonder prullenbak — controleer de rechten van je organisatie.

Meerdere verwijdering

1. In de Contactenlijst, selecteer contacten met de checkboxes.
2. Klik Verwijderen (rode knop boven de tabel).
3. Bevestig.

Een contact archiveren

Archief is de juiste keuze voor contacten die niet meer actief zijn (verloren klanten, voormalige medewerkers, niet-gekwalificeerde leads) die je in geschiedenis wilt houden met koppelingen en e-mails intact, zonder de operationele lijst te overladen.

Eén contact archiveren

1. Open het paneel → Opties → Archiveren (passend Premium-plan).
2. Bevestig in de modal. De badge Gearchiveerd verschijnt in de kop.

Meerdere contacten archiveren / archief bekijken

• Meerdere: Contactenlijst → selecteren met checkboxes → Archiveren in de actiebalk.
• Bekijken: Contactenlijst → Acties → Contactenarchief (passend Premium-plan).
• Herstellen: vanuit archief selecteren en op Herstellen klikken, of Opties → Herstellen uit archief op het enkele paneel.

Gearchiveerde contacten verschijnen niet in standaard operationele weergaven maar blijven bereikbaar vanuit archief, koppelingen en historische rapporten.

Contactenrapporten

Het gedeelte Contactenrapporten (passend Premium-plan) vat contacten samen waartoe je toegang hebt op basis van rol en organisatierechten: je ziet alleen geautoriseerde records en velden. Gebruik het voor analyse per type, eigenaar, bron en export — om individuele records toe te voegen of te corrigeren gebruik je de Contactenlijst.

• Dashboard: grafieken per type, status, rol, labels, eigenaar, bron, geografische kaart.
• Rapportlijst: filterbare analytische tabel met CSV/Excel-export — basis voor profielreview en marketingsegmentatie.

Combineer rapporten met lijstfilters en labels om contacten en gekoppelde opportunities per eigenaar of campagne af te stemmen.

Een contact klonen

Klonen dupliceert een bestaand contact als basis voor een nieuw record — ideaal voor «contactsjabloon» (bijv. standaard onboarding, terugkerend partnerprofiel).

Enkel klonen

1. Open het paneel → Opties → Klonen.
2. Selecteer in de modal wat te kopiëren: Checklist, Bijlagen, Koppelingen, Opmerkingen (onafhankelijke checkboxes).
3. Bevestig: het nieuwe contactpaneel opent; bewerk naam/e-mail vóór operationeel gebruik.

Meerdere klonen

1. Contactenlijst → selecteer contacten → Klonen in de actiebalk.
2. Kies dezelfde kopieopties in de modal en bevestig.

Filters, kolommen en segmentatie

Geavanceerde filters (passend Premium-plan): voorwaarden op labels, type, bedrijf, aangepaste velden, koppelingen (Gekoppelde deal, Gekoppeld ticket…), datums laatste update. Sla combinaties op via URL of teamweergaven.

Kolommen bewerken (Acties, org-leden): kies welke kolommen in de tabel worden getoond en in welke volgorde — essentieel voor teams die aangepaste velden gebruiken (bijv. «Branche», «Omzet»).

Combineer filters met Labels voor operationele segmenten: «Enterprise-contacten met Hot-label zonder open deal».

Duplicaten

(passend Premium-plan) Acties → Duplicaten beheren: Mokapen suggereert groepen vergelijkbare contacten (zelfde e-mail, voor+achternaam, telefoon). Je kunt records samenvoegen (master en te behouden velden kiezen) of niet-problematische paren negeren. Pagina Genegeerd voor latere review.

Bij aanmaak waarschuwt check_duplicate_ajax als e-mail al bestaat — voorkomt vermenigvuldiging van dezelfde lead.

Import, export en integraties

• CSV-import (org-leden): map kolommen → Mokapen-velden, preview, batchimport.
• Export (org-eigenaar): CSV/Excel van gefilterde of geselecteerde contacten.
• Google Contacts / Outlook: bidirectionele sync of import uit mappen (Accountintegraties).
• Gegevensverrijking (Hunter enz.): contactontdekking op bedrijfsdomein, selectieve import.

Contactinstellingen

Vanuit Contactinstellingen (beheerder/gemachtigde leden):

• Velden: lijst van standaard- en aangepaste velden, regels passend Premium-plan.
• Paneellayout (fields_view): welke velden in modal/pagina te tonen en in welke volgorde.
• Tabelkolommen (columns_view): standaard lijstkolommen voor de hele org.

Stem instellingen af op het verkoopproces vóór bulkimports (verplichte velden, bron, contacttype).

Aanbevolen processen

• Lead intake: formulier → contact + bron + campagnelabel → kwalificatietaak binnen 24u → koppeling aan deal indien gekwalificeerd.
• Onboarding: checklist op contact (KYC, contract) + koppelingen naar leveringsproject.
• Support: ticket altijd gekoppeld aan contact; e-mail in tabblad E-mail voor gespreksgeschiedenis.
• Maandelijkse opschoning: duplicaten, archiveer inactieve contacten > 12 maanden, filter «geen e-mail».
• Verkoopafstemming: zelfde label op contact en gekoppelde deal; contactrapporten per eigenaar.

Voor het bedrijvenadresboek en het tabblad Contacten van het bedrijf zie de Bedrijven-gids.