Mokapen-guiden

Projektguide

Området Projects er organisationsniveauet over tasks: det grupperer relaterede handlinger mod et fælles mål, med ejer, deadlines, deltagere og samlet fremskridt. Et projekt besvarer spørgsmålet «hvem gør hvad og hvornår» på et struktureret initiativ — produktlancering, kunde-onboarding, marketingkampagne.

Hvad Projects-området er til

Projekter giver dig mulighed for at:

• Strukturere arbejde efter initiativ, hver med egne opgaver.
• Spore fremskridt via tælleren afsluttede/total opgaver (f.eks. 5/12) synlig på panelet og i Kanban.
• Organisere efter Workarea — makrokategorier som Marketing, Sales, Operations — for overblik efter forretningsområde.
• Koordinere teams med ejer, deltagere (stakeholders) og offentlig eller privat synlighed.
• Knytte til CRM'en kontakter, virksomheder og tickets via Connections.
• Analysere aggregerede data i projektrapporter.

Åbn det fra Projects-siden i Activities-menuen. Projektets opgaver administreres i fanen Tasks på projektpanelet eller fra den dedikerede tasks-guide.

Topbjælke på Projects-siden

• Group by (Kanban): Workarea (standard), Due date, Owner, Labels, Color (Premium).
• Filters (Premium): avanceret filtermodal.
• Actions: import/eksport, projektarkiv, papirkurv, rediger kolonner (List).
• Views: Kanban | Cards | List (ingen dedikeret Calendar — brug deadlines i Cards).
• Users / Teams: filtrer efter ejer eller team.
• + Project: opret nyt projekt.

Projektpanelet

Klik på et projekttitel for at åbne sidepanelet. Med Premium åbner ikonet Full pagepage project i fuld skærm med fast Save-knap.

Panel-header

• Checkbox: lukker projektet, når alle opgaver er afsluttet; hvis åbne opgaver er tilbage, åbner klik en guidet luk-modal.
• Title: inline redigering ved klik på teksten.
• Archived badge: synlig hvis projektet er i arkivet.

Panel-handlingsbjælke

Samme logik som tasks, med tre prioritetsniveauer (Low, Medium, High):

• Priority (flag): Low / Medium / High.
• Privacy (lås): Public eller Private (synlig for ejer, deltagere og nævnte brugere).
• Labels: se Labels-guiden.
• Color: titel- og kortbaggrund.
• Attachments: se Attachments-guiden.
• Sticky notes, Copy link, Full page (Premium).
• Options (tre prikker): Clone, Move, Convert to task, Archive, Edit panel, Delete.
• + Create and connect: opret linkede enheder (task, ticket, kontakt…) allerede associeret med projektet.

Options-menu (tre prikker)

• Clone: dupliker projektet; i modalen vælg hvad der kopieres (checklist, vedhæftninger, forbindelser, kommentarer, underopgaver hvis relevant).
• Move: overfør projektet til anden workarea eller organisation (hvis multi-org).
• Convert to task: konverterer projektet til én enkelt task; projektets tasks bliver checklist-punkter i den nye task.
• Archive / Restore (Premium).
• Edit panel (admin): layout af projektpanel-felter.
• Delete / Restore: blød sletning til papirkurv.

Projektpanel-faner

• Data: titel, workarea, ejer, deltagere, datoer, beskrivelse, brugerdefinerede felter.
• Tasks: liste over projektets tasks med tæller (lukket/total); opret og administrer tasks her. For operationelle detaljer se Tasks-guiden.
• Connections, Time: fælles guides i Related sections.
• Ekstra menu: Marketing, Integrations, Updates.

Workarea

Workareas er makrokategorier til gruppering af projekter: forretningsfunktioner (Marketing, Sales, HR), produktlinjer eller enhver gruppering, der er nyttig for teamet. I projekt-Kanban organiserer standardvisningen kolonner efter Workarea.

Hvad de er til

• Visuelt adskille projekter fra forskellige scope uden at blande dem på én board.
• Filtrer og rapporter efter område (f.eks. hvor mange aktive projekter i Sales vs Marketing).
• Tildel et referenceteam til en workarea (valgfrit i indstillinger).

Oprette en Workarea

1. Gå til Project Settings → kortet Workarea, eller direkte til Workarea-siden.
2. Klik New workarea (grænse afhænger af plan: Small, Medium, Large).
3. Indtast titel og, hvis relevant, knyt et team.
4. Gem: workarea vises på listen og som kolonne i Kanban.

Tildele et projekt til en Workarea

1. Åbn projektpanelet → fanen Data.
2. I feltet Workarea vælg den ønskede kategori.
3. Gem: projektet vises i den tilsvarende kolonne i Kanban (gruppér efter Workarea).

Du kan også trække et projekt mellem Workarea-kolonner i Kanban for hurtigt at ændre tildeling.

Redigere og slette en Workarea

På Workarea-siden klik titlen for at redigere eller brug korthandlinger (edit/delete). Sletning af en workarea sletter ikke projekter: de forbliver uden tildelt workarea (kolonnen «No workarea» i Kanban).

Relaterede sektioner (fælles for flere enheder)

• Connections — link projektet til kunder, partnere, tickets.
• Time — registrerede og estimerede timer på projektet (Premium).
• Labels — kategorisering og Kanban-gruppering.
• Attachments — projektdokumenter.
• Tasks — operationelle handlinger inden for projektet.

Oprette et projekt

1. Gå til Projects-siden.
2. Klik + Project.
3. Indtast title (påkrævet).
4. I fanen Data: workarea, ejer, deltagere, start/slutdatoer, beskrivelse.
5. I fanen Tasks tilføj projektets tasks, eller opret dem senere fra fanen eller med + Task filtreret efter projekt.
6. Gem panelet.

Hovedfelter

• Workarea: makrokategori for tilhørsforhold.
• Owner: projektets kontaktperson.
• Participants (stakeholders): medarbejdere med synlighed på projektet.
• Dates: projektstart og deadline.
• Description: mål og noter; omtaler med @name.
• Visibility: Public (standard) eller Private.
• Priority: Low, Medium, High.

Redigere et projekt

Enkelt redigering

1. Åbn projektpanelet.
2. Rediger felter i Data-fane eller brug handlingsbjælken.
3. Administrer tasks i Tasks-fane (åbn, opret, luk).
4. Gem (inline i sidepanel, Save-knap i page project).

Lukke og genåbne

Afkrydsningsfelt ved titlen: hvis alle tasks er lukket, markeres projektet som afsluttet. Med tasks stadig åbne tilbyder Mokapen at lukke dem eller fortsætte alligevel. Klik igen for at genåbne.

Masse-redigering (List, Premium)

1. Gå til List view.
2. Vælg projekter med afkrydsningsfelter.
3. Klik Edit → sæt fælles felter (workarea, ejer, datoer…).
4. Bekræft.

Slette et projekt

Slet projekter oprettet ved en fejl eller duplikerede testposter. Foretræk Archive, hvis projektet har tasks, registrerede timer eller forbindelser, du vil beholde i historikken.

Enkelt sletning

1. Åbn panelet → Options (tre prikker) → Delete (rød post).
2. Bekræft i modalen.

Med Advanced Premium går projektet i trash (Projects-siden → Actions → Project trash). Derfra kan du Restore eller Delete permanently. Hvis du åbner et projekt, der allerede er i papirkurven, vises et Restore / Delete permanently-banner.

På Gratis-planen (uden Advanced Premium) er sletning generelt permanent straks efter bekræftelse, uden papirkurv — tjek organisationens rettigheder.

Flere sletninger

1. List view → vælg projekter med afkrydsningsfelter.
2. Klik Delete (rød knap) → bekræft.

Arkivere et projekt

Arkivet er det rigtige valg for afsluttede eller suspenderede projekter, du vil beholde i historikken uden at fylde Kanban og Cards.

Arkivere ét projekt

1. Åbn panelet → Options → Archive (Premium) → bekræft.

Arkivere flere projekter / vise arkivet

• Multiple: List view → vælg → Archive i handlingsbjælken.
• View: Projects-siden → Actions → Project archive.
• Restore: fra arkiv vælg og klik Restore, eller Options → Restore from archive på enkeltpanel.

Arkiverede projekter vises ikke i standard operationelle visninger, men forbliver tilgængelige fra arkiv, forbindelser og historiske rapporter.

Klone et projekt

Enkelt klon

1. Åbn panelet → Options → Clone.
2. I modalen vælg: checklist, vedhæftninger, forbindelser, kommentarer.
3. Bekræft: det nye projekt åbnes; opdater titel og datoer før operationel brug.

Flere kloner

1. List view → vælg projekter → Clone → vælg indstillinger → bekræft.

Projektvisninger

Kanban (standard)

Kolonner efter Workarea som standard. Træk-og-slip mellem kolonner for at ændre workarea. Group by: Workarea, Due date, Owner, Labels, Color (Premium).

Cards

Projekter sorteret efter deadline; forfaldne eller kommende øverst. Hvert kort udvider projektets tasks.

List (Premium)

Tabel med konfigurerbare kolonner, søgning, massehandlinger (Edit, Clone, Archive, Delete).

Filters

Filtermodal (Premium), menu Users/Teams, søgning i List — samme logik som tasks.

Project Settings

I Project Settings:

• Workarea: opret og administrer makrokategorier (se Workarea section).
• Fields: brugerdefinerede projektfelter.
• Panel: layout af projektpanel.
• List and columns: tabelvisning.
• Charts: rapportwidgets.

Project Reports

Sektionen Project Reports (Premium) opsummerer projekter, du har adgang til efter rolle og organisationsrettigheder: du ser kun autoriserede poster og felter. Brug den til workload-analyse, forsinkelser og eksport — til dagligt arbejde brug Kanban, Cards og List.

• Dashboard: status, workarea, prioritet, team, ejer, timer, labels.
• Report list: tabular analyse og eksport.
• Project Gantt (Premium): deadline-tidslinje.

Nyttigt til workload efter workarea, forsinkede projekter og ressourcefordeling.