Mokapen-guiden

Google Drive

Forbind Google Drive til Mokapen for at vedhæfte filer fra CRM-poster (kontakter, deals, tickets, projekter…) og, hvis du ønsker det, gemme i skyen filer uploadet fra din computer i stedet for kun at lagre dem på Mokapen-serveren.

Generelt overblik: Integrationer.

Krav

• Google-konto med tilgængelig Drive-lagerplads.
• Tilladelse for Mokapen til at få adgang til filer, appen opretter eller åbner på Drive (ikke hele dit drive-indhold).

Forbind Google Drive

1. Brugermenu → Integrationer → Google Drive.
2. Klik Sync Google Drive.
3. Log ind på Google og Tillad adgang til filer administreret af Mokapen.
4. Konfigurer præferencer og deling (kun brugeren, der forbandt, ser disse sektioner).
5. Klik Synkroniser nederst på siden.

Hvis du ikke accepterer, kan du ikke vedhæfte filer fra Drive eller gemme uploads i skyen.

Hvad Mokapen anmoder om fra Google

Mokapen anmoder om adgang til filer, den opretter eller åbner gennem integrationen — ikke læseadgang til hele dit personlige Drive. Det er nødvendigt til den dedikerede mappe, uploads og åbning af vedhæftninger fra CRM-poster.

Præferencer

• Gem computerfiler i skyen (kontakt til): filer uploadet fra din PC går også til dit Google Drive, ikke kun til Mokapen.
• Dedikeret mappe: Mokapen opretter eller genbruger en mappe med navnet App-navn – Organisationsnavn og placerer linkede filer dér, så du kan finde dem samlet på Google.

Deling med teamet

• Aktivér for andre brugere — kolleger eller hele org kan bruge din Drive-forbindelse til at vedhæfte filer uden at logge ind igen. Nyttigt til virksomheds-Drive administreret af én kontaktperson.
• Del alle Drive-filer med medlemmer — når til, er Mokapen-filer på Drive tilgængelige via delt link for org-medlemmer; når fra, er tilladelser mere restriktive.

Efter hver ændring klik Synkroniser.

Daglig brug — vedhæft filer fra en post

Åbn en post (kontakt, deal, ticket, projekt…), klik på clips (Vedhæftninger) og vælg kilde. Med Google Drive forbundet vises to tydelige tilstande:

1. Fra din computer (til Google Drive)

Menupunkt: Din computer på Google Drive.

1. Vælg filen på din PC (eller træk den ind i upload-området, hvor det er tilgængeligt).
2. Mokapen uploader den til Google Drive-kontoen knyttet til integrationen — ikke kun til Mokapen-lager.
3. Hvis du aktiverede den dedikerede mappe under Integrationer, opretter Mokapen (eller genbruger) mappen App-navn – Organisationsnavn og placerer filen dér.
4. Filen er vedhæftet posten med et link, der åbner dokumentet på Google Drive.

Fordele: dokumentet bliver i org-Drive (eller kontoen delt med teamet); du bruger ikke Mokapen-vedhæftningslager; Google-backup og -deling forbliver tilgængelige uden for CRM. Ideelt til kontrakter, PDF'er og nye filer oprettet på din computer.

2. Google Drive online — filvælger

Menupunkt: Google Drive online.

1. Google-vælgeren åbnes (Drive-vindue).
2. Vælg en eller flere filer, der allerede ligger på Drive, eller en mappe.
3. Mokapen uploader ikke filen igen fra din PC: den linker posten til filen (eller filerne) på Drive med et link til at åbne den.

Fordele: ingen dobbelt upload; du bruger dokumenter allerede organiseret i Drive-mapper; nyttigt til skabeloner, præsentationer eller delte mapper, teamet vedligeholder på Google. Filen bliver, hvor du lagde den på Drive — Mokapen tilføjer kun CRM-linket.

Hvad vælger du?

• Ny fil fra din PC → «Din computer på Google Drive».
• Fil allerede på Drive → «Google Drive online».

Hvis Drive-integrationen deles med kolleger, bruger begge muligheder den aktive forbindelse for org (din eller den delte), så vedhæftninger peger på samme virksomhedsarkiv.

Fjernelse af en vedhæftning fra Mokapen-posten sletter ikke filen på Google Drive. Forsvinder en fil fra Drive, kan linket i Mokapen stoppe med at virke — frakobl og forbind integrationen igen, eller erstat vedhæftningen.

Generelle detaljer om vedhæftninger: guiden Vedhæftninger.

Almindelige problemer

• Uploadfejl — fil for stor, ikke-understøttet format, Drive-lager fuldt, eller tilladelse tilbagekaldt. Forbind integrationen igen.
• Kollega kan ikke se indstillinger — kun brugeren, der oprettede forbindelsen, kan ændre præferencer og deling; andre bruger den delte konto, hvis aktiveret.

Frakobl

Klik Frakobl og bekræft ved at skrive det anmodede ord. I vinduet kan du vælge, hvad der skal ske med eksisterende Drive-vedhæftningslinks i Mokapen.

Muligheder i Mokapen:

• Standard frakobling (kontakt «Fjern alle links…» fra) — du tilbagekalder kun kontoforbindelsen. Vedhæftninger med Drive-links forbliver på poster i Mokapen, men uden aktiv integration kan linkene stoppe med at virke, indtil du forbinder igen eller erstatter vedhæftningerne.
• Fjern alle Google Drive-fillinks fra Mokapen (kontakt til) — Mokapen fjerner fra org referencer til Drive-vedhæftninger (poster knyttet til den synk). Filer slettes ikke på Google Drive: de bliver i skyen; kun CRM-linkene forsvinder.

Under alle omstændigheder ødelægges dokumenter på ekstern Drive ikke automatisk af Mokapen. For at frigøre plads eller lukke et arkiv, handle direkte på Google Drive.

Detaljer om vedhæftninger: guiden Vedhæftninger.