Panduan Mokapen

Google Drive

Menghubungkan Google Drive ke Mokapen ke lampirkan file dari catatan CRM (kontak, transaksi, tiket, proyek…) dan, jika Anda mau, simpan ke awan file yang diunggah dari komputer Anda alih-alih menyimpannya hanya di server Mokapen.

Gambaran umum: Integrasi.

Persyaratan

• Akun Google dengan penyimpanan Drive yang tersedia.
• Izin bagi Mokapen untuk mengakses file yang dibuat atau dibuka aplikasi di Drive (bukan seluruh konten drive Anda).

Hubungkan Google Drive

1. Menu pengguna → Integrasi → Google Drive.
2. Klik Sinkronkan Google Drive.
3. Masuk ke Google dan Mengizinkan akses ke file yang dikelola oleh Mokapen.
4. Konfigurasikan preferensi dan berbagi (hanya pengguna yang terhubung yang dapat melihat bagian tersebut).
5. Klik Sinkronisasi di bagian bawah halaman.

Jika Anda tidak menerima, Anda tidak akan dapat melampirkan file dari Drive atau menyimpan unggahan ke cloud.

Apa yang diminta Mokapen dari Google

Mokapen meminta akses terhadap file tersebut membuat atau membuka melalui integrasi — bukan akses baca ke seluruh Drive pribadi Anda. Ini diperlukan untuk folder khusus, unggahan, dan pembukaan lampiran dari catatan CRM.

Preferensi

• Simpan file komputer ke cloud (nyalakan): file yang diunggah dari PC Anda juga masuk ke Google Drive Anda, tidak hanya ke Mokapen.
• Folder khusus: Mokapen membuat atau menggunakan kembali folder bernama Nama aplikasi – Nama organisasi dan menempatkan file tertaut di sana, sehingga Anda dapat menemukannya dikelompokkan di Google.

Berbagi dengan tim

• Aktifkan untuk pengguna lain — rekan kerja atau seluruh organisasi dapat menggunakannya milikmu Dorong koneksi untuk melampirkan file tanpa masuk lagi. Berguna untuk Drive perusahaan yang dikelola oleh satu orang penghubung.
• Bagikan semua file Drive dengan anggota — ketika diaktifkan, file Mokapen di Drive dapat diakses melalui tautan bersama dengan anggota organisasi; jika tidak aktif, izin menjadi lebih ketat.

Setelah setiap perubahan, klik Sinkronisasi.

Penggunaan sehari-hari — melampirkan file dari catatan

Buka catatan (kontak, kesepakatan, tiket, proyek…), klik penjepit kertas (Lampiran) dan pilih sumbernya. Dengan Google Drive terhubung, dua mode berbeda muncul:

1. Dari komputer Anda (ke Google Drive)

Barang menu: Komputer Anda di Google Drive.

1. Pilih file di PC Anda (atau seret ke area unggah, jika tersedia).
2. Mokapen mengunggahnya ke akun Google Drive yang terhubung dengan integrasi — tidak hanya ke penyimpanan Mokapen.
3. Jika Anda mengaktifkan folder khusus di Integrasi, Mokapen membuat (atau menggunakan kembali) folder tersebut Nama aplikasi – Nama organisasi dan menempatkan file di sana.
4. Filenya adalah dilampirkan pada catatan dengan tautan yang membuka dokumen di Google Drive.

Manfaat: dokumen tetap berada di Drive organisasi (atau akun yang dibagikan dengan tim); Anda tidak menggunakan penyimpanan lampiran Mokapen; Pencadangan dan berbagi Google tetap tersedia di luar CRM. Ideal untuk kontrak, PDF, dan file baru yang dibuat di komputer Anda.

2. Google Drive online — pemilih file

Barang menu: Google Drive daring.

1. Pemilih Google terbuka (jendela Drive).
2. Pilih satu atau lebih file sudah aktif Drive, atau folder.
3. Mokapen melakukannya tidak mengunggah ulang file dari PC Anda: ini menghubungkan rekaman ke file (atau beberapa file) di Drive, dengan tautan untuk membukanya.

Manfaat: tidak ada unggahan duplikat; Anda menggunakan dokumen yang sudah diatur dalam folder Drive; berguna untuk template, presentasi, atau folder bersama yang dikelola tim di Google. File tetap berada di tempat Anda menyimpannya di Drive — Mokapen hanya menambahkan tautan CRM.

Yang mana yang harus dipilih?

• File baru dari PC Anda → «Komputer Anda di Google Drive».
• File sudah ada di Drive → «Google Drive daring».

Jika integrasi Drive dibagikan dengan rekan kerja, kedua opsi tersebut menggunakan koneksi aktif untuk organisasi (milik Anda atau organisasi bersama), sehingga lampiran mengarah ke arsip perusahaan yang sama.

Menghapus lampiran dari catatan Mokapen tidak menghapus file di Google Drive. Jika file hilang dari Drive, tautan di Mokapen mungkin berhenti berfungsi — dalam hal ini putuskan sambungan dan sambungkan kembali integrasi atau ganti lampiran.

Detail umum tentang lampiran: Panduan lampiran.

Masalah umum

• Kesalahan pengunggahan — file terlalu besar, format tidak didukung, penyimpanan Drive penuh, atau izin dicabut. Hubungkan kembali integrasi.
• Rekan kerja tidak dapat melihat pengaturan — hanya pengguna yang membuat koneksi yang dapat mengubah preferensi dan berbagi; yang lain menggunakan akun bersama jika diaktifkan.

Memutuskan

Klik Memutuskan dan konfirmasi dengan mengetikkan kata yang diminta. Di jendela Anda dapat memilih apa yang akan dilakukan dengan yang ada Mendorong tautan lampiran di Mokapen.

Pilihan di Mokapen:

• Pemutusan sambungan standar (alihkan «Hapus semua tautan…» mati) — Anda hanya mencabut koneksi akun. Lampiran dengan tautan Drive tetap dalam catatan di Mokapen, namun tanpa integrasi aktif, tautan tersebut mungkin berhenti berfungsi hingga Anda menyambungkan kembali atau mengganti lampiran.
• Hapus semua link file Google Drive dari Mokapen (mengalihkan pada) —Mokapen menghapus dari organisasi referensi ke lampiran Drive (catatan yang ditautkan ke sinkronisasi itu). File adalah tidak dihapus di Google Drive: mereka tetap berada di cloud; hanya tautan CRM yang hilang.

Bagaimanapun, dokumen pada Drive eksternal tidak secara otomatis dimusnahkan oleh Mokapen. Untuk mengosongkan ruang atau menutup arsip, bertindak langsung di Google Drive.

Detail lampiran: Panduan lampiran.