Panduan Mokapen

Panduan Pesanan

Pesanan adalah konfirmasi komersial pelanggan: dokumen dengan daftar harga, diskon, PPN, dan ketentuan yang meresmikan komitmen pembelian atau pengiriman. Di Mokapen, pesanan bukanlah PDF yang disimpan di folder bersama. Ini adalah catatan CRM langsung, ditautkan ke kontak dan perusahaan, dilacak di timeline, dapat disinkronkan dengan perangkat lunak faktur dan siap menjadi faktur elektronik tanpa memasukkan kembali item baris.

Panduan ini memandu Anda dalam penggunaan sehari-hari: membuat atau membuat pesanan dari penawaran harga yang diterima, mengelola pemenuhan dengan jalur operasional, mengirimkan dokumen ke pelanggan, menyinkronkan dengan Fatture di Cloud, dan mengetahui posisi setiap pekerjaan setiap saat. Aturan otomatis untuk diskon Dan pengiriman memiliki panduan khusus; pipeline dan template tetap berada di bagian akhir.

Area pemesanan sudah masuk Penjualan → Pesanan. Hal ini memerlukan a paket Premium yang sesuai dengan aplikasi Penjualan aktif dan tarif pajak dikonfigurasi di tingkat organisasi (sekali, di Pengaturan → Penjualan → Pajak).

Bagaimana pesanan sesuai dengan pekerjaan Anda yang lain

Sebelum mengetahui detail teknisnya, ada baiknya untuk melihat posisi pesanan dalam alur penjualan — itulah yang membuat Mokapen bermanfaat bagi Anda, bukannya merugikan Anda.

Pada jalur tipikal, pelanggan masuk sebagai a kontak (formulir situs web, pameran dagang, rujukan). Ketika peluang nyata muncul, Anda membuka a kesepakatan untuk melacak negosiasi. Jika proposal formal diperlukan, Anda menyiapkan a mengutip; ketika pelanggan menerima, penawaran menjadi memesan — ketika komitmen ekonomi bersifat final dan pemenuhan, produksi dan pembuatan faktur dimulai. Anda juga dapat membuat pesanan secara langsung (penjualan yang sudah disepakati, perpanjangan kontrak, pesanan berulang) tanpa melalui penawaran.

Perintah mewarisi dari dan memberi makan selebihnya: jika berasal dari penawaran yang diterima, item, pelanggan, diskon, dan ketentuan disalin tanpa masuk kembali; jika Anda membukanya dari kartu perusahaan, penerima dan diskon khusus akan terisi secara otomatis. Setelah dikeluarkan, pesanan tertaut ke proyek, tugas pengiriman, tiket dukungan dan — melalui sinkronisasi — ke akuntansi untuk pembuatan faktur.

Manfaat praktisnya: enam bulan kemudian ketika seseorang dalam tim membuka kontak pelanggan, mereka melihat riwayat lengkap — penawaran harga terkirim, pesanan dikeluarkan, mana yang dipenuhi atau ditagih, dengan jumlah dan item berapa. Tidak ada file Excel yang dibagikan, tidak ada folder “pesanan 2026” untuk dicari.

Kasus penggunaan

• Kontrak B2B yang ditandatangani: memesan dengan jalur layanan berulang, syarat pembayaran dalam kondisi ekonomi, PDF bermerek dengan templat organisasi.
• Dijual dari penawaran yang diterima: pesanan yang dihasilkan dari penawaran dengan item, jumlah, dan pelanggan sudah selaras — satu klik dan Anda siap untuk pemenuhan atau pembuatan faktur.
• Operasi dan pengiriman: pesanan yang terkait dengan tugas proyek dan pemenuhan; koneksi ke tiket purna jual untuk melacak siklus penuh.
• Integrasi fiskal: sinkronisasi ke Fatture di Cloud — pesanan dengan garis-garisnya menjadi dasar pembuatan faktur elektronik tanpa masuk kembali ke dalam akuntansi.

Halaman Pesanan: tempat Anda memulai setiap hari

Ketika Anda pergi ke Penjualan → Pesanan kamu melihat Papan Kanban: kolom yang setiap kolomnya merupakan fase operasional (Pesanan Baru, Diambil alih, Ditagih, Ditagih, Dipenuhi, Siaga, Dibatalkan — dapat disesuaikan). Setiap pesanan adalah kartu di kolom statusnya. Sekilas Anda melihat berapa banyak pesanan yang menunggu pemenuhan, berapa banyak yang masuk faktur, berapa banyak yang ditutup.

Ini adalah tampilan yang tepat untuk pekerjaan sehari-hari: buka Mokapen di pagi hari, lihat «Diambil alih» — perintah untuk dikerjakan hari ini. Lihat “Untuk ditagih” — yang harus diteruskan ke akuntansi. Kolom «Terpenuhi» menunjukkan pekerjaan yang ditutup untuk periode tersebut, dengan jumlah total di bagian atas kolom.

Di bagian atas Anda memiliki dua alat yang sering Anda gunakan: pemilih pipa (jika Anda memiliki proses yang berbeda — misalnya produk vs layanan — masing-masing memiliki jalur dan fasenya sendiri) dan Filter tombol. Filter mempersempit pandangan: hanya pesanan pelanggan tertentu, di atas jumlah tertentu, pemilik tertentu, tag tertentu. Jika Anda sering menggunakan kombinasi yang sama, simpanlah sebagai a penyaring yang disimpan dan mengingatnya kembali dengan satu klik.

Untuk memajukan fase pesanan, Anda tidak perlu membukanya: seret kartunya dari “Diambil alih” hingga “Ditagih” dan pembaruan status. Cepat selama rapat operasi atau putaran pekerjaan terbuka di pagi hari.

Itu + Pesan tombol kanan atas membuka editor untuk membuat pesanan baru — lihat «Membuat pesanan» nanti.

Tampilan Kanban (default)

Sebuah papan dibagi berdasarkan fase pipa; setiap pesanan adalah kartu. Jumlah total di bagian atas setiap kolom menunjukkan volume ekonomi berdasarkan status. Untuk maju, seret kartunya: pembaruan status tanpa membuka pesanan.

Tampilan daftar

Tabel klasik: satu baris per pesanan, kolom yang dapat dikonfigurasi (kode, pelanggan, jumlah, status, pemilik, tanggal, tag). Urutkan berdasarkan mengklik header dan pilih beberapa baris dengan kotak centang untuk tindakan massal: ubah pemilik, arsipkan batch akhir tahun, ekspor CSV untuk akuntansi.

Yang mana yang akan digunakan, bagaimana dan kapan

Aturan praktisnya: Kanban untuk bekerja (pesanan di muka, buka, beri komentar, kelola pemenuhan), Daftar untuk ditinjau dan diperbaiki (periksa nomor, urutkan berdasarkan jumlah, pengeditan massal, ekspor, analisis). Beralih dengan pemilih di kanan atas. Filter dan alur aktif tetap sama.

Catatan pesanan

Saat Anda mengklik kartu di Kanban (atau baris di Daftar), pesanan akan terbuka. Jika Anda memiliki paket Premium, Anda dapat beralih ke halaman penuh dengan ikon perluas di bagian atas — berguna saat mengerjakan pesanan panjang dengan banyak item baris atau teks istilah terperinci.

Di bagian atas Anda menemukan kode pesanan (misalnya. #ORD-3-2026) dan itu judul. Kode secara unik mengidentifikasi pesanan — lihat bagian khusus. Judul adalah deskripsi yang Anda berikan, seperti «Pesanan pemeliharaan pabrik tahun 2026 — Pelanggan Acme»: ini membantu Anda mengenalinya, tetapi tidak muncul seperti itu di PDF.

Di bawah judul adalah bilah tindakan: status saluran pipa, pribadi, tag, lampiran, catatan, Salin tautan, Pilihan menu (Klon, Arsip, Hapus). Itu + Buat dan sambungkan tombol menghubungkan tugas, janji temu, proyek, tiket — tautannya otomatis dan dua arah.

Kanan atas adalah bilah dokumen: Pratinjau, Unduh (PDF/Kata), Kirim email — lihat bagian khusus.

Catatan lainnya disusun dalam blok: pengirim Dan penerima, data komersial, item baris, total, desain dokumen, kondisi ekonomi, koneksi dan sinkronisasi.

Pengirim sudah diisi sebelumnya dari pengaturan organisasi (nama, alamat, nomor PPN, logo). Anda mengatur penerima dengan memilih perusahaan Dan kontak dari direktori: nama, alamat, nomor PPN, email dan telepon dimuat secara otomatis. Jika perusahaan mempunyai a diskon khusus dalam catatannya berlaku untuk semua lini. Jika pelanggan belum ada, Anda dapat membuatnya dengan cepat dengan mengetikkan namanya.

Pengiriman: biaya dan alamat pengiriman

Di pesanan halaman penuh (bukan panel samping kompak) Anda menemukan panel yang dapat dilipat Pengiriman blok (ikon truk). Di sini Anda mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan pengiriman fisik: biaya pengiriman, negara tujuan, alamat pengiriman dan data penerima barang (nama, alamat, kode pos, kota, provinsi, telepon, email).

Anda dapat memasukkan biaya pengiriman secara manual atau biarkan Mokapen menghitungnya secara otomatis berdasarkan zona geografis (Pengaturan → Penjualan → Pesanan → Pengiriman). Perhitungan otomatis mempertimbangkan negara tujuan dan, jika zona diatur «menurut beratnya», beratnya produk on line (kuantitas × berat katalog). Saat Anda menambah atau menghapus lini produk atau mengubah negara, sistem dapat menghitung ulang biaya dan memperbarui totalnya.

Jika jumlah pesanan melebihi zona pengiriman gratis ambang batas, Mokapen tidak mengeluarkan biaya. Jumlah pengiriman ditambahkan ke total pesanan (setelah item) dan ketika disinkronkan ke Fatture di Cloud dapat menjadi jalur khusus. Detail pengaturan zona di Panduan pengiriman.

Kode pesanan: penomoran otomatis (dan cara mengubahnya)

Setiap pesanan memiliki kode unik yang mengidentifikasi dokumen secara internal (Kanban, daftar, koneksi) dan muncul di PDF sebagai referensi pesanan.

Mokapen menghasilkan kode secara otomatis saat disimpan jika kosong: sekuensial tahunan ORD-NOMOR-TAHUN format (mis. ORD-1-2026, ORD-2-2026). Setiap tanggal 1 Januari penghitung direset. Jika Anda mengubah tanggal pemesanan ke tahun lain, kode akan dibuat ulang agar sesuai dengan tahun tersebut.

Anda bisa atur kode secara manual: klik kode yang ada di header, ketik sesuai keinginan, simpan. Berguna untuk menyelaraskan dengan ERP atau penomoran akuntansi eksternal. Kode di luar format standar tidak mempengaruhi pengurutan otomatis. Hati-hati terhadap duplikat: lebih baik tinggalkan penomoran otomatis dan lakukan intervensi hanya jika diperlukan.

Dalam PDF/email nama filenya bisa Pengirim - ORD-3-2026.pdf.

Item baris: membuat dokumen komersial pesanan

Item baris adalah inti dari pesanan: baris yang menjelaskan kepada pelanggan apa yang Anda jual atau kirimkan dan berapa biayanya. Setiap baris memiliki judul, jumlah, harga satuan, tarif PPN dan total. Segala sesuatu yang lain — diskon, perhitungan bersih/kotor, margin, pajak — dihitung secara real time saat Anda bekerja.

Saat Anda mengklik + Barang modal terbuka dengan pilihan pertama: jenis baris apa yang akan ditambahkan. Ada lima opsi, dan perbedaannya bukan sekedar tampilan saja — ini mengubah apa yang diwakili oleh baris dalam urutan.

Item baru atau dari penawaran terhubung

Atas perintah ditautkan ke satu atau lebih kutipan (tab Koneksi), itu + Barang tombol menjadi menu dengan dua opsi: Baru (modal standar, seperti pada tanda kutip) dan Dari kutipan terhubung. Opsi kedua hanya muncul jika setidaknya satu kuotasi terhubung ke pesanan — berguna saat pesanan dimulai sebagian atau saat Anda menambahkan baris nanti tanpa memasukkan kembali harga dan PPN.

Memilih Dari kutipan terhubung membuka modal: Anda memilih kutipan mana (jika Anda telah menautkan lebih dari satu), Mokapen memuat item barisnya dengan judul, jumlah dan harga. Centang yang akan diimpor — meskipun hanya sebagian — dan konfirmasikan Menambahkan. Baris yang dipilih ditambahkan ke pesanan dengan data yang sama dengan penawaran (produk/layanan, kuantitas, harga, diskon baris, PPN). Anda kemudian dapat mengeditnya satu per satu seperti baris lainnya.

Lima jenis item

Setiap baris dapat berupa salah satu dari lima jenis berikut, dan pilihannya akan mengubah urutan yang diwakili oleh baris tersebut:

• Melayani — menarik dari Katalog layanan. Gunakan untuk sesuatu yang tidak berwujud (konsultasi, berlangganan, intervensi tarif harian). Pilih layanan dari menu dan harga, PPN, kode dan deskripsi sudah diisi sebelumnya dari katalog. Anda masih dapat mengubahnya di baris jika untuk pelanggan spesifik ini Anda menerapkan harga yang berbeda: katalog tetap tidak berubah.
• Produk — berfungsi seperti Service tetapi menarik dari Katalog produk: perangkat keras, material, lisensi perangkat lunak, apa pun yang berwujud atau dengan SKU.
• Barang umum — baris bebas: tidak ada link katalog, Anda menulis judul, harga dan kuantitas dengan tangan. Sempurna untuk item sesekali yang tidak termasuk dalam katalog ("Perjalanan Milan", "Pengaturan awal satu kali", "Kustomisasi grafis logo").
• Item % umum — baris terhitung: masukkan persentase (positif atau negatif) dan Mokapen menghitung jumlahnya sebagai persentase bersih dari baris sebelumnya. Penggunaan klasik: diskon pesanan (“Diskon loyalitas −10%” setelah mencantumkan semua item) atau biaya tambahan (“Layanan mendesak +15%”). Angka tersebut dihitung ulang secara real time jika Anda menambahkan baris di atas atau mengubah harga.
• Item % hanya teks — seperti sebelumnya tetapi tanpa jumlah yang dihitung: hanya menampilkan label pada dokumen. Gunakan saat Anda ingin memberi tahu pelanggan sesuatu tanpa mengubah total (“Diskon sudah termasuk dalam harga”, “Pengurangan PPN untuk beberapa item”).

Apa yang Anda tulis di setiap baris

Apa pun jenisnya, setiap item baris memiliki bidang yang sama (dengan sedikit perbedaan untuk% jenis):

• Judul Dan catatan — apa yang dibaca pelanggan di PDF. Judul adalah baris utama (“Pemeliharaan server rutin”), catatan adalah deskripsi di bawah ini (“Termasuk dua kunjungan triwulanan, penanganan tiket, pembaruan keamanan”). Diisi sebelumnya dari katalog jika dipilih; Anda menulisnya untuk item umum.
• Kuantitas Dan harga satuan — membuat garis menjadi total. Kuantitas defaultnya adalah 1, jadi untuk layanan sekali pakai Anda hanya memerlukan harganya. Untuk jalur berbasis konsumsi (jam, hari, lisensi) masukkan kuantitas sebenarnya.
• Tarif PPN — dipilih dari yang dikonfigurasi di organisasi Anda (Pengaturan → Penjualan → Pajak). Jika tarif belum dikonfigurasi, Mokapen memperingatkan Anda sebelum mengizinkan Anda membuat item. Sistem menetapkan tarif katalog produk/layanan secara default, atau tarif standar negara Anda untuk item generik.
• Diskon garis — persentase diskon untuk satu item (0–100%): berguna untuk memberikan harga khusus pada satu item tanpa menyentuh item lainnya. Berbeda dengan diskon pelanggan dan diskon dokumen — lihat di bawah.
• Biaya satuan — bidang internal, tidak terlihat oleh pelanggan: digunakan untuk margin dan markup. Jika terisi, pesanan menunjukkan berapa banyak penghasilan Anda pada baris tersebut. Tidak wajib, tetapi jika Anda bekerja dengan margin yang ketat atau menginginkan profitabilitas pesanan, ada baiknya memasukkan setidaknya item utama.

Harga bersih atau kotor: apa yang harus dipilih

Di atas daftar item ada a «Gunakan harga kotor» beralih. Ini bukan detail teknis: ini mengubah arti angka di kolom harga.

• Harga bersih (default) — Anda memasukkan harga tanpa PPN. Jika Anda menulis €100 pada baris dengan PPN 22%, pelanggan akan melihat €100 bersih + €22 PPN = total €122. Standar untuk B2B: kontak Anda berpikir bersih karena mereka memotong PPN.
• Harga kotor — Anda memasukkan harga termasuk PPN. Jika Anda menulis €122 pada baris dengan PPN 22%, Mokapen membagi: €100 bersih, €22 PPN. Wajar untuk B2C: pelanggan pribadi ingin tahu apa yang mereka bayar saat checkout, bukan pembagiannya.

Pengalihan ini berlaku untuk seluruh pesanan: Anda tidak dapat mencampur garis bersih dan kotor. Pilih berdasarkan pelanggan: perusahaan hampir selalu bersih; konsumen akhir hampir selalu kotor.

Diskon: kaskade penuh (hingga lima level)

Diskon berlaku di riam pada basis yang tersisa (persentase tidak bertambah). Selain pelanggan, jalur, dan manual, pesanan juga dapat menggunakan aturan organisasi kuantitas Dan jumlah bersih total. Pengaturan penuh di Panduan diskon.

Urutan umum penerapan pada jalur bersih €1.000:

1. Mulai dari €1.000.
2. Diskon pelanggan (catatan perusahaan), mis. 10% → €900.
3. Diskon lini/item tetap, mis. 5% → €855.
4. Diskon kuantitas (Pengaturan → Pesanan → Diskon), jika dipicu → basis dikurangi lebih lanjut.
5. Diskon jumlah bersih total (pengaturan yang sama), jika tingkat volume tercapai.
6. Diskon dokumen manual (“Tambahkan diskon” di bawah item) — tuas negosiasi terakhir.
7. Menghitung TONG di internet setelah diskon. Lalu tambahkan apa saja biaya pengiriman.

Dalam praktiknya Anda jarang menggunakan semua level secara bersamaan. Pola umum:

• Diskon pelanggan — loyalitas pada catatan perusahaan.
• Diskon garis — harga spesial untuk satu item.
• Kuantitas / volume — aturan grosir otomatis (Panduan diskon).
• Dokumen manual — menutup kesepakatan pada pesanan saat ini.

Blok total menunjukkan setiap tingkat nilai secara terpisah. Sampai Anda mengaktifkan diskon manual, aturan pelanggan, saluran, dan (jika dikonfigurasi) otomatis tetap ada.

Jika pesanan berasal dari an kutipan yang diterima atau kesepakatan yang dimenangkan, Mokapen dapat mengisi baris terlebih dahulu — memverifikasi dan menyesuaikan sebelum mengirim ke pelanggan atau menyinkronkan dengan akuntansi.

Susun ulang, edit, hapus baris

Baris bisa saja diseret untuk menyusun ulang: pesanan di layar adalah pesanan yang dilihat pelanggan di PDF. Tempatkan item utama terlebih dahulu, lalu aksesori, lalu persentase diskonnya — agar pesanan terbaca dengan baik.

Ke mengedit satu baris klik ikon edit: modal pembuatan yang sama dibuka kembali. Untuk menghapus, ikon tempat sampah. Mokapen tidak meminta konfirmasi penghapusan baris (pembuatan ulang memerlukan waktu beberapa detik), namun pada pesanan penting, ada baiknya disimpan secara berkala.

Total: apa yang dilihat pelanggan dan apa yang hanya Anda lihat

Blok total di bagian bawah bagian item menunjukkan semua urutan matematika. Item yang terlihat oleh pelanggan di PDF adalah:

• Jumlah bersih — jumlah baris jumlah kena pajak.
• Diskon diterapkan — satu per satu jika jenisnya berbeda.
• Pajak — dipisahkan berdasarkan tarif PPN.
• Jumlah kotor — angka terakhir yang dilihat pelanggan.

Lalu ada tiga item yang hanya Anda lihat secara internal dan tidak pernah muncul di PDF. Mereka hanya muncul jika Anda mengisi biaya unit pada baris:

• Batas — selisih antara harga bersih dan total biaya.
• % Margin — margin relatif terhadap harga jual.
• % markup — margin relatif terhadap biaya.

Ini adalah metrik profitabilitas internal Anda, berguna untuk memutuskan apakah Anda masih dapat menurunkan harga untuk menutupnya.

Desain dokumen: templat PDF dan cara menyesuaikannya

PDF yang diterima pelanggan tidak selalu dibuat dari awal: dimulai dari a templat yang menentukan tata letak, warna, posisi logo, struktur tabel item baris, tempat tanda tangan diletakkan. Pada catatan pesanan Anda menemukan Desain blok dengan dropdown untuk memilih template mana yang akan digunakan.

Templat sistem (siap digunakan)

Mokapen menyertakan empat templat default — Standar 1, Standar 2, Standar 3, Standar 4 — dengan tata letak yang berbeda. Mereka berbeda dalam posisi logo (kiri atas, tengah, kanan), gaya tabel garis (dengan atau tanpa baris bergantian, batas atau pemisah saja), tata letak blok pengirim/penerima, posisi blok tanda tangan. Mereka sudah dikonfigurasi dan secara otomatis menggunakan data organisasi Anda (logo, warna, data pajak).

Jika Anda baru memulai dan tidak punya waktu untuk melakukan penyesuaian, cobalah empat templat standar dengan urutan yang sama (cukup ubah templat dan klik Pratinjau) dan pilih yang Anda suka. Banyak pengguna tetap menggunakan template standar selama bertahun-tahun tanpa masalah.

Templat khusus organisasi Anda

Jika Anda memiliki kebutuhan khusus — warna merek yang tepat, tata letak yang dibutuhkan oleh sektor Anda, blok tambahan seperti ketentuan garansi atau tanda tangan digital — Anda dapat membuatnya templat khusus dalam organisasi Templat area (menu samping). Setiap templat memiliki tipe tertentu (Pesanan, Penawaran, Faktur...) dan mendefinisikan struktur dokumen dengan blok yang dapat disesuaikan.

Templat khusus memungkinkan Anda:

• Tentukan blok mana yang akan ditampilkan dan posisinya (header, pengirim, penerima, tabel baris, ketentuan, tanda tangan, catatan hukum).
• Atur warna, font, dan gaya tabel agar sesuai dengan merek.
• Pramuat teks standar di kondisi perekonomian: saat Anda membuat pesanan baru dengan templat tersebut, teks ketentuan terisi secara otomatis dengan kata-kata yang Anda siapkan (validitas, syarat pembayaran, referensi peraturan).

Dalam daftar templat organisasi Anda, Anda dapat menandai templat sebagai bawaan: akan diusulkan secara otomatis pada semua pesanan baru. Berguna ketika seluruh tim penjualan harus menggunakan tata letak yang sama tanpa memikirkannya.

Jika Anda mengubah templat pesanan yang sudah ada (misalnya karena pelanggan tersebut memerlukan tata letak yang berbeda) dan menyimpan, pratinjau, dan pengunduhan akan menggunakan desain baru — tanpa menyentuh item, harga, atau ketentuan yang sudah Anda tulis.

Kondisi ekonomi: teks bebas pesanan

Di Dokumen blok Anda menemukan kondisi perekonomian editor: area teks kaya (tebal, miring, daftar, tautan, tabel) tempat Anda menulis segala sesuatu di sekitar item dan angka. Ketentuan pembayaran («30 hari sejak tanggal faktur"), validitas penawaran ("berlaku hingga 31/03/2026"), klausul kerahasiaan, waktu pengiriman, jaminan, penalti, referensi peraturan.

Jika Anda menyetel templat dengan ketentuan yang dimuat sebelumnya, editor akan mengisi secara otomatis saat pembuatan pesanan — Anda hanya mengubah apa yang diperlukan untuk kasus tertentu. Jika templat tidak memiliki ketentuan yang dimuat sebelumnya, Anda memulai dengan kosong dan menulis dengan bebas.

Teks ketentuan muncul pada PDF di bawah tabel item, sebelum blok tanda tangan. Itu tidak diindeks atau dianalisis oleh Mokapen: konten dokumen murni, format yang Anda lihat di editor adalah apa yang dilihat pelanggan.

Pratinjau, unduh, dan kirim ke pelanggan

Ketika pesanan sudah siap — barang dimasukkan, ketentuan ditulis, pelanggan terhubung — sekarang saatnya untuk mengirimkannya. Mokapen memberi Anda tiga jalur, dari yang paling sederhana hingga yang paling profesional.

Pratinjau: periksa sebelum mengirim

Itu Pratinjau tombol kanan atas catatan menunjukkan PDF persis seperti yang dilihat pelanggan, langsung di browser dalam format A4. Itu tidak menghasilkan file untuk diunduh: ini adalah rendering langsung dengan data dan templat saat ini.

Gunakan itu selalu sebelum mengirim. Ini mengungkapkan dalam dua detik apa yang Anda lewatkan dalam catatan: judul baris terpotong karena terlalu panjang, catatan terbungkus buruk, logo diposisikan dengan cara yang tidak Anda sukai dengan templat ini, tarif PPN yang salah pada sebuah baris. Edit, simpan, buka pratinjau lagi — ulangi hingga puas.

Penting: pratinjau mencerminkan disimpan keadaan pesanan. Jika Anda baru saja mengubah item atau ketentuan dan belum menyimpannya, pratinjau mungkin tidak menampilkan perubahan terbaru. Simpan dan coba lagi.

Unduh: PDF atau Word

Itu Unduh tombol membuka menu dengan dua opsi: PDF Dan Kata (docx). PDF adalah format pengiriman standar — tidak dapat diedit oleh pelanggan, profesional, universal. Nama file dibuat secara otomatis sebagai Nama Pengirim - Kode Pesanan.pdf (contoh: «Acme Srl - ORD-3-2026.pdf»), jadi ketika pelanggan menyimpannya, mereka menemukannya sudah teridentifikasi.

Kata melayani dua kasus tertentu: ketika Anda perlu menyesuaikan dokumen secara manual sebelum mengirim (menambahkan paragraf khusus yang tidak Anda inginkan dalam sistem), atau ketika pelanggan meminta format yang dapat diedit untuk diintegrasikan ke dalam dokumen yang lebih besar. Catatan: Word yang diekspor adalah cuplikan pesanan — perubahan di sana tidak dikembalikan ke Mokapen.

Kirim email: dikirim langsung dari pesanan

Itu Kirim email tombol membuka modal untuk mengirim pesanan ke pelanggan tanpa meninggalkan Mokapen, dengan PDF terlampir.

Penerima sudah diisi sebelumnya dengan kontak tertaut atau email perusahaan. Anda dapat menambahkan lebih banyak penerima yang dipisahkan dengan titik koma — berguna ketika kontak Anda ingin menyalin pembelian atau akuntan mereka. Itu Dari bidang mengusulkan alamat email yang dikonfigurasi sebagai koneksi SMTP dalam organisasi: jika Anda tidak memilikinya, Mokapen menggunakan alamat sistemnya (email tetap masuk, tetapi dari alamat umum). Agar terlihat profesional, hubungkan setidaknya satu alamat perusahaan (info@, sales@, pribadi Anda) dalam koneksi email.

Itu subjek isi terlebih dahulu dengan «Pesan {kode}» — ubah menjadi sesuatu yang lebih spesifik (“Proposal pemeliharaan tahun 2026 kami”). Itu tubuh diatur dengan salam standar, tetapi Anda dapat menulis ulang sepenuhnya: catatan komersial terakhir Anda, referensi ke percakapan, langkah selanjutnya.

Di bawah ini Anda menemukan dua opsi penting:

• Lampirkan dokumen PDF (diaktifkan secara default) — membuat PDF pesanan dan melampirkannya, sehingga pelanggan selalu memiliki salinannya meskipun mereka tidak mengeklik tautan.
• Menerima salinan BCC — mengirimkan salinan tersembunyi ke alamat Anda, berguna untuk melacak dengan tepat apa yang Anda kirim dan kapan.

Setelah dikirim, acara tersebut dicatat dalam pesanan garis waktu (tanggal, waktu, penerima): meskipun Anda kembali tiga minggu kemudian, Anda tahu persis kapan Anda mengirimkannya.

Sinkronkan dengan perangkat lunak faktur

Mokapen adalah CRM dan dokumen komersial, bukan perangkat lunak faktur: faktur elektronik, register PPN, dan pencatatan jurnal akuntansi (Fatture in Cloud, ERP, akuntan). Untuk pesanan, sinkronisasi adalah langkah kuncinya — di sini data dapat ditagih tanpa harus masuk kembali.

Integrasi yang paling matang adalah dengan Fatture di Cloud: detail di panduan Fatture in Cloud khusus. Dengan menghubungkan akun FIC, catatan pelanggan, katalog produk/layanan dan pesanan dengan item baris mengalir dari Mokapen ke Fatture in Cloud, yang kemudian menjadi e-faktur. Arah dapat dikonfigurasi (hanya ekspor, atau dua arah).

Pada pesanan tersebut Sinkronisasi tab menunjukkan status: disinkronkan, operasi terakhir yang berhasil, kesalahan apa pun. Setelah perubahan item atau jumlah di Mokapen, sinkronisasi baru mungkin diperlukan sebelum akuntansi menerbitkan faktur.

Catatan adalah cocok antar sistem dengan nomor PPN dan kode pajak anti duplikat. Pemetaan PPN dan filter sinkronisasi dapat dikonfigurasi per organisasi di Integrasi.

Alur tipikal: penawaran diterima → pesanan di Mokapen → sinkronisasi pesanan ke FIC → e-faktur dari akuntansi. Mokapen menangani CRM dan dokumen pemesanan; kepatuhan fiskal tetap pada sistem akuntansi yang terhubung.

Membuat pesanan

Ada tiga cara untuk memulai, dan pilihannya mengubah seberapa banyak pekerjaan yang Anda lakukan.

• Dari kutipan yang diterima (disarankan bila ada) — dari penawaran dengan status Diterima, otomatisasi saluran pipa, atau + Buat dan sambungkan → Pesan tombol. Item, pelanggan, jumlah dan ketentuan disalin; pesanan lahir sudah tertaut dengan kutipan sumber. Lihat Panduan kutipan untuk aliran penerimaan.
• Dari kesepakatan yang dimenangkan — dari catatan kesepakatan, + Buat dan sambungkan → Pesan. Pengisian awal data pelanggan dan komersial; menambahkan atau memverifikasi item baris.
• Modus langsung — dari halaman Pesanan, klik + Pesan kanan atas. Untuk penjualan yang sudah disepakati tanpa penawaran resmi atau pesanan berulang. Buat catatan pelanggan dengan cepat jika diperlukan.

Dalam semua kasus, urutan operasionalnya sama:

1. Berikan yang jelas judul: «Perintah pemeliharaan 2026 — Acme Srl» lebih baik daripada «Pesanan Acme».
2. Memeriksa penerima Dan pengirim.
3. Pilih dokumennya templat (Jenis pesanan) atau biarkan default.
4. Tambahkan atau verifikasi item: item utama terlebih dahulu, lalu aksesori, lalu persentase diskon.
5. Menulis kondisi perekonomian atau memperbaiki teks yang dimuat sebelumnya dari templat.
6. Mengatur pemilik, tanggal pemesanan dan inisial status saluran pipa.
7. Menyimpan. Mokapen memberikan kode ORD-N-TAHUN jika Anda tidak mengaturnya, hitung totalnya dan pesanan siap.

Klik Pratinjau, Kemudian Kirim email, Unduh PDF atau mulai sinkronisasi dengan akuntansi — tergantung pada langkah selanjutnya dalam proses Anda.

Semuanya tidak harus sempurna pada penyimpanan pertama: Anda dapat kembali mengedit item, harga, dan teks. Setelah sinkronisasi ke Fatture di Cloud, perubahan di Mokapen mungkin memerlukan sinkronisasi baru.

Mengedit pesanan

Perubahan urutan dilakukan dengan tiga cara berbeda, bergantung pada apa yang perlu Anda ubah dan berapa banyak catatan.

Edit langsung pada catatan

Buka catatan pesanan (dari Kanban atau Daftar) dan edit jika diperlukan: klik judul untuk mengganti nama, ikon pensil di sebelah bidang untuk memperbaikinya, menambah/menghapus item baris, menulis ulang kondisi. Di panel samping, bidang disimpan secara otomatis satu per satu saat Anda meninggalkan fokus. Pada halaman penuh Anda harus mengklik Simpan ketika Anda menyelesaikan blok yang sedang Anda kerjakan.

Catatan: jika Anda mengubah teks item atau ketentuan, ingatlah untuk melakukannya simpan dulu sebelum membuat pratinjau atau mengirim — jika tidak, PDF yang dikirim masih versi sebelumnya.

Meningkatkan status dari Kanban

Jika satu-satunya hal yang berubah adalah fase pesanan (dipindahkan ke pemenuhan, ditagih, pengiriman selesai), jangan buka catatan: seret kartunya di Kanban dari satu kolom ke kolom lainnya. Pembaruan status secara instan. Cara paling efisien untuk mengelola pemenuhan selama rapat operasi atau pekerjaan terbuka di pagi hari.

Satu batasan: status «terminal» — yang 100% (seperti Terpenuhi) atau 0% (Dibatalkan) — hanya dapat diubah ke status lain oleh pengguna dengan anggota peran dalam organisasi. Perlindungan untuk mencegah kolaborator eksternal dari «membuka kembali» order yang sudah ditutup.

Edit massal dari tampilan Daftar

Saat Anda perlu mengubah sesuatu pada banyak pesanan — menugaskan ulang semua staf penjualan yang keluar, menambahkan tag ke kumpulan pesanan musim panas, memindahkan status pada kumpulan pesanan — alihkan ke Daftar lihat, filter untuk menemukan pesanan yang tepat, pilih dengan kotak centang, dan klik Sunting di bilah tindakan yang muncul di bagian atas.

Modal edit massal hanya menampilkan bidang yang masuk akal secara massal: pemilik, status, tag, bidang khusus sederhana. Anda tidak dapat mengedit item atau teks secara massal — item atau teks tersebut menurut definisinya spesifik untuk satu pesanan. Konfirmasikan, dan perubahan berlaku untuk semua pilihan.

Tindakan massal lainnya di bilah yang sama adalah Klon, Arsip Dan Menghapus — lihat bagian khusus.

Menghapus pesanan

Hapus pesanan yang dibuat karena kesalahan atau pengujian duplikat. Lebih menyukai Arsip jika pesanan memiliki riwayat yang berguna (dikirim, dipenuhi atau disinkronkan, koneksi dengan pelanggan atau kesepakatan) dan Anda tidak ingin kehilangan jejak pada kontak atau perusahaan.

Penghapusan tunggal

1. Buka catatan → Pilihan (tiga titik) → Menghapus (barang merah).
2. Konfirmasikan di modal.

Dengan Premium Lanjutan pesanan masuk ke sampah (Halaman pesanan → Tindakan → Pesan sampah). Dari sana Anda bisa Memulihkan atau Hapus secara permanen. Jika Anda membuka order yang sudah ada di sampah, akan muncul banner Pulihkan/Hapus secara permanen.

Pada Bebas penghapusan paket (tanpa Premium Lanjutan) secara umum permanen tepat setelah konfirmasi, tanpa sampah — periksa izin organisasi Anda.

Penghapusan berulang kali

1. Tampilan daftar → pilih → Menghapus (tombol merah) → konfirmasi.

Pertimbangkan dampak pada sinkronisasi dan invoice yang sudah dimulai sebelum penghapusan permanen.

Mengarsipkan pesanan

Perintah tidak seperti tugas yang Anda "selesaikan" dan pesanan itu hilang. Bahkan ketika pekerjaan telah selesai — dipenuhi, ditagih, dibatalkan — catatan tersebut tetap berguna: ini adalah riwayat komersial pelanggan, dan boleh saja menemukannya dalam kaitannya dengan catatan mereka, dalam laporan tahun, dalam analisis pesanan sebelumnya. Arsip melakukan hal ini: memindahkan urutan dari tampilan aktif (Kanban dan Daftar tidak lagi menampilkannya) namun tetap menjaganya tetap utuh. Ini masih muncul di catatan pelanggan tertaut dan dalam laporan historis, dan Anda dapat memeriksanya kapan saja Pesanan → Tindakan → Arsip pesanan.

Arsip tunggal

1. Buka catatan → Pilihan → Arsip.
2. Konfirmasikan di modal.

Untuk membukanya kembali (pelanggan menelepon kembali beberapa bulan kemudian dan Anda ingin melanjutkan dari sana): temukan di arsip, buka catatan, Pilihan → Pulihkan, dan kembali ke Kanban aktif dalam status sebelum pengarsipan.

Banyak arsip

1. Tampilan daftar → pilih → Arsip di bilah massal → konfirmasi.

Kapan mengarsipkan dan kapan menghapus? Aturan praktis: arsipkan jika pesanan benar-benar terjadi (dikirim, ada diskusi, ada nilai sejarahnya), hapus jika itu kesalahan (dibuat karena kesalahan, duplikat, pengujian). Jangan mengarsipkan untuk “pembersihan”: Kanban dengan filter sudah memberikan semua pembersihan yang Anda perlukan, dan pesanan lama namun bagus merupakan nilai tambah pada catatan pelanggan.

Mengkloning pesanan

Jika Anda memiliki pesanan templat yang sering Anda gunakan kembali — struktur item yang sama dengan sedikit variasi untuk pelanggan berbeda — jangan selalu membuat ulang dari awal: tirulah pesanan tersebut. Urutan kloning menyimpan semua item, ketentuan, templat, dan lampiran yang dipilih; Anda mengubah pelanggan penerima dan menyesuaikan harga jika diperlukan.

Klon tunggal

1. Buka catatan → Pilihan (tiga titik) → Klon.
2. Di modal pilih dengan kotak centang apa yang akan dibawa ke salinan: item (selalu), dan opsional lampiran, koneksi, komentar, riwayat garis waktu. Jika Anda bekerja di beberapa organisasi dengan akun yang sama, Anda dapat mengkloning pesanan ke organisasi lain.
3. Mengonfirmasi.

Mokapen membuat tatanan baru dengan menambahkan akhiran pada judulnya untuk membedakannya dengan aslinya. Ia mendapat kode baru (berurutan tahun berjalan) dan tidak ditautkan ke pelanggan asli — Anda menetapkan penerima yang tepat. Yang asli tetap tidak berubah: kloning adalah salinan, bukan perpindahan.

Banyak klon

1. Tampilan daftar → pilih dengan kotak centang → Klon di bilah massal → pilih opsi sekali untuk semua → konfirmasi.

Dari penawaran atau kesepakatan yang dimenangkan

Sebagian besar pesanan datang dari sesuatu yang sudah terjadi di hulu — penawaran harga yang diterima atau kesepakatan yang dimenangkan. Mokapen menghindari memasukkan kembali barang dan data pelanggan dalam langkah-langkah ini.

Ada dua jalur utama:

• Dari kutipan yang diterima — ketika pelanggan menerima (online melalui OTP, secara manual atau dengan otomatisasi saluran 100%), Mokapen menawarkan untuk membuat pesanan tertaut dengan item, jumlah, dan ketentuan yang sama. Konfirmasikan modalnya dan dalam hitungan detik Anda akan menerima pesanan dengan kode ORD-N-TAHUN, ditautkan ke kutipan di Connections. Kutipan tetap ada di sistem: dari catatan pelanggan Anda melihat «penawaran dikirim pada bulan Maret, diterima pada bulan April, pesanan dikeluarkan pada bulan April». Detail tentang alur kutipan di Panduan kutipan.
• Dari kesepakatan yang dimenangkan — dari catatan kesepakatan, + Buat dan sambungkan → Pesan. Pengisian awal data pelanggan, kontak, dan komersial; menambahkan atau memverifikasi baris. Koneksi dua arah tetap terlacak untuk pelaporan dan audit.

Dalam kedua kasus tersebut, selalu verifikasi barang, harga, dan ketentuan sebelum dikirim ke pelanggan atau disinkronkan: penawaran harga mungkin telah dinegosiasikan hingga saat-saat terakhir, dan pesanan adalah dokumen yang pasti.

Bagian terkait

Tatanan ini tidak hidup terisolasi: kawasan Mokapen lain mengelilinginya dan patut diketahui untuk benar-benar memanfaatkannya.

• Koneksi — menghubungkan pesanan dengan penawaran, kutipan sumber, proyek, tugas tindak lanjut, tiket dukungan, pesanan terkait lainnya. Setiap koneksi bersifat dua arah (dari urutan Anda melihat tugas, dari tugas Anda melihat urutannya). Saat Anda membuka catatan pelanggan enam bulan kemudian, Anda merekonstruksi semua yang terjadi secara sekilas.
• Lampiran — lampirkan spesifikasi pesanan, spesifikasi teknis, draf kontrak, tangkapan layar yang dikirim pelanggan. Mereka tetap berada dalam catatan pesanan dan dapat ditemukan mencari file organisasi.
• Pembaruan — garis waktu (atau log aktivitas) adalah riwayat lengkap segala sesuatu yang terjadi pada pesanan: kapan dibuat, siapa yang mengubah apa dan kapan, setiap email yang dikirim (dengan penerima), setiap dokumen yang dikirim dan disinkronkan (dengan IP dan tanggal). Berguna secara forensik: jika ada diskusi tentang «apa yang kami katakan», timeline memberikan jawabannya dengan data.
• Tag — klasifikasi gratis untuk menyaring dan mencari dengan cepat: «Perusahaan», «Pembaruan», «Untuk meluncurkan kembali», «Kompleks», taksonomi apa pun yang masuk akal bagi Anda. Filter halaman pesanan berfungsi sangat baik dengan tag.

Pengaturan pesanan

Pengaturan aktif Pengaturan → Penjualan → Pesanan. Dengan aplikasi Pesanan dan paket Premium yang sesuai, Anggota (dan yang lebih tinggi) dapat mengelolanya — tidak hanya Pemilik. Kartu yang tersedia:

• Saluran pipa dan status — lihat di bawah.
• bidang Dan Daftar & kolom — ditandai segera hadir di UI (belum dapat dikonfigurasi dari hub ini).
• Diskon — aturan kuantitas otomatis dan total bersih (+ kaskade dengan pelanggan/jalur/manual).
• Pengiriman — zona geografis (tetap atau berdasarkan berat, pengiriman gratis). Tanpa zona, ongkos kirim pada pesanan tetap manual.

Kolom tampilan daftar masih dapat diadaptasi dari menu Tindakan Daftar jika produk mengizinkan; bidang khusus organisasi tetap berada di area pengaturan bidang/entitas global, bukan pada kartu «segera hadir» ini.

Pipa pesanan dan status

Model pipa pesanan pemenuhan operasional, bukan negosiasi komersial (yang tetap pada tanda kutip). Secara default Mokapen mengusulkan tujuh status:

• Orde Baru (20%) — baru saja dibuat, menunggu pengambilalihan.
• Diambil alih (40%) — seseorang dalam tim sedang mengerjakan pemenuhan.
• Untuk ditagih (60%) — siap untuk beralih ke akuntansi.
• Ditagih (80%) — faktur diterbitkan (atau sinkronisasi selesai ke akuntansi).
• Terpenuhi (100%) — pekerjaan berhasil ditutup.
• Siaga (0%) — jeda sementara.
• Dibatalkan (0%) — pesanan tidak diproses.

Persentase ("kemajuan") memenuhi standar pada kartu dan laporan Kanban. Sesuaikan status, urutan kolom, dan kemajuan Pengaturan → Penjualan → Pesanan → Saluran Pipa dan status. Beberapa saluran pipa dan pembatasan tim berfungsi seperti pada kutipan.

Di luar area pesanan tetapi penting untuk membuatnya berfungsi dengan baik, ada dua konfigurasi lagi:

• Tarif pajak (Pengaturan → Penjualan → Pajak) — jika Anda belum mengonfigurasi setidaknya satu, item tidak dapat dibuat.
• Templat dokumen (menu Templat organisasi) — tempat Anda menyesuaikan templat PDF yang kita diskusikan di bagian «Desain dokumen».

Laporan pesanan

Kanban dan List digunakan untuk mengerjakan pesanan individual; untuk memahami kinerja keseluruhan — berapa banyak pesanan yang Anda buat pada kuartal tersebut, siapa tenaga penjualan teratas, produk mana yang paling sering dipesan, tren pesanan yang dipenuhi dan ditagih — ada yang khusus laporan, dapat diakses dari Laporan pesanan halaman (memerlukan paket Premium).

Laporan yang tersedia mencakup pandangan analitis yang paling berguna dalam siklus penjualan:

• Distribusi berdasarkan status — berapa banyak pesanan di setiap fase jalur pipa: penting untuk melihat kemacetan.
• Distribusi melalui pipa — jika Anda menggunakan lebih dari satu, lihat bagaimana pekerjaan didistribusikan ke seluruh saluran.
• Kinerja oleh pemilik — jumlah pesanan dan volume ekonomi per tenaga penjualan.
• Barang yang paling banyak dipesan — produk/layanan mana yang paling sering dipesan. Sebuah tambang emas untuk memahami apa yang sebenarnya diminta pasar.
• Pesanan per pelanggan — siapa yang Anda lindungi dan berapa nilainya.
• Volume ekonomi menurut periode — tren bulanan, triwulanan, tahunan.
• Margin dan markup — profitabilitas pesanan. Hanya berfungsi jika Anda mengisi biaya unit pada item baris: tanpa biaya, laporan tetap kosong.

Seperti di tempat lain di Mokapen, laporan menghormati izin organisasi: setiap pengguna hanya melihat catatan yang dapat mereka akses berdasarkan peran. Staf penjualan tidak secara otomatis melihat pesanan rekan kerja kecuali jika izin mengizinkan — berguna untuk tim dengan persaingan internal atau data sensitif.