La Guida di Mokapen

Guida ai Task

L'area Task è il cuore operativo di Mokapen per organizzare il lavoro quotidiano del team. Ogni task rappresenta un'azione concreta da completare — una telefonata, una revisione, un'attività di follow-up — con responsabile, scadenza e stato di avanzamento.

A cosa serve l'area Task

I task ti permettono di:

• Pianificare il lavoro del team con scadenze visibili in calendario e nelle viste per data.
• Assegnare responsabilità chiare: ogni task ha un referente che sa cosa deve fare e entro quando.
• Collegare le attività al CRM: un task può essere connesso a contatti e società, a ticket o inserito in un progetto.
• Monitorare l'avanzamento con checklist interne, ore registrate e report aggregati.
• Coordinare team distribuiti: tutti vedono gli stessi task (o solo quelli autorizzati se privati) e possono aggiornarli in tempo reale.

Un task isolato resta un'azione rapida; raggruppando più task in un progetto ottieni una visione d'insieme di iniziative più ampie. Accedi all'area dalla pagina Task nel menu Attività.

Collegare un task a un progetto

Ogni task può essere associato a un progetto che raggruppa le azioni verso un obiettivo comune (es. «Lancio sito web 2026» con i task «Brief design», «Sviluppo frontend», «Test QA»). Quando assegni un task a un progetto:

• il task compare nel tab Task della scheda progetto, con contatore avanzamento (es. 3/8 completati);
• in Kanban task puoi raggruppare per progetto e vedere tutti i task dello stesso progetto;
• condividi contesto organizzativo: workarea, responsabile, scadenze e report a livello di iniziativa.

Un task senza progetto resta valido per attività puntuali; per iniziative strutturate conviene creare il progetto e poi i task al suo interno. Per gestire progetti e workarea consulta la guida Progetti.

Nel tab Dati del task, il campo Progetto permette di selezionare o cambiare il progetto in qualsiasi momento (menu Opzioni → Sposta per spostare il task in un altro progetto).

Barra superiore della pagina Task

Nella pagina elenco task (Kanban, Schede, Calendario o Lista) la barra in alto contiene:

• Filtri (Premium): pannello avanzato per progetto, date, responsabile, etichette, campi custom.
• Azioni: import/export, accesso ad archivio e cestino, modifica colonne (Lista).
• Viste: Kanban | Schede | Calendario | Lista — i filtri attivi restano applicati al cambio vista.
• Utenti / Team: menu avatar per vedere i task di un collega o di un team.
• + Task: crea un nuovo task.

La scheda del task

Cliccando sul titolo di un task si apre la scheda laterale. Da lì gestisci tutto il ciclo di vita del task. Con il piano Premium puoi aprire la stessa scheda a pagina intera (icona frecce di espansione → page task): layout identico, più spazio e pulsante Salva fisso in alto a destra.

Intestazione scheda

• Checkbox (accanto al titolo): segna il task come completato o riaprilo.
• Titolo: clicca per modificarlo inline.
• Badge Archiviato: compare se il task è in archivio.
• Salva (solo page task): conferma tutte le modifiche in un colpo solo.

Barra azioni della scheda

Sotto l'intestazione, la barra con le icone permette azioni rapide senza aprire i tab:

• Priorità (icona bandiera): imposta Normale o Urgente. I task urgenti mostrano l'icona gialla con punto esclamativo nelle viste.
• Privacy (lucchetto): Pubblico (visibile ai membri dell'organizzazione) o Privato (solo responsabile e stakeholder indicati).
• Etichette: assegna etichette colorate per categorizzare. Vedi la guida Etichette.
• Colore (goccia): colore di sfondo del titolo nella scheda e nelle card Kanban.
• Allegati (graffetta): carica file da computer o cloud. Badge con il numero di file collegati. Vedi la guida Allegati.
• Note adesive (Premium): post-it visibili sulla scheda per promemoria rapidi.
• Copia link: copia l'URL diretto al task da condividere con i colleghi.
• Pagina intera (frecce espansione, Premium): apre la page task in una nuova scheda browser.
• Opzioni (tre puntini verticali): menu con Clona, Sposta, Trasforma in progetto, Archivia, Modifica scheda, Elimina. Spiegato sotto.
• + Crea e connetti (pulsante verde): crea al volo un'entità collegata (nuovo task, ticket, contatto, deal…) partendo da questo task.

Menu Opzioni (tre puntini)

Apri la scheda del task → icona tre puntini verticali in alto a destra:

• Clona: duplica il task con titolo, campi e checklist (utile per attività ricorrenti).
• Sposta: trasferisce il task in un altro progetto dell'organizzazione.
• Trasforma in progetto: converte il task in un progetto; le voci checklist diventano task del nuovo progetto.
• Archivia / Ripristina (Premium): sposta il task in archivio o lo riporta nelle viste operative.
• Modifica scheda (admin): apre le impostazioni layout della scheda task in una nuova finestra.
• Elimina / Ripristina: soft delete verso il cestino, o ripristino se già eliminato.

Tab della scheda

I tab sotto la barra azioni organizzano i contenuti del task:

• Dati: tutti i campi del task (progetto, responsabile, date, descrizione, campi personalizzati).
• Checklist, Connessioni, Tempo: funzionalità condivise tra entità — vedi sezione Sezioni collegate.
• Menu a tendina aggiuntivo: Marketing, Integrazioni (sync con app esterne), Aggiornamenti (cronologia scheda).

Sezioni collegate (comuni a più entità)

Alcune parti della scheda task sono identiche su progetti, contatti, ticket e altre entità. Per il dettaglio operativo consulta le guide dedicate:

• Checklist — micro-azioni da spuntare, barra di progresso, riordino drag-and-drop.
• Connessioni — collega task a contatti, società, ticket, deal e altre entità CRM.
• Tempo — registra ore lavorate e confronta con la stima (Premium).
• Etichette — etichette colorate per filtrare e raggruppare in Kanban.
• Allegati — documenti da computer o cloud (Drive, OneDrive).
• Aggiornamenti — cronologia modifiche, commenti, connessioni ed email collegate al task.

Creare un task

Procedura

1. Vai alla pagina Task.
2. Clicca + Task in alto a destra.
3. Digita il titolo (obbligatorio): sii specifico («Chiamare Rossi per preventivo Q2», non «Chiamata»).
4. Nel tab Dati compila progetto, responsabile, date, descrizione e campi custom.
5. Opzionale: aggiungi checklist, connessioni o tempo nei rispettivi tab.
6. Salva la scheda.

Puoi creare task anche dal tab Task di un progetto, da una connessione su contatto/società, o tramite automazioni.

Campi principali nel tab Dati

• Progetto: collega il task al progetto di appartenenza. Vedi anche Collegare un task a un progetto.
• Responsabile: chi deve completare il task.
• Stakeholder: altri membri coinvolti che ricevono visibilità.
• Date inizio / scadenza: compaiono in Calendario e Schede.
• Descrizione: dettagli operativi; usa @nome per menzionare colleghi.
• Campi personalizzati: definiti in Impostazioni Task.

Modificare un task

Modifica singola

1. Apri la scheda cliccando sul titolo.
2. Modifica i campi nel tab Dati (clic sul valore → edit inline) o usa la barra azioni per priorità, etichette, colore, ecc.
3. Salva: automatico campo per campo nella scheda laterale, oppure pulsante Salva in page task.

Chiudere e riaprire

Checkbox accanto al titolo: un click chiude il task, un secondo click lo riapre. I task chiusi restano visibili nelle viste finché non li archivi o elimini.

Modifica massiva (vista Lista, Premium)

1. Passa alla vista Lista.
2. Seleziona i task con le checkbox a sinistra.
3. Clicca Modifica nella barra azioni sopra la tabella.
4. Nel modale, aggiungi i campi da aggiornare (progetto, responsabile, date, priorità…) e imposta i valori.
5. Conferma: i valori si applicano a tutti i task selezionati.

Eliminare un task

Elimina task creati per errore, duplicati o bozze mai usate. Non confondere con Archivia: l'eliminazione toglie il record dalle viste (o dal cestino); l'archivio nasconde task conclusi mantenendo storico leggibile.

Eliminazione singola

1. Apri la scheda del task.
2. Menu Opzioni (tre puntini) → Elimina (voce rossa).
3. Conferma nel modale.

Con Premium avanzato il task va nel cestino (pagina Task → Azioni → Cestino task). Da lì puoi Ripristinare o Eliminare definitivamente. Se apri un task già nel cestino, compare il banner con Ripristina / Elimina definitivamente.

Su piano Free (senza Premium avanzato) l'eliminazione è in genere definitiva subito dopo la conferma, senza cestino — verifica i permessi della tua organizzazione.

Eliminazione multipla

1. Nella vista Lista, seleziona i task.
2. Clicca Elimina (pulsante rosso sopra la tabella).
3. Conferma.

Archiviare un task

L'archivio è la scelta giusta per task completati o sospesi che vuoi tenere nello storico senza ingombraare Kanban, Schede e Calendario.

Archiviare un singolo task

1. Apri la scheda → Opzioni → Archivia (Premium).
2. Conferma nel modale.

Archiviare più task / consultare l'archivio

• Multiplo: vista Lista → seleziona → Archivia nella barra azioni.
• Consultare: pagina Task → Azioni → Archivio task.
• Ripristinare: dall'archivio seleziona e clicca Ripristina, oppure Opzioni → Ripristina da archivio sulla singola scheda.

I task archiviati non compaiono nelle viste operative standard ma restano raggiungibili da archivio, connessioni e report storici.

Viste dei task

Quattro modalità di visualizzazione, selezionabili in alto. Filtri e utente/team selezionato restano attivi al cambio vista.

Kanban (predefinita)

Colonne interattive con drag-and-drop. Menu Raggruppa per: Progetto (default), Scadenza, Responsabile, Etichette, Colore (Premium). Ideale per flussi visuali e stand-up meeting.

Schede

Task ordinati per scadenza: in alto quelli scaduti o in scadenza imminente. Utile per la pianificazione giornaliera «cosa fare oggi».

Calendario

Task su calendario per data scadenza/inizio. Mostra il carico di lavoro distribuito nel tempo.

Lista (Premium)

Tabella con colonne configurabili, ordinamento, ricerca testuale e azioni bulk (Modifica, Clona, Archivia, Elimina). Icona lucchetto = task privato; pallino colorato = aggiornato di recente.

Filtri

• Filtri (Premium): modale con filtri su progetto, date, responsabile, etichette, stato, campi custom.
• Utenti / Team: limita i task al responsabile o team scelto.
• Ricerca Lista: campo filtro sopra la tabella.

Impostazioni Task

In Impostazioni Task (admin):

• Campi: crea campi personalizzati (testo, numero, select…).
• Scheda: ordine e visibilità campi nella scheda task.
• Lista e colonne: colonne della vista Lista.
• Grafici: widget nei report task.

Dalla Lista: Azioni → Modifica colonne apre l'editor colonne direttamente.

Report Task

La sezione Report Task (Premium) riepiloga i task a cui hai accesso in base a ruolo e permessi organizzazione: vedi solo record e campi autorizzati, non l'intero workspace. Serve per analisi di carico, ritardi ed export — per il lavoro quotidiano usa Kanban, Schede e Lista.

• Dashboard: grafici su stato, progetto, priorità, team, responsabile, ore, etichette.
• Lista report: tabella analitica con filtri ed export CSV/Excel.
• Gantt task (Premium): timeline per progetto e scadenze.

Usa i report per individuare ritardi, squilibri di carico tra membri e ore consuntivate vs stimate.