La Guida di Mokapen

Allegati

Gli Allegati associano file a un'entità Mokapen: contratti, brief, screenshot, fatture, presentazioni. Restano nel contesto della scheda (task, progetto, contatto, ticket, deal…) così chi apre il record trova subito i documenti rilevanti, senza cercare in email o drive personali scollegati dal CRM.

Ruolo nel CRM

Gli allegati completano dati strutturati e connessioni:

• Deal / preventivo: PDF firmato, capitolato, offerta inviata.
• Ticket: screenshot errore, log, risposta fornitore.
• Progetto / task: mockup, specifiche, deliverable approvato dal cliente.
• Contatto / società: visura, NDAs, documenti onboarding.

Il badge numerato sulla graffetta indica quanti file sono collegati — segnale rapido in elenco e Kanban.

Caricare un file

1. Apri la scheda dell'entità.
2. Barra superiore → icona graffetta (Allegati).
3. Scegli la sorgente:
   • Il tuo computer — upload nello spazio Mokapen dell'organizzazione.
   • Google Drive o OneDrive (con integrazione attiva) — collega file dal cloud senza duplicare lo storage locale Mokapen.
4. Seleziona il file e attendi il completamento.

In alcune schede puoi anche trascinare file sull'area della scheda (drag and drop) per avviare l'upload.

Visualizzare e gestire

Nel menu Allegati: elenco con nome, dimensione e data. Apri, scarica o rimuovi dall'entità. Rimuovere un allegato dalla scheda non cancella necessariamente il file su Drive/OneDrive se collegato via integrazione cloud — scollega solo il riferimento CRM.

Nel tab Dati (pagina intera) la sezione file allegati riepiloga gli stessi documenti inline con commenti e descrizione.

Spazio disponibile

Organizzazioni Free: spazio online limitato (100 MB) per allegati upload diretti. Pacchetti Premium: spazio estendibile. Verifica piano e utilizzo in Informazioni organizzazione. Per volumi elevati, preferisci integrazione Drive/OneDrive e collega i file invece di caricarli tutti su Mokapen.

Clonazione

Clonando task, progetto, contatto, ticket, deal ecc. puoi includere gli allegati nella copia (checkbox nel modal Clona). Attenzione al peso totale: il modal può mostrare l'MB complessivo dei file da duplicare. Deseleziona se la copia deve essere leggera (solo struttura, senza documenti).

Processi consigliati

• Single source of truth: contratto firmato sul deal, non solo in email — allegato + connessione contatto/società.
• Ticket con prove: obbligo screenshot/log in allegato prima di chiudere ticket tecnici (checklist + file).
• Handoff progetto: cartella Drive condivisa + in Mokapen link/collegamento ai PDF di riferimento sul progetto.
• GDPR / retention: rimuovi allegati obsoleti dalla scheda contatto quando non più necessari; valuta cloud aziendale per archivio lungo.
• Template clonati: task-template con allegato istruzioni interne, clonato per ogni nuovo onboarding.

Allegati, Connessioni e commenti costituiscono la «memoria» operativa della scheda CRM.